Учет расчетов с подотчетными лицами

- транспортное обслуживание доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

- буфетное обслуживание во время переговоров;

- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

     Состав  представительских расходов налогоплательщика  определен п. 2 ст. 264 НК РФ. По сравнению  с перечнем представительских расходов, определенных Постановлением в целях  бухгалтерского учета, в НК РФ виды этих расходов ограничены: в них  не включаются оплата гостиниц как  для руководителей и членов делегаций, так и для сопровождающих лиц, оплата питания (суточные), культурные, бытовые и прочие расходы, приобретение сувениров. Налоговое законодательство не относит к представительским  расходам расходы на организацию  развлечений, отдыха, профилактики и  лечения заболеваний участников представительских мероприятий.

     Согласно  п.2 ст.264 НК РФ представительские расходы  в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика  на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

     Представительские расходы относятся к расходам, связанным с производством и  реализацией, поэтому помимо выполнения обычных требований при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что произведенные расходы  связаны с предпринимательской  деятельностью учреждения.  
 

     1.3. Учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы 

     Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

     В командировку может быть направлен  только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда  или поручения), командировкой не считается.

     В соответствии с действующим законодательством  командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту  командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи  или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.

     Для правильного отражения организацией расчетов с подотчетными лицами при  осуществлении ими командировок необходимо учитывать:

- цель командировки;

- кто направляется в командировку;

- место командировки;

- срок командировки;

- какие расходы допускаются нести работнику в служебной командировке;

- условия командировке за пределами России;

- порядок оформления командировки;

- порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения.

     Цель  командировки определяет её классификацию  и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого командировки можно  подразделить на служебные и непроизводственные.

     В соответствии со ст. 166 Трудового Кодекса  РФ служебная командировка – поездка  работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места  постоянной работы. Служебные поездки  работников, постоянная работа которых  осуществляется в пути или имеет  разъездной характер, служебными командировками не признаются.

     Под служебной командировкой, совершаемой  в установленном порядке, понимается также поездки работника, которые  связаны с:

- покупкой ТМЗ, расходы по которым учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов;

- осуществлением работ капитального характера, расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства;

- подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы;

- участия в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет акции, расходы по которой относятся к служебным командировкам и учитываются в составе сметы на общехозяйственные нужды;

- другими аналогичными нуждами.

     Порядок и размеры возмещения расходов, связанных  со служебными командировками, определяются коллективными договорами или локально-нормативными актами организации. При этом размеры  возмещения расходов связанных со служебными командировками, не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых  из федерального бюджета.

     Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам  относятся поездки работников, связанные  с лечением, обслуживанием, передачей  объектов непроизводственного назначения и т.п.

     Порядок оформления командировки и расчетов с работником определяется в Инструкции 62, согласно которой:

- для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение;

- наряду с командировочным удостоверением может быть издан приказ о командировке;

- командировочное удостоверение может не выписываться на однодневные командировки, если по ним не выплачиваются суточные;

- фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия;

- днем выезда считается день отправления соответствующего транспорта из мест постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения – дата прибытия соответствующего транспорта;

- перед командировкой работнику наряду с командировочным удостоверением также выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания;

- организации разрешается рассчитываться с командированным работником по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае работник в составе авансового отчета не предоставляет документы, подтверждающие его расходы по командировке;

- по возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней предоставить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность производственных расходов. По утверждении отчета руководителем, он предается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете использованной суммы.

     Расчеты по командировке – это одна из самых наболевших проблем: слишком нечетко закон говорит о командировочных расходах.

     1.4. Учет операционно-хозяйственных расходов

 

       Предприятия в процессе финансово-хозяйственной  деятельности могут своим работникам  выдавать некоторые суммы в  подотчет.

     Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы административно-хозяйственные, на расходы по закупке запасных частей, на расходы по командировкам, на проезд оплачиваемого льготного отпуска, а также различных работ, услуг  для осуществления оперативной  деятельности предприятия. В таких  случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его  ответственность (под отчёт) для  выполнения определённых действий по поручению организации.

     Денежные  средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные  расходы.

     Административно-хозяйственные  расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с  содержанием административных служб  и управлением предприятием в  целом.

     К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные  расходы, приобретение материалов по мелкому  опту в розничной торговле, закупки  сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

     Выдача  наличных денежных средств сотрудникам  из кассы организации может производиться:

- либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;

- либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

     К расходам на хозяйственные нужды  относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

     Первичными  оправдательными документами, подтверждающими  расходование подотчетных средств, являются: товарный чек магазина; накладные; кассовые чеки; квитанции к приходным  кассовым ордерам; акты выполненных  работ, оказанных услуг; счета-фактуры; проездные документы; акты закупки  материальных ценностей у физических лиц.

     При выдаче денег под отчет для  приобретения ТМЦ у юридического лица нужно выдать доверенность и  зарегистрировать ее в журнале выданных доверенностей. Выдача доверенностей  лицам, не работающим в организации, не допускается. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2. Порядок документного  оформления учета  расчетов с подотчетными  лицами на примере  ООО «ЛИГА»

     2.1.Первичный учет расчетов с подотчетными лицами 

     Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «ЛИГА» подразделяются на три вида:

     1. Документы, относящиеся к первому  виду, составляются, как правило,  в отделе кадров и бухгалтерии  организации до начала командировки  на основании служебной записки  от заинтересованного подразделения. 

     К таким документам относятся: приказ руководителя, служебное задание, командировочное  удостоверение, расчет суммы командировочных  расходов, расходный кассовый ордер.

     Приказ (распоряжение) является основанием для  направления работника в командировку. В приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый  срок командировки, цель командировки. На основании приказа руководителя определяется служебное задание  и отчет о его выполнении и  выписывается командировочное удостоверение.

     Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным  предварительным расчётом суммы  командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому  ордеру денежные средства на оплату проездных  документов туда и обратно, на проживание и питание.

     2. Документы второго вида командированный  работник получает самостоятельно  во время нахождения в командировке  или при приобретении ТМЦ, оплаты  работ, услуг. К ним относятся  проездные документы, чеки ККМ,  товарные чеки и оформленные  на имя организации с указанием  НДС, а также фамилии, имена  и отчества командированного  лица счет, накладная, акт, бланк  строгой отчетности, квитанция к  приходному кассовому ордеру, счет–фактура. Кроме того, командированный обязан  сделать отметку о времени  нахождения в месте командировки  в командировочном удостоверении.