Учет расчетов с подочетными лицами

  К договорам гражданско-правового  характера относятся: договоры подряда, поручения, комиссии, перевозки, авторский  и иной договор возмездного оказания услуг [4, с.128]. В этом случае порядок  и условия возмещения документально  подтвержденных расходов, понесенных работником в ходе выполнения работы, может быть определен сторонами  в тексте договора.

  К таким расходам могут быть, например, отнесены расходы по проезду и  найму жилья, приобретению материалов и другие.

  Под служебной командировкой, совершаемой  в установленном порядке, понимаются также поездки работника, которые  связаны с:

  -   покупкой материально-производственных запасов;

  -   осуществлением работ капитального характера (выполнением функций заказчика и т.п.);

  -   подготовкой и повышением квалификации работников;

  -   участием в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет вклады (акции);

  -   другими аналогичными нуждами.

 
2. Служебные командировки по россии  и за рубеж

  Последние двадцать лет направление работников в командировки регламентировалось Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда  СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 "О  служебных командировках в пределах СССР". Давно уже нет СССР, а  инструкция продолжает действовать. Наконец  Правительство РФ Постановлением от 13.10.2008 № 749 утвердило Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение о командировках). Данный документ выпущен в соответствии со ст.166 ТК РФ, в которой говорится  о том, что особенности направления  работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ. В новом документе  прописаны положения о командировках  как на территории РФ, так и за ее пределами, касающиеся расходов на оформление документов, суточных и иных расходов, а в Инструкции № 62 последних положений предусмотрено не было (она предназначалась для внутреннего пользования в пределах СССР).

  Положение о командировках начало действовать  с 25 октября 2008 года. При этом нигде  не сказано, что Инструкция № 62 прекращает свое действие, поэтому положения, не урегулированные Положением о командировках, будут применяться в соответствии с Инструкцией № 62 в той ее части, которая не противоречит ТК РФ.

2.1 Документальное оформление и  сроки служебных командировок

  Направление работников в командировку должно быть оформлено первичными документами. К числу таких документов относятся:

  служебное задание для направления в  командировку и отчет о его  выполнении (форма Т-10а);

  приказ (распоряжения) о направлении работника  в командировку (форма Т-9 или Т-9а);

  командировочное удостоверение (форма Т-10) [7].

  Порядок и размеры возмещения расходов, связанных  со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным  нормативным актом организации. В связи с этим организация  может издать приказ (иной распорядительный документ), в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в  служебную командировку. В частности, это может быть приказ о командировании и (или) командировочное удостоверения. Эти документы являются, во-первых, документами, подтверждающими производственный характер командировки, во-вторых, документами, на основании которых определяется продолжительность командировки.

  Прежде  чем отправить сотрудника в командировку, его непосредственный начальник  заполняет форму № Т-10а "Служебное  задание для направления в  командировку и отчет о его  выполнении". В этом документе  указываются задание работника, место, куда именно и на сколько дней он командирован. Затем задание утверждает руководитель организации. На основании  служебного задания выписывается командировочное  удостоверение (форма № Т-10), причем в одном экземпляре. Фактическое  время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном  удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне  выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте [5]. В ходе налоговой проверки инспекторы досконально проверяют  оформление командировочных удостоверений, поэтому документ должен быть составлен  грамотно, с соблюдением установленных  норм. Например, личные данные работника, указанные в документе, должны совпадать  с данными в билетах, должны быть проставлены все подписи и  печати, иначе командировочное удостоверение  может быть признано недействительным. Нередки случаи, когда по тем или  иным причинам командированный работник не проставляет на удостоверении  отметки о времени прибытия и  выбытия из одного места командировки в другое (к примеру, он забыл или  не стал настаивать). В результате при  проверке налоговыми органами может  быть поставлен под сомнение сам  факт пребывания в командировке. Или  же работник не прикладывает к авансовому отчету отчет о выполнении служебного задания (в отчете командированный  отмечает работу, которую проделал в командировке). В случае его  отсутствия налоговики могут усомниться в экономической обоснованности произведенных расходов.

  После оформления вышеуказанных документов работник направляется в бухгалтерию  за командировочными. Организация обязана  ему оплатить [2, с.81]:

  стоимость проезда;

  расходы по найму жилья;

  суточные;

  При командировках в местности, откуда командированный имеет возможность  ежедневно возвращаться к месту  своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются [5].

  иные  затраты, на которые дал разрешение работодатель.

  Выдача  наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся  командированным лицам на эти  цели.

  Передача  выданных под отчет наличных денег  одним лицом другому запрещается [11].

  Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который  он был командирован.

  При направлении работника в командировку в пределах РФ издание соответствующего приказа руководителя не является обязательным (достаточно одного лишь командировочного удостоверения). Направление в командировку лиц, работающих по гражданско-правовому  договору, приказом руководителя не оформляется. Этим лицам не выдается и командировочное  удостоверение.

  Cрок  командировки определяется работодателем  с учетом объема, сложности и  других особенностей служебного  поручения [6]. Таким образом, не  существует никаких ограничений  на срок командировки. Днем выезда  в командировку считается дата  отправления поезда, самолета, автобуса  или другого транспортного средства  от места постоянной работы  командированного, а днем приезда  из командировки - дата прибытия  указанного транспортного средства  в место постоянной работы. При  отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.

  В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного  пункта, учитывается время, необходимое  для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место  постоянной работы.

  Вопрос  о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем. Фактическое  время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном  удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне  выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

  В министерствах, ведомствах, объединениях, на предприятиях, в организациях и  учреждениях регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих  в командировки на данное предприятие, в организацию и учреждение, ведется  в специальных журналах по установленным  формам. Руководитель министерства, ведомства, объединения, предприятия, учреждения приказом назначает лицо, ответственное  за ведение журналов регистрации  работников, прибывающих в командировку и выбывающих в командировку, и  производство отметок в командировочных  удостоверениях.  

2.2 Выплата суточных, корпоративная  карта

  Суточные  возмещаются работнику за каждый день пребывания в командировке, включая  выходные и нерабочие праздничные  дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время  вынужденной остановки в пути. Размеры суточных определяются локальным  нормативным актом организации [6].

  Если  работник может ежедневно возвращаться домой, то суточные не выплачиваются. При  этом вопрос о целесообразности такого ежедневного возвращения в каждом конкретном случае решается руководителем  организации с учетом дальности  расстояния, условий транспортного  сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости  создания работнику условий для  отдыха.

  Если  работник по окончании рабочего дня  по согласованию с руководителем  организации остается в месте  командирования, то расходы по найму  жилого помещения при предоставлении соответствующих документов возмещаются  работнику в размерах, определяемых коллективным договором или локальным  нормативным актом [6].

  Независимо  от того, какой размер суточных установлен локальным нормативным актом  предприятия, не подлежат обложению  НДФЛ суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в  командировке на территории РФ и не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке. В  полном объеме не облагаются НДФЛ фактически произведенные и документально  подтвержденные целевые расходы  на проезд до места назначения и  обратно, расходы по найму жилого помещения и другие расходы, связанные  с командировкой. При непредставлении  налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются  от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в  командировке на территории РФ и не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке [3, с.296].

  Выплата работнику суточных в иностранной  валюте при направлении работника  в командировку за пределы территории РФ осуществляется в размерах, определяемых коллективным договором или локальным  нормативным актом, с учетом особенностей [6].

  За  время нахождения в пути работнику, направляемому в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются  в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным  нормативным актом для командировок в пределах территории РФ и при  проезде по территории иностранного государства. Таким образом, эти  положения должны быть закреплены в  локальных актах организации, что  будет служить основанием для  их принятия в целях налогообложения.

  Суточные  выплачиваются по следующему правилу:

  при следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной  границы РФ включается в дни, за которые  суточные выплачиваются в иностранной  валюте;

  при следовании на территорию РФ дата пересечения  государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются  в рублях.

  Даты  пересечения государственной границы  РФ определяются по отметкам пограничных  органов в паспорте. При направлении  работника в командировку на территорию двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы  между государствами выплачиваются  в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

  В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются  по решению руководителя организации  при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

  Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся  на территорию РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются  в размере 50% нормы расходов на выплату  суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств.

  Так же для расчетов с работниками  по командировочным расходам организации  используют корпоративные карты. Корпоративные  карты оформляют на имена тех  сотрудников, которым приходится ездить в командировки.

  Денежные  средства с корпоративных карт можно  снимать как в рублях, так и  в иностранной валюте.