Учет и аудит расчетов с дебиторами и кредиторами

 

Средства в счет погашения задолженности  по каждому заказу должны поступить  на расчетный счет ОАО «Пермдорстрой» в срок, указанный в товарной накладной.

 

Датой погашения задолженности  считается дата зачисления средств  на расчетный счет ОАО «Пермдорстрой».

 

В случае нарушения сроков погашения  задолженности начисляется штраф  в размере 0,1% от суммы заказа за каждый календарный день просрочки. Компания, нарушившая условия погашения задолженности, лишается возможности работы на условиях отсрочки платежа, ОАО «Пермдорстрой» прекращает оказание услуг в адрес этой компании вплоть до полного погашения задолженности и штрафа за несвоевременную оплату. При этом все средства, приходящие в ОАО «Пермдорстрой» от этой компании, будут направляться на погашение задолженности.

2.3 Синтетический учет ОАО «Пермдорстрой»

 

Рассмотрим договор оказания услуг  № 09 от 24.03.2011 г. По этому договору ОАО «Пермдорстрой» обязуется оказать услуги на общую сумму 540 000 руб.

 

Чтобы проследить бухгалтерский учет операций по данному договору, допустим, что услуги были оплачены дважды: 02.04.11 на расчетный счет ОАО «Пермдорстрой» поступило 270 000 руб. (50 % стоимости услуг), а 05.05.10 - еще 270 000 руб. в окончательный расчет за оказанные услуги

 

Данные хозяйственные операции в бухгалтерском учете отразятся  следующим образом:

 

ДЕБЕТ 62/1 КРЕДИТ 90 - 540 000 руб. - оказаны  услуги

 

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 62/1 - 270 000 руб. - услуги оплачены в размере 50% от суммы выставленного счета.

 

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 62/1 - 270 000 руб. - оставшаяся сумма.

 

Схема реализации хозяйственной операции представлена на рисунке 2.1

 

Рис. 2.1 Последовательность операций по постановке на учет дебиторской задолженности по договору купли-продажи №9

 

После заключения отделом маркетинга договора в отделе сбыта сначала  выписывается счет, который передается в финансовую группу бухгалтерии, затем  выписывается накладная на оказание услуг. Счет-фактура выписывается в двух экземплярах и разносится в журнал учета счетов-фактур по продажам. При поступлении первой суммы от покупателя, так же как и суммы в окончательный расчет за отгруженную продукцию, обрабатываются платежные поручения. Выписывается счет-фактура в одном экземпляре, который попадает как в журнал учета счетов-фактур по продажам, так и в книгу продаж с пометкой «частичная оплата».

 

Аналогичная последовательность процедур происходит и при поступлении  суммы в окончательный расчет за продукцию.

 

Расчет по данному договору оформляется  платежными поручениями по схеме, представленной на рисунке 2.2

 

Рис. 2.2. - Схема расчетов платежными поручениями

 

1. оказание услуг по договору  №9 от 24.03.2011г.;

 

2. выписка платежного поручения  плательщика в соответствии с условиями договора;

 

3. предъявление платежного поручения  в банк, обслуживающий

покупателя;

 

4. перечисление средств со счета  плательщика банком, обслуживающим  плательщика, на счет поставщика  ОАО «Пермдорстрой» в банк, обслуживающий  поставщика ОАО «Пермдорстрой»;

 

5. выписка с расчетного счета  плательщика «Виват» о

списании средств;

 

6. выписка с расчетного счета  поставщика ОАО «Пермдорстрой»  о зачислении средств.

 

Платежные поручения играют значительную роль в системе расчетов. При расчетах платежными поручениями банк обязуется по поручению плательщика за счет средств, находящихся на его счете, перевести определенную денежную сумму на счет указанного плательщиком лица, в данном случае ОАО «Пермдорстрой». Именно на этом этапе оплаты в случае, когда у покупателя нет на счете денег или он не выполняет своих договорных обязательств в течении определенного срока (3 месяца) , дебиторская задолженность у ОАО «Пермдорстрой» по данному договору будет читаться просроченной.

 

В приказе по учетной политике предприятия предусмотрено создание резервов по сомнительным долгам..

 

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов признанная в бухгалтерском учете выручка  отражается по кредиту счета 90 «Продажи», субсчет 90-1 «Выручка», в корреспонденции  со счетом 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Одновременно в дебет счета 90, субсчет 90-2 «Себестоимость продаж», списывается себестоимость услуг с кредита счета 20.

 

Оформление и учет реализации в  организации зависят от способа  расчета за приобретаемые работы, услуги между покупателем и продавцом. Работы и услуги в организациях реализуются как за наличный расчет, так и по безналичному расчету.

 

Рис.2.3 - Документооборот в ОАО  «Пермдорстрой»

 

Бухгалтер организации ОАО «Пермдорстрой» в июне 2011 г. обнаружила, что в бухгалтерском и налоговом учете дважды отразила выручку от реализации услуг в декабре 2009 г. в сумме 15 000 руб. (НДС не облагается).

 

Была оформлена бухгалтерская  справка, в которой указывалась, что и почему исправляется.

 

 ОАО «Пермдорстрой» 24.06.2011

 

Бухгалтерская справка

 

Счет-фактура N 220 от 05.12.2010 на сумму 15 000 руб. проведена дважды в декабре 2010 г. Ошибка обнаружена 24 июня 2011 г. Сделаны  исправительные проводки:

 

Дебет счета 91 «Прочие доходы и  расходы»,

 

Кредит счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»- 15 000 руб. - признаны прочие расходы в виде стоимости услуг, учтенных дважды;

 

В заключении организации учета  расчетов с покупателями и заказчиками  проанализируем систему контроля за дебиторской задолженностью.

 

В современных условиях управления производством возрастает значение оперативного контроля за отгрузкой и реализацией продукции.

 

Объем реализуемых услуг оперативно учитывается в производственно-сбытовом отделе и финансовой группе предприятия. В то же время учет оказанных услуг ведется в системе счетов бухгалтерского учета.

 

Работа в финансовой бухгалтерии  распределена таким образом, что  счета выписываются и разносится оплата счетов разными людьми: один человек выписывает счета и счета-фактуры, ведет книгу учета выписанных счетов-фактур, другой обрабатывает банковские документы и разносит оплату.

 

Регистром бухгалтерского учета в  данной ситуации является так называемая оборотная ведомость оказанных  услуг. Реквизиты ведомости продукции: номер счета - фактуры, вид услуги, сумма счета, оплата.

 

По данной ведомости бухгалтер  получает информацию в суммовом выражении  об оказанных услугах.

 

Бухгалтерия проводит выверку взаиморасчетов и оформляет ее актом сверки расчетов. Сущность этих расчетов в том, что  перечисление денег производится не по каждому счету, а по разнице в задолженности за определенный период.

 

Каждое предприятие обязано  вести учет просроченной дебиторской  задолженности, ежеквартально составлять перечень предприятий-дебиторов и  сдавать в налоговые органы в  качестве приложения к балансу.

 

В акте сверки указываются номера договоров и первичных документов, по которым возникли задолженности, а также суммы этих задолженностей. Такой акт составляется на основании  данных бухгалтерского учета организации. После составления акта в письменной форме представляется заявление о проведении зачета за подписью руководителя и главного бухгалтера. Сделка по проведению взаимозачета вступает в силу с момента получения этого заявления другими сторонами. Свидетельством этого получения служит почтовая квитанция, уведомление о получении и т.п.

 

Иногда акт взаимозачета встречных  требований (акт зачетов взаимных требований), составляется менеджерами  отдела маркетинга предприятия, подписывается  руководителями всех организаций. В  нем стороны подтверждают расчеты  и выражают взаимное согласие на проведение зачета.

 

Зачет взаимных требований - один из способов погашения дебиторской задолженности  и он очень важен, так как нестабильность экономической ситуации приводит к  существенному увеличению рисков при  продаже готовой продукции, проведении работ и оказании услуг. И появившаяся в результате этого дебиторская задолженность списывается на финансовый результат. А в соответствии с письмами Департамента налоговых реформ от 23.06.97 № 04-02-11/1, 03.07.97 и 15.07.97 № 04-02-14: «сумма списанной задолженности не уменьшает финансовый результат, учитываемый при налогообложении прибыли, а поступление платежей по ранее списанной дебиторской задолженности учитывается в составе прочих доходов и подлежит налогообложению. Уменьшение налогооблагаемой прибыли на эту задолженность действующим законодательством не предусмотрено». Это экономически невыгодно предприятию и приводит к увеличению убытков и выплат, а значительный удельный вес сомнительной дебиторской задолженности может создать угрозу финансовой и устойчивости предприятия.

 

Одна из главных проблем, связанных  с учетом дебиторской задолженности, - правильное отнесение для целей  налогообложения тех долгов, которые  предприятие по тем или иным причинам не может востребовать со своих дебиторов, а также создание резервов по подобным долгам. Для создания резервов нужно проанализировать большой объем информации о выписанных и неоплаченных покупателями счетах, что в условиях ручной обработки является трудоемким и практически невозможно без применения вычислительной техники. Поэтому как проект можно рассмотреть вариант компьютеризации учета расчетов с покупателями и заказчиками.

 

Бухгалтерский учет в ОАО «Пермдорстрой» ведется в соответствии с Федеральным  законом «О бухгалтерском учете»; Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ; Положениями по бухгалтерскому учету; Планом счетов финансово-хозяйственной деятельности и Инструкцией по его применению.

 

Ведение бухгалтерского учета в  организации осуществляется бухгалтерией, возглавляемой главным бухгалтером. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию документов и сведений обязательны для всех работников организации.

 

Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведётся автоматизированным способом с использованием программы «1С: Бухгалтерия 7.7», по журнально-ордерной форме, путем двойной записи на взаимоувязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета.

 

Все хозяйственные операции оформляются  оправдательными документами в  момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно  после ее окончания. Своевременное  и качественное оформление первичных  учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

 

Для учета расчетов с покупателями и заказчиками в рабочем плане  счетов ОАО «Пермдорстрой» предназначен счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

 

2.4 Аналитический учет в ОАО  «Пермдорстрой»

 

Аналитический учет в ОАО «Пермдорстрой» по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» ведется по каждому  предъявленному покупателям (заказчикам) счету.

 

Счет 62 «Расчеты с покупателями и  заказчиками» дебетуется в корреспонденции  со счетами 90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы» на суммы выполненных  работ и оказанных услуг, по которым  в установленном порядке признан  доход. Счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» кредитуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств, расчетов на суммы поступивших платежей или при погашении дебиторской задолженности иными способами (неденежные расчеты и т.п.). При этом суммы полученных авансов и предварительной оплаты учитываются на счете 62 обособленно. Принципиальная схема документооборота по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками, принятая на ОАО «Пермдорстрой», представлена на рисунке 2.4.

 

Рис. 2.4. Схема документооборота с покупателями и заказчиками, утвержденная в ОАО «Пермдорстрой»

 

В рабочем плане счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности ОАО «Пермдорстрой» утверждены следующие  субсчета к счету 62: расчеты с  покупателями и заказчиками по основному виду деятельности; расчеты с покупателями и заказчиками по прочим видам деятельности.

3. Предложения по совершенствованию  учета расчетов с дебиторами  и кредиторами в ОАО «Пермдорстрой»

3.1 Совершенствование учетной политики

 

 

Признаками плохой организации внутреннего контроля и учета являются следующие:

 

- отсутствие отчетов за выданные  доверенности на получение ТМЦ;

 

- отсутствие журнала регистрации  счетов-фактур поставщиков;

 

- невыполнение пересчета сумм  по поступившим счетам от покупателей;

 

- отсутствие разработанной корреспонденции  счетов по типовым операциям.

 

Некорректное оформление документов, подтверждающих произведенный взаимозачет, может привести к нарушению расчетов с покупателями и заказчиками.

 

Присутствуют, когда скрытую материальную ценность списывают на счет 76 «Расчеты по претензиям». При хорошо организованной системе СВК реально установить реальность сумм претензий, а так же то, обусловлены ли претензии: несоответствием цен и тарифов договорным обязательствам; выявленными арифметическими ошибками на счетах; несоответствием качества товара(услуг) стандартам или техническим условиям; недостачей груза в пути сверх норм естественной убыли; браком по вине поставщиков и подрядчиков.

 

Большое количество ошибок допускают  бухгалтеры при проведении взаимозачетов, составлении актов сверки.

 

Отсутствие разногласий по поводу взаимозачета должно быть подтверждено выверкой взаиморасчетов и оформленным  по ее результатам двусторонним актом  сверки расчетов, где необходимо указать  основание возникновения встречных задолженностей, дату проведения взаимозачета, документы, подтверждающие возникновение задолженностей (номера и даты составленных счетов-фактур), суммы задолженностей.

 

Часто допускают ошибки при составлении  акта сверки взаимных расчетов. Предприятия ограничиваются составлением акта, в котором указываются все необходимые показатели, позволяющие определить наименование, количество, стоимость, даты совершенных поставок, дату составления документа. Однако из текста такого акта сверки следует лишь то, что стороны выявили сумму взаимных задолженностей, но не выразили своего волеизъявления о погашении этих задолженностей зачетом встречных требований или иным способом, например, оплатой денежными средствами.