Учет кассовых операций

КУСП «Совхоз Брестский» имеет право хранить в своей кассе наличные деньги, полученные по чеку на оплату труда, выплата пособий по социальному страхованию не более 5 рабочих дней, включая день получения денег в обслуживающем банке. По истечении этого срока неиспользованные по назначению суммы наличных денег депонируются и сдаются в обслуживающий банк, как правило, на 6 рабочий день соответственно.

Для получения денег  с расчетного счета учреждение банка выдает КУСП «Совхоз Брестский» на основе специального заявления чековую книжку,  в которой все чеки заранее пронумерованы, на каждом проставлены наименование учреждения банка, номер расчетного счета, наименование владельца. При выписке чека на обороте обязательно указывают назначение полученной суммы (на оплату труда, на хозяйственные расходы и т.д.).  Никакие исправления в чеках не допускаются. Все реквизиты заполняются в организации. Для получения денег в банке заполненные чеки подписываются руководителем предприятия и главным бухгалтером и скрепляются печатью. Не разрешается выдача кассиру оформленных подписями и печатью чистых бланков  для заполнения их в банке. Чек выписывают, как правило,  на кассира; не допускается выдавать чеки на предъявителя [6, с.25].

 Прием наличных  денег в кассу КУСП «Совхоз  Брестский» оформляют приходным кассовым ордером (ф. КО-1) (Приложение 2), в котором указывают, на какие цели или за что их вносят, сумму, дату. Приходный ордер заполняется в бухгалтерии и поступает в кассу при оформлении приема денег. После приема денег в кассу плательщику выдают квитанцию за подписью главного бухгалтера и кассира. Квитанция удостоверяет, что деньги действительно внесены в кассу. При получении денег из банка квитанцию к ордеру не выписывают. Приходные кассовые ордера при использовании их для приема денежных средств за реализованную продукцию (товары,  работы,  услуги) перед применением должны быть зарегистрированы в налоговых органах,  после чего они учитываются как бланки строгой отчетности [6, с.26].

Выдачу наличных денег  из кассы оформляют расходным кассовым ордером (ф. КО-2) (Приложение 3). В нем указывают: кому,  на какие цели или за что выданы деньги, сумму, дату. Расходный кассовый ордер выписывает бухгалтерия, подписывает руководитель организации, главный бухгалтер, подтверждая законность операции по выдаче наличных денег. Выдачу денег по ордеру кассир удостоверяет своей подписью. Факт получения денег подтверждает подписью получатель. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир требует от получателя предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Номер документа, место и дату его выдачи отмечают в ордере.

Выдача наличных денег  лицам, которые не входят в списочный  состав КУСП «Совхоз Брестский» производится по расходным кассовым ордерам,  выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной платежной ведомости на основании заключенных договоров с наложением штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Если деньги выплачивают  по доверенности, то в тексте расходного кассового ордера бухгалтерия указывает  фамилию,  имя,  отчество лица,  через которое производится выдача. В ведомости перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается у кассира и прикладывается к расходному кассовому ордеру.

Все кассовые документы  заполняют чернилами или пастой четко, ясно,  без каких-либо помарок  или исправлений.

Прием и выдача денег  по кассовым ордерам производится только в день их составления. Выдачу из кассы заработной платы, премий, пособий по временной нетрудоспособности кассир производит по платежным ведомостям (Приложение 4). На титульном листе ведомости делается разрешительная надпись о выдаче наличных денег за подписями руководителя и главного бухгалтера с указанием сроков выдачи и суммы наличных денег прописью. Расходный кассовый ордер оформляют на фактически выплаченную по ведомости общую сумму оплаты труда. По истечении пяти дней после получения денег в банке для выплаты заработной платы кассир обязан в платежной ведомости против фамилии, имя, отчества лиц, не получивших деньги,  проставить штамп или сделать отметку от руки «Депонировано». На титульном листе платежной ведомости делают надпись о фактически выплаченной сумме, а также о сумме,  оставшейся неполученной и подлежащей депонированию. Депонированные суммы сдаются в  банк. На сумму  сдаваемых наличных денег составляется один общий расходный кассовый ордер [6, c.27].

Выдачи наличных денег  под отчет на расходы,  связанные  со служебными командировками работников КУСП «Совхоз Брестский» производятся в порядке и размерах,  установленных законодательством Республики Беларусь.

КУСП «Совхоз  Брестский» выдает их под отчет на предстоящие расходы на сроки, определяемые руководителем:

• не более 3 рабочих дней – на расходы,  производимые в месте нахождения предприятия,  предпринимателя,  частного нотариуса;
• не более 10 рабочих дней – на расходы,  производимые вне места расположения предприятия,  предпринимателя,  частного нотариуса;
• до 30 рабочих дней – в сумме,  не превышающей размера одной базовой величины.

Выдачи наличных денег  под отчет на расходы, связанные  со служебными командировками работников, производятся при условии полного отчета по ранее полученным на эти цели суммам.

Лица,  получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки,  исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги,  за исключением случаев,  установленных абзацем первым части второй статьи 107 Трудового кодекса Республики Беларусь [6, с.27].

Передача наличных денег, выданных под отчет одному лицу, другим лицам запрещается.

Документами, подтверждающими  расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров,  работ,  услуг) являются: кассовый ордер формы № КО-1, кассовый чек с приложенной копией товарного чека, другие приходные документы, утвержденные в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Сдача денежной наличности в банк оформляется объявлением на взнос наличными (Приложение 5). На принятую по объявлению сумму банк выдает квитанцию,  которая является оправдательным документом для списания денег по кассе.

Все приходные и расходные  кассовые ордера до подачи в кассу  регистрируются в бухгалтерии в журнале регистрации приходных и расходных  кассовых  ордеров  в белорусских рублях (ф. 1) (Приложение 6).

Журнал, как правило, открывают раздельно на приходные и расходные кассовые документы.

Расходные кассовые ордера, оформленные на основании платежных ведомостей, заполняются и регистрируются только после выдачи наличных денег и закрытия платежной ведомости.

На все кассовые документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам,  после их исполнения кассир ставит специальный штамп или надпись «Получено» – на приходных документах,  «Оплачено» – на расходных документах с указанием даты (число,  месяц,  год).

Движение денег в кассе кассир КУСП «Совхоз Брестский» учитывает в кассовой книге (ф. КО-4) (Приложение 7). Кассовая книга должна быть пронумерована,  прошнурована и скреплена печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия. В ней ежедневно регистрируются все операции по поступлению и расходованию денег. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу после получения или выдачи наличных денег отдельно по каждому приходному или расходному кассовому ордеру. По каждой операции записывают номер документа,  от кого получены или кому выданы деньги и в какой сумме. По окончании рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги оборотов по приходу и расходу и выводит остаток денег по кассе на следующий день [6, с.28].

При условии обеспечения  полной сохранности кассовых документов кассовая книга в КУСП «Совхоз Брестский» ведется автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги, за год. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц автоматически печатается общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год — общее количество листов кассовой книги за год. В отчете кассира в обязательном порядке указывается субсчет 01счета 50 «Касса организации».

Кассир после  получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» проверяет правильность составления указанных документов, подписывает их и передает отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в отдел бухгалтерии организации под расписку во вкладном листе кассовой книги.

3.3. Синтетический и аналитический учет кассовых операций

После проверки всех записей в кассовом отчете и приложенных к нему приходных и расходных документов произведенные кассовые операции отражаются на счетах бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет наличных денег, их движения в  КУСП «Совхоз Брестский» ведется  на активном счете 50 «Касса». По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов, а по кредиту этого счета — выдача денежных средств и денежных документов. На счете 50 сальдо может быть только дебетовое или равное нулю, если в кассе совсем не осталось денег. Аналитическими данными служат кассовая книга, отчеты кассира.

В бухгалтерии  кассовые отчеты и документы обрабатываются: каждая запись проверяется по существу операции, сверяется с первичным документом, проставляется код корреспондирующего со счетом 50 синтетического счета и субсчета. Остаток денег на начало дня по отчету кассира сверяется с остатком на конец дня, показанным в предыдущем отчете, проверяется правильность выведенных оборотов и остатка.

К счету 50 «Касса» открываются субсчета:

50-1 «Касса организации» учитываются наличные денежные средства в кассе организации;

50-2 «Операционная касса» используется при наличии в ее составе для выполнения уставной деятельности магазинов, автопарков, эксплуатационных участков и других подразделений, расположенных вне места организации и являющихся обособленными подразделениями;

50-3 «Денежные документы» предназначен для учета почтовых марок,  марок государственной пошлины,  вексельных марок, оплаченных авиабилетов и других денежных документов;

50-4 «Валютная касса» предназначена для учета кассовых операций в иностранной валюте при осуществлении внешнеэкономической деятельности [7, с.94].

Субсчет 50-1 «Касса организации» предназначен для учета денежных средств в головной кассе.

Таблица 3.1. Основные бухгалтерские записи по субсчету 50-1»Касса организации»