Учет расчетов с подотчетными лицами

     При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый чек и товарный чек (или  накладную).

     Кассовый  чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие  реквизиты:

- наименование организации-продавца;

- идентификационный номер (ИНН)

- заводской номер ККМ;

- порядковый номер чека;

- дата и время покупки;

- стоимость (цену) покупки;

- признак фискального режима.

     Вместо  кассового чека возможна выдача номерного  бланка строгой отчётности по формам, утверждённым Министерством финансов РФ.

     Товарный  чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском  учёте» должен содержать следующие  реквизиты:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции

- измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);

- должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

     В счёте–фактуре должны быть указаны:

- порядковый номер счёта-фактуры и дата выписки;

- наименование продавца в соответствии с учредительными документами;

- идентификационный номер продавца (ИНН);

- наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес;

- идентификационный номер покупателя (ИНН);

- наименование товара (работы, услуги);

- стоимость (цена) товара (работ, услуг);

- налоговая ставка;

- сумма налога на добавленную стоимость;

- страна происхождения товара;

     Счёт-фактура  подписывается руководителем и  главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным  за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется  печатью организации.

     3. Третий вид – итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки  обязан сделать отметку о прибытии  в командировочном удостоверении  и в течение трех дней после  окончания командировки по приказу  представить подробный отчет  руководству организации о результатах  выполнения служебного задания,  в бухгалтерию – авансовый  отчет об истраченных суммах  полученных денежных средств,  который применяется для учета  денежных средств, выданных подотчетным  лицам на административно-хозяйственные  расходы юридическими лицами  всех форм собственности, кроме  бюджетных учреждений.

     На  оборотной стороне авансового отчета предусмотрены отдельные графы  для отражения сумм расходов, фактически произведенных подотчетным лицом, и сумм расходов, принятых к учету.

     После проведения хозяйственно-операционных, представительских расходов, возвращения  из командировки подотчетное лицо предоставляет  отчет о фактически израсходованных  суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет  авансовый отчет, который в течении 5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчетными лицами авансовые отчеты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счетной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчеты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

      К итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением  командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции  к приходным кассовым ордерам) и  отчет о результатах командировки (см. Рис 1.). 

     Рис 1. Схема первичной документации 

     В случае утери каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника  в командировке (билета, квитанции  из гостиницы и др.), можно использовать один из двух вариантов отражения  в учете:

     1) работник по авансовому отчету  отражает неиспользованную сумму  и возвращает её в кассу  организации;

     2) утверждение целесообразности произведенных  расходов в авансовом отчете  и списание их для целей  бухгалтерского учета в расходы  организации. 

      

     Учет  по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности  подотчетных лиц предприятию  или сумму возмещенного перерасхода  и вновь выданные под отчет  средства на основании расходных  кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым  отчетам и сданные в кассу  по приходным кассовым ордерам.

     Выдачу  денежных авансов подотчетным лицам  отражают по дебету счета 71 и кредиту  счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с  кредита счета 71 в дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внематериальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и  приобретение материальных ценностей» 20 «основное производство», 25 «Общепроизводственные  расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 44.2 «Коммерческие  расходы», 44.1 «Издержки обращения», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки  неиспользованных сумм списывают с  подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса». 
 
 

     2.2. Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами 

     Операции  по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих  бухгалтерский регистрах: журнал-ордер, объединяющий в себе аналитический  и синтетический учет расчетов с  подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета); главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии  форме ведения бухгалтерского учета.

     Учет  по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности  подотчетных лиц предприятию  или сумму возмещенного перерасхода  и вновь выданные под отчет  на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и  сданные в кассу по приходным  кассовым ордерам.

     Таблица Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами» 

         

     Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают  с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера  расходов. Возвращенные в кассу остатки  неиспользованных сумм списывают с  подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

     Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой  выдаче.

     В ООО счет 71 дебетуется в корреспонденции  со счетами:

     Дебет 71 Кредит 50 « Касса»

- на  выданную сумму соответственно  при получении работником наличных  денег на оплату услуг связи.

     Дебет 71 Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

- оплата  подотчетным лицом ТМЦ за организацию  (момент предоставления ссуды) 

     Дебет 71 Кредит 91 «Прочие доходы и расходы»

- отражена  курсовая разница при возвращении  подотчетного лица из загранкомандировки;

     Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами:

     Дебет 10 «Материалы» Кредит 71

- отражена  сумма оприходованных материалов, купленных подотчетным лицом;

     Дебет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» Кредит 71

- учтен  НДС, отраженный в счете-фактуре  по приобретенным запчастям;

     Дебет 20 «Основное производство» Кредит 71

- приобретение  материальных ценностей подотчетным  лицом;

     Дебет 26 «Общехозяйственные расходы» Кредит 71

- приобретены  канцелярские принадлежности подотчетным  лицом;

     Дебет 50 «Касса» Кредит 71

- на  суммы, возвращенные в кассу  подотчетным лицом, неиспользованные  во время командировки;

     Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кредит 71

- отражена  задолженность организации перед  работником на основании авансового  отчета;

     Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 71

- на  суммы, удержанные из зарплаты  подотчетного лица;

     Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 71

- если  недостача будет удерживаться  в течение нескольких отчетных  периодов;

     Дебет 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» Кредит 71

- если  командировка носит непроизводственный  характер и финансируется за  счет собственных средств;

     Дебет 91 «Прочие доходы и расходы» Кредит 71

- если  недостачу по расчетам с подотчетным  лицом нельзя возместить.

     Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 71

- если  сотрудник не отчитался за  выданные ему денежные средства;

     Дебет 97 «Расходы будущих периодов» Кредит 71

- приобретена  лицензия на осуществление деятельности  подотчетным лицом.