Учет и анализ материалов

Поступившие в организацию  счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, акты и другие сопроводительные документы на поступившие грузы передаются соответствующему подразделению организации (отделу материально-технического снабжения, складу и т. п.) как основание для приемки и оприходования материалов.

При приемке материалы  тщательно проверяются на соответствие по ассортименту, количеству и качеству, указанным в расчетных и сопроводительных документах.

Порядок и сроки приемки  материалов по количеству и качеству устанавливаются специальными нормативными документами.

Приемка и оприходование  поступающих материалов и тары (под  материалы) оформляются путем составления приходных ордеров при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству).

Приходный ордер применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад и выписывается на фактически принятое количество ценностей.

На массовые однородные грузы, прибывающие от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, допускается составление одного приходного ордера в целом за день. При этом на каждую отдельную приемку материала в течение этого дня делают записи на обороте ордера, которые в конце дня подсчитывают, и общий итог записывают в приходный ордер. Приемка и оприходование материалов могут также оформляться проставлением на документе поставщика (счет, накладная и т. п.) штампа, оттиск которого содержит те же реквизиты, что и приходный ордер. В этом случае заполняются реквизиты указанного штампа и ставится очередной номер приходного ордера. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру.

Приемка поступающих материалов при перевозке грузов автотранспортом осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя (при отсутствии расхождений между данными накладной и фактическими данными).

При установлении несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, а также в случаях, когда качество материалов не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой, течь жидких материалов и т. д.), приемку осуществляет комиссия, которая оформляет ее актом о приемке материалов.

В случае составления приемного акта приходный ордер не оформляется. Акт о приемке служит основанием для предъявления претензий и исков к поставщику и/или транспортной организации. Он применяется для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика; составляется также при приемке материалов, поступивших без документов; является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

Необходимые дополнительные данные, не выделенные в форме отдельными строками, записываются в разделе «Другие данные».

Акт в двух экземплярах составляется членами приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.

После приемки ценностей  акты с приложением документов (транспортных накладных и т. д.) передают: один экземпляр – в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей, второй – в отдел снабжения или бухгалтерию для направления претензионного письма поставщику.

Материалы должны приходоваться  в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, в штуках), по которым устанавливается учетная цена.

В случае, когда материал поступает в одной единице  измерения (например, по весу), а отпускается со склада в другой (например, поштучно), то его оприходование и отпуск отражаются в первичных документах, на складских карточках и соответствующих регистрах бухгалтерского учета одновременно в двух единицах измерения. При этом вначале записывается количество в единице измерения, указанной в документах поставщика, затем в скобках - в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада.

Карточка учета материалов применяется для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру; заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом). Записи в карточке ведут на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

Если затруднительно отражение  движения такого материала одновременно в двух единицах измерения, возможен вариант перевода материала в другую единицу измерения с составлением акта перевода представителями отдела снабжения, бухгалтерской службы, специалистов других отделов (если это необходимо) и заведующего складом. В акте перевода в другую единицу измерения записывают количество материала в единице измерения, указанной в расчетных (сопроводительных) документах поставщика, и в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада. Одновременно определяется учетная цена в новой единице измерения. На карточке складского учета материал приходуется в единице измерения поставщика, а также в другой (новой) единице измерения со ссылкой на акт перевода.

Контроль за своевременным оприходованием прибывших грузов осуществляется согласно решению руководителя организации соответствующими подразделениями (службой снабжения, бухгалтерской службой и т. п.) или должностными лицами.

Материалы, закупленные подотчетными лицами организации, подлежат сдаче на склад. Оприходование материалов производится в установленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета и чеки магазинов, квитанция к приходному кассовому ордеру - при покупке у другой организации за наличный расчет, акт или справка о покупке на рынке или у населения), которые прикладывают к авансовому отчету подотчетного лица.

Под отпуском материалов на производство понимается их выдача со склада (кладовой) непосредственно  для изготовления продукции (выполнения работ, оказания услуг), а также для управленческих нужд организации.

По мере отпуска материалов со складов (кладовых) подразделения  на участки, в бригады, на рабочие  места они списываются со счетов учета материальных ценностей и зачисляются на соответствующие счета учета затрат на производство.

Стоимость материалов, отпущенных для управленческих нужд, относится на соответствующие счета учета этих расходов.

Порядок отпуска материалов со склада (кладовой) цеха подразделения  организации участкам, бригадам, на рабочие места устанавливает  руководитель подразделения организации по согласованию с главным бухгалтером организации.

Организация может отпускать  материалы или их отдельные группы, виды, наименования своим подразделениям без указания назначения. В этом случае отпуск материалов учитывается как внутреннее перемещение, а сами материалы считаются в подотчете у получившего их подразделения.

Первичными учетными документами  по отпуску материалов со складов  организации в подразделения  организации являются лимитно-заборная карта, требование-накладная, накладная.

Лимитно-заборные карты предназначены для отпуска материалов, постоянно используемые для изготовления продукции (выполнения работ и услуг), а также для контроля за соблюдением лимитов.

Лимитно-заборные карты выписываются снабженческими или планирующими подразделениями в двух или трех экземплярах сроком на один месяц.

При небольших объемах  отпуска материалов они могут  выписываться на квартал. На каждый склад  выписывается отдельная лимитно-заборная карта.

Один экземпляр лимитно-заборной карты до начала месяца (квартала) ее действия передают подразделению организации-получателю материалов, второй экземпляр – соответствующему складу. Третий экземпляр (если он оформляется) остается в подразделениях для контроля.

Лицо, осуществляющее отпуск материалов, отмечает в обоих экземплярах лимитно-заборной карты дату и количество отпущенных материалов, которые подтверждаются подписями получателя и заведующего складом (кладовщика). Отпускаются только те материалы, которые указаны в лимитно-заборной карте, и в пределах установленных лимитов.

 

 

1.4 Учет материалов на складах и в бухгалтерии

Для хранения материальных запасов в организациях создаются: центральные (базисные) склады, которые  находятся в ведении непосредственно руководителя организации или службы (отдела) снабжения и сбыта. Центральные склады, как правило, должны быть специализированными, особенно в случаях, когда в организации имеются материалы, требующие разных режимов хранения.

Каждому складу приказом по организации присваивается постоянный номер, который указывается на всех документах, относящихся к операциям  данного склада.

Склады (кладовые) должны быть обеспечены исправными весами, другими измерительными приборами, мерной тарой и противопожарным оборудованием. Измерительные приборы необходимо периодически проверять (переосвидетельствовать) и осуществлять их клеймение.

Для материалов открытого  хранения оборудуют специальные  площадки.

На складах (кладовых) материальные запасы размещаются по секциям, а  внутри них – по группам,  на стеллажах, полках, ячейках, в ящиках, контейнерах, мешках и другой таре и в штабелях.

Размещение материальных запасов должно обеспечивать их надлежащее хранение, быстрый поиск, отпуск и проверку наличия.

К месту хранения материальных запасов, как правило, прикрепляется  ярлык, а на ячейках (ящиках) делаются надписи (например, на приклеенных листках бумаги или бирках) с указанием наименования материала, его отличительных признаков (марка, артикул, размер, сорт и т. п.), номенклатурного номера, единицы измерения и цены.

На складах (в кладовых) должен соблюдаться режим хранения материальных запасов (температурно-влажностный и др.) с тем, чтобы не допускать их порчу и потерю необходимых физико-химических и других свойств.

Прием, хранение, отпуск и  учет материальных запасов по каждому  складу возлагают на соответствующих  должностных лиц (заведующий складом, кладовщик и др.), которые несут ответственность за правильный прием, отпуск, учет и сохранность вверенных им запасов, а также за правильное и своевременное оформление операций по приему и отпуску. С указанными должностными лицами заключаются договора о полной материальной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Прием на работу и увольнение заведующих складами, кладовщиков и  других материально ответственных  лиц согласовывают с главным  бухгалтером организации.

Заведующий складом, кладовщик  и другие, материально ответственные  лица могут освобождаться от занимаемых должностей только после сплошной инвентаризации числящихся за ними товарно-материальных запасов и передачи их другому материально ответственному лицу по акту. Акт приема-передачи визирует главный бухгалтер (или уполномоченное им лицо) и утверждает руководитель организации (или уполномоченное им лицо), а по складам (кладовым и другим местам хранения) подразделений – руководитель соответствующего цеха (подразделения).

Распоряжения (указания) главного бухгалтера организации в части  учета материальных запасов, оформления и представления учетных документов и отчетности (сведений) обязательны для заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и других материально ответственных и должностных лиц, а также ее работников.

Учет материальных запасов (т. е. материалов, тары, товаров, основных средств, готовой продукции и  др.), находящихся на хранении в складах (кладовых) организации и подразделений, ведется на карточках складского учета по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим признакам материальных ценностей (сортовой учет). При автоматизации учетных работ указанная выше информация формируется на магнитных (электронных) носителях.

На складах ведется  количественный сортовой учет материальных запасов в установленных единицах измерения, с указанием цены и количества.

Карточки складского учета  открываются на календарный год  службой снабжения (снабженческо-сбытовой) организации. В карточки вносят реквизиты: номер склада, полное наименование материальных ценностей, сорт, артикул, марка, размер, номенклатурный номер, единица измерения, учетная цена, год и др.

На каждый номенклатурный номер материала открывается  отдельная карточка.

Карточки складского учета  регистрируются бухгалтерской службой  организации в специальном реестре (книге), а при механизированной обработке – на соответствующем машинном носителе. При регистрации на карточке ставится номер карточки и виза работника бухгалтерской службы или специалиста, осуществляющего бухгалтерскую функцию в организации.

Карточки выдают заведующему  складом (кладовщику) под расписку в  реестре, который заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материальных ценностей (стеллаж, полка, ячейка и т. п.).

Учетные цены материальных запасов, хранящихся на складах (в кладовых) организации и подразделений, проставляются на карточках складского учета организации.

В случае применения организацией в качестве учетной цены цен поставщиков или фактической себестоимости материалов:

- открывается новая карточка  складского учета при каждом  изменении цены;

- учет ведется на одной  и той же карточке независимо  от изменения цены. В этом случае в карточках по строке «Цена» указывается «Цена поставщика» или «Фактическая себестоимость». Новую цену записывают по каждой операции.

Если в бухгалтерской  службе учет материалов ведется по сальдовому методу, карточки заполняются по форме оборотной ведомости, с указанием по каждой операции по приходу и расходу цены, количества и суммы, остатки выводятся соответственно по количеству и сумме. Записи сумм в карточках, как правило, производит работник бухгалтерской службы за определенные промежутки времени, но не реже одного раза в месяц, составляется оборотная ведомость (табуляграмма) по движению материальных ценностей, в которую вносят: номера лицевых счетов; номенклатурные номера (если они имеются); наименования материальных ценностей и их отличительные признаки; единица измерения; цена; остаток на начало отчетного периода; приход за отчетный период; расход за отчетный период; остаток на конец отчетного периода.