Учет наличия и движения драгоценных металлов и драгоценных камней

    2.3 Инвентаризация драгоценных  металлов и драгоценных  камней 
 
 

    Инвентаризацию  драгоценных камней и драгоценных металлов, содержащихся во всех видах и состояниях, проводят все предприятия, организации, учреждения, независимо от форм собственности.

    Инвентаризации  подлежат все имеющиеся в наличии  драгоценные металлы и драгоценные камни, изделия из них, лом и отходы, их содержащие, а также находящиеся в составе любых материальных ценностей, в том числе электротехнических изделий, находящиеся в зданиях, сооружениях, приборах, устройствах отопительных, газопроводных и других системах, сетях силовой и осветительной электропроводки, вентиляционных устройствах, системах охранной и пожарной сигнализации, укомплектованных изделиями радиоэлектроники и электроаппаратуры.

    Инвентаризация  драгоценных металлов, лома и отходов, их содержащих, обязательно проводится перед составлением статистической отчетности во всех местах их хранения по состоянию на 1 января и 1 июля..

    Вместе  с тем не следует забывать об иных случаях, когда инвентаризация проводится в обязательном порядке, поскольку  несоблюдение требований законодательства о проведении инвентаризации при смене лиц, ответственных как за сбор, хранение и сдачу лома и отходов, содержащих драгоценные металлы, так и за учет имущества с наличием таких металлов, приводит к тому, что своевременно не выявляются случаи разукомплектования оборудования с наличием драгоценных металлов, хищений лома и отходов, реализации списанного имущества без учета стоимости драгоценных металлов. В связи с этим инвентаризацию драгоценных металлов проводят:

    при смене руководителя организации, материально  ответственных лиц на день приема, сдачи дел;

    при смене собственника или реорганизации организации;

    при ликвидации организации;

    при установлении фактов хищений, других злоупотреблений  имущественного характера, порчи, утраты имущества или по иным причинам (пожар, стихийное бедствие);

    по  решению уполномоченных на то органов.

    Для проведения инвентаризации приказом руководителя организации или его заместителя  создается комиссия из числа работников организации при обязательном участии  главного бухгалтера либо лица, исполняющего его обязанности. Этим же приказом устанавливается порядок, сроки начала и окончания инвентаризации, сличения ее результатов с данными учета и отражения их в учете и отчетности.

    В состав инвентаризационной комиссии не включаются материально ответственные  лица, в подотчете у которых  находятся ценности, подлежащие инвентаризации.

    Кроме того, учитывая требования законодательства о том, что один и тот же работник не может быть назначен председателем  рабочей инвентаризационной комиссии у одних и тех же материально ответственных лиц два раза подряд, в целях достижения наибольшей эффективности проведения инвентаризации рекомендуется ежегодно изменять весь состав инвентаризационной комиссии.

    Инвентаризационная  комиссия обеспечивает полноту и  точность внесения в инвентаризационные документы данных о фактических остатках ценностей, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

    Инвентаризация  драгоценных металлов и драгоценных  камней, изделий, лома и отходов, их содержащих, проводится по их местонахождению  в присутствии материально ответственных лиц, на хранении у которых находятся эти ценности

    Ответственность за неправильное и несвоевременное  проведение инвентаризации драгоценных металлов и драгоценных камней несет руководитель организации, если иное не предусмотрено приказами и распоряжениями.

    Инвентаризация  проводится на бланках формы N ИНВ-8а  «Инвентаризационная опись драгоценных металлов и драгоценных камней, содержащихся в полуфабрикатах, узлах и деталях оборудования, приборах и иных изделиях, а также находящихся в составе любых материальных ценностей, в ломе и отходах по состоянию на 1 января».

    До  начала проведения указанной инвентаризации должна быть выверена и приведена  в надлежащий порядок вся учетная  документация (инвентарные карточки, ведомости, паспорта); необходимо проверить полноту и правильность записи показателей технической характеристики, данных о годе выпуска и модернизации оборудования.

    Оборудование, не состоящее на учете и выявленное в процессе инвентаризации, включая вновь поступившее с других предприятий и баз, а также собственного производства, необходимо принять на учет, а драгоценные металлы, содержащиеся в нем, в обязательном порядке должны быть отражены в бланке инвентаризационной описи и отчете по форме N ИДМ.

    Оборудование, которое подвергалось модернизации, должно учитываться при инвентаризации согласно своей новой технической характеристике и содержанию драгоценных металлов и драгоценных камней, приобретенных после модернизации этого оборудования.

    Негодное  оборудование, подлежащее списанию, но еще не списанное в лом, также подлежит инвентаризации в установленном порядке.

    Наличие драгоценных металлов и драгоценных  камней, содержащихся в полуфабрикатах, узлах и деталях оборудования, приборах и иных изделиях, определяется данными о количестве драгоценных  металлов в объектах учета, занесенными в первичную учетную документацию на основании сведений об их содержании, указанных в технической документации (паспортах, формулярах, по данным предприятий-разработчиков, изготовителей, руководствах по эксплуатации, этикетках, перечнях, спецификациях, электросхемах), и другим справочным данным.

    Материальные  ценности, не состоящие на учете  и выявленные в процессе инвентаризации, необходимо принять на учет, а драгметаллы, содержащиеся в них, в обязательном порядке отражаются в инвентаризационной описи.

    На  ценности, содержащие драгоценные металлы  и драгоценные камни, находящиеся  на ответственном хранении, арендованные (лизинг) или полученные для переработки, составляются отдельные описи. Один экземпляр инвентаризационной ведомости (описи) высылается владельцу ценностей или арендодателю.

    Наличие драгоценных металлов и драгоценных  камней, находящихся в составе  оборудования, при невозможности в момент инвентаризации проверки их в натуре устанавливается по паспортам или другим учетным документам, а их отсутствие - по нормативно-справочной документации (перечням, справочникам) или комиссионно.

    Сведения  о драгоценных металлах и драгоценных  камнях и изделиях, их содержащих, а  также ломе и отходах, переданных в другие организации на переработку или находящиеся в пути, но числящиеся на учете организации, проверяются по учетным документам, и результаты проверки оформляются отдельной описью.

    В тех случаях, когда определение  количества драгоценных металлов, содержащихся в импортных изделиях, затруднено, количество драгметалла устанавливается по аналогии с отечественными. При этом следует иметь в виду, что количество драгметаллов, содержащихся в импортных изделиях, составляет примерно 28% от количества драгоценных металлов, содержащихся в аналогичных отечественных изделиях.

    При отсутствии перечней, спецификаций, схем количество драгоценных металлов и  драгоценных камней, находящихся  в аппаратуре, устройствах, запасных комплектах, входящих в состав оборудования  определяется по фактическому наличию "комиссионно" на основании заключения компетентных комиссий, созданных для проведения указанной инвентаризации.

    Основные  средства, производственные и материальные запасы, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы заносятся в инвентаризационную опись по группам в порядке, предусмотренном планами бухгалтерского учета.

    Инвентаризационная  опись драгоценных металлов и  драгоценных камней, содержащихся в  полуфабрикатах, узлах и деталях  оборудования, приборах и иных изделиях, а также находящихся в составе  любых материальных ценностей, ломе и отходах по форме N ИНВ 8-а составляется в целом по предприятию по каждой единице объекта, находящегося на балансе предприятия.

    Результаты  инвентаризации должны быть отражены в учетной документации в течение 10 дней после окончания инвентаризации.

    По  всем недостачам, потерям и излишкам инвентаризационной комиссией должны быть получены от соответствующих должностных  лиц письменные объяснения, на основании  которых, а также материалов инвентаризации и учетных данных, комиссия устанавливает причины недостач и излишков. В соответствии с этими данными определяет порядок регулирования разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учета. Свои предложения комиссия фиксирует в протоколе, который утверждается руководителем учреждения. В протоколе фиксируются предложения по урегулированию разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учета, подробные сведения о причинах недостач и излишков и указывается, какие меры приняты по отношению к виновным лицам.

    Ответственность за неправильное и несвоевременное проведение инвентаризации драгоценных металлов и драгоценных камней несут руководитель и главный бухгалтер учреждения.

    Результаты  инвентаризации должны быть рассмотрены  и утверждены руководителем организации, которым были назначены комиссии, в течение десяти дней после ее проведения.

    Инвентаризационные  описи составляются в 2 экземплярах, подписываются инвентаризационной комиссией и материально ответственным  лицом. До начала инвентаризации от каждого  материально ответственного лица берется расписка в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы по учету ценностей сданы в бухгалтерию и все ценности, поступившие на их ответственное хранение, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Расписка включается в заголовочную часть акта. При смене материально ответственных лиц акты составляются в 3 экземплярах.

    На  каждой странице акта, описи указывают  прописью число порядковых номеров  ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице.

    Исправление ошибок производится во всех экземплярах  актов, описей путем зачеркивания неправильных и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В актах не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

    Описи, акты подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией ценностей в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленных в описи ценностей на ответственное хранение. При проверке фактического наличия драгоценных металлов и драгоценных камней, изделий из них или их содержащих в случае смены материально ответственных лиц принявший драгоценные металлы и драгоценные камни, изделия из них или их содержащие расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.

    По  окончании инвентаризации надлежащим образом оформленные инвентаризационные документы (акты, описи) сдаются в бухгалтерию для сличения фактических и учетных данных. При выявлении отклонений от учетных данных бухгалтерией составляется сличительная ведомость. Инвентаризационная комиссия проверяет правильность составления сличительных ведомостей.

    В тех случаях, когда материально  ответственные лица обнаружат после  инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок.

    По  всем недостачам, потерям и излишкам инвентаризационной комиссией должны быть получены от соответствующих работников письменные объяснения.

    Результаты  работы инвентаризационная комиссия оформляет  протоколом, в котором на основании  материалов инвентаризации, учетных  данных, представленных объяснений комиссия устанавливает характер, причины и виновников недостач (излишков), указывает, какие меры приняты по отношению к виновным лицам, вносит предложения о возможных резервах по повышению эффективности использования драгоценных металлов и драгоценных камней, по улучшению их хранения и мерах по обеспечению сохранности, определяет порядок регулирования расхождений данных инвентаризации и бухгалтерского учета.