«Аналітико-синтетична переробка документно інформації: сутність, значення, види»

Крім того, реферати розрізняють за обсягом (короткий і  розширений), за укладачем (авторський і неавторський – референтський), за використанням засобів автоматизації (ручний – підготовлений людиною) і автоматичний (з використанням ЕОМ)) [4, 22; 18, 19; 19,36].

Аналітико-синтетична переробка документної інформації – це процеси перетворення інформації, що міститься в документі, чи сукупності їх з метою виявлення потрібних споживачеві відомостей, порівняння їх з інформаційними  потребами чи запитами споживачів та узагальнення.

Матеріалізованим  результатом аналітико-синтетичної  переробки документованої інформації є аналітичні огляди, зведені реферати, інформаційно-аналітичні та оглядові довідки, бібліографічні посібники, інформаційні звіти про використання дайджесту, прес-релізу та інші види інформаційних документів, підготовлених відповідно до запитів споживачів інформації. У документному потоці інформаційні документи вирізняють серед інших видів документів за ознакою аналітико-синтетичної переробки інформації або за рівнем узагальнення інформації. За цією ознакою розрізняють первинні та вторинні документи, їх зараховують до вторинних документів, їх поділяють на види, підвиди, різновиди і типи за специфічними ознаками, характерними для   окремих  груп  інформаційних документів [17, 298].

Рівень згортання  первинної інформації, характер вторинної інформації як відображення інформаційних потреб (запитів) споживачів є провідними ознаками вторинних документів. За цими критеріями відрізняють бібліографічні, реферативні, оглядові й аналітичні вторинні документи, що мають як загальні, так і специфічні ознаки видового розмаїття.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

          2.2. Значення наукової обробки документів у сфері

інформаційної діяльності

 

Будь-яка сфера  людської діяльності потребує інформаційного забезпечення. Жодне виважене рішення в науці, політиці, економіці чи в комерційній діяльності не можна приймати без належного інформаційного забезпечення. Тому кожна людина, в якій би сфері вона не працювала, послуговуючись документованою інформацією, має володіти основами її пошуку, аналізу і використання.

Наукова обробка документів здійснюється сьогодні всюди, де людина має з ними справу. Процеси складання бібліографічних описів, систематизації, предметизації, анотування, складання бібліографічних оглядів широко використовуються в бібліотеках. Без них неможливо комплектувати й організовувати бібліотечний фонд, неможливо інформувати читачів про склад і зміст цього фонду. Уся бібліографічна робота бібліотеки – інформаційна і довідкова – ведеться з використанням різноманітних видів аналітико-синтетичної обробки. Уся робота з безпосереднього обслуговування читачів не може обійтися без різних видів такої обробки.

Бібліографічні  установи, наприклад Книжкова палата України, здійснюють реєстрацію та облік друкованої продукції в країні, видають державні бібліографічні покажчики ("Літопис книг", "Літопис журнальних статей" тощо), друковані картки для бібліотек. У процесі цієї роботи вони мають справу з різноманітними видами наукової обробки [1, 1; 7, 81].

В органах науково-технічної  інформації найчастіше виконують процеси реферування, індексування, наукового перекладу, складання аналітичних оглядів, вилучення фактів з документів, проте вони постійно мають справу і з бібліографічними описами, і з анотаціями. Адже ці органи ведуть довідковий апарат – каталоги, картотеки, банки даних – і публікують велику кількість інформаційних матеріалів: реферативні журнали, експрес-інформації, наукові переклади, реферативні збірники тощо.

У книгах часто  подають анотацію, а також бібліографічний опис видання, його класифікаційний індекс, а в спеціальних журналах і збірниках наводять класифікаційні індекси окремих статей. Це вимога стандарту на видавничу продукцію. Отже, наукову обробку здійснюють і видавництва. Крім того, вони публікують інформаційні матеріали про твори, що готуються до друку, рекламні оголошення тощо [18, 8].

Книжкова торгівля, установи, що розповсюджують періодичні видання, також інформують про наявні документи, а також про ті, що будуть надходити, рекламують свій товар і завдяки цьому вимушені використовувати бібліографічний опис, анотування, складання оглядів.

Велика робота з документами ведеться в архівах. Сюди вони надходять, тут зберігаються, тут ними можна користуватися. Хоч це й своєрідні матеріали, але це документи, які необхідно обробити, щоб забезпечити можливість подальшого використання їх. Архівні документи потребують аналітико-синтетичної обробки [28, 34].

Значна кількість  різноманітних документів зберігається в музеях, особливо літературних, персональних музеях діячів науки, мистецтва, громадських і політичних діячів. Тут їх також обробляють, щоб потім використовувати в науково-дослідницькій роботі [21, 47].

Більшість людей  стикаються у своїй трудовій діяльності та повсякденному житті з різноманітними видами аналітико-синтетичної обробки документів. Наукові працівники, проводячи дослідження, передусім розшукують літературу про об’єкт, який вивчається. Складаючи звіт про виконане дослідження, вони обов’язково подають у ньому огляд літературних джерел з теми, список використаної літератури. Такі ж списки, як правило, вміщують у наукових статтях, монографіях, у них же є посилання на документи, що цитуються і згадуються. Усе це потребує використання бібліографічних описів. Виробничники постійно звертаються до нормативно-технічної документації і посилаються на неї при розробці проектів, креслень, ознайомлюються з реферативними й оглядовими виданнями. Працівники офісів постійно мають справу з діловими документами, які також підлягають певній обробці для зручності подальшого зберігання й пошуку [15, 93; 20, 48].

Студенти, учні не можуть обійтися без розшукування потрібної літератури, без використання і складання списків літератури. Читачі періодичних видань мають змогу ознайомитися з оглядами, рецензіями, що публікуються в таких виданнях і часто супроводжуються бібліографічними описами. Бібліографічні описи, анотації, що вміщуються в книгах, допомагають читачам орієнтуватися в їхньому змісті, формі, призначенні [13,87; 14, 42].

Усі розглянуті види обробки документів не є формальними, вони потребують певних, а часто і значних інтелектуальних зусиль людини. В основі їх лежать наукові методи пізнання (аналіз і синтез), тому вони об’єднуються поняттям "наукова обробка документів" на противагу технічній обробці, яка є обліком і реєстрацією документів, що увійшли до фонду [17, 401].

Аналітико-синтетична переробка документної інформації – один з найскладніших процесів у роботі з документами – вимагає від фахівця високої професійної підготовки і широкого кругозору. До того ж діяльність людини при виконанні цих робіт часто має досить суб’єктивний характер, залежить навіть від її психофізіологічних особливостей. У свою чергу, неоднозначність рішень веде до зниження ефективності роботи системи, до якої вводиться інформація, оскільки можливі надлишок інформації або надання інформації, що не відповідає запиту. Тому в процесі обробки документів усе активніше впроваджується автоматизація. У наш час здійснюють автоматизоване індексування, автоматизоване анотування і реферування [26, 50; 28, 165], до автоматизованих інформаційно-пошукових систем (ІПС) вводять бібліографічні описи. Слід розуміти, що дані комп’ютеру Д^ля проведення потрібної операції надає людина, тому вона повинна знати, яка саме інформація необхідна в кожному випадку, для чого важливо знати суть процесів, що виконує машина, вміти їх виконувати. Ось чому, незважаючи на здійснення комп’ютеризації інформаційної справи, значення аналітико-синтетичної обробки документів не зменшується, не зменшуються й вимоги до знань і навичок фахівців у цій галузі. Навпаки, вони зростають, оскільки кожна помилка коштує більше, ніж у традиційних системах, її важче виявити.

Здобутки аналітико-синтетичної переробки документної інформації мають принципове значення для розвитку спеціальних документознавчих дисциплін. Сучасний етап розвитку документознавства характеризується становленням групи спеціальних наукових дисциплін – теорії документальних комунікацій; теорії документних потоків; документного фондознавства; електронного документознавства; управлінського документознавства; теорії та історії діловодства. В цих наукових дисциплінах також є теоретична та історична частини. Вони узагальнюють досвід практичної діяльності з документного забезпечення реальних сфер життєдіяльності суспільства,та розробляють наукові рекомендації щодо її удосконалення. Магістральним напрямом такого розвитку є посилення інтеграційних зв’язків між окремими дисциплінами комплексу. Цей процес має завершитися трансформацією документознавства в цілісну інтегровану науку, яка має яскраво виражений мета науковий характер і широку сферу практичного застосування. Відповідно розглянуті дисципліни трансформуються у самостійні напрями науки[17, 76].

Цікавою є точка зору професора Г. М. Швецової-Водки про структуру документознавства, вона вважає, що аналітико-синтетичну переробку документної інформації можна визначити як перехрещення двох напрямків її диференціації:аспектного і об’єктного. Аспектами виступають теорія документа,історія документа,організація документаційної діяльності [33, 30; 34, 27].

Значення аналітико-синтетичної обробки документів у сфері інформаційної діяльності важко переоцінити, тому що саме аналітико-синтетичні засоби обробки інформації вирішують проблему неухильного зростання обсягу інформації, забезпечують можливість, використовуючи вторинні документи, швидко знаходити первинні документи із потрібною інформацією.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВИСНОВКИ

Проаналізували літературу за темою курсової роботи, виявили, що в наш час на Україні є декілька потужних центрів переробки документної інформації. Теоретико-методологічні праці Н.М.Кушнаренко, В.К. Удалової, М.П.Ильюшенко, М.С. Слободяник та Г.М. Швецової-Водки є базою для практичної роботи бібліотек та підготовки нових спеціалістів-бібліографів.

Аналітико-синтетична переробка документної інформації є найскладнішим процесом у роботі з документами і вимагає від фахівця високої професійної підготовки і широкого кругозору.

Визначили, що аналітико-синтетична обробка документів є сукупністю процесів аналізу і синтезу. Суть аналітико-синтетичної переробки інформації  полягає у згортанні інформації.

При макроаналітичному згортанні наводять формальні відомості про документ і найзагальніші відомості про його зміст. При мікроаналітичному детально розкривають зміст документа: основні та побічні теми, аспекти розгляду їх.

Оскільки користувачі  ставлять різні вимоги до згортання  інформації про ознаки документів, існують різні види аналітико-синтетичної обробки. Безумовно до них можна зарахувати такі: складання бібліографічних описів, індексування, анотування і реферування.

За рівнем узагальнення інформації розрізняють первинні і  вторинні документи.

Первинний документ – це документ, який створює автор, він безпосередньо відображає факти, події, явища реальної дійсності або думки автора і призначений не для відображення інших документів, а для забезпечення суспільства первинною інформацією. Більшість документів, що функціонують у суспільстві, – первинні. Первинний документ відображає результати наукової, виробничої, творчої і подібної діяльності, у ньому викладаються результати вивчення, дослідження, розробок тощо. Поряд з ними існують бібліографічні, реферативні, оглядові аналітичні документи, які називають вторинними або інформаційними.

Вторинний документ – це результат аналітико-синтетичної обробки одного чи кількох первинних документів з метою пристосування   інформації  до   інформаційних   потреб   споживача.   Вторинні  (інформаційні) документи  містять  систематизовані відомості про первинні документи (опубліковані, неопубліковані, що не публікуються) або результат аналізу і синтезу даних, що є в першоджерелах.

Первинні документи  часто називають вихідними, вони служать для створення документа похідного, тобто   вторинного.

Вивчили основні види аналітико-синтетичної переробки документної інформації. Це – класифікація, сортування, перетворення та розміщення в базі даних.

Визначили, що створення вторинних документів є результатом аналітико-синтетичної переробки документної інформації. Унаслідок аналітико-синтетичної обробки первинних документів одержують вторинні документи – бібліографічні описи, анотації, реферати, які можуть бути організовані в різноманітні джерела вторинної інформації, інформаційно-пошукові системи. Такі системи можуть бути традиційними (бібліотечні та бібліографічні каталоги, бібліографічні та фактографічні картотеки, бібліографічні покажчики, різноманітні інформаційні видання) і нетрадиційними (бібліографічні та фактографічні банки даних). Процес створення таких систем також розглядають як сукупність операцій аналізу і синтезу в ході аналітико-синтетичної обробки. Для орієнтації в потужних документно-інформаційних потоках, для проведення ефективного й оперативного пошуку інформації здійснюється наукова (або аналітико-синтетична) обробка документів. Різноманітні види аналітико-синтетичної обробки документів використовуються всюди, де люди мають справу з документами, а найбільше у сфері документних комунікацій.

Аналітико-синтетичні засоби обробки інформації вирішують проблему неухильного зростання обсягу інформації, забезпечують можливість, використовуючи вторинні документи, швидко знаходити первинні документи із потрібною інформацією.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЛІТЕРАТУРА

 

1. Библиографическая запись. Библиографическое описа- 
   ние. Общие требования и правила составления: ГОСТ 7.1-2003. 
   - Введ.  2004.01.07.  -  М.,  2004.
2. Библиографическая работа в библиотеке: организация и методика / Под ред. О.П. Коршунова. – М., 1990. – С.  108–119.
3. Бистрина М.В. Аннотирование произведений печати: Метод,   пособие / М.В.  Бистрина.   –  М.,   1981.   –  48 с.
4. Бідбаєр В. До концепції вітчизняної системи реферування та видання реферативної інформації / В. Бідбаєр, Л. Котенко // Вісн.  Кн.   палати.   –   1998.   –  №   3.   –  С.   21 – 22.
5. Блюменау Д.И. Проблеми свертывания научной инфор– 
   мации /Д.И.  Блюменау.   –  Л.,   1982.   –   С.   11–24.
6. Блюменау Л.И. Проблеми свертывания научной информации / Л.И.   Блюменау.   –  М.,   1982.   –   С.   139–144.
7. Брискман М.А. Основы методики составления библио–графических указателей: учеб. пособие / М.А. Брискман, М.П. Бронштейн.   – 2–е изд.   – Л.,   1974.  –  81   с.
8. Воройский Ф.О. Аналитико–синтетическая обработка и переработка информации в автоматизированных системах НТИ: Основы организации и технологии: учеб. пособие / Ф.О.  Воройский.   –  М.,   1991.   –   217 с.
9. Гринина Р.Ф. Теоретические основи предметизации и предметного каталога: учеб. пособие / Р.Ф. Гринина. – Л., 1989.   –   73 с.
10. Закон   України   //    Відом.   Верховної 
    Ради  України.   –   1992.   –  №   48.   –   С.   1447–1462.
11. Закон України // Відом. Верховної Ради  України.   –   1993.   –   №   33.   –   С.   843–851.
12. Зейдельман Б.Ю. Библиотечная классификация и си–стематический каталог: учеб. пособие / Б.Ю. Зейдельман. – М.,   1977.   –  312 с.
13. Карачинская З.Т. Предметизация произведений печати. Предметный каталог: учеб. пособие / З.Т. Карачинская, В.К. Удалова.   – X.,   1992.   –  87 с.
14. Клим И.Л. Каталогизация на пороге III тысячелетия / 
    И.Л. Клим // Науч. и техн. б–ки. –   1999.  – № 4. – С. 42–54.
15. Короткий термінологічний словник із бібліографознавства та соціальної інформатики / Г.М. Швецова–Водка, Г.В. Сілкова, Л.О. Чернуха та ін. – К.: Кн. палата України, 1998.   –   115 с.
16. Кругликова В.П. Предметизация произведений печати: общая методика / В.П.   Кругликова.  – М.,   1967.   –   173 с.
17. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: учебник. – 4–е изд., испр. – К.: О–во "Знання", КОО, 2003. – 460 с.
18. Леонов В.П. Реферирование и аннотирование научно–технической литературы / В.П. Леонов. – Новосибирск, 1986.   –  С.  8 – 69.
19. Леонов В.П. Реферирование научно–технической литературы: учеб. пособие / В.П. Леонов; Ленингр. ин–т культури.   – Л.,   1982.   –  82 с.
20. Макилвейн А. УДК – достижения и планы на будущее / А. Макилвейн // Науч. и техн. б–ки. – 1999. – № 6. – С.  48–58.
21. Михайлов А.И. Научные коммуникации и информатика / А.И. Михайлов, А.И. Черный, Р.С. Гиляревский. – М., 1976.   –   436 с.
22. Никифоровская Н.А. Библиографическое описание: вопросьі теории, истории и методики / Н.А. Никифоровская; под ред.  Г.Г. Фирсова;  Б–ка АН СССР.  – М.,   1978.   –   150 с.
23. Общая методика использования Универсальной десятичной классификации / ГПНТБ.   –  М.,   1973.   –   179  с.
24. Сілкова Г.В. Інформаційно–аналітичні дослідження як особливий аспект інформаційної діяльності / Г.В. Сілкова // Українська культура: минуле, сучасне та шляхи розвитку: міжвуз.  зб.  наук.  пр.   –  Рівне,   1997.   –  С.   188–193.
25. Сілкова Г.В. Основи інформаційно–аналітичних досліджень: навч. посіб. / Г.В. Сілкова. – К., 1998. – С. 13–15, 19–20, 26–29.
26. Соловьев В.М. Универсализация подготовки реферата многоцелевого назначения / В.М. Соловьев, А.Е. Конюшенко // Науч.–техн. информация. Сер. 1. – 1991. – № 7 – 8. – С.   50–53.
27. Соляних А.А. Документні потоки та масиви: навч. посіб.   / Харк.  держ.   акад.   культури.   –  X.,   2000.   –   112 с.
28. Составление библиографического описання: Краткие правила.  – 2–е изд., доп.  – М.,   1991.  – 220 с.
29. Столяров Ю.Н. Документный ресурс: учеб. пособие для студ. высш. учеб. заведений / рецензент Н.Н. Кушнаренко.   – М.: Либерия,  2001.   –   152 с.
30. Сукиасян З.Р. Библиотечно–библиографической классификации – ЗО лет / З.Р. Сукиасян // Науч. и техн. б–ки. – 1999.   –  № 4.   –  С.   74–82.
31. Хромченко Л.Г. Реферирование: учеб. пособие / 
    Л.Г. Хромченко; Междунар. славянск. ун–т, Ин–т стран Восто– 
    ка и Африки.  – Харьков;  Симферополь,   2001.  –   111  с.
32. Шамурин Е.И. Методика составления аннотаций / 
    Е.И. Шамурин.  – М.,   1959.  –  230 с.
33. Швецова–Водка Г. Определение объекта и предмета документоведения // НТБ. – 2008. – № 4. – С. 30 – 43
34. Швецова–Водка Г.М. Типологія документа: навч. посіб. 
    для студ. ін–тів культури / Рівн. держ. ін–т культури. – К.: 
    Кн.  палата України,   1998.  –  80 с.