«Аналітико-синтетична переробка документно інформації: сутність, значення, види»

 

Київський університет  культури

Полтавський факультет менеджменту  і бізнесу

 

                                                                                Кафедра документознавства

 

 

 

Курсова робота

 

з предмету «Інформаційно-аналітична діяльність»

Найменування теми «Аналітико-синтетична переробка документної

                                     інформації: сутність, значення, види»

 

 

 

 

 

                                                                                             Виконала студентка

                                                                                             денного відділення

                                                                                             ІV курс, групи ДМ-41                                                                                                     

                                                                                      

 

                                                                                           Науковий керівник

 

 

 

 

 

 

 

Полтава – 2012

 

ЗМІСТ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВСТУП

 

Аналітико-синтетичні засоби переробки інформації завжди були і залишаються актуальними. Впродовж усього періоду розвитку науки і культури йде процес накопичення інформації та знань, які фіксуються в документах. Кількість документів постійно збільшується. У сфері інформації діють закони прискорення розвитку науки, внаслідок чого постійно зростає потужність документно-інформаційного потоку, відбувається концентрація та розпорошення публікацій у періодичних виданнях, старіння інформації. Усе це призводить до серйозних труднощів у роботі з документами й інформацією, яку вони містять. У той же час значення інформації в житті людей постійно зростає. Визначною рисою сучасної епохи є інформатизація всіх галузей людської діяльності. Інформаційні ресурси розглядаються як багатство, що не поступається за своїм значенням і потенційним ефектом природним ресурсам. Обсяг інформації різноманітного характеру в наш час настільки великий, що в деяких випадках простіше і дешевше заново провести дослідження, зробити винахід або навіть відкриття, ніж знайти відомості про нього в документах.

З метою подолання кризових явищ у сфері документних комунікацій, які виникають час від часу, людство винайшло чимало засобів, серед яких писемність і папір, друкарський верстат і бібліотеки, архіви, органи інформації, автоматизовані інформаційні мережі й багато іншого. Але виявляється, що накопичити інформацію замало, важливо надати її користувачу в потрібному обсязі й у потрібний час.

Поява порівняно великих документних зібрань показала, що неможливо швидко знайти потрібну інформацію шляхом перегляду всіх наявних документів. Оперативно ознайомитися з великою кількістю їх можна, якщо коротко навести основні відомості про кожний документ у своєрідній довідці, тобто подати інформацію у стислому "згорнутому" вигляді.

Інформація у стислому "згорнутому" вигляді позбавляє необхідності для розшуку потрібного документа переглядати тексти багатьох документів, досить ознайомитися лише з короткими повідомленнями про них. Якщо ж ці короткі повідомлення поділити на групи відповідно до певних ознак документів, то можна переглядати відомості не про всі документи, а лише про ті, що увійшли до певної групи. Саме за таким принципом будуються різноманітні інформаційно-пошукові системи (ІПС) – бібліотечні й бібліографічні каталоги, картотеки, автоматизовані банки бібліографічних даних, бібліографічні покажчики й т. ін. Це значно прискорює і полегшує процес пошуку. Причому, чим коротше охарактеризовано документ, тим більшої економії часу та праці досягається при пошуку. Але, з іншого боку, чим лаконічніше подано ознаки документа, тим більша ймовірність помилки при його пошуку, наприклад, можуть бути випущені побічні, другорядні теми, розглянуті в документі, і, отже, при розшуку документів з певних тем цю працю не буде виявлено, виникне прогалина, буде втрачено інформацію.

Стиснення, згортання  інформації здійснюється в ході наукової обробки документів. З первинного документа беруть потрібні користувачам відомості про його зміст і формальні ознаки й на цій основі складають вторинні документи, які публікуються в інформаційних виданнях, використовуються в бібліотечних і бібліографічних каталогах і картотеках, у банках даних тощо, тобто забезпечують інформування користувачів про відповідні первинні документи. У подальшому відомості, подані у вторинних документах, порівнюють з інформаційними запитами користувачів і таким чином виявляють потрібні документи.

Оскільки наукова  обробка документів базується на використанні методів аналізу й синтезу, її часто називають аналітико-синтетичною і визначають таким чином: аналітико синтетична обробка – це процеси перетворення інформації, що міститься в первинному документі, з метою створення вторинних документів.

Об’єктом дослідження курсової роботи є інформаційна діяльність. Предмет дослідження – аналітико-синтетичні засоби переробки інформації.

Метою курсової роботи є дослідження історії та основних етапів розвитку теорії і методики анотування.

Мета роботи передбачає виконання таких завдань:

1. Проаналізувати необхідну літературу за темою курсової роботи.
2. Визначити сутність аналітико-синтетичної обробки документів як сукупність процесів аналізу і синтезу.
3. Вивчити основні види аналітико-синтетична переробки документної інформації.
4. Довести, що створення вторинних документів є результатом аналітико-синтетичної переробки документної інформації.
5. Охарактеризувати значення аналітико-синтетичної обробки документів у сфері інформаційної діяльності.
6. Зробити висновки про аналітико-синтетичні засоби переробки інформації.

Теоретико-методологічною основою роботи є праці Кушнаренко Н.М. [17], Соловйова В.М. [26], Сілкової Г.В.[24], Швецової-Водки Г.М. [34] та ін.

Методи  дослідження – історико-типологічний та метод теоретичного аналізу й систематизації.

Практичне значення. Результати роботи можуть бути використані у підготовці до семінарських, практичних занять та для розробки матеріалів конференцій.

Структура роботи. Робота складається зі вступу, 2 розділів, висновків, літератури.

 

 

 

РОЗДІЛ 1. АНАЛІТИКО-СИНТЕТИЧНА ПЕРЕРОБКА        ДОКУМЕНТНОЇ ІНФОРМАЦІЇ: СУТНІСТЬ, ВИДИ

1. Сутність наукової обробки документів як сукупність

                  процесів аналізу і синтезу

 

Суть аналітико-синтетичної переробки документів полягає в процесі створення і перетворення документів. Цей процес призначений для полегшення користувачеві пошуку та виявлення необхідної інформації. Основними операціями (видами) наукової обробки документів є: класифікація, сортування, перетворення, розміщення в базі даних і пошук.

Більшість видів  наукової обробки документів виникли в глибоку давнину, оскільки з того часу, як з’явилися матеріальні носії інформації, їх доводилося називати, відрізняти один від одного, реєструвати, групувати в бібліотеках і сховищах. Процеси обробки документів удосконалювалися протягом століть у тісному зв’язку з розвитком книговидавничої, книготорговельної діяльності, бібліотечної справи, бібліографії, прикладної лінгвістики тощо. У наш час такі види обробки, як складання бібліографічних описів, систематизація, предметизація, реферування, науковий переклад, сформувалися в самостійні наукові дисципліни, які мають свою теорію, історію, методику. Проте тільки з виникненням теорії інформації вдалося встановити їхній внутрішній зв’язок, належність цих видів наукової обробки до одного виду операцій, а також порушити, а потім успішно вирішувати проблему їхньої автоматизації [17,37].

Внутрішній  зв’язок цих процесів вбачається в наявності двох операцій – аналізу і синтезу. Аналіз і синтез – це загальнонаукові методи пізнання. Аналіз передбачає розчленування об’єкта вивчення на складові, виявлення його властивостей, відношень тощо. Аналіз дає можливість нарізно вивчати окремі складові об’єкта. Синтез – це вивчення об’єкта в його цілісності, єдності, взаємозв’язку його частин та властивостей. Розглядаючи аналіз і синтез як загальнонаукові методи навчання, в аналітико-синтетичній обробці інформації їх одночасно розглядають і як прийоми, що дають змогу багатоаспектно характеризувати документи. Таке розуміння аналізу і синтезу пояснюється тим, що в документах відображені результати, досягнуті на тому чи іншому ступені процесу пізнання. Пізнання, згідно з уявленнями філософії, проходить шлях від безпосереднього сприйняття і спостереження конкретного предмета або явища до впорядкування та осмислення того, що пізнано, на практиці. Ось цей шлях і віддзеркалюється в документах [10,18; 11,27].

Тобто в документах відображається, яким чином незнання перетворюється в знання, як неповне, неточне знання стає більш повним і точним. Такі види обробки, як науковий переклад, реферування, досить чітко, хоч і з неоднаковою повнотою, відображають цей шлях. Але аналітико-синтетична обробка не тільки відображає хід аналізу і синтезу в процесі пізнання, а й сама використовує ці методи.

У ході інформаційного аналізу здійснюється вивчення документа, тобто виявлення ознак, елементів, необхідних для характеристики цього документа за допомогою того чи іншого виду наукової обробки. При систематизації та предметизації аналізують перш за все зміст документа, з’ясовують його головну і другорядні теми, проблеми, аспекти розгляду їх тощо. Одержані в результаті аналізу відомості об’єднують, тобто синтезують – у формі бібліографічного опису, у формі позначення класу, до якого зараховано документ, в інших формах. Таким чином, у процесі синтезу створюється новий документ, у якому подано новий взаємозв’язок елементів [8,127; 9,56].

Проте слід усвідомлювати, що описаний вище шлях занадто схематичний. Насправді аналіз і синтез здійснюють у логічній єдності, вони неподільні в ході аналітико-синтетичної обробки і відбуваються паралельно. Наприклад, щоб визначити тему документа, який предметизується, необхідно проаналізувати його зміст, а синтезується цей зміст при визначенні головної теми всього видання в цілому. У процесі подальшого аналізу твору виявляють аспекти розгляду предмета, його зв’язки з іншими спорідненими предметами, а результатом такого аналізу стає синтез – чітке виділення предмета в тому основному аспекті, в якому його розглянуто саме в цьому документі. Характеризуючи твір у цілому, а не тільки його зміст, виявляють спрямованість твору, його призначення, особливості викладу матеріалу, форму, і це також здійснюється в ході аналізу документа. Одержані результати узагальнюються в предметній рубриці. Формулювання предметної рубрики також вимагає аналізу, добору мовних засобів, які слід використати, а потім синтезу – відображення з їхньою допомогою відповідного словесного формулювання предмета. Припустимо, що маємо навчальний посібник з ремонту автомобіля для учнів автошляхових технікумів. Ознайомлюючись зі змістом книги, виявляємо, що в ній ідеться переважно про легкові автомобілі, тобто її предмет – легкові автомобілі. У ході подальшого аналізу з’ясовується, що основний аспект, у якому розглядаються легкові автомобілі, – їхній ремонт, а наявність деяких характеристик цих автомашин, вимог до експлуатації й т. ін. не має суттєвого значення. Для характеристики твору в цілому важливо зазначити його призначення, форму (навчальний посібник для автошляхових технікумів) – ознаки, які виявлено в ході аналізу. Формулювання рубрики, як уже говорилося, також вимагає проведення аналізу і синтезу: як сформулювати рубрику "Автомобілі", "Легкові автомобілі" або "Автомобілі легкові", як передати аспект розгляду предмета, призначення і форму документа – усі ці питання вирішуються в ході названих операцій.

Кожному виду наукової обробки притаманне певне співвідношення аналізу і синтезу, певний рівень проведення їх. Так, аналіз і синтез, що здійснюються при складанні бібліографічного опису, як правило, значно простіші, ніж у процесі анотування, індексування [22,93].

Слід зазначити, що аналітико-синтетична обробка документів не обмежується здійсненням аналізу і синтезу. їй притаманне також використання методу абстрагування, який допомагає виділити з усіх ознак документа саме ті, що найбільш цікаві користувачам, відкинути другорядні.

Метод узагальнення забезпечує згортання інформації, яку  містить первинний документ, передбачає застосування способів перетворення великих обсягів інформації у більш компактну, але досить містку форму.

За таких  умов для розшуку потрібного документа  немає потреби переглядати тексти багатьох документів, а досить ознайомитися лише з короткими повідомленнями про них. Стиснення, згортання інформації здійснюється в ході наукової обробки документів. З первинного документа беруть потрібні користувачам відомості про його зміст і формальні ознаки й на цій основі складають вторинні документи, які публікуються в інформаційних виданнях, використовуються в бібліотечних і бібліографічних каталогах і картотеках, у банках даних тощо, тобто забезпечують інформування користувачів про відповідні первинні документи. У подальшому відомості, подані у вторинних документах, порівнюють з інформаційними запитами користувачів і таким чином виявляють потрібні документи [25, 31].

Оскільки наукова  обробка документів базується на використанні методів аналізу й синтезу, її часто називають аналітико-синтетичною і визначають таким чином: аналітико синтетична обробка – це процеси перетворення інформації, що міститься в первинному документі, з метою створення вторинних документів [17, 55].

Процеси наукової або аналітико-синтетичної обробки  документів тісно пов’язані з поняттям "згортання інформації", яке дуже поширене в багатьох галузях знання – філософії, природничих науках, інформатиці, лінгвістиці, бібліографознавстві та ін. Усюди воно означає обмеження, зменшення, виділення й концентрацію певних властивостей або ознак. Згортання документної інформації також передбачає узагальнення, концентрацію основних відомостей про документи. Суть цього процесу у визначенні рівня необхідної та достатньої інформативності повідомлення (тобто кількості інформації, що характеризує документ) залежно від завдань згортання. Наслідком згортання завжди є зменшення фізичного обсягу повідомлення.

Згортання інформації може бути семантичним і лексичним. Семантичне згортання передбачає зміну інформативності повідомлення, лексичне залишає зміст відомостей без змін, але перетворює його знакову форму. Проте такий поділ має дещо умовний характер, оскільки семантичне згортання звичайно супроводжується лексичними перетвореннями; з іншого боку, іноді скорочення навіть одного слова змінює зміст повідомлення, піднімає його на вищий рівень узагальнення, наприклад: документні класифікації – класифікації [17, 97].