Удержания из заработной платы работника как объект бухгалтерского учета

Размеры, порядок  взыскания алиментов и задолженности  по алиментным обязательствам определяются разделом 5 Семейного Кодекса РФ (далее - СК РФ) [6].

Согласно статье 89 "Основ законодательства Российской Федерации о нотариате", утвержденного  ВС РФ 11.02.1993 г. N 4462-1 [11] удержания из заработной платы работника могут также осуществляться на основании исполнительных надписей нотариальных контор, которые ставят на документе, подтверждающем ту или иную задолженность работника. Перечень таких документов, по которым взыскание задолженности производится в бесспорном порядке, утвержден Постановлением Совмина РСФСР от 11.03.76г. N171 [16]. Надписи могут ставиться на:

договоре о предоставлении работнику займа;

договоре о предоставлении работнику ссуды;

трудовом договоре (например, при удержании с работника, не приступившего к работе, аванса, выданного в счет выплаты заработной платы) и т.д.

Как было отмечено выше, удержания производятся только в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами. Таким  образом, вычеты из зарплаты работника, основанные на иных актах, расположенных  в юридической иерархии ниже федерального закона, например локальных, являются неправомерными. В случае несогласия работника с взысканиями на основании  локальных актов удержанные работодателем  суммы подлежат возврату либо добровольно, либо в принудительном порядке. Принудить  работодателя вернуть удержанные им неправомерно суммы возможно по решению  органов по рассмотрению индивидуальных трудовых споров (ст.382 ТК РФ), а также  по соответствующим указаниям прокурора (ст.353 ТК РФ) или инспектора труда (ст.356 и 357 ТК РФ).

Итак, в части 2 ст.137 ТК РФ дан перечень случаев, при возникновении  которых работодатель вправе, но не обязан, осуществить удержания, производимые для погашения денежных обязательств работника перед организацией, в  которой он работает. Причем удержание  производится именно из зарплаты работника  в целях покрытия перед данной организацией его задолженности, возникшей  в результате его как правомерных, так и неправомерных поступков.

Порядок возмещения ущерба, причиненного предприятию работниками, зависит от того, как оформлены  отношения между ними. Если работник не является штатным сотрудником  и выполняет работу на основании  договора гражданско-правового характера, возмещение ущерба производится в соответствии с нормами гражданского законодательства, а именно гл.59 Гражданского кодекса  РФ (далее - ГК РФ) [3]. В том случае, если с физическим лицом заключен трудовой договор, ущерб возмещается  в соответствии с ТК РФ.

Согласно статье 238 ТК РФ работник обязан возместить работодателю причиненный ему как прямой действительный ущерб, так и ущерб, возникший  у работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам. А в случаях  возникновения ущерба вследствие непреодолимой  силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой  обороны либо неисполнения работодателем  обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику, материальная ответственность работника в соответствии со статьей 239 ТК РФ исключается.

Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно  возместить причиненный работодателю ущерб (при этом сумма причиненного ущерба превышает средний месячный заработок работника), то лишь суд  может взыскать с работника сумму  ущерба (ч.3 ст.248 ТК РФ) [40].

В последней части  статьи 137 ТК РФ установлено общее  правило, по которому излишне выплаченная  заработная плата взысканию не подлежит. Исключение составляют случаи счетной  ошибки, неправомерных действий работника, установленных судом, и если органом  по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в  невыполнении норм труда или простое.

В этих случаях работодатель вправе принять решение об удержании  из заработной платы работника, только если удержание будет произведено  не позднее чем через один месяц  со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения  задолженности или неправильно  исчисленных выплат, а также, если работник не оспаривает оснований и  размеров удержаний. Указанные условия  не распространяются на возврат сумм за неотработанные дни отпуска.

Удержания за неотработанные дни отпуска не производятся, если работник увольняется по следующим  основаниям:

ликвидация организации  либо прекращение деятельности индивидуальным предпринимателем (п.1 ч.1 ст.81 ТК РФ);

сокращение численности  или штата работников (п.2 ч.1 ст.81 ТК РФ);

смена собственника имущества организации (п.4 ч.1 ст.81 ТК РФ);

признание работника  полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским  заключением (п.5 ст.83 ТК РФ);

признание работника  либо работодателя-физического лица умершим или безвестно отсутствующим (п.6 ст.83 ТК РФ);

наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению  трудовых отношений, если они признаны решением Правительства РФ или органа государственной власти субъекта РФ (п.7 ст.83 ТК РФ) и т.д.

ТК РФ ограничивает не только случаи удержания сумм из заработной платы, но и их размеры. По общему правилу, изложенному в статье 138 ТК РФ, удержания из заработной платы не могут превышать 20% от заработной платы, причитающейся работнику (за вычетом НДФЛ).

Другие правила  действуют при удержаниях из заработной платы по исполнительным документам. В соответствии со статьей 99 Закона об исполнительном производстве с должника не может быть удержано более 50% заработной платы до полного погашения взыскиваемых сумм. При удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником должно быть сохранено 50% заработка. Ограничения  размера удержаний не применяются  при отбытии исправительных работ, взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда, причиненного здоровью, возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в результате смерти кормильца, и возмещении за ущерб, причиненный  преступлением. В перечисленных  случаях размер удержаний не может  превышать 70% от заработной платы.

Так, при отсутствии соглашения об уплате алиментов на несовершеннолетних детей алименты взыскиваются с их родителей судом  ежемесячно в размере 1/4 заработка  и/или иного дохода родителей - на одного ребенка, 1/3 - на двух детей, 1/2 - на трех и более детей (п.1 ст.81, ст.106 СК РФ).

Таким образом, при  производстве удержаний из заработной платы работника работодатель должен придерживаться норм действующего федерального законодательства, включая правила  об ответственности за незаконные удержания.

1.3 Документальное  оформление операций по удержаниям  из заработной платы

Производимые работодателем  удержания должны оформляться надлежащим образом. Они должны отражаться в  издаваемых приказах (распоряжениях) работодателя, рассчитываться в строго установленной  последовательности и учитываться  в регистрах бухгалтерского и  налогового учета.

Для производства обязательных удержаний издания приказа не требуется, так как основанием для  этого являются положения главы 23 НК РФ, а также соответствующие  исполнительные документы, поступившие  в организацию и обязательные для реализации.

Ст.230 Налогового кодекса  обязывает налоговых агентов  по НДФЛ вести персональный учет доходов, выплаченных каждому физическому  лицу-налогоплательщику. Для такого учета предназначена налоговая  карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц по форме 1-НДФЛ (Приложение Б). Форма 1-НДФЛ и порядок  ее заполнения утверждены приказом МНС  России от 31.10 2003 г. N БГ-3-04/583 [14]. В ней  в течение года накапливают данные о доходах и удержанном НДФЛ. Карточки ведут на всех работников: штатных, нештатных, временных, сезонных, а также лиц, выполняющих работы по договорам гражданско-правового характера, получающих авторский гонорар. Они заполняются на основе данных лицевых счетов работников, расчетно-платежных ведомостей, первичных документов и обеспечивают информацией для целей налогообложения.

По итогам года работодатель должен отчитаться в налоговой инспекции  по удержанному и уплаченному  налогу с доходов физических лиц  по каждому работнику. Для этого  нужно сдать справки по форме 2-НДФЛ (Приложение В), утвержденной приказом ФНС России от 13.10.2006 г. N САЭ-3-04/706 [13].

Справку составляют на каждого работника, а также  на граждан, которым организация  выплачивала доход по гражданско-правовым договорам, на основании данных формы 1-НДФЛ. В ней указывают все  доходы и вычеты, суммы исчисленного и удержанного налога за год.

Полученные организациями  исполнительные документы регистрируются и не позднее следующего дня после  их поступления передаются в бухгалтерию  под расписку ответственному лицу, которое назначается приказом руководителя организации. В бухгалтерии они  регистрируются в специальном журнале (картотеке) и далее хранятся как  бланки строгой отчетности. Форму  такого журнала организация вправе разработать самостоятельно, при  этом возможность ее применения должна быть предусмотрена учетной политикой.

О любом движении исполнительного листа необходимо известить взыскателя и судебного  исполнителя, отправив письменное уведомление (Приложение Г и Д).

Перед осуществлением удержания, производимого по инициативе работодателя, составляется документ, подтверждающий наличие основания  для данного удержания - счетной  ошибки, наличия причиненного работодателю ущерба, факта выдачи неотработанного  аванса и т.п. Так, о выявлении  счетной ошибки свидетельствует  докладная записка главного бухгалтера на имя генерального директора. Решение  работодателя оформляется в виде резолюции на данной докладной записке  или изданным на ее основании распоряжением (Приложение Е).

При наличии материального  ущерба от работника требуется письменное объяснение. В случае отказа или  уклонения работника от его предоставления составляется соответствующий акт.

Если размер причиненного ущерба не превышает среднемесячного  заработка работника, его взыскание  осуществляется на основании письменного  распоряжения руководителя, с которым работник должен быть ознакомлен под личную подпись [41]. Поскольку Госкомстатом России не утверждена его унифицированная форма, оно может быть составлено в произвольной форме (Приложения Ж).

В остальных случаях  возмещение ущерба производится путем  предъявления администрацией иска в  суд.

При выдаче и оформлении подотчетных сумм руководствуются  положениями Порядка ведения  кассовых операций, утвержденного решением Совета директоров Центрального банка  РФ от 22.09.1993 г. N 40 [31].

Для каждого командируемого работника формируется служебное  задание для направления в  командировку и отчет о его  выполнении, которое утверждается руководителем  организации. После утверждения  служебное задание (Приложение И1) передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (Приложение И2).

По истечении  срока, на который были выданы денежные средства, подотчетное лицо обязано  не позднее трех рабочих дней представить  в бухгалтерию организации авансовый  отчет о произведенных расходах по форме N АО-1 (Приложение И3), утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 г. N 55 [24]. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение (Приложение И4), которое является документом, удостоверяющим фактическое время пребывания в командировке.

Сумма подотчетных  средств, не возвращенная работником в  установленный срок, может удерживаться из его заработной платы.

Порядок удержания  из заработной платы по инициативе самого работника требует заявления  от него с просьбой производить соответствующие  удержания. Примеры такого заявления  представлены в Приложениях К1 и К2.

В случае принятия работодателем решения о выдаче работнику займа работник составляет в письменной форме обязательство  о его возврате (Приложение К3). На основе приказа руководителя организации  о выдаче денежных средств работнику  открывается карточка аналитического учета, обобщающая информацию о состоянии  расчетов с заемщиком.

Продажа товаров  в кредит производится по предъявлении гражданами справки, выдаваемой с места  работы для покупки товаров в  кредит. В справке (форма КР-1) в  обязательном порядке должны быть достоверно отражены сведения об организации-работодателе (наименование, почтовый адрес) и работнике (размер среднемесячного заработка и удержаний, реквизиты документа, удостоверяющего личность). Кроме этого, граждане заполняют поручение-обязательство (форма КР-2) по установленной форме в двух экземплярах, один из которых пересылается работодателю, а второй остается в торговой организации. Пример справки и поручения-обязательства представлены в Приложениях Л1 и Л2.

Для обобщения данных о произведенных удержаниях по каждому  работнику, цеху, отделу и организации  в целом, а также о состоянии  расчетов по заработной плате бухгалтерия  ведет учетные регистры, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. N 1 [19].

Лицевой счет (Приложение М) открывается по каждому работнику  на год на основе приказа о приеме на работу (Приложение Н1). При внесении в лицевые счета информации об удержаниях используются такие первичные документы, как листки о простое, табели учета рабочего времени, решения судебных органов на удержания по исполнительным листам, заявления работников о перечислениях из заработной платы, налоговые карточки по учету доходов и НДФЛ.