Учет кассовых операций и контроль использования денежных средств

     При выдаче  денег кассир требует у получателя  предъявление документа, удостоверяющего  его личность, записывает наименование  и номер документа, кем и  когда он выдан, и берет расписку  о получении денег.

     Деньги кассир  имеет право выдавать только  лицу, указанному в расходном  кассовом ордере или заменяющем  его документе. При выдаче денег  через других лиц по доверенности, оформленной в установленном  порядке, в ордере после фамилии,  имени и отчества того, кто  должен получать, указывается фамилия,  имя и отчество лица, которому  доверено получение денег. В  ведомостях перед распиской в  получении денег кассир делает  надпись: «По доверенности». Сама  доверенность прилагается к расходному  документу.

    Оплата труда,  выплата пособий по социальному  страхованию и другие массовые  выплаты производятся по платежным (расчетно-платежным)ведомостям. На титульном (заглавном) листе такой ведомости руководителем и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными, делается разрешительная надпись о праве выдачи денег и сумме прописью.

    По истечении  установленных сроков выдачи  заработной платы и других  выплат кассир в платежной  ведомости против фамилии лица, не получившего деньги, ставит  штамп или делает запись «депонировано»  и составляет реестр депонированных  сумм, а в конце платежной ведомости  указывает фактически выплаченную  и невыплаченную суммы и скрепляет  эти данные своей подписью. Если  деньги выдавались не самим  кассиром, а другим лицом, то  на ведомости дополнительно делается  надпись: «Деньги по ведомости  выдавал (подпись)» (выдача денег  кассиром и раздатчиком по  одной ведомости запрещается). После  этого записывают в кассовую  книгу фактически выплаченную сумму и ставят на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер №…».

      При сдаче  денег на расчетный счет составляется  заявление на взнос наличными.  Для подтверждения приема банк  выдаст квитанцию, которая прикладывается  к расходному кассовому ордеру.

      Все приходные  и расходные кассовые документы  должны быть заполнены ответственными  за это лицами четко и ясно  чернилами, шариковой ручкой или на машинке (пишущей, вычислительной). Никаких подчисток, помарок или исправлений, даже и оговоренных, в этих документах не допускается. Выдавать приходные и расходные документы на руки лицам, вносящим или получающим деньги, не разрешается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

    Приходные и  расходные кассовые ордера или  заменяющие их документы сразу  после их исполнения подписываются  кассиром, а приложенные к ним  документы погашаются штампом  или надписью «Оплачено» с  указанием числа, месяца, года.

     До передачи  в кассу кассовые ордера и  заменяющие их документы регистрируются  бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходныхкассовых документов (каждому присваивается соответствующий номер).         Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на выплату заработной платы и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их исполнения.

    Сразу же после  получения или выдачи денег  данные приходных и расходных  кассовых документов записываются  кассиром в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана сургучной печатью, а количество листов заверено подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. Кассовая книга является регистром аналитического учета к счету 50 «Касса».

     На предприятии  должна быть только одна книга,  и записи в ней ведутся кассиром  в двух экземплярах через копировальную  бумагу чернилами или шариковой  ручкой. Первые экземпляры листов  остаются в кассовой книге,  а вторые (оторванные) служат в  качестве отчета кассира. Оба  экземпляра листов нумеруются  одинаковыми номерами.

    Ежедневно в  конце рабочего дня кассир  подсчитывает итоги операций  за день, выводит остаток денег  на следующее число и передает  в бухгалтерию отчет вместе  с приложенными к нему документами  под расписку на первом экземпляре  кассовой книги. При совершении  операций за день на общую  сумму, не превышающую двух  минимальных зарплат, разрешается  кассовые отчеты составлять не  ежедневно, а за 5 дней с выделением остатка денег на каждый день.

     С согласия  кассира и при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе они должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. При таком варианте кассир должен проверить правильность записей в машинограмме и подписать их, так как вся ответственность за ним сохраняется.

    Полученные бухгалтерией  кассовые отчеты и документы  обрабатываются.    Каждая запись  проверяется по существу, сверяется  с первичным документом, после  чего проставляется в отчете шифр корреспондирующего со счетом 50 «Касса» синтетического счета и субсчета. Остаток денег на начало дня по отчету кассира бухгалтер сверяет с остатком денег на конец дня, показанным в предыдущем отчете, и проверяет правильность выведенных оборотов и остатка

Выдача наличных денег  из касс предприятий может производиться:

• по расходному кассовому ордеру формы № КО-2
• платежной ведомости с последующим наложением штампа с реквизитом расходного кассового ордера либо приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных  наличных денег по платежной ведомости без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном листе платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче наличных денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия с указанием сроков выдачи и суммы наличных денег прописью.

По истечении установленных  сроков выдачи наличных денег на оплату труда, выплаты пенсий, пособий кассир должен в платежной ведомости  напротив фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку «депонировано», составить реестр депонированных сумм, а на титульном листе платежной ведомости указать сумму фактически выплаченную и невыплаченную (цифрами и прописью) и заверить данные своей подписью. Депонированные суммы кассир сдает в банк. На сумму сдаваемых наличных денег в банк составляется один общий расходный кассовый ордер.

     Выдачу наличных денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или платежной ведомости, либо лицу, указанному в доверенности. При этом кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и берет расписку получателя.

      В случае выдачи наличных денег по доверенности в тексте расходного кассового ордера после фамилии, имени, отчества получателя наличных денег бухгалтером делается запись «по доверенности». Указываются фамилия, имя, отчество лица, которому доверено получение наличных денег. Если выдача наличных денег производится по платежной ведомости, то перед подписью получателя наличных денег кассир делает запись «По доверенности». К расходному кассовому ордеру или платежной ведомости прилагается оформленная в соответствии с законодательством Республики Беларусь доверенность.

        При  получении приходных и расходных  кассовых ордеров, платежных ведомостей  кассир обязан проверить:

• наличие и подлинность подписи главного бухгалтера;
• правильность их оформления;
• наличие перечисленных приложений;

на расходном кассовом ордере или приложенных к нему документов, платежной ведомостиналичие и подлинность подписи руководителя предприятия.

Приходные и расходные  кассовые документы должны быть заполнены  четко и ясно чернилам, шариковой  ручкой или с использованием компьютера. Подчистки, помарки или исправления (даже оговоренные) в этих документах не допускаются. В случае несоответствия приходных и расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей предъявляемым к их заполнению требованиям кассир возвращает документы бухгалтеру для надлежащего оформления.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления. Приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости при приеме или выдаче по ним наличных денег подписываются кассиром. Приложенные к ним документы должны быть погашены штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты.

  Приходные и расходные  кассовые ордера до передачи  в кассу заполняются и регистрируются  бухгалтером в журнале регистрации  приходных и расходных кассовых  ордеров в белорусских рублях по формам №1 или 1а. Журнал по форме №1 открывается отдельно на приходные и расходные кассовые ордера, а журнал по форме №1а ведется по усмотрению руководителя предприятия и главного бухгалтера вместо журнала по форме №1 и открывается один на приходные и расходные кассовые ордера. Все поступления и выдачи наличных денег в конце рабочего дня кассир записывает в кассовую книгу по форме №КО-4, листы которой должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены сургучной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия. Записи в кассовую книгу производятся под копировальную бумагу в двух экземплярах; первый экземпляр остается в кассовой книге, второй является отрывным и служит отчетом кассира. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

  Записи в кассовой  книге начинают на лицевой  стороне неотрывной части листа.  При этом лист сгибают по  линии отреза, накладывая отрывную  часть листа на неотрывную. Для ведения записей на оборотной стороне неотрывной части листа отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части.

  На каждом листе  кассовой книги указывается дата  и остаток наличных денежных  средств на начало дня. Кассир  делает записи в кассовой книге  в день получения или выдачи  наличных денег отдельно по  каждому приходному и расходному  кассовому ордеру. В конце рабочего  дня кассир подсчитывает итоговые обороты за день, выводит остаток наличных денежных средств в кассе на конец на конец дня и передает в бухгалтерию отчет (второй отрывной экземпляр листа кассовой книги с приложенными к нему приходными и расходными кассовыми ордерами).

   Полученные бухгалтерией  отчеты кассира обрабатываются. Бухгалтер проверяет записи по  существу, сверяет с первичными  документами, в специальной графе  по каждой операции проставляет  шифр корреспондирующего счета.  Правильность произведенных записей,  а также выведенного остатка  денег на начало и конец  дня заверяется подписью бухгалтера, а отчет кассира с оправдательными  документами остается в бухгалтерии.

   Бухгалтер группирует  однотипные операции по отчету  кассира за истекший день и  записывает их в журнал-ордер  №1 и ведомость №1. В журнале-ордере  №1 производятся записи по  кредиту счета 50 «Касса» в корреспонденции с дебетом других счетов, а в ведомости №1-по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции с кредитом других счетов.

   Счет 50 № «Касса»  применяется для обобщения информации  о наличии и движении денежных  средств в кассе предприятия.  По дебету этого счета отражается поступление денежных средств в кассу предприятия, а по кредиту - выплата денежных средств из кассы. К счету 50 могут быть открыты субсчета: 1-«Касса организации», 2-«Операционная касса», 3-«Денежные документы».

1.3.  Инвентаризация кассовой наличности  и выполнение требований по           обеспечению сохранности денежных  средств.

      Всоответствии с Правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь в сроки, установленные руководителем предприятия, но не реже одного раза в квартал, производится внезапная инвентаризация касса с полным полистным (поштучным) пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Инвентаризация кассы может производиться комиссией предприятия или привлеченными аудиторами (аудиторской организацией).

     Для проведения инвентаризации кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия. Ревизия кассы субъектов хозяйствования негосударственных форм собственности, физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, не реже одного раза в квартал производятся их ревизионными комиссиями или привлеченными аудиторами (аудиторскими организациями). Во время инвентаризации производятся полный полистный пересчет денежной наличности и проверки других ценностей, находящихся в кассе. По результатам проверки кассы комиссией составляется акт.

     Акт составляется в двух экземплярах и подписывается комиссией и материально ответственным лицом. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия, второй остается у материально ответственного лица.