Учёт денежных средств и денежных документов в кассе

              Примечание: источник – предприятие. 

    Из данных таблицы 1 видно, что товарооборот предприятия за анализируемый период увеличился, валовые доходы также увеличились, однако одновременно более быстрыми темпами увеличивались такие показатели как себестоимость продукции, величина налога из выручки, что привело к увеличению отрицательного финансового результата. На взгляд автора получение убытков в четырёх выбранных для анализа периода свидетельствует о финансовой неустойчивости предприятия. Убыток от реализации товаров связан с хищением денежных средств и материальных ценностей. Восстановление потребовало дополнительных вложений (помощь аудиторских, ревизионных, технических служб в восстановлении учетных данных). На сегодняшний день в предприятии прослеживается улучшение финансового состояния. Для привлечения покупателей проводятся рекламные мероприятия: создан рекламный ролик для проката по телевидению в размере 20 сек, голосовая реклама в эфире Хит-FM, рекламные листовки в Метрополитене, на страницах популярных журналов «Что почём?», «Мебель». Таким образом, финансово-экономическое состояние предприятия постепенно стабилизируется.

    Организационно-экономические аспекты деятельности субъекта хозяйствования непосредственным образом влияют на положения учетной политики. Основная задача учетной политики – максимально адекватно отразить деятельность организации, сформировать полную, объективную и достоверную информацию для принятия обоснованных управленческих решений.

     Ответственность за организацию бухгалтерского учета в ТЧДУП «Всё для дома», соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет директор. Бухгалтерский учет осуществляется главным бухгалтером, должность которого предусмотрена в штатном расписании. Функции кассира и ведения кассовых операций возлагается на материально-ответственных лиц согласно приказа.

     Форма ведения бухгалтерского учета – автоматизированная, на базе программы «1С:Предприятие.7.7» с использованием типовых проводок, предусмотренных в ней. Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций осуществляются способом двойной записи в соответствии с рабочим планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности.

    Все хозяйственные операции, проводимые в УП «Всё для дома», оформляются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

     УП «Всё для дома» применяются первичные учетные документы, составленные по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм, а также типовых форм с учетом применения в автоматизированном виде в бухгалтерской программе 1С и самостоятельно разработанным формам. Право подписи первичных документов имеют: первой – единолично – директор, вторая – на финансовых и расчетных документах – главный бухгалтер. Право на утверждение актов на списание товарно-материальных ценностей имеет только директор. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы считаются недействительными и не принимаются к использованию, за исключением случаев, когда имеется письменное распоряжение директора.

     Первичный документ оформляется в момент совершения операции, а если это не предоставляется возможным непосредственно после её совершения. Своевременно составленные и качественно оформленные первичные документы должны быть переданы в бухгалтерию в сроки, предусмотренные графиком документооборота. Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей). Запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей. Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки организуется в соответствие с графиком документооборота.

    В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности проводится инвентаризация активов с 01 января по 31 декабря отчетного года и финансовых обязательств по состоянию на 31.12 отчетного года.

     УП «Всё для дома» представляет в обязательном порядке статистическую и бухгалтерскую отчетность (месячную, квартальную, годовую): Государственной налоговой службе – квартальную; Статистика (ФСЗН, БелГосстрах, статистика) – квартальная, годовая; ЗАО «Бобруйскмебель» - месячная в объемах и сроки, установленные Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности».

     УП «Всё для дома» хранит первичные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течении сроков, установленных для хранения документов, за исключением документов постоянного хранения. Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер. Выдача данных документов из бухгалтерии производится только по распоряжению директора и главного бухгалтера.

    Таким образом, организация бухгалтерского учета УП «Всё для дома» зависит от его организационно-экономической структуры и действующего законодательства. Организации торговли имеют право выбора наиболее рационального решения с точки зрения хозяйственной деятельности и условий работы. Способы ведения учета, принятые в организации, в значительной степени влияют на формирование финансового результата организации и его размер. 
 
 

2.2 Документальное оформление  движения наличных  денег в кассе  и денежных документов, отчётность материально-ответственного лица

    Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое торговое предприятие независимо от форм собственности должно иметь специально оборудованную кассу.

    Все операции по приему и выдаче наличных денег производит кассир, который является материально-ответственным лицом, несет материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и обязан возместить ущерб, причинённый организации в результате умышленных действий, небрежного и недобросовестного отношения к своим обязанностям. При оформлении на работу с кассиром заключается письменный договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности. При этом руководитель организации обязан под роспись ознакомить кассира с действующими Правилами ведения кассовых операций. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученных ему обязанностей другим лицам, хранить в кассе наличные деньги и другие ценности, не принадлежащие данной организации. В случае необходимости временной замены кассира его обязанности возлагаются на другого работника, с которым также заключается письменный договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности.[13, с. 6]

     При решении вопроса о приеме на работу в качестве кассира рекомендуется не допускать лиц:

• Ранее привлекавшихся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;
• Страдающих хроническими психическими заболеваниями;
• Систематически нарушающих общественный порядок;
• Злоупотребляющих спиртными напитками либо употребляющих наркотические вещества без назначения врача.[3, с. 78]

     Размер наличных денег в кассе ограничен лимитом, установленным банком по согласованию с предприятием. Порядок и сроки сдачи наличных денег, размер расходования наличных денег из выручки юридическим лицам, подразделениям, индивидуальным предпринимателям, открывшим счет, лимит остатка кассы юридическим лицам, подразделениям устанавливаются согласно Правилам организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь. Если предприятие не представило в банк заявку на установление лимита остатка кассы, то лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданные в банк наличные деньги – сверхлимитными. Сроки подачи заявки в банк устанавливаются в договоре текущего банковского счета либо в решении банка на основании представленной ранее заявки.[7, с. 337]

     В организациях торговли кассовые операции осуществляют два вида касс: операционная и главная. Операционные кассы предназначены для получения выручки от населения за проданные товары и оказанные услуги. Такие кассы оснащены кассовыми суммирующими аппаратами или специальными компьютерными системами, которые регистрируются в налоговых органах. Налоговые органы имеют право доступа к контрольно-кассовым аппаратам и компьютерным системам для того, чтобы контролировать правильное их использование,  полноту учета выручки от реализации, правильность расчетов с покупателями и т. п.

     Предприятия торговли, осуществляющие расчеты с покупателями с использованием контрольно-кассовых аппаратов, ведут учёт поступившей выручки в книге кассира-операциониста установленной формы. [Приложение Г]

    Книга кассира-операциониста должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями руководителя и главного бухгалтера и печатью предприятия. Данная книга не являются основанием для записей в бухгалтерском учёте. Она лишь используется для оперативного учёта в целях контроля за движением выручки. В данной книге указываются показания счетчика кассовой машины на начало и конец рабочего дня, а также сумма поступившей за день выручки. Выручка уменьшается на сумму возвращённых денежных средств покупателям по неиспользованным чекам. На сумму возвращённых чеков кассиром совместно с руководителем предприятия составляется акт о возврате денежных средств покупателям по неиспользованным чеками сдается с отчетом кассира в бухгалтерию.

     При снятии показанной суммирующих денежных счетчиков и проверке фактического наличия денег в операционной кассе могут оказаться недостачи или излишки денежной наличности, а поэтому эти данные приводятся в особых графах книги кассира-операциониста.

     При проверке денежной наличности во время инвентаризаций либо в другое время, определённое руководителем предприятия, в обязательном порядке с кассового аппарата снимается контрольная лента, в которой приведены цифры, пробитые кассовым аппаратом при отпуске товаров покупателям по денежным чекам. [Приложение Д] Концы этой ленты заверяют подписью с проставлением даты и указанием лица, проводившего проверку операционной кассы. Контрольные ленты хранятся на предприятии до следующей инвентаризации, а при выявлении недостач или излишков денег в кассе – до разбора дела о недостачах и излишках.[4, с. 229-230]

     В УП «Всё для дома» кассир обычно сдаёт торговую выручку инкассатору. Сдача выручки кассиром оформляется выпиской под копирку трёх документов: первый – препроводительная ведомость, второй – накладная, третий – копия препроводительной ведомости. [Приложение Е]. Препроводительная ведомость вкладывается в инкассаторскую сумку вместе с деньгами; накладная вручается инкассатору; копия препроводительной ведомости с подписью и штампом инкассатора остаётся в организации и служит расходным кассовым ордером.

    С кассиром-операционистом заключается договор а материальной ответственности, и он несёт полную материальную ответственность за сохранность всех принятых ценностей.

    Главная касса предприятия торговли может осуществлять прием денежной выручки из операционных касс, сдачу её в банк, выдачу денег работникам на оплату труда и на хозяйственные нужды, при необходимости получать денежные средства в банке и т. п.  Наличные деньги, полученные в кассу, расходуются только на те цели, на которые они получены (на выплату заработной платы, оплату командировочных и других расходов). Сверх лимита наличные деньги в кассе могут храниться только во время выплаты заработной платы на срок не более трех рабочих дней, включая день получения денежных средств в банке.

       Прием наличных денежных средств кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам; выдача наличных денег – по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на них специального штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

     До передачи в кассу все приходные и расходные кассовые ордера и заменяющие их документы регистрируются в журналах регистрации приходных и расходных кассовых документов. [Приложение Ж]

     В приходном кассовом ордере указываются его номер, дата, сумма цифрами и прописью, от кого приняты наличные деньги и основание. [Приложение И] При приемке выручки от кассиров-операционистов или других работников представляется справка о показаниях суммирующих счетчиков на начало и конец дня (смены) или такие показатели на основе записей в книге кассира-операциониста приводятся в приходном кассовом ордере при его оформлении. После получения денег в кассу приходные кассовые ордера подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Получено» с указанием даты. На принятые денежные суммы выдаётся корешок приходного кассового ордера за подписями главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, и кассира, заверенный печатью кассира. На принятые денежные суммы выдаются: квитанция к приходному кассовому ордеру формы КО-1, второй экземпляр квитанции формы КВ-1, квитанция к талону формы 20-ФС, другие приходные документы.

    В кассовых расходных ордерах указываются: наименование предприятия, номер расходного ордера, сумма цифрами, фамилия, имя, отчество получателя, основания для их составления, сумма прописью к получению, перечень прилагаемых документов и роспись получателя с указанием получаемой суммы прописью и даты получения наличных денег. [Приложение К] После выдачи денег расходные кассовые ордера подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью: «Оплачено». При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу кассир требует предъявления документа, подтверждающего личность получателя денег. [4, с. 231]