Учет и аудит материально-производственных запасов

 

Для устранения каждого  из выявленных недостатков в работе рассматриваемой организации предлагается:

 

1. В связи с введением в  действие Плана счетов бухгалтерского учета финансово хозяйственной деятельности организаций, утвержденного приказом Министерства финансов РФ от 31 октября 2000 г. № 94н и инструкции по его применению, организации следует перевести бухгалтерский учет на новый план счетов и произвести большой объем работ по налаживанию сбора и обработки информации на измененных счетах.

 

2. Для совершенствования  документооборота и порядка учета  расчетов с поставщиками рекомендуется отражать в учете полученные товарно-материальные ценности в день их фактического поступления на склад. При отсутствии счетов-фактур от поставщиков товарно-материальные ценности следует учитывать по ценам, предусмотренным соответствующими хозяйственными договорами с поставщиками (протоколами согласования цен и пр.). Также необходимо улучшить схему документооборота с тем, чтобы информация о поступивших материалах попадала в бухгалтерию в самые кратчайшие сроки (в день обработки ТТН на складе и в день получения счета-фактуры предприятием), избегая простоя документов на складах и в инженерной службе с обязательным отражением данных требований в учетной политике предприятия.

Существующая схема  документооборота показана на рисунке 5 стр. 60, предлагаемая на рисунке 6 стр. 61.                                                                     Рисунок 5

Существующая схема  документооборота.

Склад

                                  ТТН

Поставщик                                                                                        Бухгалтерия

                                  Счет

Инженерная служба

Рисунок 6

Предлагаемая схема  документооборота.

Склад

                                  ТТН                                     в день обработки

Поставщик                                                                                        Бухгалтерия

                                  Счет

Инженерная служба

 

Таким образом в результате предложенных изменений бухгалтерия  будет получать счета-фактуры непосредственно в день их поступления в УПТОиКО и тогда же передавать копию счета-фактуры в инженерную службу, что позволит существенно ускорить процесс обработки данных в бухгалтерии и позволит избежать отражения счетов поставщиков не в соответствующем периоде.

 

3.  Для оптимизации  работы складского подразделения,  а также своевременности применения налоговых вычетов при расчете суммы налога на добавленную стоимость, подлежащей уплате в  бюджет, договор поставки с основным поставщиком обществом «Славмаркет» предлагается составить с учетом требований  пункта 3 статьи 168   части второй Налогового  Кодекса Российской Федерации, а именно, в договор следует внести изменения, касающиеся сроков представления счета фактуры. Если ранее, согласно договору, поставщик (Славмаркет) имеет право предоставлять в УПТОиКО счета-фактуры в течение 30 дней с момента поставки материала, то в соответствии с требованиями Налогового Кодекса РФ  -   счета-фактуры на поступившие товарно-материальные ценности должны предоставляться покупателю не позднее 5 дней со дня отгрузки товара.

 

4. В целях совершенствования  учета и оптимизации организации его ведения на предприятии рекомендуется внедрить на предприятии автоматизированную систему бухгалтерского учета, базирующуюся на программе R/3.

Данная программа, широко распространенная во всем мире, была специально разработана для ведения автоматизированного учета на крупных предприятиях. Ее функциональные возможности включают в себя способность ведения бухгалтерского учета в режиме реального времени, способность обработки больших объемов информации, анализа данных, совместное ведения бухгалтерского учета в различных территориальных подразделениях компании, объединенных в локальную сеть, и многое другого. С точки зрения оптимизации бухгалтерского учета материалов преимущество этой программы заключается в расчете средней себестоимости материалов после каждого их движения.

Таким образом, в результате введения программы R/3 руководство и управленческий аппарат предприятия могут получать более объективную и своевременную информацию о состоянии дел на предприятии.

 

5. В целях совершенствования  анализа данных в бухгалтерии рекомендуется дополнить вводимую программу R/3 специальным аналитическим блоком, позволяющим давать более детальную информацию о каждом конкретном материале. Например, при вводе информации о новом материале дополнительно вводится информация о материально ответственном лице, за которым закреплен этот материал, номер склада, где этот материал будет храниться и т.п. Наиболее же оптимальным представляется вариант, при котором само предприятие имеет возможность выбирать в каком разрезе оно желает получать информацию о материале, с исходя из своих предпочтений формирует критерии субконто в программе. (Данная опция хорошо проработана в программе 1С-Бухгалтерия).

В этой связи на предприятии  предлагается ввести электронную карточку учета материалов, заполняемую совместно сотрудниками склада и бухгалтерии. В результате заполнения подобных карточек в бухгалтерии предприятия всегда будет присутствовать оперативная информация по каждому виду материалов. В Приложении № 4  представлены предлагаемые формы карточек учета материалов в системе R/3.                                                                                                           

Внедрение подобной системы  складского учета материалов и ее взаимосвязи с бухгалтерией позволит существенно улучшить функционирование системы учета материалов на предприятии и позволит организовать своевременный контроль за наличием и движением материалов.

 

6. Для улучшения организации  складского учета рекомендуется:

• Наладить своевременный учет прихода и расхода материалов на складах;
• Своевременно маркировать поступившие на склад материалы индивидуальными бирками;
• Произвести перемещение материалов по видам, вместо текущего размещения по моментам прихода;
• На инвентарных карточках указать информацию о местонахождении материала на склада;
• Произвести нумерацию полок и стелажей на складах.

 

7. С введением  нового Плана счетов бухгалтерского  учета, основным вариантом при организации учета материально-производственных запасов становится вариант с применением счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимость материальных ценностей». Этот вариант вытекает из порядка формирования фактической себестоимости материально-производственных запасов, приведенных в положении по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/98. Поэтому, для устранения некорректного использования счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» необходимо внести в учетную политику предприятия положение об учете поступления материалов с использованием счетов 15 и 16. На дебет  счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» относят фактические расходы по заготовлению и приобретению материальных ценностей, по кредиту счета 15 поступившие материальные ценности приходуют по учетным ценам. Сумма разницы в стоимости приобретенных материально-производственных запасов, исчисленной в фактической себестоимости приобретения (заготовления), и учетных ценах списывается в дебет или кредит счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» со счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей. Накопленные на счете 16 разницы в стоимости приобретенных материально-производственных запасов, исчисленной в фактической себестоимости приобретения (заготовления), и учетных ценах списываются (сторнируются - при отрицательной разнице) в дебет счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) или других соответствующих счетов.

 При этом следует  отметить, что счет 15 не является  обязательным для применения при учете поступления материалов по учетным ценам, однако, его применение облегчает определение отклонений фактической цены от учетной. Также предлагается разработать единую методику и порядок применения цен при оприходовании материальных ценностей: учетных цен, цен контракта, в соответствии с которым производится поставка материалов.

 

8. Как уже было сказано,  для получения более точной  информации о величине активов, а также простоты и объективности вычислений, компанией планируется  перейти при списании материалов с метода ФИФО на метод средней себестоимости. В целях проверки обоснованности решения компании, в таблицах 13,14,15 и 16  приведены сравнительные примеры использования метода средней себестоимости и методов ФИФО и ЛИФО, и показано влияние их применения на отдельные финансовые показатели.

Таблица 13

Сравнительный анализ применения метода средней себестоимости и ФИФО к оценке запасов.

Показатели	Количес-тво	Цена за единицу	Сумма
Остаток на начало месяца	20	100	2000
Поступили материалы:
- первая партия	30	100	3000
- вторая партия	20	120	2400
- третья партия	40	150	6000
Итого за месяц	90		11400
Расход за месяц:
А) по методу ср. С/с	100	121,82	12182
Б) по методу ФИФО:
- первая партия	50	100	5000
- вторая партия	20	120	2400
- третья партия	30	150	4500
Итого за месяц	100		11900
Остаток на конец месяца
- по методу ср. С/с	10	121,82	1218,2
- по методу ФИФО	10	150	1500

 

Таблица 14

Влияние применяемого метода оценки материалов на некоторые финансовые показатели.

Показатель	Метод средней себестоимости	Метод ФИФО
Себестоимость	Увеличивает	Уменьшает
Прибыль, налог на прибыль	Уменьшает	Увеличивает
Валюта баланса	Уменьшает	Увеличивает
Налог на имущество	Уменьшает	Увеличивает
Чистая прибыль	Уменьшает	Увеличивает

Таким образом, метод  ФИФО позволяет увеличить остатки  производственных запасов при росте  их цен. При оценке активов наблюдается  рост имущественного положения предприятия. Но при этом будет больше сумма налога на имущество, меньше себестоимость, а значит, выше прибыль и налог на прибыль.

Следствием применения этого метода является то, что запасы на коней периода оцениваются  практически по их фактической себестоимости, а в себестоимости реализованной продукции учитываются цены наиболее ранних закупок. В результате такого подхода предприятие может стремиться повысить цены реализуемой продукции на основании повышения цен на материально-производственные запасы, хотя при производстве этой продукции использованы запасы, купленные до повышения цен на них. Но даже при неизменности цен на реализуемую продукцию в условии роста цен на материально-производственные запасы при использовании метода ФИФО прибыль предприятия оказывается относительно завышенной.  

Таблица 15

Сравнительный анализ применения метода средней себестоимости и ЛИФО к оценке запасов.

Показатели	Количес-тво	Цена за единицу	Сумма
Остаток на начало месяца	20	100	2000
Поступили материалы:
- первая партия	30	100	3000
- вторая партия	20	120	2400
- третья партия	40	150	6000
Итого за месяц	90		11400
Расход за месяц:
А) по методу ср. С/с	100	121,82	12182
Б) по методу ЛИФО:
- третья партия	40	150	6000
- вторая партия	20	120	2400
- третья партия	40	100	4000
Итого за месяц	100		12400
Остаток на конец месяца
- по методу ср. С/с	10	121,82	1218,2
- по методу ФИФО	10	100	1000