Функции управления, их взаимосвязь в процессе управления

4. Сущность и содержание основных функций менеджмента

Итак, как ранее упоминалось, процесс управления раскрывается в его функциях, которые возникли в результате разделения и специализации труда в сфере управления⁶.

Функции управления имеют специфический  характер, особое содержание и могут  осуществляться самостоятельно, быть как не связанными между собой, так  и неразрывно связанными, более того, они как бы взаимопроникают друг в друга. Иными словами, в системе  управления все управленческие функции  объединены в единый целостный процесс.

Все многообразие функций управления разделяют на общие и конкретные.

Общими  функциями являются: прогнозирование и планирование; организация, координация и регулирование; мотивация; контроль, учет и анализ.

К числу конкретных функций относят производственные функции управления (обеспечение сырьем, технологические, организации труда и т.п.), экономические функции по обслуживанию производства, функции управления научно-техническим прогрессом и другие.

Функции интересны тем, что в систематизированном  виде могут дать полное представление  о процессах мотивации, воздействия  и взаимодействия от зарождения идей до их реализации, оценки результата и  появления последствий. Основные функции  характеризуют воздействие, обусловливая его определяющие средства, реализация которых может обеспечить требуемый результат.

Планирование  как основная функция менеджмента  представляет собой виды деятельности по формированию средств воздействия, обеспечивающих единое направление  усилий всех членов фирмы на достижение общих целей⁷. Планирование как процесс управления включает разработку и реализацию средств воздействия: концепцию, прогноз, программу, план. Каждое из средств воздействия имеет свою специфику и условия использования.  
Концепция – идея, теоретические и методологические основы ее разработки, обоснование, методы и условия реализации. Любая теоретическая экономическая проблема до ее воплощения в экономике проходит стадию формирования концепции.

Прогноз – научное предвидение возможного состояния фирмы, корпорации, экономики, общества в будущем. Прогнозы в бизнесе разрабатываются по сложным социально-экономическим проблемам, как правило, на долгосрочный или среднесрочный период⁸. Чаще всего прогноз используется в стратегическом управлении.

Программа – законченный комплекс заданий, мероприятий, работ, объединенных общей целью, имеющий конкретный конечный результат, требующий привлечения значительных ресурсов, осуществляемый совокупностью взаимодействующих органов, организаций, лиц разных функциональных сфер экономики. Формирование целевых комплексных программ в бизнесе и их реализация играют все возрастающую роль в процессах управления в разных сферах экономики и научных исследованиях.

Организация как основная функция менеджмента  представляет собой вид деятельности людей для достижения целей. При  реализации данной функции оперируют  категориями: процесс, система, коммуникации, организационно-стабилизационные методы и организационно-распорядительные средства. Организация как функция  менеджмента формирует объект, совершенствует его, разрабатывает режимы функционирования, создает механизмы адаптации  в изменениях внешних и внутренних связей в системе управления. Поэтому  организация управления – формирование условий устойчивости и гибкости социально-экономической системы на основе комплексного подхода с учетом системных и ситуационных факторов. Организация как основная функция менеджмента ориентирует производственно-хозяйственную систему во времени и пространстве. Ее назначение – постановка, определение и формулирование целей управления в соответствии с потребностью общества в производимой фирмой продукции (услугах), в обосновании ресурсообеспеченности целей и реализуемости в соответствии с имеющимся потенциалом.

Цели  – конкретные желаемые результаты, которых стремится достичь коллектив в процессе совместной деятельности. Выделяются экономические, социальные, маркетинговые, инновационные, инвестиционные и другие цели. Их состав и взаимообусловленность определяются назначением структурной деятельности.  
  Осознание общей цели, сопричастность к процессу ее достижения и получение выгоды от конечного состояния системы выступают воздействующими стимулами.

Постоянный  контроль целей и результатов  их достижения позволяет уточнить промежуточные  цели, порядок их важности и характер выработанной стратегии. Таким образом, цели и стратегии их достижения тесным образом взаимосвязаны, корректировка  или уточнение одной из данных категорий сразу же непосредственно  отражается на другой. В процессе управления осуществляется постоянный процесс  их согласования, определения взаимного  соответствия.

Стратегия управления разрабатывается на длительный период, но может разрабатываться  и на текущий период при коренных поворотах в хозяйственной политике. Стратегия управления свойственна  как крупным, так и малым предприятиям, любым формам хозяйствования.

При оценке любого средства воздействия менеджер анализирует процесс управления по всем его стадиям и основным функциям.

Содержание  функции организации управления предполагает формирование и обоснование  набора видов работ, необходимых  для выполнения организуемой деятельности, определение по каждому виду деятельности: компетенции, т.е. возможностей или границ действий и принятия решений; полномочий, т.е. прав на принятие решений; ответственности, т.е. меры и формы ответственности и санкций за последствия принятых решений. На базе этих данных устанавливаются перечень и профессиональный состав персонала и создается система информационного обеспечения. При этом формируются уровни управления, подразделения или звенья по уровням управления и система связей между ними. Звено системы управления рассматривается как обособленный элемент по критерию специализации и комбинации функций по объему и масштабу полномочий управления. В качестве звена может выступать должность, отдел, служба, подразделение. Состав звеньев в системе управления разнообразен. Приоритет при характеристике звена отдается критериям вида функций и объема полномочий.  
По таким критериям различают линейные звенья (руководитель фирмы, цеха), функциональные (планово-экономический отдал), линейно-функциональное звено (главный инженер), функционально-линейное звено (руководитель творческой группы). Следует отметить, что связи между звеньями и место звена в иерархии системы управления определяются критериями формирования системы, среди которых важнейшими выступают: целесообразность интеграции функций, управляемость, производственные и жизненные циклы изделий.

    Мотивация как основная функция  менеджмента связана с процессом  побуждения себя и других людей  к деятельности через формирование  мотивов поведения для достижения  личных целей и целей организации⁹. В процессе мотивации предполагается использование определенной последовательности взаимозависимых категорий: потребности людей – интересы людей – мотивы деятельности – действия людей.

В качестве мотивов могут выступать причастность к крупной компании, к решению  значимых проблем, заинтересованность в интересных коммуникациях, потребность  в формировании карьеры. Можно сказать, что мотивы, побуждающие человека к активной, производительной, творческой работе, многогранны, как многогранен  сам человек и общественные отношения, которые оказывают на него воздействие.

Мотивационный подход к поведенческой деятельности является центральной функцией менеджмента. Менеджер воздействует на другого человека через его реальные цели, жизненные  установки и ожидания, создавая эффективную  мотивацию производственной деятельности работника. В качестве примера можно  указать особенности мотивации  разных категорий самих управленцев. Мотивация специалистов – ориентация на профессиональный рост, накопление знаний; они предпочитают, чтобы их оценивали профессионалы.

Мотивация через потребности отражает процесс  их возвышения от простых (пища, жилище, безопасность) до сложных (самоутверждение, самосовершенствование, самоуправление). Если мотивация основана на удовлетворении высших потребностей, то такой человек склонен к самоуправлению. Для удовлетворения высших потребностей предварительно должны быть удовлетворены первичные потребности, и необходима высокая производственная и управленческая культура.

Стимулирование  – основная функция, связанная с процессом активизации деятельности людей и коллективов путем использования стимулов, рычагов и способов формирования интересов и мотивов деятельности. Отсюда следует, что функция стимулирования основывается на процессах мотивации, преобразуя их в стимулы, воздействующие на поведение и деятельность преимущественно коллективов и фирм.

Наиболее  действенно в настоящее время  экономическое стимулирование работников. Самый чувствительный стимул, применяемый  к работнику – размер заработной платы и своевременность ее выплаты. Размер заработной платы сопоставляется с прожиточным минимумом с учетом цен на формирование потребительской корзины и другими показателями и служит критерием уровня жизни населения. О недейственности экономических стимулов в период спада производства и кризиса, переживаемого экономикой России на стадии реформирования, свидетельствует значительный разрыв в доходах ( в 36 раз) между богатыми и бедными.

Зарубежные  модели менеджмента, ориентированного на высокие показатели, опираются  на два ключевых стимула: участие  персонала в распределении прибыли  и переход предприятия в собственность  работников. В литературе приводятся примеры попыток применения американскими  фирмами некоторых японских систем, например кружков качества и статистического  контроля производственного процесса, которые оказались малоуспешными  из-за резких различий в культуре американских и японских компаний.

Контроль  как основная функция менеджмента  объединяет виды управленческой деятельности, связанные с формированием информации о состоянии и функционировании объекта управления (учет), изучением  информации о процессах и результатах  деятельности (анализ), работой по диагностике  и оценке процессов развития и  достижения целей, эффективности стратегий, успехов и просчетов в использовании  средств и методов управления.  
Последняя стадия контроля связана с уяснением проблем и причин их возникновения, что и является основанием для активных действий по корректировке отклонений от цели и плана деятельности. Следует отметить, что все рассмотренные стадии функции контроля осуществляются одновременно, т.е. контроль может быть в процессе деятельности и после ее завершения, а система организации контрольной деятельности зависит от конкретной ситуации. В значительной степени эффективность функции контроля определяется методологией, т.е. предварительными исследованиями и разработкой принципов, правил, инструкций, а также критериев оценки и показателей, измеряющих отдельные стороны деятельности и процессы. Кроме того, необходима разработка процедур проведения контрольных операций, подбор и подготовка управленческого персонала, способного к такой работе.

Выполнение  функции контроля требует высокой  профессиональной подготовки, опыта  работы с людьми. Специалист в области  контроля должен быть организованным и доброжелательным, что может  дать больший эффект, чем жесткий  контроль и жесткие санкции, хотя последнее во многом определяется видом  работ, самостоятельностью выполнения и другими ситуационными факторами. Во всяком случае, менеджеры отвечают за эффективность своих решений материально, административно, морально, т.е. своим престижем и карьерой.

Функцию контроля, исходя из ее роли в процессе управления, называют функцией обратной связи менеджмента с объектом управления. Значение данной функции  обусловлено природой экономической  деятельности менеджеров, которые осуществляют процесс управления этой деятельностью  и через деятельность людей в  соответствии с объективным характером воспроизводственных процессов  и с учетом субъективных факторов внешней и внутренней среды, влияющих на это развитие.

5. Характеристика основных функций менеджмента

5.1Функция организации.

     Она состоит в установлении  постоянных и временных взаимоотношений  между всеми подразделениями  организации, определение порядка  и условии ее функционирования. Это – процесс объединения людей и средств для достижения поставленных организацией целей.

Цель  планирования – это разрешить неопределенность. Тем не менее, сколь бы важным ни было планирование – это только начало. Организация, имеющая большое количество разных планов и не имеющая цельной схемы структуры претворения их в жизнь, обречена на неуспех. Дело в том, что функции планирования и организации тесно связаны между собой. В некотором смысле планирование и организация объединяются. Планирование готовит сцену для того, чтобы реализовать цели организации, а организация как функция управления создает рабочую структуру, главным компонентом которой выступают люди¹⁰.

Поскольку концепция организации состоит  в сведении воедино всех специалистов фирмы, задача состоит в том, чтобы  определить миссию, роль, ответственность, подотчетность для каждого из них.  
Процесс организации структурирует работу и формирует подразделения исходя из размера предприятия, ее целей, технология и персонала. Существует ряд элементов, который необходимо структурировать, чтобы организация смогла выполнить свои планы и тем самым достичь своих целей.

Как видно, вне зависимости от типов и  масштабов деятельности каждая фирма  должна быть некоторым образом организована¹¹. Существует ряд принципов, которыми следует руководствоваться в процессе выполнения функций организации: