Проведение выставок

      На выставке может  работать и коммерческий директор, владеющий цифрами, и технолог, способный объяснить преимущества  конкретной продукции». Все сотрудники  вне зависимости от занимаемой  должности должны пройти корпоративный  инструктаж по поводу того, о  чем можно и о чем нельзя  говорить с посетителями.

 

7. Мероприятия, намечаемые и  реализуемые после выставки

 

      Подводить окончательные  итоги участия компании в той  или иной выставке можно через  два-три месяца после ее окончания.  «Окончательный этап - обработка  полученных контактов, - говорит  Игорь Филоненко. - Согласно исследованиям  Международного выставочного союза  после выставки требуется 1-3 звонка, чтобы привести клиента в состояние  готовности к сотрудничеству Однако чтобы получить высокую эффективность, звонки нужно сделать обязательно. А сколько партнеров может появиться и на какой срок, зависит исключительно от участника». Впрочем, заинтересовавшись вашей продукцией на выставке, противоположная сторона может первой сделать шаг навстречу.[7]

      По окончании выставки  компания проводит анализ результатов,  намечает мероприятия по заключению  договоров с новыми партнерами  или клиентами.

 

8. Документационное и организационное  обеспечение участия в выставке  на примере туристской компании  ТОО «ХХХ»

 

      Документами, регламентирующими и обеспечивающими участие в выставке являются:

      1) Заявка на участие  в выставке:

      2) Маркетинговый план участия в выставке услуг туризма и отдыха

      3)Типовой договор участника выставки с ее устроителем (прилагается).

      4) Обеспечение стендиста необходимыми документами, аксессуарами и материалами:

Документы: 

 

1. Документация по выставке:

    • копия (оригинал) Договора  с Оргкомитетом; 

    • платежное поручение  (если деньги переводились в  последний момент);

    • счета-фактуры и  дополнительные документы, которые  необходимо заверить печатью  устроителя выставки.

2. Командировочное удостоверение  (в случае работы "на выезде»)

3. Прайсы, рекламные листовки.

4. Каталоги.

5. Заполненные счета на свою  продукцию.

6. Типовые Договора.

7. Накладные.

8. Карта города, где проходит  выставка (в случае работы "на  выезде").

9. Деньги.

10. Валюта страны пребывания.

11. Мелочь для сдачи.

Деньги должны быть взяты из расчета, что за ряд услуг Оргкомитета  выставки необходимо будет рассчитываться на месте, а также закупить ряд  товаров у других экспонентов  для фирмы прямо на выставке.[8]

5) Информация, реклама и фирменный  стиль:

    • Визитные карточки (с избытком).

    • Каталоги.

    • Бэйджи сотрудников.

    • Фирменная одежда.

    • Сувениры.

    • Расписание презентаций,  графика присутствия специалистов  и т.п. 

    • Тара для рекламы  (листовок, буклетов и т.п.).

    • Недорогие авторучки  (в избытке).

Пояснение: при проведении анкетирования  нужно иметь огромное количество ручек на случай потерь, поломок  и т.п.

Необходимо также иметь канцтовары, калькуляторы, телефоны, фотоаппараты, материалы для уборки, удобная  обувь и т.п.

      Листовки, брошюры,  буклеты ТОО «ХХХ» прилагаются.

 

9. Проектирование стенда.

 

      Выставочные стенды, в первую очередь делятся на стандартные и не стандартные.

      Стандартный выставочный  стенд, как правило, предоставляет  организатор выставки всем экспонентам,  так как он входит в стоимость  арендной платы. В зависимости  от выставки, набор стандартного  стенда может изменяться, но зачастую, он содержит лишь минимальный  набор необходимых для экспонента  вещей. К ним относятся: стол, пара стульев, вешалка, светильники  и небольшая надпись на фризе.  За отдельную плату, организатор  может сдать вам в аренду  и другие необходимые предметы, увеличить размер надписи на  фризе, установить более мощные  светильник, организовать подключение  вашего стенда к сети интернет  и т.д.

      К нестандартным  выставочным стендам относятся  стенды, которые изготавливаются  на заказ, имеют любые формы  и соответственно выделяют вашу  компанию на фоне остальных  экспонентов. Ещё одним преимуществом нестандартного стенда, по мимо его привлекательности, является функциональность, ведь при проектировании стенда можно учесть все нюансы присущие вашей деятельности и спроектировать стенд таким образом, чтобы он был максимально удобен для представления предложения экспонента и общения с посетителями. Конечно и затраты на выставку, при изготовлении нестандартного выставочного стенда могут значительно возрасти. Стоит отметить, что начинать работу над изготовлением нестандартного выставочного стенда желательно за 3 месяца до начала выставки, так же необходимо заранее согласовать все вопросы с организатором.

      Более простым,  но менее эффективным вариантом  для экспонента является использование  мобильного выставочного стенда. По сравнению со стандартными  выставочными стендами, мобильный  стенд конечно обладает большей привлекательностью, но естественно проигрывает стенду, изготовленному на заказ. Основными преимуществами мобильных стендов является их простота в установке и транспортировке, при достаточно эффектном внешнем виде. К тому же, вы можете использовать такой стенд на многих выставках, только меняя изображения на нем.

      Проектирование стенда  на заказ проходит следующие  этапы:

1. Общее знакомство с компанией-экспонентом.

      На этом этапе  разработчик стенда должен достаточно  полно изучить существующий корпоративный  стиль экспонента (фирменный стиль  компании, торговые марки, слоганы,  рекламные публикации, видеоматериалы, примеры участия на других  выставках и т.д.), ознакомиться  с традициями и сложившимися  приоритетами. Пожелания, условия  и требования экспонента необходимо  тщательно зафиксировать. В дальнейшем  это позволит избежать многих  недоразумений.

2. Анализ и функциональное зонирование  выставочного места.

Дает возможность

- сделать привязку на месте,  уточнить размеры, тип поверхности,  высоту помещения,

·- получить полное представление  о наличии и месте расположения электро и других  технических коммуникаций,

- скоординировать планируемые  технико-организационные мероприятия  и соотнести последующие работы  применительно к другим имеющимся  конструкциям и нефункциональным  зонам (например, колоннам, распределительным  щитам, люкам), расположенным на  площади экспонента.

Далее, исходя из того, что  является главным на выставочном стенде:

·  ориентация на товар,

·  ориентация на информацию,

·  ориентация на консультации и переговоры,

определяется соотношение между  презентационной  площадью и площадями, отведенными для переговоров и подсобных помещений.

Процентное соотношение этих площадей друг к другу позволяет условно  классифицировать стенды на:

·  "имиджевые": больше переговоров, чем показ экспонатов,

·  "торговые": больше экспонатов, чем переговоров,

·  "смешанные": относительное равновесие между переговорами и показом экспонатов.

      Таким образом,  именно на этом этапе реализации  проекта выполняются работы по  разбивке выставочного пространства  на функциональные зоны с последующим  предполагаемым заполнением этих  зон выставочным оборудованием

3. Разработка концепции и художественно-архитектурного проекта.

      Цель этих работ  - предложить единое дизайнерское решение стенда и разработать архитектурный проект. Архитектурный проект включает в себя  необходимое количество проекций стенда, эскизы и предполагаемую план-схему архитектурной планировки с использованием выставочного оборудования.

4. Разработка технического проекта стенда.

      Главное назначение  технического проекта - получение  полной технической документации  для материализации концепции,  т.е. создания стенда

5. Изготовление стенда.[9]

      При участии ТОО  «ХХХ» на выставку услуг туризма  и отдыха в г. Актау применялся  мобильный стенд.

      Поскольку участия  в выставке было ориентировано  как на услуги, так и на информацию, консультации и переговоры, то  характеру ориентации стенд представляет  собой «смешанный» тип, и сохранял  относительное равновесие между  переговорами и показом экспонатов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

      Эффективной любой  вид торговой деятельности, в  том числе и выставочно-ярмарочную, можно назвать лишь в том случае, если все заинтересованные в этом процессе юридические лица: продавец, покупатель и посредник достигают намеченной цели, получают прибыль. Однако необходимо иметь ввиду, что для любой составляющей инфраструктуры товарного рынка экономический эффект имеет два аспекта: прямой и косвенный.

      Прямой эффект - эффект  получаемый от результата деятельности  инфраструктуры непосредственно  самой инфраструктурной составляющей  товарного рынка. Косвенный эффект - эффект в тех отраслях экономики  на которые направлены усилия  инфраструктуры. Вторичный эффект  всегда более ощутим в сравнению  с первичным эффектом . Эффективность инфраструктуры в большей мере оценивается вторичным эффектом. К примеру, отсутствие дефицита потребительских товаров, широта их ассортимента, дает выгоды торговле, но они ни в коей-мере не сопоставимы с теми выгодами которые имеет покупатель этих товаров. Особенно это касается потерь времени на покупки, стояние в очередях, отыскание нужного товара и пр. Классика экономической науки уже давно констатировала, что благосостояние общества и каждого его члена в отдельности, определяется не уровнем достатка, дохода приходящегося на каждого из членов общества, а величиной свободного времени, которое направляется на самосовершенствование личности .

      Для продавца показателем  эффективной торговли будет наличие  большого количества выгодно  заключенных контрактов и проданной  продукции. С точки зрения организаторов  ярмарки, эффективной (рентабельной) она будет, если в ходе ярмарочной  торговли будут покрыты все  издержки и получена прибыль.  Основные статьи расхода практически  для любой ярмарки или выставки-продажи  включают:

      -расходы по аренде  помещения и оборудования;

      -оформительские, типографские  и информационно-рекламные расходы;

      -транспортно-складские  расходы;

      -представительские  расходы;

      -организационные  расходы;

      -технические и  другие расходы.

 

 

 

 

 

 

 

 

СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ

 

ВЫСТАВКА - кратковременное мероприятие, периодически проводимое в одном  и том же месте, в рамках которого значительное количество предприятий  с помощью образцов дают представительную картину предложения товаров/услуг  одной или нескольких отраслей и стремится информировать конечных потребителей о своей фирме и ее продукции с конечной целью содействия продажам

ЯРМАРКА - кратковременное мероприятие, периодически проводимое в одном  и том же месте, в рамках которого большое количество предприятий  с помощью образцов представляет объективный масштаб товаров/услуг  одной или нескольких отраслей с  тем, чтобы посетитель-коммерсант получил  ясное представление об их предпринимательских  возможностях, тогда как экспонент  при помощи экспонируемых товаров  стремится распространить информацию о своей фирме и ее продукции  и заключить прямые торговые сделки

ЭКСПОНЕНТ - лицо, которое представляет на выставке свою продукцию с целью  поиска ее покупателей или партнеров  для совместной деятельности

ВЫСТАВОЧНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ - юридическое  лицо, которое занимается организацией и проведением выставок, либо отдельных  экспозиций в составе выставок (организатор)

ОРГАНИЗАТОР - лицо, которое арендует на краткосрочной или долгосрочной основе выставочные площади у  их собственника, и которое передает выставочные площади в субаренду  другим лицам, включая выставочные  предприятия

Стенд – единый комплекс площади(в кв. м), которую устроитель выставки предоставляет в аренду заинтересованному участнику, а также элементов конструкции оформления, с помощью которых достигается участие в мероприятиях.

Буклет (фр. Bouclette — колечко) — произведение печати, изготовленное на одном листе, сложенном параллельными сгибами в несколько страниц так, что текст может читаться без разрезки, раскрываясь, как ширма. В форме буклета издаются краткие путеводители, рекламы, проспекты, программы и т. п.

Листовки - один из наиболее эффективных  способов воздействия на потребителя, формирует интерес и потребность  в приобретении товаров и услуг.

Брошюра - своего рода мини презентация. При своей относительно недорогой  стоимости изготовления она вмещает  значительно большее количество информации, нежели листовка или буклет.

ТУРОПЕРАТОР - оптовая туристическая  фирма, занимающаяся разработкой туров, рассчитанных на массовый потребительский  спрос, их рекламой и сбытом через  сеть розничных турагентов.