Внутрифирменные коммуникации в компании «TelMe»

      Содержание 

      Введение                                                                                                    3

      1.Теоретические основы внутрифирменной коммуникации               5

      1.1  Значение коммуникации                                                                  5

     1.2 Каналы коммуникаций                                                                       8

      1.3 Цели и функции коммуникаций  в организации                             11

      1.4 Проблемы коммуникации                                                                  12

      2 Прогноз развития компьютерных технологий                                    15

      2.1 Современная информационная технология                                      15

2.2 Влияние компьютинга на личность                                                   16

2.3 Взаимосвязь коммуникационных процессов и информационных технологий в организациях                                                                     17

     3 Внутрифирменные коммуникации в компании «TelMe»                  21

     3.1  Краткая характеристика компании «TelMe»                                  21

     3.2 Внутрифирменные коммуникации компании                                 22

      3.3 Рекомендации по совершенствованию работы в

      компании«TelMe»                                                                                    26

      Заключение                                                                                                27

      Список  используемой литературы                                                         29 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Введение 

      Коммуникация- это одна из наиболее сложных и неоднозначных проблем организационного поведения.

     Актуальность  темы обусловлена оценками специалистов, которые показывают, что до 80% рабочего времени менеджеров всех уровней расходуется на те или иные виды общения.

     Информация  выступает одним из важнейших  инструментов управления. Анализируя и передавая информацию, получая  затем обратные сигналы, менеджер планирует, организует, координирует и мотивирует подчиненных. Таким образом, каждый менеджер обязан быть коммуникатором.

     «Коммуникация»- собирательный термин, обозначающий взаимодействие субъектов на основе информации. Естественно считать, что  информационные процессы составляют ядро коммуникации. Однако было бы слишком  просто сводить коммуникацию только к процессам приема и передачи информации, ибо при этом опускается из виду много важных моментов. К ним относятся: поведенческая  активность субъектов, сложным образом зависящая от характера передаваемой информации; способности индивидов и их  возможности участвовать в информационных процессах; мотивация; самоконтроль; внешние факторы, влияющие на эти процессы и многое другое.

      В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и  переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

      Базисная  основа для образования компьютерных технологий сложилась из политических, социальных, экономических и технических  факторов, которые в различное  время выступали в качестве ведущих. Социальные следствия этого процесса характеризуются рядом проблем, имеющих непосредственное отношение к работе с информацией.

      Исходя  из этого, наиболее актуальным на сегодняшний  день является поиск путей и решений  вопроса обеспечения комплексной системы управления, сочетающей в себе автоматизацию управления финансами, персоналом, снабжением и т.д. Иными словами, в настоящее время является актуальным изыскание возможностей автоматизации внутрифирменных коммуникаций, а именно, использование таких путей обмена информацией, которые бы обеспечивали высокий уровень оперативности, достоверности и качества передачи управляющей информации внутри коммерческого предприятия.

      Соответственно  этому, целью настоящей работы является исследование эффективных способов внедрения автоматизации и компьютеризации в процесс внутрифирменной коммуникации.

     Цель  исследования: на примере одной из компаний,  использующих в качестве инструментов в работе последние достижения высоких технологий, проанализировать возможности последних для достижения высоких результатов во внутрифирменной  коммуникации и рассмотреть эффективность их использования  менеджерами.

     Задачи  исследования:

   1) показать природу и сложность  коммуникаций, рассмотреть их значение  в организации.

2. раскрыть содержание коммуникативного процесса и рассмотреть препятствия, стоящие на пути  коммуникаций;
3. раскрыть пути улучшения системы коммуникаций в современной организации;
4. сделать выводы по теме работы.

      1 Теоретические основы внутрифирменной  коммуникации

      1.1  Значение коммуникации 

      Организационные структуры с их меняющимися размерами, технологическими хитростями и определенной степенью комплексности и формализации рассчитаны на то, чтобы быть в системе  обработки информации или включиться в нее. Само учреждение организационной структуры является признаком того, что для коммуникаций предусмотрен особый путь. Власть, лидерство и принятие решения — все это явно или неявно опирается на процесс коммуникации, поскольку они не имеют смысла при отсутствии информации.

      Аналитики организаций приводят разные степени  значимости процесса коммуникации. Барнард, например, заявляет: «В исчерпывающей  теории организаций коммуникация будет  занимать центральное место, потому что структура, экстенсивность и  масштаб организации почти целиком определяется способами коммуникации» [2]. Этот подход ставит коммуникацию почти в сердце организации. Совсем недавно коммуникация опять стала содержанием анализа. Однако другие теоретики - например, Aldrich, Cleggand Dunkerley - уделяют недостаточно внимания этой теме. Вместо того чтобы рассуждать, в центре или на периферии организационного анализа находится коммуникация, резоннее будет рассматривать ее в перспективе того, что значение коммуникации меняется в зависимости от того, где ее видят в организации и какого рода организация изучается.

      Коммуникация  имеет решающее значение для менеджеров и их работы. Менеджеры, которых изучала  Кантер, тратили несметное количество времени на коммуникации [5]. Обычно это были взаимодействия лицом к  лицу с подчиненными, вышестоящими, с равными по положению и с клиентами. Были также собрания разного рода. Надо было отвечать на электронную почту и телефонные звонки. Короче, занятиями менеджеров были коммуникации. По оценкам Klauss and Bass, 80 % времени менеджера тратится на межличностные контакты [6].  По мере удаления от верхушки организаций доля времени, затрачиваемая на коммуникации, уменьшается. Разумеется, и это нужно отметить, работа канцелярского персонала в подавляющем большинстве случаев связана с обработкой информации. Как будет видно дальше в этой главе, изменение информационной технологии оказывает огромное и бесконечное влияние на работу управления и канцелярии, а значит и на организации.

      Эти внутриорганизационные различия важны. Равно важны и межорганизационные различия. Наиболее важна коммуникация в организациях и частях организаций, которые имеют дело с неопределенностью, являются комплексными и чья технология не дает возможности легкой рутинизации. На центральную роль коммуникации влияют и внешние, и внутренние характеристики. Чем больше организация ориентирована на людей и идеи, тем важнее для нее коммуникация. Несомненно, что даже в высоко механизированной системе коммуникация лежит в основе освоения и использования машин. Рабочих инструктируют по использованию, доставке заказов и т. д. В то же время, рутинность таких операций ведет к уменьшению изменчивости в процессе коммуникации. Четко установленным процедурам требуется мало дополнительных коммуникаций. Хотя в подобных условиях коммуникации и происходят почти непрерывно, их организационное значение ограничено. Так может происходить до тех пор, пока они не приведут к серьезным нарушениям в работе.

      Процесс коммуникации по определению является двусторонним: в конкретный момент времени одна сторона является отправителем, а другая - получателем. Очевидно, что этот аспект коммуникации влияет на процесс в целом. Социальные отношения, проявляющиеся в процессе коммуникации, затрагивают отправителя и получателя по мере их взаимодействия. Если в процессе отправки послания отправитель боится получателя, то это отразится и на самом послании, и на его интерпретации. Страх является одним из множества факторов, которые способны сорвать простое отношение отправитель-получатель. Разница в положениях, разные модели восприятия, сексуальная привлекательность и прочее могут исказить то, что было послано и получено.

      Особое  внимание в последующем обсуждении будет обращено на эти источники  искажения и их последствия. Игнорирование  возможности искажения было причиной провала многих попыток улучшить работу в организации путем увеличения коммуникативных связей. Как только значение коммуникации было осознано, многие организации слишком увлеклись этой проблемой, полагая, что при достаточной связи между всеми членами организации каждый будет знать и понимать, что происходит, и большинство организационных проблем исчезнет [7]. В 1980-х гг. это увлечение коммуникациями было в центре вспыхнувшего интереса к организационной «культуре» как панацее от всех возникших проблем. К сожалению, организационная жизнь не так проста, и одна только опора на большее число связей и их улучшение не сможет внести крупных и положительных изменений.

      Прежде  чем подвергнуть более полному  анализу проблемы коммуникаций и  их последствия в организациях, следует  представить простую точку зрения на оптимальные коммуникации. Она проста, поскольку отчасти дополняет предыдущий разговор по поводу рациональности и принятия решения.

      Коммуникации  в организациях должны обеспечивать точную информацию с надлежащим эмоциональным подтекстом для всех членов, нуждающихся в ней. Это предполагает, что в системе не будет ни слишком много, ни слишком мало информации и что тому, кто ее использует, будет ясно с самого начала, что она имеется.  
 
 

     1.2 Каналы коммуникаций 

     Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей. Процесс коммуникации можно представить в виде последовательности нескольких взаимосвязанных этапов (Приложение 2).

     В процессе обмена информацией можно  выделить четыре базовых элемента:

1. Отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.
2. Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.
3. Канал, средство передачи информации.
4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.