«Аналітико-синтетична переробка документно інформації: сутність, значення, види»

Обидва види згортання інформації спрямовані на скорочення змісту й засобів мови для вираження ознак документа. Проте важливо усвідомлювати, що в процесі згортання текст первинного документа не просто скорочується, урізається, а згортається саме таким чином, щоб за потреби можна було "розгорнути" його, подати більш повно, точно й, виходячи з цього, вирішити питання про доцільність звертання до першоджерела. Користувачі ставлять різні вимоги щодо повноти та глибини інформації при її згортанні. Щоб задовольнити різноманітні потреби користувачів, доцільно використовувати різноманітні способи згортання інформації. Залежно від глибини відображення ознак документів розрізняють макроаналітичне і мікроаналітичне згортання [17,44].

Таким чином, сутність наукової обробки документів як сукупності процесів аналізу і синтезу полягає у згортанні інформації. При макроаналітичному згортанні наводять формальні відомості про документ і найзагальніші відомості про його зміст. При мікроаналітичному детально розкривають зміст документа: основні та побічні теми, аспекти розгляду їх.

 

 

2. Види аналітико-синтетична переробки документної інформації

 

Для забезпечення різноманітних інформаційних запитів  користувачів існують різні види наукової обробки документів. Найчастіше до них відносять: складання бібліографічних описів документів, індексування, анотування, реферування, хоча остаточно проблему видів цієї обробки досі не розв’язано. Багато фахівців зараховують до аналітико-синтетичної обробки також підготовку оглядових творів, науковий переклад, вилучення фактів та ін.

У процесі інформування про  документи, користування ними доводиться їх називати, посилатися на них, складати списки, відрізняти один документ від  інших. Здійснювати це можливо завдяки бібліографічним описам, які подають певний набір відомостей про документи, відомостей, що характеризують їхні найважливіші ознаки. Це ознаки, в основному, зовнішнього характеру, які стосуються не стільки змісту, скільки оформлення документа, хоча можуть наводитися і найбільш загальні відомості про його зміст. Так, з бібліографічного опису можна дізнатися прізвище автора, якщо воно є в книзі, назву книги, час, місце, мову видання, обсяг книги тощо. Оскільки назва часто відповідає змісту книги, то можна дізнатися і про нього. Бібліографічний опис має такий вигляд:

Сергієнко, І.В. Інформатика в Україні: становлення, розвиток, проблеми [Текст] / І.В. Сергієнко; Ін-т кібернетики ім. В.М. Глушкова. – К.: Наук, думка, 2006. – 352 с. – Бібліогр.: с. 312–350. – 500 пр. – І5ВМ 966-00-05407 (в опр.)

Розкрити зміст  документа дає змогу індексування [17, 123]. Суть індексування полягає у зарахуванні документа до певної групи, класу відповідно до змісту. Кожен клас позначається певним кодом відповідної інформаційно-пошукової мови, тобто мови, що призначена для передачі змісту документів з метою подальшого пошуку. Існують різні інформаційно-пошукові мови, перш за все, такі, де класи будуються за ознакою галузей знань і позначаються класифікаційними індексами. Наприклад, індекс 73 означає, що книга належить до класу "Інформатика", оскільки розглядає проблеми цієї науки. Визначення класифікаційного індексу документа відповідно до його змісту називається систематизацією [17, 129].

Зміст документа можна висловити й іншою інформаційно-пошуковою мовою – мовою предметних рубрик. У цьому випадку клас документів позначається кодом у вигляді предметної рубрики, тобто у вигляді короткого формулювання предмета, який розглядається в документі. Так, книга з інформатики може бути зарахована до класу, що позначається предметною рубрикою "Інформатика". Визначення предметної рубрики для документа відповідно до його змісту називається предметизацією.

У дескрипторних  інформаційно-пошукових мовах, інформаційно-пошукових мовах ключових слів зміст документа передають за допомогою ключових слів і так званих дескрипторів. Це найважливіші спеціальні терміни, які вживаються в тексті документа. Для книги з інформатики це, наприклад, можуть бути такі поняття: "інформаційний пошук", "інформаційно-пошукова мова", "науково-технічна інформація", "інформатика" та ін. Визначення ключових слів і дескрипторів здійснюється в ході координатного індексування [17, 154].

Таким чином, при  індексуванні зміст документа перекладають з природної мови на штучну інформаційно-пошукову, значно лаконічнішу, більш формалізовану.

Бібліографічний опис, систематизація, предметизація  не завжди досить повно і чітко  для користувача розкривають  зміст документа. Більш зрозумілу  і повну характеристику може бути надано в результаті його анотування і реферування. Анотування – це процес складання анотації, тобто стислої характеристики документа, його частини або групи документів з погляду призначення, змісту, форми та інших особливостей. Наприклад, в анотації до підручника "Менеджмент: теорія та практика" є такі повідомлення:

«Розглядаються питання, що мають пріоритетне значення для фахівців з менеджменту організацій та підприємств будь-яких форм власності. Головна перевага підручника – комплексний виклад фундаментального курсу теорії менеджменту стосовно періоду формування ринкових відносин в Україні. Зарубіжний досвід адаптовано до умов господарювання сучасної України.

Підручник реально допоможе студентам і  аспірантам, що вивчають теоретичні й прикладні аспекти менеджменту, викладачам вузів, а також фахівцям економічного, інженерного і комерційного профілів, які формують і вдосконалюють системи управління організаціями в умовах становлення ринку. Для студентів бібліотечних факультетів інститутів культури і педагогічних вузів» [17, 201].

Анотації часто  вміщують після бібліографічного опису  на звороті титульних аркушів  книг, в інформаційних виданнях, бібліографічних покажчиках, на картках  бібліотечних каталогів.

У процесі реферування складають реферат – короткий виклад змісту документа або його частини, який включає основні фактичні відомості та висновки, необхідні для первісного ознайомлення з документом і виявлення доцільності звертання до нього. Реферат може дати настільки повні відомості про зміст документа, що іноді користувач інформації має змогу не звертатися до першоджерела. Це особливо важливо для зарубіжних видань, одержання яких у нашій країні пов’язане зі значними труднощами [31,52].

При складанні  огляду обробці підлягає не один документ а узагальнюються відомості, вміщені в декількох джерелах. Такими джерелами можуть бути монографії, статті, доповіді, описи винаходів до патентів тощо. Як правило, огляди характеризують матеріали, що висвітлюють одну тему, проблему, за певний період. Бібліографічний огляд є зв’язною розповіддю про документи. Реферативний огляд подає факти і концепції, викладені в документах. Аналітичний огляд – це складна розповідь, у якій дається зведена характеристика певного питання, проблеми, теми, що базується на інформації, здобутій із документів. Огляди економлять час фахівців, позбавляють їх від необхідності безпосередньо переглядати документи при розшукуванні потрібних матеріалів, дають можливість звернути увагу на документи, що можуть бути цікавими користувачам [32, 64].

Зрозуміло, що люди читають книги, газети, інші документи, щоб одержати з них певну інформацію, знання, відомості. Іноді фахівцям з  певної галузі знання доводиться витратити  значний час на пошук конкретних відомостей – технічних характеристик, властивостей речовин і матеріалів, демографічних характеристик і т. ін. У таких випадках на допомогу приходять фахівці в галузі науково-технічної інформації, котрі, добре орієнтуючись у документації, значно легше і швидше знаходять необхідні дані й забезпечують ними користувачів.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 2. ЗНАЧЕННЯ АНАЛІТИКО-СИНТЕТИЧНОЇ ПЕРЕРОБКИ               ДОКУМЕНТНОЇ ІНФОРМАЦІЇ

 

2.1. Створення вторинних документів як результат аналітико-

     синтетичної переробки документної інформації

 

За рівнем узагальнення інформації розрізняють первинні і  вторинні документи.

Первинний документ – це документ, який створює автор, він безпосередньо відображає факти, події, явища реальної дійсності або думки автора. Цей вид документа відображає результати наукової, виробничої, творчої і подібної діяльності. У ньому викладаються результати вивчення, дослідження, розробок тощо. Він призначений не для відображення інших документів, а для забезпечення суспільства первинною інформацією. Більшість документів, що функціонують у суспільстві, – первинні. Поряд з ними існують бібліографічні, реферативні, оглядові аналітичні документи, які називають вторинними або інформаційними.

Вторинний документ – це результат аналітико-синтетичної обробки одного чи кількох первинних документів з метою пристосування   інформації  до   інформаційних   потреб   споживача.   Вторинні  (інформаційні) документи  містять  систематизовані відомості про первинні документи (опубліковані, неопубліковані, що не публікуються) або результат аналізу і синтезу даних, що є в першоджерелах.

Первинні документи часто  називають вихідними, які служать для створення документа похідного,    тобто   вторинного [17, 239].

У вторинних документах інформацію, що містилася в одному чи кількох первинних документах, подають скорочено у відомостях про них. Вважають, що вторинні документи призначені для інформування (оповіщення) про інші документи, що вони можуть полегшити споживачам інформації орієнтування як у складі певного фонду документів (потоку, масиву документів), так і в змісті тієї інформації, що в них міститься. Завдяки цьому може відпасти потреба у зверненні до кожного з використаних первинних документів, тобто ці документи полегшують розумову працю споживача інформації.

Поділ документів на первинні і вторинні досить умовний. Практично в усіх первинних документах містяться результати аналітико-синтетичної переробки раніше отриманих наукових чи практичних результатів. Окремих первинних документів взагалі не може бути створено без первісної обробки даних, які є органічною складовою і становлять особливу цінність для  споживачів.  У вторинних документах містяться також результати  попередніх досліджень,   аналіз  і синтез  їх.

Аналіз первинних і  вторинних документів, які становлять документні потоки, масиви, ресурси, фонди, дає змогу отримувати об’єктивну картину рівня розвитку економіки, науки, виробництва, освіти, культури тощо. Аналіз первинних документів дає можливість планувати й керувати розвитком усіх сфер людської діяльності, вдосконалювати їх. У процесі виявлення документів застосовують переважно якісний аналіз, що базується на вивченні змісту документів, оцінці цінності, достовірності, наукової новизни й повноти інформації, яка стосується ідей,  методів дослідження,   його результатів [2, 108].

Видова структура вторинних  документів достатньо різноманітна, її сформовано для переробки первинних джерел інформації відповідно до інформаційних потреб. Видове різноманіття вторинних документів об’єднані цільовим призначенням і методикою підготовки. Метою створення вторинних документів є інформування споживачів про потоки і масиви первинних документів, щоб у згорнутому, узагальненому вигляді викласти основний їхній зміст. Згортання текстів первинних документів здійснюють шляхом аналітико-синтетичної переробки різних видів, що підвищує інформаційну місткість документа. При цьому рівень згортання і характер вторинної інформації, як відображення запитів споживачів інформації, виступають провідними ознаками класифікації вторинних документів. За цим критерієм виділяють інформаційні (вторинні) документи: з бібліографічною інформацією, з реферативною інформацією; з оглядовою та з аналітичною інформацією [5,11; 6,139].

Вторинні документи можуть бути неопублікованими та опублікованими, періодичними, неперіодичними і продовжуваними. Разом з тим вторинні документи є інформаційними документами .

Вторинні документи часто  є не самостійними документами, а частиною інших документів: монографій, дисертацій, звітів про НДР. Тому, якщо стоїть завдання виявлення і кумуляції відомостей про них, треба робити аналітичний опис цих матеріалів. Призначенням вторинних документів є забезпечення суспільства   вторинною   інформацією.

Звичайно, аналіз здійснюється при відборі необхідних документів, а далі відомості про окремі документи групуються за різними ознаками, і є підстави вважати це синтезом. Але необхідно розуміти, що в ході такого процесу мають справу не з обробкою окремого документа, а з якоюсь кількістю документів, що вже пройшли певну первинну аналітико-синтетичну обробку. У зв’язку з цим постає питання про доцільність зарахування до такої первинної обробки документів складання оглядів, адже в ході цього процесу аналіз і синтез здійснюються в процесі роботи з кожним документом окремо, а потім одержані відомості узагальнюються у вигляді огляду. Мабуть, цей вид обробки стоїть на межі між науковою обробкою документів і створенням інформаційно-пошукових систем [24,188].

Початковим, найпростішим методом  розподілу сукупності певних об’єктів є метод групування, тобто розчленування цієї сукупності на групи якісно однорідних об’єктів. У групи об’єкти об’єднуються за найпростішими, зазвичай зовнішніми ознаками, які не розкривають природу і суть досліджуваних явищ, наприклад, групування людей за зростом або кольором волосся. Документи та бібліографічні записи їх також можуть групуватися, наприклад, за абеткою прізвищ авторів, номерами, місцями або роками видання й т. ін.