Учет кассовых операций в опс

При переоценке товарно-материальных ценностей, отраженная в актах сумма со знаком «+» или «–» вносятся в графу 45 со знаком»+», а в графу 49 со знаком «–».

Суммы, указанные в графах 46 и 47 должны соответствовать суммам, отраженным в разделе I «Кассовые операции» по соответствующим кодам.

По каждой графе (44-50) подводится общий итог, который переносится в ведомость учета товарно-материальных ценностей.

В разделе III «Движение квитанционного материала» имеется 6 граф. Этот раздел заполняется аналогично второму разделу.

В графе 51 указывается вид бланка строгой отчетности. В графе 52 – остаток на начало дня. В графе 53 – количество поступивших бланков строгой отчетности. В графе 54 – количество использованных и подлежащих сдаче с отчетом бланков строгой отчетности. Их количество должно соответствовать количеству, указанному в первом разделе. В графе 55 отражается количество аннулированных квитанций и накладных. В графе 56 – остаток бланков строгой отчетности на конец дня.

В разделе IV «Статистическая отчетность» данные отражаются ежедневно. По исходящим отправлениям и оказанным услугам данные отражаются в первом разделе.

Сводный денежный отчет подписывается  начальником или заместителем начальника отделения почтовой связи и подтверждается оттиском календарного штемпеля.

При заполнении сводного денежного отчета необходимо отражать условное обозначение документов, прилагаемых  к отчету и их количество:

Ф – квитанции формы 1 и формы 5;

Т – товарная накладная  формы ТН-2,

К – кассовая справка формы МС-42;

П – дневник ПКТ;

Э – дневник АСКР-Э;

А – дневник АПП;

М – препроводительное письмо формы МС-4;

Р – реестр формы 10 и 10А;

В – авансовая квитанция;

С – справка на возврат излишне взысканных сборов.

После проверки и корректировки, все поступления и расход регистрируются в журнале-ордере 2 наличными деньгами. А поступление и расход денежными документами отражается в журнале-ордере 6.

В столбцах 1, 5, 9, 13 указываются коды проведенных операций, которые состоят из трех цифр и буквы. В каждом символе заключен определенный смысл.

Первая цифра обозначает:

0 — остаток в кассе;

1, 2, 3 — тарифные доходы;

5, 6, 7 — услуги, оказываемые на договорных началах, плата за которые включается в доходы объекта почтовой связи;

8 — денежные средства, которые поступили в кассу отделения почтовой связи;

9 — расходные операции отделения почтовой связи.

Вторая цифра обозначает наименование оказанной услуги.

Третья – разновидность услуги.

Буквы обозначают вид оплаты:

Н – наличными;

Д – денежными документами;

Ч – чеками от населения;

А – авансовыми квитанциями;

П – платежными поручениями;

Г – гарантийными письмами.

Все исходные данные занесем в сводный денежный отчет – СДО (Приложение А).

3 ПОРЯДОК ПОЛУЧЕНИЯ ПОДКРЕПЛЕНИЙ В ОТДЕЛЕНИИ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ

Остаток наличных денег в кассе отделения на конец рабочего дня ограничивается лимитом, сумма которого утверждается объектом почтовой связи и на основании приказа сумма лимита доводится до каждого отделения почтовой связи.

В лимит остатка кассы не включаются наличные деньги, выданные почтальонам для доставки на дом переводов, пенсий и пособий, при условии, что они отчитываются на следующий день за полученные суммы по причине отдаленности доставочных участков, заработная плата и прочие выплаты для работников отделений, платежные документы, которые поступили от клиентов за оказанные услуги. На период выплаты пенсий и пособий отделением почтовой связи может устанавливаться повышенный размер лимита остатка наличных денег. Лимиты так же устанавливаются по знакам почтовой оплаты, маркированной продукции и другие товарно-материальные ценностям. По усмотрению руководителя объекта почтовой связи они могут быть изменены.

Оборот наличных денег отделения почтовой связи складывается за счет: наличных денег, поступивших из объекта почтовой связи в качестве подкреплений, принятых переводов, в том числе выручки от предприятий всех форм собственности, от реализации товаров, а так же за счет приема сверхлимитных  остатков представительств и филиалов АСБ “Беларусбанка”. Потребность в наличных деньгах определяется начальником отделения почтовой связи в сумме, обеспечивающей ритмичность работы отделения и не превышающую установленный лимит.

При недостатке наличных денег на оплату переводов, пенсий и пособий начальник отделения почтовой связи предает кодированную заявку на подкрепление по телефону, а при отсутствии средств электросвязи – высылается служебным письмом. Данные по всем отделениям почтовой связи записываются в бланк-распоряжение формы МС-45,  в котором отражается затребованная сумма по каждому отделению почтовой связи и суммы, утвержденные к высылке и фактически отправленные.

Брезентовые сумки с подкреплением денежной наличности, полученные отделением почтовой связи перед вскрытием обязательно взвешиваются и сверяется фактический вес с указанным на бирке, которая прикреплена к брезентовой сумке. Вскрытие сумки производит начальник отделения почтовой связи и другое лицо. Если штат отделения почтовой связи, не считая почтальонов, состоит только из начальника отделения почтовой связи, то вскрытие производится только начальником.

Денежная наличность, полученная как подкрепление, просчитывается и сверяется с суммой, указанной в препроводительном письме формы МС-4, в котором делается отметка о получении и об оприходовании денег. Отметка заверяется подписями начальника отделения почтовой связи и другого работника, который принимал брезентовую сумку. Первый экземпляр препроводительного письма формы МС-4 является основанием для оприходования поступившей суммы подкрепления по сводному денежному отчету. Второй экземпляр препроводительного письма формы МС-4 с первой отходящей почтой высылается в объект почтовой связи, как подтверждение в получении суммы.

В случае, когда полученная сумма не соответствует  сумме, указанной в препроводительном документе, составляется акт в двух экземплярах. Акт является основанием для оприходованием фактически полученной суммы. Первый экземпляр акта прикладывается к сопроводительному документу, в котором делается отметка о фактически полученной сумме, а копия акта приобщается к кассовым документам отделения почтовой связи.

Мешок, ярлык формы 17, сумка с биркой и печатью и упаковка от купюр вместе с актом и сопроводительным документом высылается в объект почтовой связи. Алгоритм получения подкрепления в отделении почтовой связи представлен в Приложении Б.

4 ПОРЯДОК ВЫСЫЛКИ СВЕРЛИМИТНЫХ ОСТАТКОВ ИЗ КАССЫ ОТДЕЛЕНИЯ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ

Отправка сверхлимитных остатков отделения почтовой связи проводится в суммах кратных 100.

Для извещения об отправки сверхлимитных остатков объектом почтовой связи разрабатывается специальный код, замена которого может производиться с любого числа по усмотрению руководителя, при смене работника, который имеет прямое отношение к коду, код подлежит замене.

В кодированных извещениях сообщается наименование отделения почтовой связи, фамилия, имя, отчество начальника отделения, условное обозначение по коду отправляемых сумм и номер брезентовой сумки. Начальник отделения почтовой связи передает по телефону кодированное сообщение об отправки сверхлимитных остатков работнику специально назначенного приказом руководителя объекта почтовой связи. Полученное кодированное сообщение расшифровывается, и суммы записываются в справку формы МС-44.

Денежные билеты, отправляемые как сверхлимитные остатки, формируются по достоинству и по лицевой стороне, пересчитываются, обандероливаются по 100 штук с указанием на бандероли суммы вложения и даты. Работник, который производил перерасчет, указывает свою фамилию и расписывается. Сверхлимитные остатки упаковываются двумя работниками в брезентовые сумки с металлическим замком. Если штат состоит из одного работника, то упаковка производится этим работником – начальником отделения почтовой связи. Список таких отделений предоставляется в банк.

При формировании сверхлимитных остатков на каждую брезентовую сумку через копировальную бумагу составляется препроводительная ведомость формы 040209005, которая подписывается работниками, принимающие участие в подсчете денег и упаковки сумки. На оборотней стороне этой ведомости на всех трех экземплярах производится покупюрная опись высылаемых денег с указанием их общей суммы цифрами.

Порядковая нумерация копий препроводительных ведомостей ведется в течение квартала. Первый экземпляр препроводительной ведомости одновременно с наличными деньгами вкладывается в брезентовую сумку. После этого сумка закрывается накладной шарнирного замка так, чтобы совпали кольца накладки. В отверстие пропускается прочный льняной шпагат, концы которого завязываются двойным узлом, и пропускается в отверстие адресной бирки, еще раз завязывается и пломбируется или опечатывается страховой печатью. Пломбир или печать накладывается в непосредственной близости к узлу, на оттиске печати должно быть обозначено наименование отделения почтовой связи. На адресной бирке брезентовой сумки указывается номер дробью: в числителе номер препроводительной ведомости, в знаменателе – номер брезентовой сумки; наименование объекта, в адрес которого направляется сумки, ее вес, сумма отправленных денег прописью, дата упаковки и наименование отделения почтовой связи. Адресная бирка подписывается теми же работниками, которые подписывали препроводительную ведомость.

На брезентовую сумку выписывается накладная формы 16 (Приложение Д) в двух экземплярах с указанием «Письмо с объявленной ценностью №… и сумма (согласно сумме препроводительной ведомости)».

В отделении почтовой связи брезентовая сумка с наличными деньгами заделывается в брезентовый мешок, в который вкладывается второй экземпляр препроводительной ведомости и первый экземпляр накладной формы 16.

На ярлыке формы 17 указывается наименование отделения почтовой связи, объект почтовой связи места назначения, номер мешка, подписи лиц, которые принимали участие в упаковке сумки и мешка, ставится  оттиск календарного штемпеля и брезентовый мешок приписывается к накладной формы 16 с указанием «Сверхлимитные остатки».

На всех участках обработки брезентовые мешки принимаются после тщательного наружного осмотра сургучных печатей, подписей в накладной формы 16. при выявлении каких-либо расхождений составляется акт, проводится расследование и информация сообщается руководителю.

Третий экземпляр препроводительной ведомости остается при документах отделения почтовой связи.

Поступившие в объект почтовой связи брезентовые мешки со сверхлимитными остатками вскрываются двумя работниками. Перед вскрытием производится наружное состояние мешка. После вскрытия проверяется вес и наружное состояние брезентовой сумки. Полученные брезентовые сумки сверяются с данными справки формы МС-44, приписываются к накладной формы 16 и передаются в Главную кассу под расписку в накладной в этот же день. После осуществления контроля за прохождением брезентовых сумок, справка формы МС-44 передается в Главную кассу.

Если участок обработки страховой почты находится в разных местах (зданиях) с Главной кассой, то накладная формы 16 выписывается в трех экземплярах: первый и второй экземпляры накладной формы 16вместе с брезентовыми сумками передаются сопровождающему для доставки в Главную кассу, на третьем экземпляре накладной формы 16 сопровождающий расписывается за получение брезентовых сумок.

После их сдачи в Главную кассу, второй экземпляр накладной формы 16 с распиской о принятии брезентовых сумок и оттиска календарного штемпеля Главной кассы возвращается в участок обработки страховой почты и подшивается к документам.

Режим работы Главной кассы устанавливается с учетом прибытия маршрута последней машины. Маршрут, режим работы Главной кассы должны быть составлены таким образом, чтобы брезентовые сумки со сверхлимитными остатками были сданы в банк в этот же день. Если же они поступили после окончания работы Главной кассы по техническим причинам, то при приеме сопровождающего они должны быть вскрыты и проверены. Проверяется наружное состояние сумок, которые хранятся до утра следующего дня в участке обработки страховой почты и утром сдаются в Главную кассу. Брезентовые сумки, которые поступили после закрытия Главной кассы, вне рабочие и праздничные дни приходуются по кассе в день поступления.

В Главной кассе определяется количество брезентовых сумок, которые подлежат вскрытию. Вскрытие производится двумя лицами и после подсчета денег устанавливается соответствие полученных сумм по препроводительным ведомостям. При выявлении расхождений составляется акт в двух экземплярах. Первый экземпляр направляется по месту упаковки брезентовой сумки для проверки и принятия мер, второй экземпляр приобщается к справке формы МС-44, в последней графе которой делается отметка о сумме расхождений.

На основании справки формы МС-44 на сумму поступивших сверхлимитных остатков составляется приходный кассовый ордер формы КО-1, который регистрируется в кассовой книге формы КО-4.

Допускается оприходование наличных денег без справки формы МС-44 при условии поименной записи всех препроводительных ведомостей в кассовую книгу формы КО-4.

Объекты почтовой связи сдают сверхлимитные остатки в банк для зачисления на счет по переводным операциям. При этом они обеспечивают сохранность наличных денег. Алгоритм высылки сверхлимитных остатков из кассы отделения почтовой связи представим в Приложении В.

5 КОНТРОЛЬ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В ОТДЕЛЕНИИ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ

В отделении почтовой связи оператор перед началом рабочего дня, в случае необходимости и в течение дня, получает аванс денежной наличности под расписку оператора в книге кассира-операциониста (Приложение Е).