Учет и аудит материально-производственных запасов

 

А при реализации на сторону (с наценкой):

Дт 48 Кт 41 «Товары»

Дт 62 «Расчеты с покупателями и  заказчиками» Кт 48

Дт 48 Кт 68 «Расчеты с бюджетом»

Дт 48 Кт 80 «Прибыли и убытки»

Дт 51 «Внутрихозяйственные расчеты» Кт 62

! Вместо счета 80 «Прибыли и убытки» для обобщения информации о формировании конечного финансового результата в новом плане счетов используется счет 99 с тем же названием.

 

31 декабря все неотфактурованные  материалы учитываются на счете  15 «Приобретение и заготовление материалов» по стоимости последних идентичных материалов, а 1 января эти проводки сторнируются.

 

УПТОиКО имеет самостоятельную  учетную политику, в которой предусмотрен другой метод начисления износа МБП. Если в целом по предприятию предусмотрено начисление амортизации в размере 50%  при передаче их в эксплуатацию и в размере остальных 50% при выбытии за непригодностью, то в УПТОиКО 100% амортизации начисляется при передаче малоценных и быстроизнашивающихся предметов в эксплуатацию.

 

Прочие подразделения  компании.

Во всех подразделениях компании учет списания материалов ведется по методу ФИФО. Поступление материалов в подразделения осуществляется, в основном, через УПТОиКО и отражается в учете подразделений по дебету счета 10 «Материалы». Зачастую вопреки учетной политике подразделения для учета отклонений или транспортно-заготовительных расходов применяют в учете счет 16. Так Управление буровых работ (УБР) использует счет 16 для накопления всех видов транспортно-заготовительных и прочих дополнительных расходов; Строительное управление (СУ) использует счет 16 для расчета незначительных математических отклонений; в Нефтегазодобывающем подразделении (НГДП) на счете 16 аккумулируются все виды наценок. Таким образом можно отметить, что в подразделениях компании нет единого метода учета транспортно-заготовительных расходов.

Дт 10 (16) Кт 60 «Расчеты с поставщ. и подрядчиками»

Дт 60 Кт 79

Выбытие материалов (включение  в себестоимость продукции) отражается по дебету затратных счетов.

Дт 20, 23, 25, 26 Кт 10 (16)

Какой-либо значительной продажи материалов на сторону эти  подразделения не ведут. Тем не менее в единичных случаях структурные подразделения тоже могут осуществлять продажу излишних материалов на сторону.

Дт 48 Кт 10 (16)

 

2.4. Проведение аудиторской проверки  учета материалов.

Аудиторская проверка компании Регионнефтегаз осуществлялась как в целом по предприятию, так и по отдельным структурным подразделениям.

На предприятии существует группа внутреннего аудита, систематически проверяющая состояния учета на предприятии, что облегчает работу внешних аудиторов и повышает достоверность проверяемых данных.

Проверка учета материалов на подразделениях состояло из следующих этапов:

Сверка информации, полученной по данным соответствующих строк  бухгалтерского баланса подразделения с данными по субсчетам, входящим в каждую строку, полученными из Главной книги подразделения.

В случае отсутствия расхождений по первому пункту следующим этапом является анализ помесячного движения по самому материальному субсчету.

Если в ходе анализа не было выявлено каких-либо ошибок или необычных  колебаний, то далее выборочно проверяются несколько первичных документов на предмет их правильного отражения в бухгалтерском учете. Если же в ходе анализа выявляются ошибки, то производится их анализ и более тщательная проверка первичной документации.

Параллельно с этим осуществляется проверка корреспонденции счетов на предмет выявления необычных проводок. В случае наличия таковых, производится их анализ.

Следующим этапом проверки является анализ своевременности отражения  в бухгалтерском учете поступления  материалов. С этой целью анализируются  первичные документы на начало января 2002 г.

С предыдущими этапами проверки неразрывно связана информация, полученная из годовой инвентаризации. Так, наличие существенных недостач или излишков может свидетельствовать о слабости системы учета и контроля материалов, а абсолютное отсутствие недостач на больших складах – о недостаточном качестве инвентаризации.

 

При проведении аудита материалов в компании Регионнефтегаз, Управлению производственно-технического обеспечения и комплектации оборудования (УПТОиКО), как обладающему наибольшим количеством материалов было уделено повышенное внимание. Здесь была осуществлена не только аналитическая проверка регистров бухгалтерского учета, но и проведен осмотр склада.

Для целей анализа информации строка баланса 211 «Материалы» была рассмотрена  в разрезе счетов и субсчетов. Были получены следующие результаты (табл. 2 ):

 

Таблица 2

 

Строка баланса 211 в  разрезе субсчетов (тыс. Руб.)

Субсчет	На 01.01.01	На 01.01.02
10.1 Сырье и материалы	3 071	128 580
10.2 Покупные полуфабрикаты		1 752
10.3 Топливо	279	22 132
10.4 Тара		4 233
10.5 Запасные части	2 333	46 776
10.6 Прочие материалы		4
10.08 Строительные материалы		8 598
10.99 Материалы в пути		59 734
16 Отклонение в стоимости материалов		324
Итого:	5 683	272 133
Итого строка 211 по балансу:	5 683	272 133
Расхождение:	0	0

 

В связи с тем, что в начале 2001 г. УПТОиКО вело ручной учет движения материалов, сводный помесячный учет движения материалов по субсчетам не велся. В результате для дальнейшего анализа материалы были рассмотрены в разрезе складов. Данные журнала-ордера №3 были сверены с Главной книгой. В результате были получены следующие данные (табл. 3 стр. 41).

Далее информация по складам  на которых хранится наибольшее количество материальных ценностей (на складе № 3 – сырья и материалов хранится на сумму 52622 тыс. руб.; на складе № 10 –сумма хранящихся запчастей составила 18862 тыс. руб.) была рассмотрена в разрезе помесячных  приходов и расходов. Затем самое материальное движение (раздельно приход и расход) было сверено в первичными документами (счета-фактуры, транспортные накладные).

Однако при проведении анализа  помесячного движения материалов на складах выяснилось, что УПТОиКО  не вело сводного учета помесячных поступлений (ситуация, аналогичная субсчетам). Поэтому дальнейший анализ производился путем выборочной проверки первичных документов и сверки их с регистрами бухгалтерского учета.

Следующим этапом проверки является тестирования первичных документов на предмет своевременности отражения операций в регистрах бухгалтерского учета. С этой целью проверяется несколько счетов за последние числа декабря 2001 г. и первые числа января 2002 г. Данные счета обязательно должны быть отражены в том отчетном периоде, к которому относятся транспортные накладные.

 

 

 

Таблица 3

Анализ субсчетов 10.1 «Сырье и материалы» и 10.5 «Запасные части» в разрезе складов (на 31.12.01. тыс. руб.).

 

Склад\Субсчет	10.1 «Сырье и материалы»	10.5 «Запчасти»
1	4 647	10 911
3	52 622	3 769
4	4 313	10
5	9 668
6	17 819	12 951
7	12 690	1 046
8	10 803	72
10	12	18 862
11	4 765
15	1 699	33
16	1
19	8 244	164
21	3 424	25
Итого по Ж/О:	130 707	47 843
Итого по ГК:	128 580	46 776
Расхождение:	2 127	1 067

 

После проверки на своевременность  отражения операций в учете следует  осмотр складов. Он осуществлялся следующим  образом: из имеющихся у кладовщика инвентарных карточек произвольно выбираются несколько штук (в данном конкретном случае 5). После этого осуществляется осмотр самого склада. В процессе осмотра склада данные инвентарных карточек сверяются с фактическим наличием материалов на складе. Параллельно с этим среди материалов случайно выбирается несколько наименований, они пересчитываются, обследуются на предмет наличия бирок. Данные по этим материалам по возвращении сверяются с данными соответствующих инвентарных карточек.

Одним из существенных моментов проведения аудиторской проверки материалов является беседа с заведующим складом и кладовщиком. В процессе общения с небухгалтерскими работниками подчас выявляются аспекты, скрываемые или неучитываемые бухгалтерами. В частности в результате разговора с кладовщиком может быть получена информация о залежалых, устаревших и непригодных к применению предметах.

По результатам годовой инвентаризации в УПТОиКО не было выявлено недостач или излишков, что и было подтверждено в ходе выборочной проверки.

 

Проверка материалов на прочих подразделениях компании.

Структура строки 211 баланса  в УБР (Управления буровых работ), СУ (строительного управления) и  НГДП (Нефтегазодобывающего подразделения) представлена в таблицах 4 , 5 и 6 соответственно.                            

Таблица 4

Строка 211 баланса в  УБР.

Субсчет	Сумма (тыс. руб.)
10.1 Сырье и материалы	84 948
10.3 Топливо	240
16	25 219
Итого	110 407

Таблица 5

Строка 211 баланса в  СУ.

Субсчет	Сумма (тыс. руб.)
10.1 Сырье и материалы	89 559
10.3 Топливо	3 443
10.4 Тара	61
10.5 Запчасти	46 951
16	143
Итого	140 157

 

 

Таблица 6

Строка 211 баланса в  НГДП.

Субсчет	Сумма (тыс. руб.)
10.1 Сырье и материалы	19 835
10.3 Нефтепродукты	1 594
10.4 Тара	590
10.5 Запчасти	27 682
Итого	49 701

 

Проверка материалов в данных подразделениях проводилась во многом идентично с проведением проверки на складском подразделении.

Здесь, как и в УПТОиКО, в целях детального анализа 211 строки баланса она была рассмотрена  в разрезе субсчетов (табл. 4-6 стр.42-43). После этого по самым материальным субсчетам было проанализировано помесячное движение (на данных подразделениях в отличие от УПТОиКО велся компьютерный учет материалов на самостоятельно разработанном программном обеспечении, позволяющим проводить подобный анализ). Затем из самых материальных месяцев прихода и расхода были выборочно проверены несколько первичных документов. В процессе проверки помесячного движения материалов выявлялись те месяцы, где колебания материалов в подразделении были существенны. В подобных случаях колебания анализировались более детально.

Наряду с этой проверкой  также был произведен анализ корреспонденции  самого материального субсчета на предмет  выявление нетипичных проводок и операций.

Следующим этапом проведения аудита, как и в УПТОиКО, является проверка правильности отнесения операций к отчетному периоду. Также проводился анализ результатов  инвентаризации и информации о неликвидных материалах, предоставленной подразделениями.

 

Рассмотрим полученные результаты по каждому из проверявшихся  подразделений.

Проверка материалов в Управление буровых работ (УБР).

Анализ движения материалов по субсчету 10.1 «Сырье и материалы» представлен в таблице 7 и на рисунке 1 (стр. 44-45).

Из таблицы 7 и рисунка 1 видно, что наиболее существенный приход имел место в апреле, а выбытие в августе. Причем апрельский приход существенно превышает расход. При детальном анализе первичных документов за апрель выяснилось, что этот факт объясняется покупкой подразделением в апреле 2001 г. оборудования для телеметрии. Однако, это оборудование не использовалось для производственных нужд и до конца года хранилось на складе. Таким образом, можно сделать вывод, что средства, использованные для приобретения данного оборудования, необоснованно изъяты из производственного оборота, а расходы на его хранение увеличивают себестоимость продукции, тем самым уменьшают прибыль предприятия. Анализ корреспонденции субсчета 10.1 «Сырье и материалы» представлен в таблице 8 (стр 45).