Учет расходов на оплату труда

       В должностной инструкции указываются  должностные обязанности, что  должен знать работник, квалификационные  требования.   

      1.2. Учет численности персонала, рабочего  и нерабочего времени, выполненных  работ

        Учет численности работников, рабочего  и нерабочего времени необходим  бухгалтеру для начисления заработной  платы. Здесь он должен получать  достоверные сведения о приеме  на работу, предоставлении отпуска,  рабочем времени и так далее.

      Для этой цели ведется учет численности  работников (личного состава) в следующих  документах:

•     приказ или распоряжение о приеме на работу
•     приказ о предоставлении отпуска
•     приказ или распоряжение об увольнении

            Учет личного состава работников  предприятия осуществляет отдел  кадров, который заводит на каждого работника личное дело.

На каждого  работника открывается лицевая  карточка, в которой фиксируют  анкетные данные и прочие сведения о его трудовой деятельности на данном предприятии – учебе, повышении  разряда, категории, переводах. Впервые  приступившему к работе выписывают трудовую книжку, хранящуюся в отделе кадров до его увольнения. Для учета каждому работнику предприятия присваивают  табельный номер, который проставляют в табеле учета рабочего времени, в документах по учету выработки, выполненной работы и в регистрах по учету заработной платы.

          В бухгалтерии на каждого работника  открывается лицевой счет, информация  которого используется  для начисления  пенсии, пособий, подсчета среднего  заработка. После увольнения работника  лицевой счет сдается в архив.  В случае ликвидации предприятия  – сдается в городской архив  (срок хранения – 75 лет).

     При учете численности работников  учитываются как фактически работающие, так и временно неработающие (находящиеся  в очередных, дополнительных, учебных  отпусках, женщины, находящиеся в  отпусках по беременности и  родам, в отпусках по уходу  за ребенком и так далее), согласно  Инструкции по заполнению форм  государственной статистической  отчетности по труду, утвержденной  Постановлением Министерства статистики  и анализа Российской Федерации 17 сентября 2001г., № 80 с изменениями и дополнениями от 15.07.2002г. №67.

   В списочный  состав включаются работники:

- фактически  явившиеся на работу, включая  тех, которые не работали по  причине простоя;

- принятые на  работу с испытательным сроком;

- принятые на  работу на неполный рабочий  день или неполную рабочую  неделю;

- принятые для  замещения отсутствующих работников;

- студенты высших  учебных заведений и учащиеся  средних специальных профессионально-технических  и других приравненных к ним  учебных заведений зачисленные  на рабочие места или должности;

- работники,  временно не работающие на  предприятии (не явившиеся на  работу по болезни, в связи  с выполнением государственных  или общественных обязанностей, находящиеся в отпусках с сохранением  места работы и заработной  платы).

Не включаются в списочный состав работники:

• выполняющие работы по заключенным договорам гражданско-правового характера (включая договора подряда), привлеченные для выполнения разовых работ;
• принятые на работу по совместительству с других предприятий;
• временно направленные на работу на другое предприятие, если за ними не сохраняется заработная плата по месту основной работы.  

      Численность на дату – это  показатель численности работников  списочного состава предприятия  на определенное число отчетного  периода, например, на первое или  второе число месяца, включая  принятых и исключая выбывших  в этот день работников. Для  определения списочной численности  работников предприятия в среднем  за отчетный период (месяц, квартал,  с начала года, год) недостаточно  принимать численность работников  на дату, так как в этом показателе  не учитываются изменения, произошедшие  в течение рассматриваемого периода.

      Для определения списочной численности  работников в среднем за период необходимо вести ежедневный учет численности  работников списочного состава, который  должен уточняться на основании приказов (распоряжений) о приеме, переводе работников на другую работу и прекращении трудового  договора. Численность работников списочного состава за каждый день должна соответствовать  данным табеля учета использования  рабочего времени работников.

        Списочная численность работников  в среднем за отчетным месяц  исчисляется путем суммирования  численности работников списочного  состава за каждый календарный  день отчетного месяца, то есть  с 1 по 30 или 31 число (для февраля  28 или 29 числа), включая праздничные  дни, деления полученной суммы  на число календарных дней  отмеченного месяца.

      Численность работников списочного состава за выходной или праздничный день принимается  равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день, исключая работников, для которых это был  последний рабочий день. При наличии двух или более выходных или праздничных (нерабочих) дней подряд численность работников списочного состава за каждый из этих рабочих дней принимается равной численности работников списочного состава за рабочий день, предшествующий выходным и праздничным (нерабочим) дням.

      Списочная численность работников в среднем  за квартал определяется путем суммирования среднемесячной численности работников за все месяцы работы предприятия  в квартале и деления полученной суммы на три.

      Списочная численность работников в среднем  за период с начала года по отчетный месяц включительно определяется путем  суммирования среднемесячной численности  работников за все месяцы, истекшие за период с начала года по отчетный месяц включительно, и деления  полученной суммы на число месяцев  работы предприятия за период с начала года, то есть соответственно на 2, 3, 4 и  так далее.

      Списочная численность работников в среднем  за год определяется путем суммирования среднемесячной численности работников за все месяцы отчетного года и  деления полученной суммы на 12.

      При определении средней заработной платы и других средних величин  используется показатель «численность работников», принимаемая для исчисления средней заработной платы и других средних величин. Для получения  этого показателя из численности  работников списочного состава необходимо исключить некоторые категории  работников. К ним относятся:

• женщины, находящиеся в отпусках по беременности и родам;
• женщины, находящиеся в отпусках по уходу за ребенком до достижения им 3 лет;
• работники, обучающиеся в учебных заведениях, находящиеся в учебных отпусках (без сохранения заработной платы);
• находящиеся в отпусках без сохранения заработной платы;

-   не явившиеся на работу вследствие  временной нетрудоспособности или  ухода за больными, неявки которых  оформлены листками нетрудоспособности  или справками лечебных учреждений.

      При определении численности,  принимаемой для исчисления средней  заработной платы, работники,  принятые (переведенные) на неполный  рабочий день или неполную  рабочую неделю, учитываются пропорционально  фактически отработанному времени  в следующем порядке: определяется  общее количество человеко-часов,  отработанных этими работниками,  для чего общее число отработанных  человеко-часов в отчетном месяце  делится на установленную продолжительность  рабочего дня. Затем определяют  численность работников, для чего  число отработанных человеко-дней  делят на число рабочих дней  в отчетном месяце.

      В период ежегодных и других оплачиваемых отпусков сохраняется такой же порядок  расчета, число отработанных человеко-часов  берется условно.  Учет рабочего времени обязателен по всем работникам независимо от применяемых форм оплаты труда. Трудовой режим на предприятиях устанавливается коллективным договором, правилами внутреннего трудового  распорядка, а для отдельных работников и графиками выхода на работу, утвержденными  нанимателем.

   Учет  рабочего времени в Гвардейском райпо ведется в табеле учета рабочего времени. Табельный учет осуществляется посредством специальных табельных карточек (табели учета рабочего времени).  

         Для контроля за приходом и  уходом работников ведется учет  на рабочих местах руководителями  работ, заполняющими табели учета  рабочего времени. Такой учет  ведут по предприятию в целом.  Табель – это именной список  работников предприятия, сгруппированных  по категориям, а внутри категорий  по порядку табельных номеров.  В нем указываются: табельный  номер работника, фамилия, имя,  отечество, должность, количество  отработанных дней (часов), в том  числе ночные, выходные, неявки на  работу по причинам и без  причин. Одна строка в табеле  отводится для одного работника.  Например, Алиева Р.А. буфетчица, согласно табеля учета рабочего времени, отработала 174 часа. Явки на работу и использование рабочего времени могут учитывать двумя методами:

      1. Метод сплошной регистрации.

           2. Метод регистрации отклонений.

       На исследуемом предприятии табель  использования рабочего времени,  заполняется методом сплошной  регистрации.

   Табель  заполняется условными обозначениями (Б – болезнь; В – выходные; К – командировка; О – отпуск; П – прогул). В табель включают всех постоянных и временных работников, состоящих в списочном составе  предприятий. Отметка о неявках  или опозданиях делается в табеле на основании соответствующих документов – справок о вызове в военкомат, листков о временной нетрудоспособности и т.п., которые работники сдают  табельщикам. Учет сверхурочных работ  ведется в отдельном табеле на лиц, оставленных на сверхурочные работы, составляется список, подписанный руководителем  предприятия и согласованный  с местной профсоюзной организацией. Этот список и является основанием для ведения отдельного табеля учета  сверхурочных работ. Сверхурочным считается  также время, затраченное работниками  с нормированным рабочим днем на проведение инвентаризации товаров  во внеурочные часы.

      По  окончании месяца табель закрывают: в нем подсчитывают по каждому  работнику количество дней явок на работу, количество отработанных часов, в том числе праздничных, сверхурочных и так далее. Табель подписывает  табельщик и начальник отдела (руководитель). Оформленные табели передают в бухгалтерию Гвардейского райпо в сроки, предусмотренные графиками документооборота. В бухгалтерии проверяют правильность заполнения всех реквизитов и наличие подписей. Данные табельного учета служат основанием для начисления заработной платы .

      В составе отработанного времени  отдельно учитывается время сверхурочных  работ, повременной работы сдельщиков, служебных командировок и работы по совместительству.

      В составе неотработанного времени  выделяются оплачиваемое и неоплачиваемое время, а также потери рабочего времени  как по вине работника, так и при  отсутствии его вины.

      Фактическое рабочее время учитывается  с момента явки работника на  место выполнения работы согласно  правилам внутреннего распорядка, графику работ или особому  указанию нанимателя и до момента  фактического освобождения от  работы в этот рабочий день.

      Таким образом,  в Гвардейском райпо ведется достоверный и правильный учет численности работников, рабочего и нерабочего времени, что позволяет точно производить расчет  заработной платы работников, а также начисление пенсий, пособий, отпускных.