Регистром для учета операций по движению подотчетных  сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер – комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

     Основанием  для заполнения журнала-ордера являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты – на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

     Ежемесячно  итоги из журнала – ордера переносятся в главную книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим счетам, кредитовые – общей суммой. Данные из главной книги переносятся в баланс. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     3. Совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами 

     При расчетах с подотчетными лицами очень  часто возникают множество различных  противоречий в отнесении расходов подотчетных лиц на ту или иную статью расходов.

     У бухгалтеров постоянно возникают  вопросы об отнесении или не отнесении  некоторых расходов по командировке на себестоимость. Например, сотрудник, находящейся в служебной командировке, по распоряжению руководителя предприятия  должен ежедневно информировать  его по телефону о ходе выполнения задания. Возникает вопрос о том, за счет каких источников должны финансироваться  затраты на телефонные переговоры.

     Расходы на телефонные переговоры командированного работника возмещаются ему в  случае предоставления в бухгалтерию  предприятия распечатки, приложенной  к счету гостиницей или предприятием связи, с указанием телефонных номеров, по которым звонил командированный, а также пояснительной записки  командированного, в которой расшифровывается принадлежность телефонных номеров  и характер переговоров. Расходы  на телефонные переговоры относятся  на счета учета затрат по статье «услуги связи».

     Если  телефонные переговоры оплачиваются работнику  без предоставления указанных документов, то они относятся на счета учета  затрат по субсчету "исключаемые  из себестоимости при налогообложении". Затраты на производственные телефонные переговоры могут быть компенсированы работнику, но, поскольку компенсация не относится к командировочным расходам и не предусмотрена действующим законодательством, она должна производится из прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после налогообложения, и включаться в совокупный облагаемый доход физического лица для исчисления налога на доходы и отчислений во внебюджетные фонды.

     Учитывая  недостаточность российской экономической  базы по этому вопросу можно порекомендовать  относить затраты на командированного сотрудника на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафных санкций налоговых органов.

     Командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Однако рекомендуется  все же оформить командировочное  удостоверение, т. к. в п. 6 Инструкции № 62 написано, что фактическое время  пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном  удостоверении. При отсутствии командировочного удостоверения могут возникнуть ненужные сложности с проверяющим  предприятие налоговым инспектором  по поводу обоснованности компенсационных  выплат работнику. Непростая ситуация складывается при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) организациями  для производственных нужд у граждан-предпринимателей (в том числе в розничной  торговле).

     Дело  в том, что получение от этих граждан-предпринимателей кассовых и товарных чеков, квитанций  к приходным кассовым ордерам  и иных документов, оформленных так  же, как и при покупках у юридических  лиц, и нередко даже заверенных печатью  предпринимателя, по действующему НК РФ гл. 23 «О налоге на доходы физических лиц» не освобождает организацию-покупателя от обязанности известить налоговую инспекцию о суммах дохода, полученных гражданами-предпринимателями от этой организации.

     Организация-покупатель должна представить сведения по форме  Инструкции Госналогслужбы РФ.

     Эти сведения включают в себя адрес постоянного  местожительства гражданина-предпринимателя, его паспортные данные и иные данные, которые при покупках за наличный расчет, особенно в розничной торговле, далеко не всегда представляется возможным  получить. В лучшем случае на печати гражданина-предпринимателя указаны  населенный пункт, в котором он зарегистрирован  в этом качестве, и номер его  регистрационного свидетельства.

     Поэтому сотрудник организации, производящий закупки за наличный расчет, должен быть проинформирован о требованиях, предъявляемых налоговым законодательством, и при невозможности получить достоверные данные о гражданине-предпринимателе, продающем товары (работы, услуги), в  том числе в розничной торговле с применением контрольно-кассовых аппаратов, - отказаться от покупок  для нужд организации именно у  этого продавца.

     Нередко встречается следующая ситуация: сотрудник предприятия приобрел, например, авиабилет для поездки  в командировку, которая впоследствии была отменена и сотрудник получил  от авиакомпании за сданный билет  сумму меньшую, чем та, которая  была уплачена при приобретении билета. За счет каких источников может быть компенсирована указанная разница?

     Руководитель  предприятия может принять решение  о компенсации работнику понесенных расходов, учитывая, что они связаны  с исполнением трудовых обязанностей. Однако данная компенсация не относится  к командировочным расходам (так  как командировка фактически не состоялась) и к другим видам компенсаций, предусмотренных действующим законодательством, следовательно, она должна возмещаться  за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты налогов.

     Выплаченная компенсация должна быть включена в  совокупный годовой доход работника, облагаемый налогом на доходы.

       Более широкое внедрение компьютерного  учета в процесс оформления  первичных документов может являться  одним из наиболее эффективных  путей совершенствования первичного  учета. С этой целью необходимо  автоматизировать учет расчетов  с подотчетными лицами, что позволит  механизировать обработку информации  о командированных работниках, понизить  вероятность ошибок при перенесении  информации из первичных документов  в регистры бухгалтерского учета,  а также сократить количество  первичной учетной документации, что, в свою очередь, будет  способствовать повышению точности  и оперативности учета расчетов  с подотчетными лицами на предприятии.

     Этому также способствует упорядочение первичной  документации, широкое внедрение  типовых унифицированных форм, повышение  уровня механизации и автоматизации  учетно- вычислительных работ.

      ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     В заключении можно сдать выводы о  том, в процессе написания работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы.

     А именно рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Определены основные направления расходования подотчетных сумм: на хозяйственные  нужды, на командировочные и представительские  расходы.

     Рассмотрены основные первичные документы и  нормативные акты, применяемые в  оформление расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

     Основным  первичным документом, отражающим расчеты  с подотчетными лицами, является авансовый  отчет. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71.

     Основные  ошибки, возникающие на предприятиях при оформлении расчетов с подотчетными лицами, связаны с несоблюдением  норм оформления оправдательных документов, подтверждающих расходы подотчетного лица; отсутствием необходимых первичных  документов регламентирующих суммы  произведенных расходов, а также  правомерности подотчетного лица совершать  данные расходы, что ведет к сознательным или случайным ошибкам в определении  налогооблагаемой базы при расчете  налогов на прибыль, НДС, НДФЛ.

      СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 

1. Приказ  от 31 октября 2000 г. N 94н «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению» (в ред. Приказов Минфина РФ от 07.05.2003 N 38н, от 18.09.2006 N 115н, от 08.11.2010 N 142н)
2. Налоговый Кодекс Российской Федерации
3. Трудовой Кодекс Российской Федерации
4. Письмо от 4 октября 1993 г. N 18 «Об утверждении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» (в ред. письма ЦБ РФ от 26.02.96 N 247)
5. ПБУ 10/99 "Расходы организаций"
6. Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами // Главбух.-2006.-№4.-с.72-78
7. Арефкина Е. И. Правовые основы бухгалтерского и налогового учета и аудита в Российской Федерации: Учебное Пособие для студентов вузов. – М.: 2004.
8. Бухгалтеру и аудитору: Справочное пособие, Т.1,2 — СПб.- 2005.
9. Бухгалтерский учет. Учебник/ Под ред. Бабаева Ю.А. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001.
10. Волкова Л.В. Командировки по России: расходы на проезд и проживание работников // Главбух.-2003.-№5.-с.47-58
11. Загарова Н.А. Учет представительских расходов в бюджетных учреждениях // Бухгалтерский учет.-2007.-№3.-с.43-44
12. Земсков В.В. Командировки по России: спорные моменты // Главбух.-2006.-№20.-с.36-41
13. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет.- М.: Инфра-М, 2002.-640с.
14. Максимова Л.Н. Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами// Главбух. - 2005. -№ 2.

ПРИЛОЖЕНИЯ