Учет и аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками

предъявления документов для оплаты покупателю.

      В МУФП «ЦГА»  в бухгалтерском учете товары  считаются реализованными в момент  их отгрузки, то есть в этот  момент происходит   переходит  право собственности на товар  к  покупателю.

      Независимо     от     метода    реализация    (включая    НДС)     отражается проводкой:

      Д 62    К  90/1.

      При продаже товаров  вся дебиторская задолженность  формируется на счете 62 «Расчеты  с покупателями и заказчиками». На сумму реализованных товаров  покупателям выписываются платежные  документы: счет-фактура, товарно-транспортная накладная. Все платежные  документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством, иметь все необходимые реквизиты в соответствии с Постановлением «Об утверждении порядка ведения журналов учета счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость» [11].

      В  счёте-фактуре   при  реализации  товаров  (работ,  услуг)  указывается  цена  (тариф)  за  единицу  измерения  и   стоимость  всего  количества  товара  с  учётом  НДС, ставка  НДС. В  счёте-фактуре   должен  быть  указан  порядковый  номер. На  выписанные  счета  ведутся  журналы  учёта  счетов-фактур  и  книга  продаж  для  учёта  НДС. Регистрация  составленных  счетов-фактур  в  книге  продаж  производится  сразу  на  всю  сумму    отгрузки  по  этим  счетам-фактурам.

      При  наличии   большого  количества  покупателей   допускается  составление   счетов-фактур, ведения  книги   продаж  с  использованием  компьютера.

      При получении  товара, покупатель обязан проверить  количество и качество приобретаемого товара, его соответствие документам. При получении обязательно наличие доверенности от покупателя, которая не должна иметь исправлений и помарок.

      МУФП    «ЦГА»    реализует   не   только   готовые   медикаменты,   но   и

продукцию,       изготавливаемую      производственным      отделом,      поэтому

реализация отражается записями:

      Д 62/2    К  90/1.1           на  сумму реализованных товаров;

      Д 62/2    К  90/1.2           на  сумму реализованной продукции.

      Покупатель производит оплату за товар с соблюдением порядка и форм расчетов, предусмотренных в договоре. Если соглашением сторон порядок и форма расчетов не определены, то они производятся платежными поручениями.

      Оплата может проводиться  в наличной и безналичной форме.  При оплате за наличный расчет, при приеме денежных средств от покупателей, выписывается приходный кассовый ордер и оформляется запись:

      Д 50   К 62/2.

      Если оплата производится  путем перечисления задолженности  покупателем через банк, то составляется проводка:

      Д 51  К62/2.

      Помимо обычного  погашения задолженности поступают  денежные средства из краевого  бюджета на финансирование ликвидаторов  ЧАЭС, до 2003 г. эти поступления  отражались как целевое финансирование  на счете 86 «Целевое финансирование». Данная операция имела записи:

      Д 51     К 86/1;

      Д 86/1   К62/2.

      С 2003 г. счет 86 «Целевое  финансирование» не используется, несмотря на то, что данные  денежные средства не могут  использоваться на финансирование  других категорий больных.

      При  расчётах  с  покупателями  могут  применяться   авансовые  платежи. Суммы   полученных  авансов  и  предварительной   оплаты  учитываются  на  счёте  62  обособленно.

      В  подтверждение   своих  намерений  по  своевременному  расчёту  с  кредиторами покупатели  и заказчики могут перечислять авансы  в счёт  предстоящих   обязательств   по  поставкам. Их  получение отражается  в учёте

записью:   Д  50,51, др.  К  62  субсчёт  «Расчёты  по  авансам  полученным»    на всю  сумму, указанную  в  документах  по  полученным  авансам.

      В  МУФП  «ЦГА»   поступают  авансовые  платежи   от  покупателей, но  они   не  учитываются  и  не  выделяются  отдельно, а  проходят  как  обыкновенный  платёж  за  поставку  товара.

      С  полученных  сумм  аванса  организации  начисляют  НДС, который  подлежит  взносу  в  бюджет  (Д  62  К  68).

      При    отгрузке    товаров     покупателям     полученные   суммы      аванса засчитывают  в  уменьшение  задолженности  покупателей   и  заказчиков  и  относят  в  Д  62/1  и  К  62/2.  При  этом  на  сумму  НДС, ранее  начисленную по  полученным  авансам, делают  восстановительную  запись  (Д  68  К  62).

      Невостребованные  авансы  списывают  с  Д  62  в  К  91/1.

      После приобретения  медицинскими учреждениями медикаментов, изготовленных МУФП «ЦГА», производится возврат покупателем посуды многоразового использования [Приложение 12], в результате происходит снижение дебиторской задолженности и оформляется запись:

      Д 41/2    К62/2.

      На возвращенную посуду составляется ведомость на прием посуды от лечебных учреждений. Каждому покупателю выдается экземпляр ведомости для отражения в учете.

      Прекращение обязательств  с покупателями и заказчиками  (помимо надлежащего исполнения) как и при расчете с поставщиками и подрядчиками, осуществляется в соответствии с Гражданским Кодексом РФ по основаниям: при зачете взаимных требований, новации, прощении долга, ликвидации юридического лица.

      Бывают     ситуации,     когда    возникают    взаимные    обязательства.   В основном они появляются при расчетах с предприятиями коммунальной сферы, которые оказывают услуги МУФП «ЦГА». В данном случае эти предприятия приобретают медикаменты и в счет оплаты предлагают провести зачет услугами, которые осуществляют.

      Так   как   все   расчеты   с  поставщиками  услуг  учитывают  на  счете  76 «Расчеты с разными дебиторами  и кредиторами», то составляют  записи:

      Д 62/2        К 90/1.1   реализованы товары;

      Д 44/0.4      К 76       отражены  приобретенные услуги;

      Д 76           К62/2      зачет взаимных  требований.

      При данной операции  необходимо наличие письма от  поставщика, с которым производится  взаиморасчет, подписанного руководителем  и главным бухгалтером с прошением  провести зачет взаимных требований, должны быть приложены      счета-фактуры,      которые       подтверждают    оказание     услуг предприятию.

      В соответствии  с заключенным договором с  Краевым департаментом здравоохранения,  МУФП «ЦГА» осуществляет реализацию  медикаментов, которые были приобретены департаментом у поставщиков с целью обеспечения лекарственными средствами ветеранов и инвалидов бесплатно или с частичной оплатой.

      Принятые на комиссию  товары учитываются на счете  002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение», хотя в соответствии с Планом счетов [15] товар должен отражаться на счете 004 «Товары, принятые на комиссию». Проданные товары списывают со счета 002 на основании составленных отчетов по движению товаров, принятых на комиссию.

      Отпуск медикаментов  производится населению с использованием  ККМ на основании рецептов  врачей лечебных учреждений. При  частичной оплате за медикаменты  производится запись: Д 50  К  76. В дальнейшем полученные  денежные  средства перечисляются в Краевой департамент здравоохранения.

      На  отпущенный  товар составляется отчет для  департамента с указанием суммы  комиссионного вознаграждения, которое  причитается МУФП «ЦГА». Начисление  комиссионного вознаграждение оформляется  записью:

      Д 62/2  К 90/1.3.

Поступившие      денежные      средства     по    комиссионному  вознаграждению

отражаются проводкой: Д 51  К 62/2. Хотя в соответствии с Планом счетов [15], комиссионное вознаграждение должно производиться записью:

      Д 76  К 90/1.3.

      В случае несоответствия товара, полученного от поставщика по каким-либо параметрам, согласно договору (бой, брак, нетоварный вид, другие причины), не всегда составляется претензия, иногда оформляют как возврат товара. Оформляется он так же, как и обычная реализация медикаментов, кредитуется счет 90 «Продажи» и дебетуется счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

      Впоследствии с  целью уменьшения  задолженности  перед поставщиком, производят  зачет требований:

      Д 60    К  62/2.

      При  расчётах  с  покупателями  и  заказчиками  могут  возникать  претензии, как  и  при  расчёте  с  поставщиками  и  заказчиками. Покупатель  может  предъявить  к  организации  претензию  по  полученному  товару. Составляется  акт  на  претензию  и  представляется  организации  с  предъявлением  документов, подтверждающих  факты  недостачи, боя, брака  и  т.д.  Претензия  отражается  на  счёте  76  «Расчёты  с  разными  дебиторами  и  кредиторами», субсчёт  «Расчёты  по  претензиям». Составляют  запись:

      Д  62  К  76/2.

      После   рассмотрения   претензии,  её  закрывают  по  дебету  счёта  76/2  и кредиту   счёта  51  (если  организация   перечисляет  сумму  претензии), 10,41 (если  производит  отпуск  материалов, товаров  на  сумму   недостачи)  и  т.д.

      Особое значение имеет управление дебиторской задолженностью, поскольку она ведет к прямому отвлечению денежных средств из оборота. Поэтому предприятию необходимо научиться управлять долгами дебиторов, чтобы не утратить полученной прибыли и уменьшить риск финансовых потерь.

      Можно использовать  ряд способов предотвращения  неоправданного роста дебиторской  задолженности, возврата долгов  и снижения потерь при их  невозврате:

    – избегать      дебиторов     с     высоким     риском     неоплаты,     например,

испытывающие финансовые трудности;

    – периодически пересматривать  предельную сумму отпуска товаров  в долг исходя из финансового  положения покупателей и своего  собственного;

    – определить срок  просроченных платежей на счетах  дебиторов, сравнить этот срок  с показателями прошлых лет

      Управлять дебиторской  задолженностью можно путем стимулирования  покупателей за досрочную оплату  счетов, сделать это можно путем  предоставления скидки, если платеж  осуществлялся ранее договорного  срока.

      Некоторым покупателям, которые сотрудничают долгое время с МУФП «ЦГА» регулярно предоставляются скидки с оплаты за счет чистой прибыли предприятия. Создается приказ, который подписывается директором.

      Предоставленные  скидки оформляются проводками:

       Д 84  К 62/2.

      Выигрыш предприятия   в данном  случае будет состоять  в том, что получив выручку  ранее обусловленного срока, он, используя ее в денежном обороте,  возмещает предоставленную скидку, что положительно сказывается  на результатах деятельности  предприятия, так как приводит к сокращению задолженности покупателей.

      Учёт  расчетов  с  покупателями  и  заказчиками   ведётся  на  счёте  62  «Расчёты  с  покупателями  и  заказчиками», счёт  активно-пассивный, может   отражаться  как  в  активе, так  и  в  пассиве  баланса. По  дебету  счёта  отражается  отпуск  товаров, работ, услуг  покупателям  и  заказчикам, по  кредиту  счёта  отражается  оплата  за  товар  (работы, услуги).

      Аналитический   учёт  по  счёту  62  ведут   по  каждому  предъявленному  покупателям  счёту, а  при  расчётах  в  порядке  плановых  платежей – по  каждому  покупателю  или  заказчику. Построение  аналитического  учёта  должно  обеспечить  получение  данных  по  покупателям  и  заказчикам  по  расчётным  документам, срок  оплаты  которых  не  наступил; покупателям  и  заказчикам    по   неоплаченным   в   срок   документам;  авансам   полученным;

векселям,  срок   поступления   денежных   средств   по   которым  не  наступил; векселям   дисконтированным   (учтённым)   в    банках;  векселям,  по  которым денежные  средства  не  поступили  в  срок.

 

      2.3 Учет дебиторской  и кредиторской задолженности

 

      Дебиторская и  кредиторская задолженность –  неизбежное следствие  существующей  системы расчетов между предприятиями,  при которой всегда наблюдается разрыв во времени платежа и момента перехода права собственности на товар; предъявления платежных документов и их оплаты. Дебиторская и кредиторская задолженность может возникнуть по всем видам расчетов с другими предприятиями и является их составной частью. Дебиторская  задолженность  отражается  в  основном  на  счетах  62  «Расчёты  с  покупателями  и  заказчиками», 76  «Расчёты  с  разными  дебиторами  и  кредиторами», а  кредиторская задолженность – на  счетах  60  «Расчёты  с  поставщиками  и  подрядчиками», 76  «Расчёты  с  разными  дебиторами  и  кредиторами».