Главный бухгалтер подчиняется непосредственно  руководителю организации и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

     Главный бухгалтер обязан:

• обеспечить ведение бухгалтерского учета в полном соответствии с «Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РФ», планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по его применению (утверждена приказом МФ СССР от 1.11.91г. № 56) и другими действующими нормативными актами в области методологии бухгалтерского учета;
• обеспечить своевременное и полное представление необходимой отчетности заинтересованным пользователям в соответствии с действующим законодательством;
• руководствуясь установленным Планом счетов разработать Рабочий план счетов бухгалтерского учета для отражения необходимых коммерческих и финансово-хозяйственных операций;
• установить необходимую систему учетных регистров определить их перечень;
• осуществлять анализ финансово-хозяйственной деятельности в целях выявления и мобилизации внутрихозяйственных резервов;
• оценивать фактическое использование выявленных резервов.

     С главным бухгалтером целесообразно  согласовывать назначение, увольнение и перемещение материально ответственных  лиц (кассиров и др.).

     Главному  бухгалтеру ООО «Россия» запрещается принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые противоречат законодательству и нарушают договорную и финансовую дисциплину. О таких документах главный бухгалтер письменно сообщает руководителю организации и при получении от него письменного распоряжения о принятых указанных документов к учету исполняет его. Всю полноту ответственности за незаконность совершенных операций несет руководитель организации.

     За  невыполнение или недобросовестное выполнение своих обязанностей главный  бухгалтер несет ответственность  в соответствии с действующим законодательством.

     Главному бухгалтеру предоставляется право подписи документов, служащих основанием для приемки и выдачи товарно-материальных ценностей и денежных средств, а также расчетных, кредитных и денежных обязательств. Указанные документы без подписи главного бухгалтера считаются недействительными и не принимаются к исполнению. Право подписи может быть предоставлено письменным распоряжением директора ООО «Россия» уполномоченным лицам.

     Требования  главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников ООО «Россия».

     В случае разногласий между директором ООО «Россия» и главным бухгалтером  по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций.

Глава3. Организация  учета расчетов с  подотчетными лицами в ООО «Россия»

3.1 Первичный учет расчетов с подотчетными лицами

     Основой организации учета расчетов с  подотчетными лицами являются первичные  документы.

     Первичные документы в ООО «Россия» должны оформляться с заполнением всех необходимых реквизитов, обязательно содержать подписи лиц, совершивших операции, коды соответствующих объектов учета.

     Выдача  подотчетных сумм в нашем предприятии  оформляются в следующем порядке.

     Прежде  всего, следует сказать, что авансы в ООО «Россия» выдаются утвержденному  приказом директора  перечню лиц. Аванс выдают на основании заявления подотчетного лица по расходному кассовому ордеру в случае, если подотчетное лицо не имеет задолженности по ранее полученным суммам. На документе должны быть разрешительная подпись руководителя ООО «Россия» и подпись главного бухгалтера. В случае отправки работника в командировку на него оформляется командировочное удостоверение, в котором указываются:

• фамилия, имя, отчество;
• пункт назначения командировки;
• наименование организации, куда командируется работник;
• цель командировки;
• срок командировки.

     Удостоверение подписывается руководителем ООО «Россия».

     На  удостоверении делаются отметки (с  указанием даты) о выбытии в  командировку, о прибытии в пункт  назначения, выбытии из него, о прибытии на место постоянной работы. При направлении работника в несколько пунктов отметки о прибытии и выбытии делаются отдельно в каждом их них. Каждая отметка заверяется подписью и печатью ООО «Россия». Для подтверждения служебного характера командировки при возвращении составляется отчет о проделанной во время командировки работе.

     Оформление  командировки в пределах Российской Федерации приказом по организации  дополнительно к выписанному  командировочному удостоверению не обязательно, но может производиться  по решению руководителя. Вместе с тем приказ необходим при командировке за границу, поскольку командировочное удостоверение при этом не выписывается.

     Регистрация лиц, отбывающих и прибывающих в  командировки, ведется в журналах специальной формы. При этом лицо, ответственное за ведение этих журналов и производство отметок в командировочных удостоверениях назначается приказом руководителя организации.

     По  возвращению из командировки или  использованию сумм подотчетное  лицо обязано в трехдневный срок предоставить в бухгалтерию авансовый отчет с приложенными к нему оправдательными документами – товарными чеками, квитанциями, счетами, проездными билетами, счетами-фактурами и др. На нашем предприятии используется унифицированная форма № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения и фактических расходах по проезду. Обоснованность произведенных расходов подтверждается руководителем организации, который должен поставить на авансовом отчете свою подпись. Работник со своей стороны характер произведенных расходов обосновывает в кратком отчете о проделанной в ходе командировки работе с приложением документов, подтверждающих результат работы.

     В случае если указанная в авансовом отчете сумма расходов, понесенных в связи с командировкой, оказывается больше, чем выданный на командировку аванс, то недостающая сумма должна быть выплачена работнику из кассы предприятия по расходному ордеру. Если фактически израсходованная сумма меньше выданного на командировочные расходы аванса, работник обязан вернуть ее в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру.

     В ситуациях, когда работник не представил в установленный срок авансовый  отчет по командировочным расходам, а также не произвел возврат неизрасходованных сумм, возникает долг работника перед предприятием. В соответствии со ст. 137 Трудового кодекса РФ работодатель может сделать распоряжение об удержании из заработной платы работника своевременно не возвращенного аванса при условии, что работник не оспаривает основание и размер удержания. Распоряжение об удержании производится не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса (представления отчета по израсходованным средствам). Если работник оспаривает наличие задолженности перед предприятием или срок для принятия решения об удержании пропущен, соответствующие суммы могут быть взысканы с работника только через суд.

     При желании работника добровольно  возвратить образовавшуюся задолженность необходимо обратить внимание на следующее. Статьей 138 ТК РФ установлено, что при каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не может превышать 20 % от суммы заработной платы, причитающейся к выплате работнику. И только при удержаниях, производимых на основании двух и более исполнительных документов, размер удержаний может быть увеличен до 50 % от суммы, причитающейся к выплате. В этом случае работнику следует предложить при получении заработной платы самому внести соответствующую сумму в кассу предприятия.

     Подотчетное лицо представляет в бухгалтерию  авансовый отчет, в котором самостоятельно заполняет оборотную сторону, где  перечисляет когда, на основании  какого документа и в какой  сумме произведены расходы. В  конце отчета подотчетное лицо выводит общую сумму расходов и расписывается. Ответственность за правильное оформление выдачи авансов и проверку авансового отчета несет главный бухгалтер.  

     При проверке авансовых отчетов подотчетных  лиц особое внимание уделяется следующему:

• имеются ли приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку;
• правильность возмещения командировочных расходов (суточные, квартирные, стоимость проезда);
• имеется ли командировочное удостоверение с отметкой в месте пребывания в командировке;
• правильность и своевременность составления авансовых отчетов;
• правильность возмещения затрат на хозяйственные нужды;
• наличие оправдательных документов;
• полнота и своевременность сдачи в кассу остатка подотчетной суммы;
• правильность возмещения затрат на представительские расходы. Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) производится в пределах смет предприятия и только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны: дата и место, программа проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны предприятия, величина расходов;
• правильность возмещения затрат при краткосрочных загранкомандировках;
• правильность составления бухгалтерских проводок по операциям с подотчетными лицами;
• правильность выведения остатков на конец месяца по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
• соответствие записей в авансовых отчетах записям в журнале-ордере №7 по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и главной книге.

     В соответствии с Приказом Минфина РФ от 06.07.01 № 49н «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации» и внутренним распорядком, утвержденном в ООО «Россия» установлено:

• оплата найма жилого помещения – по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки. При отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 12 рублей в сутки;
• оплата суточных – 100 рублей за каждый день нахождения в командировке;
• оплата за проезд – по фактическим затратам, подтвержденными проездными билетами.

     В случае возвращения работника из зарубежной командировки оправдательные документы, приложенные к авансовому отчету, обычно составляются на языке той страны, в которую ездил сотрудник. По нашему мнению, обязанности по построчному переводу подобных документов на русский язык у организации нет. Первичным документом, на основании которого производится возмещение сотруднику понесенных расходов, является утвержденный руководителем авансовый отчет, который составляется на русском языке. Окончательный расчет с сотрудником производится после утверждения и обработки авансового отчета.

     После проверки и обработки бухгалтерией определяются корреспондирующие счета и подсчитывается итог расчетов с подотчетным лицом. Оформленный в установленном порядке авансовый отчет вместе с приложениями утверждается руководителем организации, расходы отражаются в регистрах бухгалтерского учета. Остаток неиспользованных денежных средств подотчетное лицо возвращает в кассу организации по приходному кассовому ордеру, перерасход возмещается ему по расходному кассовому ордеру.

     За  время нахождения в командировке (в том числе за нахождения в  пути) за работником сохраняется средний  заработок за все рабочие дни  недели по графику, установленному по месту постоянной работы. В табеле учета рабочего времени по форме №Т-13 за дни командировки проставляется соответствующий буквенный код «К». По просьбе работника заработная плата за время нахождения в командировке может быть перечислена ему за счет нашей организации.

3.2 Аналитический и  синтетический учет  расчетов с подотчетными  лицами

     Синтетический счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.