Учет и аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками

      В основном оплата в МУФП «ЦГА» производится с применением безналичной формы на основании платежных поручений. Предприятие имеет расчетные счета в банках ФОАО «Дальневосточный банк» и ОАО «Сбербанк». При этом оплаченные счета-фактуры оформляются проводками:

      Д 60   К 51     если оплата счета-фактуры через банк;

      Д 60   К 50     если оплата счета-фактуры   через кассу;

      Д 60   К 71     если оплата прошла через подотчетное  лицо.

      При проверке отмечено, что все платежные документы  являются подлинными, имеют все обязательные реквизиты, НДС выделен отдельной строкой, имеются штампы банка об оплате. Несмотря на это, были обнаружены промахи в работе, в основном из-за невнимательности бухгалтера. При оплате товара конкретному поставщику, были в платежном поручении отражены реквизиты другого поставщика, который так же является участником расчетов. Например, при оплате счетов-фактур компании ЗАО ЦВ «Протек-25» денежные средства были отправлены компании ООО «Фармитон».

      Помимо ошибок, которые  были допущены бухгалтером проверяемого предприятия, аналогичные ошибки, причем не однократно, были допущены сотрудниками ОАО Сбербанк. Они заключались в том, что денежные средства, несмотря на верные реквизиты в платежном поручении, были зачислены на расчетный счет другой организации.

      Данные ошибки  были выявлены с помощью регулярных  актов сверок с поставщиками, помимо этого, их возникновение  говорит о том, что документы  не были сверены с выписками  банка, даже несмотря на то, что выписка ОАО Сбербанка  не совсем наглядно показывает организаций, которым производится оплата (в выписке указаны только расчетные счета организаций, нет их названий, это во многом затрудняет сверку платежных документов с банковской выпиской).

      При   выборочной   проверке  было  отмечено,  что  отражение  оплаты по счетам  соответствует  плану  счетов,  хотя  были  обнаружены  арифметические

ошибки при подсчете счетов-фактур, предназначенных для оплаты, возникали  переплаты или недоплаты.  Но в  связи с тем, что проводится своевременный  контроль за состоянием расчетов, то ошибки вовремя устранялись и переплаты (недоплаты) учитывались в последующих платежах.

      Иногда в МУФП  «ЦГА» погашение обязательств  происходит зачетом взаимных  требований. В основном это расчеты  за коммунальные услуги, арендную плату, которые отражаются на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

      Проверяя погашение  задолженности в порядке взаимных  расчетов, устанавливается наличие  оснований для взаимных расчетов. В данном случае необходимо  наличие  договора на погашение обязательства в порядке взаимных расчетов, письмом одной из сторон произвести оплату в порядке взаимных расчетов.

      Зачет взаимных  требований оформляется актом  сверки расчетов и письмом  одной из сторон о зачете  взаимных требований, оформленных в двустороннем порядке. В актах, кроме обязательных реквизитов, должны быть указаны данные договоров и первичных документов, по которым возникла задолженность, с выделением НДС отдельной строкой. Не допускается зачет требований в отношении задолженности, срок исковой давности которой истек [1,ст.411].

      Взаимные  требования   возникают   в  МУФП  «ЦГА»  том случае, когда поставщики, оказывающие   услуги, выполняющие работы, приобретают  для своего предприятия медикаменты  для формирования аптечек, профилактики гриппа. Отражение взаимных расчетов производится на основании письма от поставщика с просьбой предоставить ему товар путем взаимного погашения требования. При проверке было выявлено, что учет взаимных расчетов осуществляется в соответствии с правилами бухгалтерского учета, все операции подтверждены необходимыми документами [Приложение 24].

      Покупателями  и   заказчиками являются юридические  и физические лица, приобретающие  товар (работы, услуги).

      Проверка расчетов  с покупателями и заказчиками производится на  основании общего плана [Приложение 18] и программы аудита [Приложение 20], которая представляет собой подробные процедуры проверки расчетов.

      Со всеми покупателями  заключены договоры в соответствии  с Гражданским  Кодексом РФ [1]. Так как договор является основным документом, который регулирует отношения между участниками, то он должен быть составлен в соответствии с правилами законодательства, только после этого он будет иметь юридическую силу.

      При проверке документов МУФП  «ЦГА» можно отметить, что  со всеми покупателями заключены договоры на поставку товаров, которые соответствуют форме и содержанию по законодательству. Все операции документально оформлены. На реализованный товар выписывают  покупателю счета-фактуры, которые должны иметь обязательные реквизиты.

      Все счета-фактуры,  переданные покупателям, регистрируются  в журнале учета выданных счетов-фактур.

      В ходе проверки  первичных документов,  по некоторым  структурным подразделениям  МУФП  «ЦГА» счета-фактуры, которые прошли выборочную проверку не имеют некоторых реквизитов (ИНН  покупателя, его расчетного счета), некоторые счета-фактуры не полностью отражают наименование покупателя, имеются исправления и ошибки, отсутствуют подписи руководителя или главного бухгалтера, почти все выписанные документы устаревшего образца. Эти результаты неоднократно подтвердили, что бухгалтер или имеет слабые знания по нормативным документам, или же халатно относится к своей работе.

      При проверке документальной  обоснованности операций устанавливается соответствие  и правильность сумм НДС, предъявляемых покупателям.

      При выборочной  проверке счетов-фактур, которые  выписывались покупателям, была  проверена правильность начисления  суммы НДС. Во всех проверенных  счетах не вызвала сомнений правильность отражения НДС, который   выделен   отдельной   строкой   или графой.  Таким образом,  можно

сделать вывод, что налог был  начислен в соответствии с законодательством.

      В процессе проверки  необходимо определить, правильность реализации товара.

      Были использованы  счета-фактуры, учетные регистры. При рассмотрении выявлено, что  при осуществлении операций соблюдается  учетная политика организации,  по которой моментом реализации  товаров является момент их  отгрузки покупателю.

      Реализация товара  осуществляется по розничным  ценам, так как  МУФП  «ЦГА»  не являлось плательщиком НДС,  то он в счетах не выделялся.  При методе продажи для целей  налогообложения по методу начисления  отгружаемые товары отражаются  по дебету счетов 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».  Одновременно в дебет счетов продажи списывается себестоимость отгружаемых товаров с кредита счетов учета этих ценностей.

      При проверке счетов-фактур, выписанных покупателям, было  отмечено, что по некоторым структурным подразделениям в товарных отчетах по реализации товаров отражаются счета-фактуры, датированные датами прошедшего месяца, их отражение происходит в момент перечисления поставщиком денежных средств. Это является нарушением учетной политики организации, в  соответствии с которой  товары считаются реализованными в момент их отгрузки.

      Был проведен устный  опрос, в результате чего, стало  известно, что таким путем структурное  подразделение старается не допустить  дебиторской задолженности и  проводит счета в момент их оплаты, что является ошибкой, так как это приводит к отражению в бухгалтерской отчетности нереальных данных об имущественном состоянии предприятия, к тому же занижает прибыль отчетного периода.

      После документальной  проверки хозяйственных операций важным моментом является проверка корреспонденции счетов по расчетам с покупателями. МУФП «ЦГА» в соответствии со своей деятельностью реализует готовые товары, приобретенные у поставщиков, а также медикаменты  собственного изготовления по требованиям лечебных учреждений.

      Полнота и своевременность  оплаты счетов покупателями устанавливается  путем взаимной сверки данных  корреспондирующих счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета» и прослеживания  записей в регистрах аналитического  учета.

      В МУФП  «ЦГА»  существуют комиссионные вознаграждения  за реализацию товаров, полученных  централизованно по договору  Краевого департамента здравоохранения  с поставщиками, для обеспечения  лекарственными средствами бесплатно  или за частичную оплату ветеранов и инвалидов.  В результате исследования была проверена правильность начисления и отражения комиссионного вознаграждения, которое составляет 6 % от стоимости поступивших товаров по централизованным поставкам.

      По товарам, которые  были приобретены от централизованной закупки, ведется забалансовый счет 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение». Ежемесячно в краевой департамент здравоохранения подаются сведения о поступивших, реализованных и оплаченных медикаментах для ветеранов и инвалидов.

      В соответствии  с Методическими указаниями по  инвентаризации имущества и финансовых  обязательств  [28]  должна постоянно  проводиться инвентаризация расчетов.  Но в ходе проверки выяснилось, что с покупателями не проводится  инвентаризация расчетов в конце года перед составлением отчетности, что тоже говорит о слабой системе внутреннего контроля.

      Аналитический учет  по счету 62 «Расчеты с покупателями  и заказчиками» должен вестись  по каждому предъявленному счету,  а при расчетах в порядке плановых платежей – по каждому покупателю.  Построение аналитического учета должно обеспечить получение данных по каждому покупателю, по каждому расчетному документу.

      В ходе проверки  выяснилось, что по всем покупателям  до 2003 г. составлялась вручную  оборотная ведомость при составлении товарного отчета.  Так как на предприятии осуществляется автоматизирование учета с использованием программы  «ИНФИН Управление», то  по каждому покупателю разносятся бухгалтером общие  суммы  по реализации без разбивки  по  выставленным  счетам-фактурам, кроме оплаченных  покупателем сумм, они разносятся по каждому документу.  После разнесения данных,  вручную бухгалтером заполняется несколько карточек по конкретным покупателям, с которыми могут составляться акты сверок, что  является  нарушением  учета, так  как  аналитическая  карточка  должна  быть  на  всех  покупателей  с  подробным  отражением  по  ней  оборотов.

      Все эти факты  говорят о нарушении методики  ведения бухгалтерского учета,  проводится нерациональная работа по заполнению вручную карточки после уже разнесенных данных.

      С 2003 г. было  налажено ведение аналитического  учета  по расчетам с покупателями, что позволит усилить систему  внутреннего контроля и сократить   количество ошибок, которые были допущены в связи с отсутствием аналитического учета в  МУФП «ЦГА».

      3.3 Информация руководству  экономического субъекта

      В    ходе    аудиторской   проверки   аудиторские   организации   обязаны подготовить  и предоставить руководству проверяемого предприятия отчет (письменную информацию) по результатам произведенной проверки. Отчет составляется на основании правила (стандарта) ««Письменная информация аудитора руководству экономического субъекта по результатам проведения аудита». Отчет должен содержать в себе информацию для руководства проверяемого предприятия, целью которого является доведение до руководства о всех выявленных ошибках, нарушениях, неточностях, содержит информации о комплексе мер, которые должны быть приняты для устранения выявленных недостатков.

      В МУФП «ЦГА»  были исследованы расчеты с  поставщиками и подрядчиками, покупателями  и заказчиками за  период с  2000 по 2002 год.

      При  оценке  системы бухгалтерского учета,  можно отметить, что ведение

учета в целом соответствует существующему законодательству, учетная политика регулирует постановку и порядок ведения бухгалтерского учета на предприятии,  от ее содержания зависит порядок ведения всего учета на предприятии, от которого зависит дальнейшее положение предприятии.

      Для определения состояния внутреннего контроля в МУФП «ЦГА» был использован устный опрос работников проверяемого предприятия. В результате были обнаружены факты отсутствия необходимых приложений к учетной политике, которые должны были быть разработаны в соответствии с ПБУ 1/98 [10], такие как: разработанные корреспонденции счетов по типовым операциям [Приложение 29], перечень форм документов, которые используются на данном предприятии, а также график документооборота.

      Данные разработки  необходимы для осуществления качественной работы бухгалтерии на предприятии, а также всего предприятия в целом, их отсутствии приводит к возникновению большого числа ошибок  при составлении корреспонденций счетов, которые очень часто оказывают влияние на финансовый результат предприятия. Например, отсутствие перечня документов явилось следствием того, что выписка счетов-фактур покупателям производилась на бланках устаревшего образца.