Учёт денежных средств и денежных документов в кассе

       Оплата труда, выдача пособий по временной нетрудоспособности, премий, сумм под отчет может производиться кассиром по платежной ведомости. На титульном листе платежной ведомости делается разрешительная надпись руководителя и главного бухгалтера с указанием срока выплаты денег и суммы прописью. Невыплаченная в течение трех дней (включая и день получения) сумма на указанные цели должна быть внесена на расчетный счет. Напротив фамилий работников, которые в трехдневный срок не получили деньги, кассир делает отметку «Депонировано» и составляет реестр депонированных сумм. В конце платежной ведомости кассир делает надпись о фактически выплаченных и депонентских суммах и скрепляет надпись своей подписью.

     Кассовые документы должны заполняться четко и ясно. Никаких подчисток, помарок или исправлений, даже и оговоренных, в кассовых документах не допускается. В случае несоблюдения этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.

    Поступление и выдачу наличных денег кассир ведет в кассовой книге. [Приложение Л] Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью, а количество листов заверено подписью руководителя и главного бухгалтера организации. Второй экземпляр кассовой книги является отрывным и служит в качестве отчета кассира перед бухгалтерией. Первый экземпляр остаётся в кассовой книге.

    Записи в кассовую книгу кассир производит по мере совершения хозяйственных операций по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Кассир ежедневно подводит итоги оборотов по приходу и расходу денег, выводит их остаток на следующий день и передает отчет в бухгалтерию со всеми приходными и расходными документами.

    Бухгалтерия принимает от кассира отчет под расписку в кассовой книге, обращает внимание на правильность оформления приложенных к отчету документов, сверяет проставленный остаток на начало дня с остатком наличных денег по предыдущему кассовому отчету на конец дня, проверяет тождественность сумм, приведенных в кассовых документах и кассовом отчете. Затем устанавливает правильность подсчитанного остатка денег в кассовом отчете на конец дня. После проверки кассового отчета бухгалтер на каждом кассовом документе проставляет шифры балансовых счетов, корреспондирующих со счетом 50 «Касса», которые затем переносятся в особую графу кассового отчета.

        Контроль за соблюдением кассовой дисциплины и сохранностью денежных средств в кассе возлагается на главного бухгалтера. Он систематически проверяет своевременность и полноту поступления выручки в кассу, сдачи ее в банк, соблюдение правил ведения кассовых операций.

   В сроки, установленные руководителем организации, но не реже одного раза в квартал, проводится внезапная инвентаризация кассы с полным пересчетом наличных денег и проверкой других ценностей. Результаты инвентаризации оформляются актом установленной формы. [Приложение М]. При определении результатов инвентаризации кассы расход денег в кассе, не подтвержденный распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его кассовом документе, признается недостачей, а обнаруженная денежная наличность, которая не подтверждается приходным документом, подлежит оприходованию. По выявленным недостачам и излишкам денег и других ценностей в кассе кассир представляет объяснение о причинах их образования.

   В кассе торговой организации кроме наличных денег могут храниться различные денежные документы и бланки документов строгой отчётности. 

   Денежными документами в бухгалтерском учёте называют приобретенные  предприятием и находящиеся в его кассе различные расчётные, транспортные, почтовые и прочие документы, имеющие нарицательную стоимость, которые могут быть проданы или по которым возможно получение определённых услуг. К ним относят почтовые марки, марки госпошлины, проездные транспортные документы, в том числе на общественный транспорт, путёвки в дома отдыха и санатории, ваучеры гостиниц, талоны и чеки предприятий общественного питания и иные аналогичные им документы. Не относятся к денежным документам хранящиеся в кассе  предприятий ценные бумаги, учитываемые как финансовые вложения (акции, облигации), расчеты (векселя), материальные ценности (талоны на бензин, складские свидетельства), бланки строгой отчётности, учитываемые за балансом на счёте 006 «Бланки строгой отчётности».

   Поскольку денежные документы хранятся в кассе, то следить за их движением и сохранностью должен кассир. Он составляет отчет по движению денежных документов, в котором указывает количество поступивших и выбывших ценностей. Денежные документы принимаются к учету и отражаются в балансе по фактическим затратам на их приобретение, а не по номиналу, в отличие от других денежных средств.

   Денежные документы принимаются  и выдаются кассиром по приходным и расходным кассовым ордерам и отражаются в книге учета движения денежных документов, которая может вестись на бланках и аналогична кассовой книге.[1,с.221-222]

   Форма учета денежных документов законодательно не закреплена, поэтому организация может разработать ее самостоятельно и утвердить приказом руководителя. В книге (журнале) учета обязательно указывают наименование предприятия, документа, дату его составления, содержание хозяйственной операции, единицы измерения и стоимость, должности и подписи лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления.

   Оприходованные в кассе денежные  документы выдаются подотчетным  лицам для использования или  реализуются сотрудникам организации  по льготным ценам (выбытие  оформляется расходным ордером).

   Таким образом, все денежные документы имеют цену приобретения. Их документальному оформлению следует уделить особое внимание. В организации должен вестись регистр аналитического учета – книга учета движения денежных документов, записи в которой осуществляются на основании первичных документов, подтверждающих поступление и выбытие денежных документов.

   Поступление денежных документов  в кассу и их списание целесообразно  оформлять выпиской приходных  и расходных кассовых ордеров, на основании которых производить записи в кассовой книге. Отчет по поступившим и выбывшим денежным документам составляется кассиром в установленные предприятием сроки (один-два раза в месяц).

   В кассовой книге движение денежных документов отражается обособленно.

   Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков, с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

   В ходе инвентаризации кассы проверяется и наличие денежных документов. Результаты инвентаризации отражаются в акте. В ходе ревизии может выясниться, что определенных денежных документов недостает или излишек. Недостача отражается в бухгалтерском учете и подлежит взысканию в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Излишки подлежат оприходованию и отражаются в бухгалтерском учете в соответствии с законодательством Республики Беларусь. В суммовом измерении, например, недостача определяется в размере сумм тех денежных документов, которые должны были быть в кассе, но отсутствуют.

   Если при инвентаризации будет обнаружена нехватка денежных документов, то на их сумму образуется недостача, которая взыскивается с виновного лица в случае доказательства его вины. Если виновник недостачи не установлен или суд принял решение не взыскивать недостачу, ее сумма относится на внереализационные расходы.

 Таким образом, порядок документального оформления движения наличных денег в кассе и денежных документов и составляемая при этом отчетность материально ответственного лица имеют свои особенности и строго регламентирована законодательством. 
 

2.3 Система формирования информации о движении наличных денег и денежных документов в регистрах бухгалтерского учёта

    После проверки всех записей в кассовом отчете и приложенных к нему приходных и расходных документов произведенные кассовые операции отражаются на счетах бухгалтерского учета.

     Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе организации используется счет 50 «Касса». Этот счет активный. По поступлении денежных средств в кассу он дебетуется, а при их выбытии – кредитуются.

     При необходимости в организациях к счету 50 «Касса», в соответствии с действующими Типовым планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, могут быть открыты следующие субсчета:

• 50/1 «Касса организации»;
• 50/2 «Операционная касса»;
• 50/3 «Денежные документы»;
• 50/4 «Валютная касса»;
• 50/5 «Касса филиала».

   Информация, отражаемая на этих субсчетах, связана  с движением денежной наличности, однако материально ответственные лица, место совершения операций могут быть различными.

     На первом субсчете «Касса организации» отражается движение денег в главной кассе предприятия.

     На втором – «Операционная касса» – отражается поступление денежных средств в операционные кассы и их сдача в главную кассу инкассаторам.

    На третьем – «Денежные документы» – отражается поступление в кассу и выдача денежных документов под отчет.

     Четвёртый субсчет «Валютная касса» будет задействован организацией при осуществлении ею внешнеэкономической деятельности, в том числе при направлении работников в заграничные командировки. Прием и выдача наличной иностранной валюты в кассы организаций производятся по приходно-расходным кассовым документам: приходному кассовому ордеру (форма КО-1в) и расходному кассовому ордеру (форма КО-2в).

    Субсчет пять «Касса филиала» предназначен для учета кассовых операций обособленных филиалов или представительств, выделенных на отдельный баланс. [16]    
 
 

Таблица 2 - Корреспонденция счета 50 «Касса» в ТЧДУП «Всё для дома»