Учет и аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками

      Сумма  НДС   включается  поставщиками  и   подрядчиками  в  счета  на  оплату  и  отражается  у   покупателя  по  дебету  счёта  19  «Налог  на  добавленную  стоимость  по  приобретённым  ценностям»  и  кредиту  счёта  60 «Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками».

      Например, был   выставлен  на  оплату  счёт  за  товар  от  компании  ЗАО   ЦВ  «Протек-25»  на  сумму  624-45  руб., в  т.ч.  НДС  104-07  руб.

      В связи с тем,  что в 2002 г. НДС не выделялся  в связи с переходом на ЕНВД, то была сделана запись по  приходу товаров:

      Д 41/2    К60   624,45  стоимость товара с учетом  НДС.

      До 2002 г. предприятие являлось плательщиком НДС, поэтому он отражался отдельно. В этом случае была запись:

      Д 41/2    К  60   520,38      сумма  без НДС;

      Д 19/6    К  60   104,07      НДС.

      Если поставщики  оказывают услуги (коммунальные, связи,  другие), то расчет с поставщиками осуществляется с использованием счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».  Составляется запись:

      Д 44/0.4, 44/0.9, 97, другие    К 76.

      Если      услуги      предоставляются      для      производственно      отдела,

изготавливающего лекарственные  средства, то проводки отражают в виде:

      Д 20/0.4, 20/0.9, другие    К 76.

      Хотя в Плане  счетов [15] не предусмотрено ведение  расчетов с поставщиками на  счете 76, они должны отражаться  на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

      Счёт-фактура, включающая  НДС, является  основанием  для   зачёта  НДС, если  соблюдаются   условия:

    – материальные  ценности  (работы, услуги)  получены  от  поставщиков  и  подрядчиков;

    – материальные  ценности  (работы, услуги)  приобретены  для  производственных  целей;

    – счёт-фактура  должен  быть  оплачен;

    – НДС  выделен   отдельной  строкой.

      Если все условия  для зачета соблюдены, то он  оформляется записью:

      Д 68/7    К  19/6   зачтена сумма НДС.

      После поставки  товаров, оказания услуг и выполненных  работ, они подлежат оплате  с соблюдением порядка и формы  расчетов, предусмотренные договором.

      В настоящее время  организации сами выбирают себе  форму расчетов. Если соглашением  сторон порядок и форма расчетов не определены, то расчеты производятся платежными поручениями.

      При расчетах может  применяться наличная и безналичная  формы расчетов. МУФП «ЦГА» применяет  обе формы.

      Наличная форма  расчетов применяется в исключительных  случаях. В 2002 г. такая форма применялась только с двумя организациями: ОАО «Владивостокской фармацевтической фабрикой», за спирт этиловый 95%, ООО «Гривимал» - за перевязочные средства.

      При выплате поставщику  за приобретенные товары наличных  денежных средств, оформляется расходный кассовый ордер. Обязательно должно быть наличие доверенности от поставщика на получение денежных средств.

      При   оплате   счетов-фактур   поставщика за  наличный расчет производят запись: Д 60    К 50.

      С остальными организациями расчеты осуществляются в безналичной форме. Без согласия предприятия в безналичном порядке оплачиваются счета за отпущенную воду, вывоз мусора, выписанные на основании показателей измерительных   приборов   и   действующих тарифов. Данными поставщиками являются Водоканал, Спецавтохозяйство.

      Погашение задолженности  перед поставщиками и подрядчиками  отражается по дебету счета  60 «расчеты с поставщиками и  подрядчиками» и кредиту счетов  учета денежных средств (50,51).

      Например, была  погашена  задолженность за  товар компании  ООО «МТ-Фито» в сумме 3707-78  руб. Была  сделана бухгалтерская запись:

      Д  60   К 51 3707-78 руб.

      МУФП  «ЦГА»   является  клиентами  двух  банков: ФОАО  «Дальневосточный  банк»  и  ОАО  Сбербанк, в  связи  с  чем  имеет  два  расчётных  счёта, с  которых  производится  оплата. Поэтому  на  предприятии  счёт  51  имеет  субсчета: 51  и  51/1. По  счёту  51  отражаются  расчёты  через  ФОАО  «Дальневосточный  банк», а  по  счёту  51/1 – через  ОАО  Сбербанк.

      Помимо  указанных   расчётов  на  счёте  60  «Расчёты  с  поставщиками  и  подрядчиками»   отражают  выданные  авансы  под   поставку  товарно-материальных  ценностей, выполнение  предстоящих   работ.

      Выданные  авансы  учитывают  по  дебету  счёта  60  субсчёт  «Расчёты  по  авансам  выданным»  с  кредита  счетов  учёта  денежных  средств  (51,52  и  другие). В  дальнейшем  суммы  выданных  авансов, зачтённые  поставщиком  при  оплате  за  товар, подлежат  отражению  в  виде  записи: Д  60/1 К  60/2.

      МУФП  «ЦГА»   производит  авансы  под  поставку  товара, но  отдельно  эти  суммы   не  выделяются, как  аванс,  а  проходят  как  обыкновенная  оплата.

      Например, был   сделан  аванс  ОАО  «Фармация»  на  сумму  30000  руб.  Была  сделана  запись:

      Д  60  К 51  30000 руб.

Счёт  60  в  МУФП  «ЦГА»  не  имеет  субсчетов.

      Авансы, перечисленные   в счет будущих поставок товаров  должны учитываться обособленно  от сумм, уплаченных при исполнении  обязательств по счетам. Авансы  не должны «тонуть» в общей сумме кредиторской задолженности, которая должна показывать реальную сумму обязательств перед поставщиком, сумма должна быть развернутой.

      Иногда  бывают  ситуации, когда  поступают   материалы, по  которым  счета-фактуры   поставщиков  не  предъявлены  к  оплате, такие  поставки  называются  неотфактурованными. Материалы  приходуются, выписывается  приёмный  акт, который  поступает  в  бухгалтерию.

      При  наличии   неотфактурованных  поставок  в  бухгалтерском  учёте   производится  отражение  стоимости  материалов  в  условных  ценах. Есть  также  грузовые  документы, договор, в  учёте  не  отражается  только  счёт  19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».  Оплате  в  отчётном  месяце  неотфактурованные  поставки  не  подлежат,  так  как  основанием  для  оплаты  банком  являются  платёжные  документы (которые  отсутствуют), по  мере  поступления  платёжных  документов  на  эту  поставку, они  акцептуются  предприятием, оплачиваются  банком.

      Поступившие  документы  регистрируются, старая  запись, которая  была  сделана  по  учётным  ценам,  сторнируется, составляется  новая  проводка.

      При  обнаружении   недостач  или  порчи  по  поступившим  товарно-материальным  ценностям, несоответствия  цен,  обусловленных  договором, и  арифметических  ошибок, счёт  60  кредитуют  на  соответствующую  сумму  в  корреспонденции  со  счётом  76  «Расчёты  с  разными  дебиторами  и  кредиторами»  субсчёт  «Расчёты  по  претензиям». Такая  запись  делается  на  недостачу  товаров,  если  деньги  поставщику  уже  перечислены. Эта  запись  делается  также, если  деньги  поставщику  ещё  не  перечислены, но  условиями  договора  отказ  от  оплаты  недостающих  (испорченных)  товаров  не  предусмотрен.

      Например,  была   обнаружена   недостача   при   приёмке  товара  от ЗАО

«Россиб     Фармация»    на    сумму    48-62    руб.    [Приложение   4].    В   этом

случае  делаем  бухгалтерскую  проводку:

      Д  76/2  К 60      48-62  руб.

      В  случае, когда   виновником  недостачи  (порчи)  товаров, выявленной  при  приёмке, является  транспортная  организация, указанная  запись  обязательна.

      Если  виновником  недостач  или  порчи  является  поставщик  и  условиями   договора  поставки  предусмотрен  отказ  от  оплаты  недостающих (испорченных)  товаров, а деньги  за  товары  поставщику  ещё не  перечислены, то  покупатель  при оплате  товаров уменьшает сумму платежа на  стоимость этих  товаров. Запись  в данном  случае  не  делается.

      Другими  причинами  недостач  могут  быть  естественная  убыль  товаров  при  их  перевозке,  нормируемые  потери  от  боя  товаров  в  стеклянной  посуде, хищения  в  пути  и  т.д.

      В  этом  случае  делается  бухгалтерская  запись:

      Д  41/2 К  60    на  сумму  фактически  полученного  товара;

      Д  76/2 К  60  на  сумму  претензии, предъявленной  поставщику;

      Д  19/3 К 60  на  сумму  НДС  по  фактически  полученному  товару;

      Д  91/2 К  60  на  сумму  естественной  убыли  (в  пределах  норм).

      В  МУФП  «ЦГА»   не  всегда  недостающий, бракованный   и  иной  товар, не  соответствующий   нормам  (истёк  срок  годности, бой  и  т.д.),  оформляют   претензией, В  некоторых  случаях   он  оформляется  как  возврат   товара,  и  фирма - поставщик   проводится  в  отчётах  как  покупатель. Оформляется  возврат  как  счёт-фактура  [Приложение  8]. В  данном  случае  уменьшается  оплата  товара  поставщику  на  сумму, указанную  в  счёте  на  возврат.

      Например, был   оформлен  возврат  товара  фирме  ЗАО  ЦВ  «Протек-25» на  сумму  197-65  руб. В  этом  случае  была  сделана  запись:

      Д  62/2 К90/1.1     197-65  руб.

      Д  60           К62/2         197-65  руб.

      Учёт   расчётов   с   поставщиками   товарно-материальных   ценностей   и

услуг  производится  на  счёте  60  «Расчёты  с  поставщиками  и  подрядчиками». Счёт  является  активно-пассивным. Сальдо  кредитовое  свидетельствует  о  сумме  задолженности  предприятия  поставщикам  и  подрядчикам  по  неоплаченным  счетам  и  неотфактурованным  поставкам.  Сальдо  дебетовое  показывает  сумму  задолженности  поставщиков  перед  организацией  за  полученные  авансы, предоплату  под  поставку  товаров. Оборот  по  дебету - суммы  оплат, списаний  и  зачётов  за  отчётный  месяц; оборот  по  кредиту – суммы за  полученный  товар, услуги.

      При  журнально-ордерной  форме    учёт  расчётов  осуществляется  в  журнале-ордере  №  6. В   данном  журнале-ордере  синтетический   учёт  расчётов  с  поставщиками  сочетается  с  аналитическим   учётом. Открывается  этот  журнал-ордер  суммами  незаконченных  расчётов  с  поставщиками  на  начало  месяца  из  такого  же  реестра  за  предыдущий  месяц.

      Аналитический   учёт  расчётов  с  поставщиками  при  расчётах  и  порядке   плановых  платежей  ведут в ведомости № 5, данные  которой в конце месяца  включают  общими  итогами по  корреспондирующим счетам  в журнал-ордер № 6. В дебетовой ведомости отражается  оплата  товаров, а в журнале-ордере – оприходования товаров.

      Так  как  в  МУФП  «ЦГА»  автоматизированная  форма  учёта  (программа  «ИНФИН Управление»), то  форма  журнала-ордера  немного  отличается  от  положенной  формы  [Приложение  9].

      Аналитический   учёт  по  счёту  60  ведётся   по  каждому  предъявленному  счёту, расчеты  в  порядке  плановых  платежей отражаются  по  каждому  поставщику  [Приложение  10]. Построение  аналитического  учёта  должно  обеспечивать  получение  данных  о  задолженности  поставщику: по  расчётным  документам, срок  оплаты  которых  не  наступил; по  неоплаченным  в срок  расчётным документам; по  неотфактурованным поставкам; авансам выданным; по  выданным  векселям, срок  оплаты  которых не  наступил; по  краткосрочным векселям; по  полученному коммерческому кредиту и др.

      В    МУФП    «ЦГА»    осуществляется    автоматизированный    учёт,   где составляются  машинограммы - журнал-ордер, оборотная  ведомость  [Приложение  11], по  итоговым  данным  которых  делаются  записи  в  Главную  книгу.

 

      2.2 Учет расчетов с покупателями и заказчиками

 

      Четкая организация  расчетов с покупателями и  заказчиками оказывает непосредственное  влияние на ускорение оборачиваемости  оборотных средств и своевременное  поступление денежных средств.

      Непоступление или  несвоевременное поступление выручки нарушает ритмичность хозяйственной деятельности. Возникают  дебиторские задолженности, часто влекущие за собой финансовые потери и разрушения установившихся партнерских связей.

      Покупателями и  заказчиками являются юридические и физические лица, приобретающие товары (работы, услуги).

      Продажа товаров  осуществляется в соответствии  с заключенными договорами или  же путем свободной продажи  через розничную сеть.

      Основными покупателями  МУФП «ЦГА» являются лечебно-профилактические учреждения, а также другие организации. С каждой организацией заключен договор, который регулирует отношения сторон по поставке товаров.

      Как и с покупателями, договоры заключены на разные  сроки, в основном на год,  но по некоторым производится пролонгация.

      После приобретения  товаров покупателями, у них возникают  обязательства по отношению к  МУФП «ЦГА», которые выражаются  в дебиторской задолженности.  Обязательства связаны с несовпадением  сроков реализации товара и  получения за него оплаты.

      Выручка от реализации  лекарственных средств является  основным доходом от деятельности. Организациям разрешается определять  выручку от продажи  двумя   методами:  по  методу  оплаты,  либо  по  методу  начисления  и