Учет товарных операций в оптовой торговле

       На  складах с небольшим ассортиментом  товаров и незначительным количеством  операций материально ответственные  лица могут вести учет непосредственно  в товарном отчете (при этом карточки и товарные книги не ведутся).

Партионный  способ учета товара

       При партионном способе учета каждая партия товара на складе хранится отдельно. Под партией понимаются товары, поступившие одновременно по одному транспортному документу. В составе партии могут быть товары как различных сортов, так и наименований. Каждую партию регистрируют в журнале учета поступающих товаров. Порядковый номер регистрации является одновременно номером этой партии. Он указывается в расходных документах рядом с наименованием товара, отпущенного из данной партии.

       На  каждую партию товара материально ответственное лицо открывает партионную карту (или заводит отдельную запись в базу данных, если учет на складе компьютеризирован) в двух экземплярах: один - для склада, второй - для бухгалтерии. Форматы записей или формы партионных карт и порядок занесения в них информации зависят от вида товара.

       Записи  в приходной части партионной карты ведут на основании сопроводительного  документа к поступившему товару с указанием его номера и даты, номера склада, лица, принявшего товар, поставщика, количества товара (по наименованиям, сортам и ценам), места хранения (по продовольственным товарам - общее количество мест; для непродовольственных - номер каждого товарного места в отдельности).

       В расходной части партионной карты  указывают дату отпуска товара, номер  документа, количество отпущенного товара в натуральных показателях, итог за месяц и остатки товара на конец месяца; при этом подсчет остатков может вестись нарастающим итогом после каждого отпуска.

       По  непродовольственным товарам записи ведут линейно-позиционным способом по каждому тарному месту (вплоть до конкретной единицы товара, например, при учете ювелирных изделий или продукции, имеющей уникальный заводской номер, используемый в учете). Это усиливает контроль за сохранностью ценностей и предупреждает возникновение пересортицы. С этой же целью рекомендуется указывать номера партий на товарных местах (ящиках, кипах и др.), а на куски тканей выписывать и наклеивать кусковые ярлыки (партионно-кусковой учет). В случае учета по конкретной единице товара используются уникальные заводские номера или при поступлении партии товара к каждому товару прикрепляется ярлык с его индивидуальным номером, который заносится в партионную карту (лист) в момент оприходования товара на склад.

       После полной реализации партии партионная карта закрывается материально ответственным лицом. Составляется акт об израсходовавши товаров партии, который подписывается товароведом и заведующим складом. Форма акта зависит от вида товара и наличия отклонений от оприходованного количества. Акт с партионной картой и отчетом по товарам и таре материально ответственное лицо передает в бухгалтерию для проверки.

       Если  при проверке по данной партии выявляется недостача товаров в пределах норм естественной убыли, ее списывают  за счет организации, а недостачи сверх норм естественной убыли взыскивают с материально ответственных лиц. Излишки товаров, выявленные при проверке, приходуют.

       Партионный  учет позволяет определить результаты реализации партии товаров без проведения инвентаризации (по существу, инвентаризация производится локально при закрытии каждой партии). Одновременно данный вид учета усиливает контроль за сохранностью ценностей, способствует снижению товарных потерь. Вместе с тем при партионном способе хранения менее рационально используется складская площадь и отсутствует возможность оперативного управления товарными запасами (в результате хранения определенного вида товаров в разных местах и отражения остатков по ним в нескольких партионных картах).

       При партионно-сорговом способе учета  товара отдельно хранится каждая партия поступивших на склад товаров. Внутри партии товары для хранения разбираются по сортам. Данный способ применяется в условиях широкого ассортимента хранящихся товаров.

1.6.2. Отчетность материально ответственных лиц

       Учет хранения товаров осуществляется материально ответственными лицами (кладовщик, заведующий складом), с которыми заключается

       соответствующий договор.

       Материальная  ответственность наступает с  момента оприходования поступившего товара на склад на основании приходных товаросопроводительных документов и длится до момента выбытия, передачи товаров по расходным документам. При любом способе хранения ответственные лица ведут учет товаров в натуральном измерении на основании соответствующих приходных и расходных документов. Кроме того, возможно учитывать движение товаров одновременно и в стоимостном измерении.

       Материально ответственные лица складов на основании  приходных и расходных документов составляют товарные отчеты или сопроводительные реестры сдачи документов. Форма отчетности зависит от специализации оптового предприятия, ассортимента товаров, объема документооборота и организации аналитического учета товаров в бухгалтерии и способа хранения.

       Там, где используется оперативный бухгалтерский (сальдовый) метод аналитического учета товаров, в условиях небольшого склада с ограниченным ассортиментом товаров при сортовом способе хранения материально ответственные лица обычно составляют товарные отчеты.

       В товарных отчетах указываются поставщики, от которых получены товары за отчетный период, покупатели товаров, даты и номера документов, стоимость товаров по приходной и расходной частям отчета в отдельности по каждому документу. Остаток товаров и тары на начало отчетного периода берут из предыдущего отчета или из инвентаризационной описи. Остаток на конец периода определяется как остаток на начало периода плюс приход товара и тары за вычетом расхода за отчетный период. В конце отчета прописью указывается число приложенных документов. Отчет подписывает материально ответственное лицо.

       На  некоторых оптовых торговых предприятиях в товарные отчеты вводят дополнительные графы, например: номер и дату документа  поставщика и склада, номер партии, стоимость товаров, общее количество товаров по документу и отчету в целом и др.

       По  продовольственным товарам отчеты составляют по ассортименту, наименованиям, единицам измерения, ценам и количеству товара и тары.

       На  предприятиях, применяющих количественно-суммовой метод учета, имеющих большой  документооборот, составляются сопроводительные реестры, представляющие собой простой перечень документов с указанием их наименований, номеров и количества (отдельно по приходу и расходу).

       Экспедиторы составляют отчеты о развозе товаров, полученных на оптовом складе и доставленных покупателям (магазинам). В этом отчете указываются склад, номер и дата документа, номера предприятий-получателей, наименование и количество принятых и сданных товаров, фиксируются недостачи и излишки (необходимо помнить о том, что эти суммы должны быть определены в подписанных заинтересованными сторонами актах). Отчет может быть составлен на основании непосредственно счета-фактуры (или товарно-транспортной накладной) с приложением к нему накладных на товары, переданные покупателям (магазинам).

       Сроки представления отчетности в бухгалтерию устанавливаются руководителем предприятия в зависимости от размера предприятия и других конкретных условий (ежедневно, еженедельно и т. п.). Увеличение срока представления отчетности ослабляет контроль за движением товарных запасов, приводит к неравномерной загрузке аппарата бухгалтерии.

       Товарные  отчеты и сопроводительные реестры  составляются в двух экземплярах. Первый экземпляр вместе с первичными документами  передается в бухгалтерию под  расписку на втором экземпляре, который  остается у материально ответственного лица.

       Поступившие в бухгалтерию товарные отчеты и  первичные документы должны быть в тот же день проверены по форме, по существу и арифметически. При этом бухгалтер должен обращать внимание на реальность начальных остатков, аккуратность и правильность составления документов и самого отчета, наличие всех приложенных документов, своевременность и полноту оприходования товаров или списания их с учета и др. Несвоевременное отражение движения товаров искажает величину товарного остатка и позволяет некоторое время скрывать недостачи и излишки.' Обнаруженные при проверке отчетов ошибки исправляются корректурным способом и заверяются подписью бухгалтера и материально ответственного лица. Проверенные и принятые к учету товарные отчеты проходят бухгалтерскую обработку. Сальдо, полученное по данным бухгалтерского учета, сверяют с остатками товаров и тары по товарному отчету.

1.7. Учет товарных запасов в бухгалтерии.

       Учет  товаров ведется на активном счете 41 "Товары", кредитовые обороты которого отражаются в соответствующем журнале-ордере, а дебетовые - в ведомости. Записи в журнале-ордере и ведомости ведут на основании сводных учетных документов (например, товарных отчетов). Аналитический учет товаров в бухгалтерии ведется раздельно по материально ответственным лицам, наименованиям, сортам. При этом применяется метод натурально-стоимостною учета товаров.

Сортовой  способ бухгалтерского учета

       При сортовом способе учет ведется в  карточках количественно-суммового учета (открываются на каждый сорт, артикул и т. д.), в которых записывается приход, расход и остаток товаров (тары) в количественном и стоимостном выражении на основании первичных документов: актов приемки, счетов-фактур, товарно-транспортных накладных и других документов. По окончании месяца и на дату инвентаризации в карточках подсчитывают итоги оборотов за месяц, определяют остатки и составляют оборотную ведомость, при этом переносятся месячные итоги по приходу, расходу товара и остатки на конец месяца из карточек. Итоговая строка оборотной ведомости (по сумме) должна быть тождественна оборотам и сальдо синтетического счета 41 "Товары" (по каждому складу в отдельности).

       С помощью оборотной ведомости  сверяют данные бухгалтерского и  складского учета, что подтверждается актом сверки или подписями бухгалтера и материалы-то ответственного лица на оборотной ведомости.

Сальдовый способ бухгалтерского учета

       При сальдовом (оперативно-бухгалтерском) способе учета материально ответственные лица заносят в базу данных записи или ведут карточки количественно-сортового учета. Бухгалтерия же аналитический учет товаров ведет только в суммовом выражении по материально ответственным лицам или по товарным группам. Не реже одного раза в неделю бухгалтер на складе проводит сплошную проверку записей в карточках складского учета (товарных книгах). При этом сопоставляются записи, сделанные материально ответственными лицами в карточках складского учета, с данными приходно-расходных документов, представленных в бухгалтерию в качестве приложения к реестру или товарному отчету. Правильность определения остатка товара на день проверки бухгалтер подтверждает проставлением даты проверки и своей подписью в карточках.

       На  первое число месяца и на день инвентаризации на основании проверенных карточек складского учета составляют сальдовые ведомости по складам и материально ответственным лицам с подсчетом в них промежуточных итогов по товарным группам (для удобства сверки с суммовыми карточками бухгалтерии).

       В сальдовой книге записывают остатки  по каждому товару в количественном выражении до наименованиям на основе регистров складского учета с указанием цены. Затем определяют общую стоимость товаров. Общий итог по сальдовой ведомости сверяют с товарным отчетом склада и с сальдо счета 41 "Товары".

Партионный  способ бухгалтерского учета

       Партионный  учет товаров в бухгалтерии применяется  в том случае, если товар на складе хранится по партиям. Учет ведется на компьютере или в партионных картах. Порядок занесения записей в базу данных иди в партионные карты такой же, как на складах, только учет ведется не в количественном, а в количественно-суммовом выражении.

       В бухгалтерии на каждую партию открывается  отдельная карточка. Данные бухгалтерского учета сверяются с товарными  отчетами материально ответственных лиц и с партионными картами склада. Расхождения, выявленные при сверке, фиксируют в акте. На начало месяца итоговые данные из партионных карт заносят в оборотную ведомость, которые целесообразно составлять не по отдельным наименованиям и сортам товара, а по отдельной партии в целом с указанием ее номера и суммы. Итог ведомости должен совпадать с данными синтетического счета 41 "Товары".