Учет расчетов с подочетными лицами

  Таким образом, при учете задолженности  подотчетного лица выданные суммы валюты учитываются по курсу ЦБ РФ на день выдачи, при отчете и возврате неиспользованных сумм по курсу на дату утверждения  отчета.

  Возникающие в бухгалтерском учете по операциям  в иностранной валюте курсовые разницы  отражаются в соответствии с пунктом 13 ПБУ 3/2000 как Внереализационные  доходы или Внереализационные расходы, которые учитываются на счете 91 "Прочие доходы и расходы". Курсовые разницы  фиксируются на авансовом отчете.

  Проверенный авансовый отчет подписывается  директором учреждения, для чего в  верхней части лицевой стороны  бланка авансового отчета предусмотрена  соответствующая строка. После утверждения  документ принимается к учету  для списания подотчетных денежных средств. Остаток неиспользованного  аванса приходуется в кассу, перерасходованная  сумма выдается подотчетному лицу в  установленном порядке.

  Удержание из зарплаты работника для погашения  его задолженности работодателю может производиться для погашения  неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного  в связи со служебной командировкой [2, с.71].

  Трудовое  законодательство РФ ограничивает размер удержаний из зарплаты. При каждой выплате заработной платы общий  размер всех удержаний не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных  федеральным законодательством, - 50% заработной платы, причитающейся работнику [2, с.72].

  Удержания возможны только в том случае, если физическое лицо не оспаривает основания  и размера удержания. Работодатель вправе принять решение об удержании  из зарплаты работника не позднее  одного месяца со дня окончания срока (от даты утверждения авансового отчета), установленного для возвращения  аванса, погашения задолженности [2, с.71].

  Для этого необходимо издать приказ (распоряжение) о производстве удержаний. В противном  случае удержания возможны только в  судебном порядке.

  Если  администрация не издала распоряжение об удержании из заработной платы  работника, то данные суммы подлежат включению в совокупный доход, полученный данным физическим лицом (в отчетном периоде возникновения просроченной задолженности).

  При определении налоговой базы надо учесть все доходы налогоплательщика, которые он получил как в денежной, так и в натуральной форме.

  В последующем при предоставлении работником авансового отчета производится перерасчет причитающейся к уплате суммы налога на доходы.  

2.5 Рабочее время и время отдыха  командированного, временная нетрудоспособность  командированного

  В Положении о командировках не оказалось нормы, имевшей место  в Инструкции № 62 (п.8): на работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени  отдыха тех объединений, предприятий, учреждений, организаций, в которые  они командированы. Можно предположить, что режим работы командированный  согласует со своим работодателем.

  Если  работник специально командирован для  работы в выходные или праздничные  дни, компенсация за работу в эти  дни производится в соответствии с действующим законодательством.

  Оплата  труда работника в случае привлечения  его к работе в выходные или  нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством  РФ [6]. Работать в выходные и нерабочие  праздничные дни запрещается, кроме  исключительных случаев [2, с.60]. Привлечение  работников к работе в выходные и  нерабочие праздничные дни производится в случае необходимости выполнения заранее не предвиденных работ с  письменного согласия работников и  с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Особые условия предусмотрены для  инвалидов и женщин, имеющих детей  в возрасте до трех лет. Привлечение  работников к работе в выходные и  нерабочие праздничные дни производится по письменному распоряжению работодателя. Привлечение к работе в выходные и нерабочие праздничные дни  без согласия работников допускается  только в строго оговоренных ТК РФ случаях: аварии, катастрофы, бедствия и т.д.

  Работа  в выходной или нерабочий праздничный  день оплачивается не менее чем в  двойном размере [2, с.77]. Конкретные размеры оплаты работы в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным  актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором. При этом по желанию  работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в  выходной или нерабочий праздничный  день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

  В Инструкции № 62 было положение о  том, что, если день отъезда совпадает  с выходным, работнику предоставляется  отгул. В новом документе такого положения нет.

  Вопрос  о явке на работу в день отъезда  в командировку и в день прибытия из командировки решается по договоренности с администрацией.

  В случае временной нетрудоспособности работника ему на общем основании  возмещаются расходы по найму  жилого помещения (кроме случаев, когда  командированный работник находится  на стационарном лечении) и выплачиваются  суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к  выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к  месту своего постоянного места  жительства. При этом законодатель ограничивает продолжительность времени, в течение которому нетрудоспособному  работнику возмещаются расходы  по найму жилого помещения и выплачиваются  суточные: это срок не может превышать  двух месяцев.

  Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность  по состоянию здоровья вернуться  к месту постоянного жительства должны быть удостоверены в установленном  порядке. За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачиваются  на общих основаниях пособие по временной  нетрудоспособности. Дни временной  нетрудоспособности не включаются в  срок командировки.

2.6 Не состоявшиеся командировки

  Организации иногда сталкиваются с ситуациями, когда командировки по каким-то причинам срываются. Между тем, деньги могут  быть к этому моменту потрачены: куплены билеты, оплачена бронь на гостиницу, получены визы и т.д. И  если, сдав билеты, хотя бы часть денег  можно вернуть, то пошлину за получение  визы обратно получить нельзя.

  Не  исключена ситуация, когда сотрудник  приобрел авиабилет для поездки  в командировку, но в связи с  непредвиденными обстоятельствами по решению руководителя организации  командировка была отменена. Сотрудник  получил от авиакомпании за сданный  билет сумму меньшую, чем та, которая  была уплачена при приобретении билета, или не получил вообще.

  В этом случае при сдаче наличных денег, полученных под отчет, сотрудник  прикладывает к авансовому отчету документ о возврате билета с суммой удержанного  сбора.

  Включать  ли сумму удержанного сбора в  налоговую базу для исчисления налога на доходы физических лиц?

  При возврате в кассу организации  командированным физическим лицом  полученных под отчет наличных денег  в связи с отменой командировки с приложением к авансовому отчету документа о сдаче билета и  уплате сбора за эту операцию сумма  сбора не включается в совокупный доход [3, с296].

  В бухгалтерском учете затраты, понесенные в связи с отменой командировки, включают в состав прочих расходов. Чтобы учесть расходы на несостоявшуюся командировку в налоговом учете, необходимо, чтобы они были экономически оправданными и подтверждены документами. То есть фирме придется позаботиться о том, чтобы доказать, что командировка сама по себе была оправданной и  что отмена командировки также обоснованна, в том числе получением прибыли.

  Скажем, штраф, который обычно удерживают при  возврате билетов, можно считать  неустойкой за нарушение договора перевозки. А такие штрафы включаются в состав внереализационных расходов [3, с.390]. Подтверждает указанные расходы  билет, который выписывают на сумму  штрафа. Организация вправе учесть при определении налоговой базы по налогу на прибыль расходы по неиспользованному авиабилету при  наличии экономически обоснованных и документально подтвержденных причин неиспользования билета.

  А вот включить в расходы стоимость  виз при отмене загранкомандировки не удастся. По мнению Минфина России, высказанному в письме от 6 мая 2006 г. № 03-03-04/2/134, хотя статья 264 Налогового кодекса  РФ позволяет списать на расходы  стоимость виз по командировкам, любой расход должен быть обоснован.

2.7 Гарантии и компенсации при  командировках

  За  время нахождения в командировке нужно начислять заработную плату  исходя не из заработка за текущий  месяц, а из среднего заработка, начисленного за предыдущие периоды [2, с.81]. Также  следует отметить, что за работником сохраняется и место работы. Средний  заработок сохраняется за сотрудником  за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

  Средний заработок определяется в соответствии с порядком, определенным "Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы", утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 24 декабря 2007 г. № 922

  Заработная  плата пересылается командированному работнику, по его просьбе, за счет объединения, предприятия, учреждения, организации, которыми он командирован.

  Расчет  производится исходя из фактически начисленных  работнику выплат и фактически отработанного  времени им за 12 месяцев, предшествующих моменту выезда в командировку. Впрочем, период для расчета среднего заработка  может быть иным. Нужно, чтобы он был закреплен в коллективном договоре. При определении количества дней нахождения работника в командировке нужно учитывать: день отъезда в  командировку: либо текущие сутки, либо последующие сутки. Если пристань, аэропорт находятся за чертой населенного  пункта, учитывается время, необходимое  для проезда до них [5]. По аналогии определяется и день приезда.

  При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок  сохраняется на том объедении, предприятии, учреждении, организации, которое его  командировало. В случае направления  в командировку одновременно по основной и совмещаемой работу средний  заработок сохраняется по обеим  должностям, а расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними [8].

 
3. Бухгалтерский учет и налоговый  учет 3.1 Бухгалтерский учет

  Расчеты с подотчетными лицами учитываются  на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной  деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н. Причем в аналитических  регистрах эти расчеты нужно  отражать подробно - отдельно по каждому  сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используется журнал-ордер № 7, форма которого утверждена письмом Минфина СССР от 8 марта 1960 г. № 63.

  Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а  подотчетное лицо ставит свою подпись  в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: дебет 71 кредит 50 - выданы деньги в подотчет (обратная проводка - сданы  неизрасходованные деньги подотчетным  сотрудником). Расходный кассовый ордер  регистрируется в журнале регистрации  приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается  руководителем и главным бухгалтером.

  Потратив  деньги, сотрудник составляет авансовый  отчет, его форма № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

  Эту форму с 1 января 2002 года должны применять  все предприятия. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был  правильно оформлен. Подписан он должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником  бухгалтерии, принявшим этот отчет. Сотрудник, который составляет авансовый  отчет, должен подтвердить свои расходы  оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные  билеты и т.п.). Если же сотрудник  представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая  составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно  должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового  аппарата.