Учет расчетов с покупателями и заказчиками

     Форма бухгалтерского учета на предприятии  мемориально-ордерная. Учет ведется на персональных компьютерах по специальной бухгалтерской программе «Интегратор».

     Согласно  графика документооборота сроки  предоставления производственных отчетов  установлены – 15 числа каждого  месяца. Сводный оборотный баланс ежемесячно 17-18 числа.

     Ежемесячные отчеты в налоговые органы по налогу на добавленную стоимость предоставляются  не позднее 20-го числа. Ежеквартальная отчетность по предприятию предоставляется  не позднее 30-го числа следующего за кварталом. Годовой баланс сдается 30 марта следующего года за отчетным.

     В ОАО АПК «Нива-Колос» расчеты с поставщиками и покупателями осуществляет финансово-расчетный отдел. В штате работают девять финансистов. В их обязанности входят следующие функции:

1. Контролировать состояние расчетов с поставщиками и покупателями.
2. Отражать и контролировать на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с движением денежных средств и товарно-транспортных накладных.
3. Подготавливать данные по участку расчетов с поставщиками и покупателями для составления отчетности.
4. Осуществлять прием, контроль и обработку документации по участку расчетов с поставщиками и покупателями.
5. Участвовать в проведении инвентаризации расчетов.
6. Выявлять причину образования дебиторской и кредиторской задолженности и отслеживать своевременность погашения задолженности.

     Для расчетов с поставщиками и подрядчиками используют счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», а с покупателями и заказчиками – счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Ежемесячно остатки на начало и конец отчетного месяца и обороты за отчетный месяц сверяются со сводным оборотным балансом. После свода по каждому счету распечатываются: оборотная ведомость, ведомость дебиторской и кредиторской задолженности, карточка аналитического учета.

     В оборотной ведомости отражаются входящее сальдо, обороты по дебету и кредиту, исходящее сальдо по клиентам за отчетный месяц.

     Ведомость дебиторской задолженности содержит перечень клиентов-должников ОАО АПК «Нива-Колос», а ведомость кредиторской задолженности – перечень клиентов, которым ОАО АПК «Нива-Колос», должен.

     В карточке аналитического учета содержится следующая информация: дата, наименование операции, корреспонденция счетов, сумма, служба или отрасль, работающая с клиентом, сальдо входящее, обороты  по дебету и кредиту, сальдо исходящее.

     Оборотная ведомость, ведомость дебиторской  и кредиторской задолженности, карточка аналитического учета подписываются  финансистом, ведущим данный участок.

     После 20 числа месяца, следующего за отчетным, в ОАО АПК «Нива-Колос» проводится совещание по взысканию дебиторской задолженности. На нем выявляют причину образования данной задолженности и меры по ее ликвидации.

     Финансовая  служба должна предоставить на совещание  перечень клиентов-должников. Установить по каждому дебитору дату возникновения задолженности (текущая или просроченная), сумму задолженности, виновного в ее возникновении на основании документов, а в частности письма на отпуск продукции.

     На  помощь финансово-расчетного отделу приходит департамент охраны и безопасности, который принимает все меры к погашению дебиторской задолженности.

     Согласно  Федеральному закону от 21 ноября 1996г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности предприятие проводит инвентаризацию кредиторской и дебиторской задолженности. Для оформления результатов инвентаризации расчетов с покупателями и поставщиками заполняется акт инвентаризации (акт сверки взаиморасчетов).

     В сверке взаиморасчетов участвуют две  стороны (поставщик и покупатель), следовательно, акт составляется в двух экземплярах. Акт подписывается руководителями и главными бухгалтерами, заверяется печатями обеих сторон.

     Если  в результате сверки расчетов возникло разногласие между сторонами, то составляется акт разногласия. Заинтересованная сторона для разрешения спора может передать документы в суд. Кроме того, акт могут потребовать налоговые органы при проведении документальных проверок. 
 

2.2 Первичный учет продаж продукции 
 

     Отгрузкой и отпуском продукции занимается отдел сбыта организации. Работники этой службы заключают договоры с покупателями, оформляют документы на отгружаемую продукцию, осуществляют оперативный учет движения продукции на складе, контролируют выполнение договорных обязательств, своевременность поступления средств от покупателей.

    Отгрузка  продукции осуществляется в соответствии с договором купли-продажи (поставки), заключаемым между продавцом и покупателем. По договору купли-продажи продавец обязуется передать продукцию в собственность покупателю, а покупатель — принять и оплатить ее.

    В договоре указываются наименование, количество, ассортимент, качество, комплектность поставляемой продукции, цена, порядок расчетов, почтовые и платежные реквизиты поставщика и покупателя, отгрузочные документы, последствия нарушения условий договора и т. д. Согласно договору оплата продукции может производиться предварительно до отгрузки или после ее передачи получателю. При предварительной оплате в договоре указывается размер перечисляемого аванса.

    Отпуск  со склада продукции оформляется первичными документами. Отдел сбыта (маркетинга) на основании договора поставки и графика отгрузки выписывает товарную накладную, где указываются покупатель, наименование изделий, количество продукции, подлежащей отпуску и фактически отпущенной, договорная цена, сумма, стоимость упаковки, оплачиваемой сверх цены на продукцию. После оформления товарной накладной передается на склад. Отпуск продукции со склада подтверждается в товарной накладной подписью кладовщика и получателя или экспедитора отдела сбыта, если продукция отправляется железнодорожным или автомобильным транспортом. При отгрузке продукции по железной дороге выписывается также железнодорожная накладная. Для документального оформления продаж в сельском хозяйстве ввиду разнообразия видов продаваемой продукции применяются следующие документы.

    Для отражения отгрузки продукции используются различные формы товарно-транспортных накладных:

• при реализации зерна, семян, масличных культур и трав - форма №90-АПК (зерно);
• при реализации зерна с сортовых посевов к товарно-транспортной накладной прилагают сортовое удостоверение;
• при реализации животных используют товарно-транспортную накладную формы № 191-АПК (животные);
• молока и молочных продуктов — форма № 192-АПК (молсырье);
• овощей, фруктов, ягод, продукции лубяных и других культур — форма № 193-АПК (овощи);
• при реализации шерсти — форма № 194-АПК(шерсть);
• прочей продукции — форма № 1-Т (товары).

    При отправке продукции разным организациям (кроме заготовительных) сельскохозяйственные организации заполняют счета-фактуры формы № 868.

    Продукты  на общественное питание отпускают  по накладным внутрихозяйственного назначения формы № 264-АПК и лимитно-заборным ведомостям формы № 269-АПК.

    При реализации продукции заготовительным  организациям оформляются специализированные формы приемных квитанций (до 20 форм), поскольку почти каждый вид реализуемой продукции имеет свои специфические реквизиты, на основании данных которых производится оплата продукции.

    Заготовительные организации на приемку животных выписывают приемные квитанции на закупку скота, птицы и кроликов (ф. № ПК-1), молокозаводы и соответствующие приемные пункты — приемные квитанции на закупку молока и молочных продуктов (ф. № ПК-3), по приемке яиц — приемные квитанции на закупку яиц (ф. №. ПК-4), по приемке картофеля — приемные квитанции на закупку картофеля (ф. №ПК-5), по приемке овощей — приемные квитанции на закупку овощей (ф. № ПК-6), по приемке сахарной свеклы — приемные квитанции на закупку сахарной свеклы (ф. № ПК-8), по приемке зерновых и масличных культур — приемные квитанции на закупку зерновых и масличных культур (ф. №ПК-9), по приемке продукции льна, конопли — приемные квитанции продукции льна, конопли и другой продукции (ф. № ПК-16), по приемке семян овощей — приемная квитанция по закупке семян овощей (ф. № ПК-19). Каждая из перечисленных форм включает в себя соответствующие реквизиты, отражающие особые характеристики по измерению качества, массы, другие необходимые параметры того или иного вида продукции (например, по молоку — жирность, охлажденность, кислотность и т. п.).

    В бухгалтерии выписывается счет-фактура. В счете-фактуре указывают:

    - наименование организации,

    - реквизиты предприятия,

    - наименование организации покупателя,

    Данный  документ подписывают: руководитель предприятия, главный бухгалтер и бухгалтер  по реализации, выдавший счет-фактуру.

    Данный  документ составляется в двух экземплярах: 1 – остается в бухгалтерии, 2 – отдают покупателю для оплаты.

    Все первичные документы, поступившие  в бухгалтерию в дальнейшем после проверки группируются и регистрируются в соответствующих учетных регистрах. 
 

2.3 Аналитический и синтетический учет реализации и расчетов с    покупателями и заказчиками 
 

    Аналитические счета служат для учета каждого вида, и даже сорта материальных ценностей, долга каждой организации и лица, отражения каждого процесса производства, реализации каждого вида продукции и формирования каждого источника средств. На этих счетах учет ведется в денежном, натуральном и трудовом измерении. Отражение хозяйственных операций на аналитических счетах называется аналитическим учетом.

    Синтетические счета обобщают данные аналитических счетов; их ведут только в денежном измерении. Отражение хозяйственных операций на этих счетах называется синтетическим учетом.

    В ОАО АПК «Нива-Колос» учетом реализации продукции занимается бухгалтерия  под руководством главного бухгалтера.

    Обработку первичной документации проверяет  главный бухгалтер.

    Учет  проданной продукции ведется  в Журнале-ордере по кредиту счета 90 «Продажа» и в журнал-ордер № 62-АПК. Журнал-ордер составляется за месяц. В нем указывают:

• наименование организации покупателя;
• стоимость товаров приобретенных в течение месяца;
• суммы уплаты.

    Счет 90 «Продажи» предназначен для обобщения  информации о доходах и расходах, связанных с обычными видами деятельности организации, и определения по ним  финансового результата. На счете 90 «Продажи» отражаются выручка и себестоимость проданной готовой продукции, работ, услуг, а также операции по продаже принятых от населения продукции, скота, птицы, по передаче индивидуальных жилых домов, натуральные выдачи сельскохозяйственной продукции.

    По  дебету этого счёта учитывают  полную (коммерческую) себестоимость  проданной продукции, товаров, выполненных  работ.

    Предприятие является АПК, поэтому по дебету счёта 90 «Продажи»

в течение года отражают плановую себестоимость продукции (работ, услуг).

    По  итогам года определяется разница между  фактической и плановой производственной себестоимостью, и суммы разницы  списываются в дебет счета 90 «Продажи» (если плановая себестоимость оказалась  ниже фактической) или сторнируются (если фактическая себестоимость оказалась ниже плановой) в корреспонденции со счетами 43 «Готовая продукция», 40 «Выпуск продукции (работ, услуг)», 23 «Вспомогательные производства».