Учет и аудит материально-производственных запасов

В соответствие с Налоговым  Кодексом Российской федерации (часть вторая), счета-фактуры на поступившие товарно-материальные ценности должны предоставляться покупателю не позднее 5 дней со дня отгрузки товара. Счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия предъявленных сумм налога к вычету или к возмещению.

Потенциальный риск:

1. Несвоевременное принятие предъявленных сумм налога на добавленную стоимость к вычету или возмещению.

Несовершенство складского учета материалов.

При проведении аудита материалов на складе были выявлены следующие  недостатки в области ведения складского учета:

Несвоевременность отражения  поступивших на склад материалов в инвентарных карточках. Данная проблема имеет объективные и субъективные причины. К объективным можно отнести тот факт, что в момент проведения проверки в УПТОиКО поступало существенное количество материалов как от сторонних организаций, так и от других подразделения компании. К субъективным же относится то обстоятельство, что сверка складских и бухгалтерских данных происходит только в момент закрытия квартала или к моменту проведения инвентаризации, в прочее же время внесение данных о поступивших материалах в инвентарные карточки существенно отстает от фактического оприходования материалов на склад.

При осмотре склада было обнаружено, что полки, на которых  расположены материалы, не пронумерованы, что затрудняет быстрый поиск материалов на складе.

Также было выявлено, что в инвентарной карточке не указано, где конкретно (№ полки, ряда) расположен материал, что тоже затрудняет процесс его поиска.

На поступивших недавно  материалах отсутствуют бирки, позволяющие  произвести однозначное определение материала на складе. Среди объективных причин отсутствия бирок может привести двумя факторами: либо к данному материалу нет сопроводительных документов, либо по материалу наблюдалась пересортица.

Еще одним существенным недостатком складского учета в  УПТОиКО является складирование материалов не по видам, а по приходам.

 Недостатки документооборота в подразделении.

Документооборот в УПТОиКО  построен по следующему принципу:

 Рис. 4

Склад

                                  ТТН

Поставщик                                                                                        Бухгалтерия

                                  Счет

Инженерная служба

 

Как следует из рисунка 4, информация поступает в бухгалтерию  из двух ведомств: складов и инженерной службы. При этом при прохождении документов через оба ведомства зачастую возникают задержки. Например, как уже говорилось выше, «Славмаркет» может задерживать передачу счетов-фактур на УПТОиКО. Также материалы на склад могут поступать без сопроводительных документов или их комплектация может им не соответствовать (пересортица). Помимо вышеперечисленных задержек инженерная служба может не предоставлять документы в бухгалтерию в связи с несоответствием указанной цены имеющемуся договору или просто вследствие халатности сотрудников. Подобная ситуация, в частности, выявилась и в процессе проверки первичных документов, относящихся к поступлению материалов в УПТОиКО, за январь 2002 г. При проверке было обнаружено несколько материалов, счета-фактуры и накладные к которым были получены канцелярией УПТОиКО в декабре 2001 г. Однако, вследствие халатности сотрудников инженерной службы, документы на эти материалы были переданы в бухгалтерию лишь в январе 2002 г. Подобная практика документооборота влечет за собой проблему несвоевременности отражения в учете поступления материалов.

Таким образом в результате проверки Управления производственно-технического обеспечения и комплектации оборудования был выявлен ряд недостатков в области ведения бухгалтерского учета, самым существенным из которых является несвоевременность отражения в учете поступления материальных ценностей.

В остальных проверенных  подразделениях были отмечены два существенных недостатка.

Первым недостатком  является неправильное использование счета 16 «Отклонение в стоимости материалов». Согласно учетной политике компании этот счет используется только для учета транспортно-заготовительных расходов при приобретении топлива. При проведении проверки было выявлено следующее:

• УБР использует счет 16 для накопления всех видов транспортно-заготовительных и прочих дополнительных расходов, указанных в счете поставщика сверх стоимости материалов. В конце месяца 16 счет закрывается пропорционально списанию со счета 10 по следующей формуле:

, где

СН16 – Сальдо начальное  по счету 16;

ОД16 – Оборот по дебету счета 16:

СН10,12 – Сальдо начальное  по счетам 10, 12;

ОД10,12 – Оборот по дебету счетов 10,12;

СК10,12 – Сальдо конечное по счетам 10,12.

• СУ использует счет 16 для расчета незначительных математических отклонений, возникающих при распределении транспортно-заготовительных расходов между единицами поступивших материалов.
• В НГДП при поступлении материалов из УПТОиКО они целиком относятся на счет 10. При поступлении материалов от сторонних поставщиков на счете 16 аккумулируются все виды наценок (ситуация, аналогичная УБР).

 

Вторым выявленным недостатком  является неправильное списание материалов. Так при проверке было обнаружено следующее: при отпуске материалов на сторону все подразделения отпускают не самые старые материалы (как необходимо по методу ФИФО), а самые дорогие. При отпуске же материалов в производство метод ФИФО соблюдается.

 

Несовершенство  учетной политики в области учета  материалов.

В ходе анализа учетной  политики предприятия в ней были выявлены следующие недостатки:

• в учетной политике нет указаний на периодичность сдачи материальных отчетов со складов в бухгалтерию;
• в учетной политике не указан определенная схема документооборота по движению материалов между подразделениями;
• в учетной политике нет перечня лиц, имеющих право подписывать документы по движению материалов;
• в учетной политике бухгалтерский учет в части учета МБП, зафиксирован с нарушениями требований действующего законодательства, в частности без учета Положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденного приказом Минфина РФ от 30.03.2001 года № 26н.

 

ГЛАВА 3. Пути совершенствования учета  и

аудита  материалов.

 

3.1. Основные недостатки учета материально-производственных  запасов.

 

Первым и самым существенным недостатком является ведение бухгалтерского учета  без применения Плана счетов бухгалтерского учета финансово хозяйственной деятельности организаций, утвержденного приказом Министерства финансов РФ от 31 октября 2000 г. № 94н,  введенного в действие с 1 января 2001 года. 

 

Отражение в учете счетов поставщиков и подрядчиков не в соответствующем периоде.  Отражение в учете полученных товарно-материальных ценностей и принятых работ производится значительно позднее даты, зафиксированной первичными документами. Данная ситуация объясняется задержкой в получении первичных учетных документов (накладных, счетов-фактур), служащих основанием для отражения операций на счетах бухгалтерского учета.  В основе проблемы лежит неправильный документооборот компании.

 

Некорректное составления  договора поставки. Согласно договору поставки, поставщик  имеет право предоставлять счета-фактуры в течение 30, а не 5 дней с момента отгрузки материала, как предписано Налоговым Кодексом РФ  что, как уже отмечалось выше, существенно усложняет работу складского подразделения.

 

Несовершенство складского учета материалов заключаются в следующем:

- несвоевременность отражения  поступивших на склад материалов  в инвентарных карточках.

- полки, на которых  расположены материалы, не пронумерованы.

- в инвентарной карточке  не указано, где конкретно (№ полки, ряда) расположен материал.

- на поступивших недавно  материалах отсутствуют бирки. 

-  складирование материальных  ценностей не по видам материалов, а по времени оприходования.

 

Несоответствие  бухгалтерского учета МБП, требованиям действующего законодательства. В соответствии с принятой организацией учетной политикой на 2001 год, Стоимостным лимитом для отнесения предметов к малоценным предметам является их стоимость на дату приобретения, а именно – не более 100 минимальных размеров оплаты труда.  Стоимость малоценных и быстроизнашивающихся предметов (инструменты, производственный инвентарь и приспособления) погашается путем начисления амортизации в размере 50% при передаче в эксплуатацию и в размере остальных 50% при выбытии за непригодностью. Бухгалтерский учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов ведется организацией на счете 12 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы».  А в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденным приказом Минфина РФ от 30.03.2001 года № 26н, с 1 января 2001 года, вступил в действие порядок, согласно которому устанавливается только один критерий для отнесения средств труда к основным средствам – срок полезного использования, который составляет период, превышающий 12 месяцев или обычный операционный цикл, если он превышает 12 месяцев. Второй критерий, связанный с их стоимостью, не действует. По новым правилам предмет со сроком полезного использования, превышающим 12 месяцев или обычный операционный цикл, если он превышает 12 месяцев, учитывается в составе основных средств и по ним начисляется амортизация в установленном порядке. Если срок полезного использования менее 12 месяцев, то предмет учитывается в составе средств в обороте на счете 10 «Материалы» и его стоимость списывается на затраты производства и расходы на продажу полностью по мере отпуска их в производство (эксплуатацию).

В Плане счетов бухгалтерского учета финансово хозяйственной деятельности организаций, утвержденном приказом Министерства финансов РФ от 31 октября 2000 г. № 94н, и введенном в действие с 1 января 2001 года, для учета инструментов, производственного инвентаря и приспособлений, предназначен субсчет 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». «На субсчете 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» учитывается наличие и движение инвентаря, инструментов, хозяйственных принадлежностей и других средств труда, которые включаются в состав средств в обороте.» [Р.1 п. 28 ]  

 

Недостатки  документооборота. Документооборот в УПТОиКО построен по следующему принципу:  информация поступает в бухгалтерию из двух ведомств: складов и инженерной службы. При этом при прохождении документов через оба ведомства зачастую возникают задержки. Также материалы на склад могут поступать без сопроводительных документов или их комплектация может им не соответствовать (пересортица). Помимо вышеперечисленных задержек инженерная служба может не предоставлять документы в бухгалтерию в связи с несоответствием указанной цены имеющемуся договору или просто вследствие халатности сотрудников.

 

Немаловажным недостатком  является то, что в подразделениях компании нет единой практики использования  счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». Согласно учетной политике компании этот счет используется только для учета транспортно-заготовительных расходов при приобретении топлива. УБР использует счет 16 для накопления всех видов транспортно-заготовительных и прочих дополнительных расходов, указанных в счете поставщика сверх стоимости материалов; СУ использует счет 16 для расчета незначительных математических отклонений, возникающих при распределении транспортно-заготовительных расходов между единицами поступивших материалов; В НГДП при поступлении материалов из УПТОиКО они целиком относятся на счет 10. При поступлении материалов от сторонних поставщиков на счете 16 аккумулируются все виды наценок (ситуация, аналогичная УБР).

 

Также большим недостатком  является списание материалов не по методу ФИФО, закрепленному в учетной политике. При отпуске материалов на сторону все подразделения отпускают не самые старые материалы, а самые дорогие. При отпуске же материалов в производство метод ФИФО соблюдается.

 

Несовершенство  учетной политики в области учета  материалов. В ходе анализа учетной политики предприятия в ней были выявлены следующие недостатки:

• в учетной политике нет указаний на периодичность сдачи материальных отчетов со складов в бухгалтерию;
• в учетной политике не указана определенная схема документооборота по движению материалов между подразделениями;
• в учетной политике нет перечня лиц, имеющих право подписывать документы по движению материалов;
• в учетной политике бухгалтерский учет в части учета МБП, зафиксирован с нарушениями требований действующего законодательства, в частности без учета Положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденного приказом Минфина РФ от 30.03.2001 года № 26н.

 

3.1. Пути совершенствования бухгалтерского  учета материалов.

Выявленные недостатки в организации бухгалтерского учета  явились предпосылками для разработки путей совершенствования учета и аудита материалов с целью более эффективного их использования и приведения в соответствие c нормами законодательства и учетной политикой предприятия.

Однако, в Российском законодательстве, действовавшем в 2001 году не было единой политики учета материально-производственных запасов, в частности в отношении учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Так, было принято изменение при разработке нового плана счетов бухгалтерского учета, связанное с решением об отказе от выделения в российской системе бухгалтерского учета такого объекта учета, как малоценные и быстроизнашивающиеся предметы. В соответствии с этим решением в новом Плане счетов нет специальных счетов (12 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы» и 13 «Износ малоценных и быстроизнашивающихся предметов») по учету предметов со сроком полезного использования менее 12 месяцев, независимо от их стоимости, и предметов стоимостью на дату приобретения не более 100 – кратного размера установленного законодательством Российской Федерации минимального размера месячной оплаты труда за единицу независимо от срока их полезного использования.

С 1 января 2001 года, с введением Положение по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденного приказом Минфина РФ от 30.03.2001 года № 26н, вступил в действие порядок, согласно которому устанавливается только один критерий для отнесения средств труда к основным средствам – срок полезного использования, который составляет период, превышающий 12 месяцев или обычный операционный цикл, если он превышает 12 месяцев. Второй критерий, связанный с их стоимостью, не будет действовать. По новым правилам предмет со сроком полезного использования, превышающим 12 месяцев или обычный операционный цикл, если он превышает 12 месяцев, учитывается в составе основных средств и по ним начисляется амортизация в установленном порядке. Если срок полезного использования менее 12 месяцев, то предмет учитывается в составе средств в обороте на счете 10 «Материалы» и его стоимость списывается на затраты производства и расходы на продажу полностью по мере отпуска их в производство (эксплуатацию). В новом плане счетов уже не предусмотрены счета учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов (12 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы» и 13 «Износ малоценных и быстроизнашивающихся предметов»). Однако, в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/98, утвержденным приказом Минфина РФ от 15.06.1998г. № 25н, которое продолжает действовать в 2001 году, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы фигурируют в составе материально-производственных запасов и методологические основы формирования информации по ним в бухгалтерском учете определены данным положением. Только с введением в действие, начиная с бухгалтерской отчетности 2002 года, Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденного приказом Минфина РФ от 09.06.2001г. № 44н, в котором отсутствует такая категория как малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, нестыковка в законодательстве, а также одно из отличий российской системы бухгалтерского учета от международных стандартов финансовой отчетности будет устранено.