Учет расчетов с покупателями и заказчиками

Исправление ошибок, обнаруженных в регистрах до проставления итогов, осуществляется в следующем порядке: ошибочная запись зачеркивается, а правильная сумма приводится над зачеркнутой. Если ошибка обнаружена в журнале - ордере после проставления в нем итогов, исправление должно быть сделано после строки итогов.

Изменение оборотов в текущем месяце по операциям, относящимся к прошлым периодам, отражается в журнале - ордере дополнительной записью (уменьшение оборотов – красным сторно).

Все журналы - ордера за отчетный период необходимо переплетать (подшивать в папку) с соблюдением последовательности их нумерации. Журналы - ордера хранятся отдельно от первичных документов.

3.2 Синтетический и аналитический учет с покупателями и заказчиками.

Бухгалтерский учет расчетов с покупателями и заказчиками в ООО «ЭРГУС» осуществляется на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» предназначенном для обобщения информации о расчетах с покупателями и заказчиками за реализованные ценности, сданные выполненные работы и предоставленные услуги, согласно расчетным документам.

Все операции, связанные с расчетами за реализованные материальные ценности, выполненные работы или предоставленные услуги, отражаются на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» независимо от времени оплаты.

К счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» открыты следующие субсчета:

62.1 Расчеты по отгруженным товарам

62.2 Расчеты по поступлениям денежных средств

       Условиями заключенных договоров предусмотрена предварительная оплата покупателями в размере 100%.

       В качестве примера рассмотрим расчет с покупателями в феврале 2010 года.

Дебет счета 62 - Кредит счета 90.1 9 818 221,57 руб. - отражена выручка, подлежащая получению от покупателя за проданные товары;

       Дебет счета 90.3 - Кредит счета 68  1 497 694,81 руб.- отражен налог на добавленную стоимость, подлежащий получению от покупателя в составе выручки;

Поступление средств от покупателя отражается следующими проводками:

Дебет счета 51 - Кредит счета 62.2  9 384 877,90 руб.– поступили средства от покупателя в оплату проданных товаров (Приложение 16).

Дебет счета 62.2 - Кредит счета 51 16 873,07 руб. - возврат покупателем полученных авансов.

Дебет счета 62.2 - Кредит счета 91.1  4 200, 00 руб. - списана сумма невостребованных авансов, полученных от покупателей и заказчиков (по истечении срока исковой давности).

Согласно п.18 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 №914, получатель авансового платежа выписывает счет-фактуру в одном экземпляре и регистрирует в книге продаж.

Определение суммы НДС от аванса, подлежащего перечислению в бюджет, согласно п.4 ст.164 НК РФ, производится по ставке, равной 18%. Таким образом, сумма НДС от полученного аванса будет равна 1 497 694,81 руб. Начисление налога на добавленную стоимость в регистрах бухгалтерского учета отражается записью:

Дебет счета 62 - Кредит счета 68.2 1 497 694,81 руб. - исчислен налог на добавленную стоимость по полученным от покупателей авансам.

Из журнала-ордера по счету 62 (Приложение 12) итог по счету 51 «Расчетный счет»  за февраль 2010 г. равен 16 873,07 руб., по счету 90 «Продажи» составляет 9 818 221,57 руб., по счету 91 «Прочие доходы и расходы» 4 200, 00 руб., дебетовый оборот за месяц составил  9 839 294,64 руб. Кредитовый оборот за месяц составил 9 432 877,90 руб., в том числе итог по счету 51 «Расчетный счет» равняется 9 384 877,90 руб., по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - 48 000, 00 руб.

Счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» дебетуется в корреспонденции со счетами 90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы» на суммы, на которые предъявлены расчетные документы.

Счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» кредитуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств, расчетов на суммы поступивших платежей (включая суммы полученных авансов) и т.п. При этом суммы полученных авансов и предварительной оплаты учитываются обособленно.

Бухгалтерские проводки по совершенным расчетам с покупателями отражаются в книге продаж следующим образом (Таблица 2):

Таблица 2

Корреспонденции счетов по учету расчетов ООО «ЭРГУС» с покупателем ЗАО «Пролетарий» за 12 февраля 2010 г.

На предприятии встречаются такие ситуации, когда покупатель является одновременно и поставщиком товаров для предприятия. В этом случае ООО «ЭРГУС» вправе произвести взаимозачет задолженностей.

В январе 2010 года ООО «ЭРГУС» продало ООО «РИТЕЛЬ-ТОРГ» партию товаров на сумму 48 000 руб. (в том числе НДС – 7 322, 03 руб.) по договору.

Бухгалтерией ООО «ЭРГУС» были сделаны следующие проводки:

Дебет 62 - Кредит 90.1 – 48 000 руб. - отражена выручка от продажи товаров и задолженность ООО «РИТЕЛЬ-ТОРГ» за проданные товары;

Дебет 90.3 - Кредит 68.2 - 7 322, 03 руб. - начислен НДС к уплате в бюджет.

В феврале 2010 года ООО «ЭРГУС» получило от ООО «РИТЕЛЬ-ТОРГ» партию материалов. Стоимость партии материалов - 48000 руб. (в том числе НДС – 7 322, 03 руб.).

При оприходовании материалов бухгалтерией ООО «ЭРГУС» были сделаны проводки:

Дебет 10 - Кредит 60 - 40 677,97 руб.  - оприходованы поступившие от ООО «РИТЕЛЬ-ТОРГ»  материалы;

Дебет 19 - Кредит 60 – 7 322, 03 руб. - учтен НДС.

К этому моменту оплата от ООО «РИТЕЛЬ-ТОРГ»  по договору не поступила. ООО «ЭРГУС» материалы, полученные не оплатило.

Таким образом, задолженность ООО «РИТЕЛЬ-ТОРГ» перед ООО «ЭРГУС» по договору составила 48 000 руб. (в том числе НДС – 7 322, 03 руб.). Задолженность ООО «ЭРГУС» перед ООО «РИТЕЛЬ-ТОРГ» также составила 48 000 руб. (в том числе НДС – 7 322, 03 руб.).

ООО «ЭРГУС» предложило ООО «РИТЕЛЬ-ТОРГ»  произвести зачет встречных однородных требований.

Для проведения взаимозачета на первом этапе составляется акт сверки расчетов. Поскольку его форма нормативно-правовыми актами по бухгалтерскому учету не установлена, он составляется в произвольной форме.

После составления акта сверки взаиморасчетов на следующем этапе ООО «ЭРГУС» направило в адрес ООО «РИТЕЛЬ-ТОРГ» заявление о проведении взаимозачета. ООО «РИТЕЛЬ-ТОРГ» подтвердило, что заявление о проведении взаимозачета организацией получено.

Бухгалтерией ООО «ЭРГУС» сделаны проводки:

Дебет 60.1 - Кредит 62.1 - 48000 руб. - произведен зачет встречных однородных требований;

Дебет 68.2 - Кредит 19 - 7 322, 03 руб. - произведен налоговый вычет.

Таким образом был произведен взаимозачет требований.

3.3 Совершенствование учета расчетов с покупателями и заказчиками.

В соответствии с результатами проведенного анализа можно сделать вывод, что нарушений порядка организации учета расчетом с покупателями и заказчиками в практике работы ООО «ЭРГУС» не обнаружено. Однако в данной ситуации можно предложить внедрение некоторых новшеств.

ООО «ЭРГУС» вполне рационально ведет учет расчетов с покупателями и заказчиками. Но для более точной организации учета и отслеживания дебиторской задолженности нужно внести некоторые изменения в учетную политику и конкретно в учет расчетов с покупателями и заказчиками.

Учетная политика для целей бухгалтерского учета и целей налогообложения ООО «ЭРГУС» представлена лишь в общих чертах. В ней нет конкретизации системы документооборота, порядка отражения различных операций, ведения учета этих операций и отражения их в первичных документах, что требует ПБУ 1/98 «Учетная политика организации». Поэтому организации рекомендуется прописать все пункты ведения бухгалтерского учета.

В отношении расчетов с покупателями и заказчиками в учетной политике необходимо закрепить и подробно расписать следующие моменты:

1.      Виды первичных документов, применяемых при расчетах с покупателями и заказчиками, порядок их заполнения и принятия к учету, а также процесс документооборота по данным расчетам;

2.      Порядок и момент начисления дебиторской задолженности и ее погашения;

3.      Основные проводки, используемые для отражения расчетов с покупателями и заказчиками;

4.      Проведение инвентаризации дебиторской задолженности;

5.      Порядок признания дебиторской задолженности просроченной, а также ее списание;

6.      Процесс погашения покупателями просроченной дебиторской задолженности и отражение в учете данной операции.

Таким образом, если в учетной политике найдет отражение подробное описание ведения бухгалтерского учета, организация решит многие проблемы. Например, новый бухгалтер, принятый на работу, будет иметь представление о структуре бухгалтерского учета ООО «ЭРГУС», порядках его ведения, документообороте и, следовательно, сможет сразу приступить к выполнению своих обязанностей.

Расчеты с покупателями и заказчиками ООО «ЭРГУС» ведет в основном при помощи безналичных расчетов. Для совершенствования расчетов с покупателями и заказчиками лучше применять такие формы безналичных расчетов, как аккредитивы, платежные требования-поручения, а также производить факторинговые операции.

Расчеты аккредитивами дают гарантию поставщику своевременной и полной оплаты его продукции при отгрузке покупателю. Наибольший эффект при этом будет получен в условиях высокой инфляции. В ООО «ЭРГУС» крайне редко применяются расчеты аккредитивами.

Использование одной из новых форм расчетов - факторинговых операций позволит решить проблему неплатежей посредством своевременности и оперативности расчетов между поставщиком и покупателем через посредника - факторинговую фирму или банк. Основной принцип факторинга состоит в том, что фактор-фирма покупает у своих клиентов их требования к своим покупателям и в течение 2-5 дней оплачивает 70-90% требований в виде аванса, а остальные 10-30% клиент получит после того, как к нему поступит счет от покупателя.

На мой взгляд, для улучшения состояния расчетов:

- необходимо следить за соотношениями дебиторской и кредиторской задолженности: значительное преобладание дебиторской задолженности создает угрозу финансовой устойчивости предприятия и делает необходимым привлечение дополнительных (как правило, дорогостоящих) средств; превышение кредиторской задолженности над дебиторской может привести к неплатежеспособности предприятия;

- контролировать политику диверсификации в отношении дебиторов, т.е. ориентироваться на увеличение их количества для уменьшения риска неуплаты одним или несколькими крупными покупателями;

- постоянно контролировать состояние расчетов по просроченной задолженности;

- производить классификацию покупателей в зависимости от вида продукции, объема закупок, платежеспособности, истории кредитных отношений и предлагаемых условий оплаты;

- имея оперативные данные по просроченной задолженности, необходимо начинать претензионную работу, т.е. высылать уведомления – претензии со всеми расчетами пени за просроченную задолженность;

- разрабатывать разнообразные модели договоров с гибкими условиями оплаты, в частности предоставления покупателями скидок при досрочной оплате, так как снижение цены приводит к расширению продаж и интенсифицирует приток денежных средств.

Общество оказывает широкий спектр услуг. Но при учете расчетов с покупателями и заказчиками в рабочем плане счетов предусмотрено только два субсчета. На данный момент организация наладила торговлю только несколькими видами товаров. При таких субсчетах нельзя определить какая именно торговля была осуществлена. Поэтому организация не имеет возможности проанализировать свою деятельность, выявить интенсивность торговли, сравнить спрос на виды товаров, предоставляемых им населению.

Я думаю, что организации следует пересмотреть субсчета к счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». В них должны найти отражение такие товары как:

1.      оптовая и розничная торговля промышленными товарами;

2.      оптовая и розничная торговля продовольственными товарами;

3.      оптовая и розничная торговля алкогольными напитками и табачными изделиями;

4.      внешнеэкономическая торговля;

5.      торговля нефтепродуктами;

6.      иные виды деятельности.

При использовании таких субсчетов организация сможет выделить наиболее часто выполняемый вид деятельности, как следствие, либо сконцентрировать внимание на этой деятельности, либо принять меры по распространению информации о всех видах своей деятельности.

В процессе хозяйственной деятельности в ООО «ЭРГУС» возникает дебиторская задолженность. Задача бухгалтера состоит в том, чтобы определять сроки погашения данной задолженности, выявлять непогашенную в срок дебиторскую задолженность, своевременно предупреждать руководство об истечении срока исковой давности по дебиторской задолженности. Все это выявляется в результате инвентаризации задолженностей. Поэтому ООО «ЭРГУС», как было уже сказано выше, должно обозначить в своей учетной политике дату проведения инвентаризации дебиторской задолженности. И от того, правильно ли будет организован учет и контроль дебиторской задолженности, зависит финансовый результат организации.