Учет расчетов с покупателями и заказчиками

    2.5 Инвентаризация расчетов  с покупателями  и заказчиками 
 

    Инвентаризация - это проверка фактического наличия  имущества и обязательств организации с целью обеспечения достоверных данных бухгалтерского учета.

    Инвентаризация  расчетов проводится в соответствии со следующими документами:

1. Приказ об учетной политике;
2. «Ведомость учета результатов выявленных инвентаризацией», утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 27.03.2000 г. № 26;
3. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Министерства Финансов РФ от 13.06.1995 г. № 49.

    Инвентаризация  расчетов с покупателями заключается  в выявлении по соответствующим документам остатков и тщательной проверки обоснованности сумм, числящихся на этих счетах. Комиссия устанавливает сроки возникновения задолженности по счетам дебиторов, реальность ее и лиц, виновных в пропуске сроков исковой давности, если это имеет место.

    При проверке следует обратить внимание:

    - имеется ли задолженность с истекшим сроком исковой давности, принимаются ли меры к ее взысканию;

• имеются ли договора на отпуск продукции (выполнение работ, услуг) и правильность их оформления;

    при наличии дебиторской и кредиторской задолженности необходимо установить дату возникновения и причину  возникновения.

    При проверке учета расчетов с покупателями важно определить:

• правильность ведения аналитического и синтетического учета по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
• проводилась ли инвентаризация расчетов. Важным и необходимым моментом контроля учета расчетов с покупателями является проведение сверки расчетов с составлением актов сверок;
• правильность составления бухгалтерских проводок по счетам расчетов.
• правильность установления цен на отпускаемую продукцию, соответствуют ли они ценам, указанным в договорах отгрузки;
• соответствие данных синтетического и аналитического учета по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» данным, указанным в главной книге и балансе.

    По  результатам инвентаризации, выявленная дебиторская задолженность может быть как просроченная, так и в пределах срока.

    По  суммам дебиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности указываются лица, виновные в пропуске этих сроков.

    Списание  задолженности оформляется приказом руководителя и следующими бухгалтерскими записями:

    а) Дебет 91/2 «Прочие расходы» Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

    б) Дебет 63 «Резервы по сомнительным долгам»  Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

    Списанная дебиторская задолженность не считается  аннулированной. Она отражается на забалансовом счете 007 «Списана в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» в течение 5 лет с момента списания для наблюдением за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения задолжника.

    Необходимым условием для такого списания является наличие следующих документов:

• документы об отгрузке продукции (работ, услуг);
• договора на поставку продукции (работ, услуг);
• определение арбитражного суда о принятии дела к производству.

    В целом, при проверке правильности операций особое внимание нужно обратить на:

1. наличие оправдательных документов при совершении этих операций и правильность их оформления;
2. правильность оплаты сумм за отгруженную продукцию;
3. на полноту отгруженной продукции.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. РЕКОМЕНДАЦИИ  ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ  РАСЧЕТОВ С ПОКУПАТЕЛЯМИ И ЗАКАЗЧИКАМИ  НА ПРЕДПРИЯТИИ

 
 

     Для совершенствования расчетов с поставщиками и покупателями открытому акционерному обществу АПК «Нива-Колос» можно предложить следующее.

     Важным  перспективным направлением совершенствования  расчетов с поставщиками и покупателями на ОАО АПК «Нива-Колос» является совершенствование системы качества на предприятии.  При заключении договоров с поставщиками и покупателями оговаривается качество товара. Качество товара должно соответствовать требованиям ГОСТа, иначе покупатель вправе отказаться от оплаты и приема товара и ответственности за отказ от приема товара не несет. Например, ООО «Ист-Реф» отгружает ОАО АПК «Нива-Колос» продукцию – корм для КРС. В связи с тем, что продукция не соответствовала качеству, оговоренному в условиях договора, ОАО АПК «Нива-Колос» возвратил продукцию.

     В области качества ОАО АПК «Нива-Колос» ставит следующие цели:

• повышение конкурентоспособности предприятия и получение устойчивой прибыли для дальнейшего развития производства в интересах потребителя на основе полного удовлетворения его потребностей качественной продукцией в ассортименте;
• распространение понятия «качество» на все виды деятельности предприятия, в том числе на услуги фирменной торговли, процессы организации и управления производством;
• формирование идеологии качества: «Продукция ОАО АПК «Нива-Колос» гарантия стабильного качества».

     Достижение этих целей может быть достигнуто при выполнении следующих условий:

• постоянная разработка и освоение новых видов продукции на основе проведения маркетинговых исследований, направленных на непрерывное изучение требований потребителя и разработку оптимальных способов продвижения продукции на рынок;
• снижение затрат на производство продукции путем использования ресурсосберегающих технологий и экономии всех видов ресурсов, что позволит продукции предприятия быть доступной потребителю по цене;
• проверка качества сырья и готовой продукции в испытательных лабораториях предприятия, гарантирующая безопасность выпускаемой продукции для потребителя;
• постоянное техническое развитие как путь достижения и поддержания заданного уровня качества выпускаемой продукции и услуг;
• систематическое повышение профессионального уровня всего персонала предприятия и заинтересованности работников;
• поддержание на предприятии благоприятных условий труда и социально-психологического климата, позволяющих каждому члену коллектива решать проблемы на основе квалификации, опыта, инициативы и понимания целей предприятия.

     Другим  перспективным направлением совершенствования  бухгалтерского учета на предприятии  является расширение компьютерного  учета, организация автоматизированных рабочих мест каждого бухгалтера, каждого участка учета, что позволяет создать новую технологию обработки учетной информации. Компьютерный учет имеет сейчас особенно огромное значение, так как происходят большие перемены в бухгалтерском учете, контроле, аудите и анализе.

     Учет ведется по специальной бухгалтерской программе «Интегратор». Программа имеет ряд недостатков: много времени затрачивается на обработку информации и вывод ее на печать, не учитывается специфика предприятия, нет отраслевого разграничения задолженности, нет автоматического выбора задолженности по сроку возникновения, узкий аналитический учет.

     ОАО АПК «Нива-Колос» заключила договор с московской фирмой ООО «Франс информатик энд технолоджи» по разработке и внедрению корпоративной системы  Navision Attain. Программисты тщательно изучают работу бухгалтеров на каждом участке путем опроса.

     Целями  проекта внедрения корпоративной  информационной системы являются:

• создание единого информационного пространства для группы предприятий ОАО АПК «Нива-Колос»;
• обеспечение прозрачности деятельности предприятия для руководства, с возможностью доступа к информации предприятия и подразделений;
• стандартизация ввода, контроля и обработки данных;
• обеспечение достоверности и непротиворечивости информации;
• обеспечение введения оперативного финансового и материального учета, позволяющего получать консолидированную информацию с требуемой периодичностью и детализацией.

     Третьим направлением совершенствования расчетов является открытие на 60 счете «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»  и 62 счете «Расчеты с покупателями и заказчиками» дополнительных субсчетов для расчетов ОАО АПК «Нива-Колос» с дочерними предприятиями:

     62/11 – Расчеты с ИП Хабибуллиной В.В. Она занимается реализацией мясных продуктов.

     60/11 – Расчеты с ОАО «Камский комбикормовый завод». Комбикормовый завод снабжает ОАО АПК «Нива-Колос» сбалансированными по всем элементам питания комбикормами.

     60/12  – Расчеты с ОПХ «Новоуральское». ОАО АПК «Нива-Колос» арендует у данного хозяйства землю.

     Расчеты с ОАО «Мясокомбинат «Уральский»» осуществляют на данный момент на счете 62/2 «Расчеты по инкассо».

     Следующим направлением совершенствованием расчетов является четкая организация взаимоотношений: юридической службы, департамента финансов, департамента логистики, финансово-расчетного отдела, материальной группы, отдела по начислению налогов.

     Последствиями неорганизованной работы может быть следующее:

• из-за несвоевременного предоставления департаментом логистики копии счета на оплату департаменту финансов может возникнуть задержка платежа, а, следовательно, нарушение договорных условий, выплата пеней, штрафных санкций, несвоевременная поставка товаров (работ, услуг) поставщиком и даже расторжение договора;
• при несвоевременном предоставлении материальной группой информации о поступлении товара (работ, услуг) от поставщика в финансово-расчетный отдел может вызвать ложную картину о данном клиенте, не закрытие дебиторской задолженности в случае предоплаты, а в случае последующей оплаты – задержку платежа.
• центральная бухгалтерия и бухгалтерии подразделений должны в установленные сроки предоставлять производственные отчеты в отдел по начислению налогов для отчета по налогу на добавленную стоимость и по налогу с продаж. Отдел по начислению налогов тесно сотрудничает с финансово-расчетным отделом, так как он должен произвести все расчеты с поставщиками и покупателями и закрыть месяц, что необходимо для правильных отражений данных при расчете налога на добавленную стоимость. Несвоевременное предоставление налоговых деклараций в налоговые органы влечет за собой уплату штрафов, пеней за просроченные платежи, что для любого предприятия крайне не выгодно.

     Для того чтобы не возникали такие  ситуации, нужна четкая регуляция  взаимоотношений между подразделениями  и отделами внутри предприятия. Для  этого необходимо прописать все права и обязанности каждого структурного подразделения, выявить контакты. Для четкой регуляции издавать необходимые для работы распоряжения.

     Также, ОАО АПК «Нива-Колос» может в достаточной мере обеспечить защиту своих материальных интересов путем серьезного подхода к составлению текста договора, включению в него необходимых условий, касающихся ответственности, а также тщательного отбора и предоставления судебным органам доказательств, подтверждающих причинную связь между убытками и невыполнением или ненадлежащим выполнением ответчиком своих договорных обязательств. При заключении договоров следует учитывать требования Указа Президента РФ от 20 декабря 1994 года № 2204, согласно которому обязательным условием договоров на поставку товаров (работ, услуг) является предельный срок исполнения обязательств, который не может превышать трех месяцев с момента фактического получения товаров (работ, услуг) покупателем, и соблюдение формы договоров, установленной ГК РФ.