Англоязычные страны: структура формуляра и состав делового письма

   Письма-напоминания  направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

   Письма-извещения. Письма, в которых что-либо сообщается или утверждается.

   Информационные  письма. Это разновидность письма-извещения, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо или организацию  о свершившемся факте. Для такого письма достаточно подписи референта или секретаря. При большой значимости излагаемых в нем фактов письмо подписывает руководитель организации.

   Письма-приглашения. Письма могут адресоваться индивидуальному  или коллективному адресату. При  большом количестве адресатов целесообразно использовав изготовленные типографским способом трафареты, в которых заполняются от руки фамилия, имя, отчество приглашенного, время и день события, на которое приглашается адресат.

   Коммерческие  письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки. По своему назначению они подразделяются на три вида: запрос и ответ на него; оферта (предложение) и ответ на нее; рекламация (претензия) и ответ на нее.

   В запросе покупатель обращается к  продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, т. е. сформулировать коммерческое предложение. Такие запросы входят в группу контрактных документов и используются для подготовки и заключения сделок.

   Оферта - письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающее желание заключить с НИМ договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия.

   Рекламация - коммерческий документ, представляющие собой предъявление претензий к  стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 3. Особенности оформления деловой корреспонденции в англоязычных странах. 

3.1. Структура формуляра и состав реквизитов делового письма.

     Оформление  деловой корреспонденции в практике экономического сотрудничества с зарубежными  фирмами и международными организациями характеризуется рядом особенностей. Коснемся оформления наиболее распространенного вида корреспонденции – делового письма.

 

Можно выделить следующий типовой состав зон:

1.Заголовок  письма (Issuer Field).

2.Ссылка  на данные получателя и отправителя  (Reference Line).

3.Дата (Date).

4.Адресат  (Address).

5.Указание  на конкретное лицо (Attention Line).

6.Обращение  (Salution).

7.Общее  содержание письма (Subject Line).

8.Текст письма (Body of the Letter).

9.Завершающая  формула вежливости (Complimentory Close).

10.Подпись  (Signature).

11.Приложения (Enclosure)

12.Указание  на рассылку копий (CC Notation).

Краткие сведения о размещении и оформлении реквизитов по зонам изложены ниже. В случае отсутствия указаний по оформлению отдельных элементов реквизитов рекомендуется ориентироваться  на требования, оговоренные ГОСТ Р 6.30 – 97, и приведенные примеры.

3.2. Требования к оформлению реквизитов. 

     Реквизит 1. Заголовок письма. Включает эмблему фирмы, ее наименование, почтовый и телеграфный адрес с указанием индекса, номера телефона, телекса, телефакса. В заголовке может содержаться указание о роде деятельности фирмы, характеристика ее как корпорации с ограниченной ответственностью (сокращено Inc или Ltd.), например:

Mitchell Diesel, Ltd.;

International Office Equipment, Inc.

     Помимо  представления фактической информации о фирме, заголовок определенным образом характеризует ее с другой стороны: необычная форма заголовка, его дизайн, эмблема фирмы (а иногда и ее девиз), применение цветной краски, использование особой бумаги – все это создает своеобразный образ фирмы. Читая письмо, вы, безусловно прежде всего интересуетесь его содержанием, однако невольно обращаете внимание и на оформление заголовка, которому мысленно даете оценку, иногда перенося ее и на деятельность самой фирмы. Удачное расположение компонентов заголовка, его оригинальная эмблема способствует созданию благоприятного впечатления о фирме у тех, кому направлено письмо.

     В целях экономии времени при печатании  реквизита поощряется открытая пунктуация, что означает почти полное отсутствие знаков препинания.

     Реквизит 2. Ссылка на данные получателя и отправителя. Приводятся инициалы составителя и оформителя письма, буквенный или цифровой код фирмы, отдела, подготовившего письмо, индекс дела, например:

Your reference                                                   - Ваша ссылка

(или: Your ref.)                                                   HND/RP

HND/RP

Our reference                                                       - Наша ссылка

(или: Our ref.)                                                        LA/DK/187

LA/DK/187

     Реквизит 3. Дата. Встречаются две разновидности оформления дат – британская и американская. Британский способ подобен словесно-цифровому способу, принятому в российском делопроизводстве и применяемому в финансовой документации с некоторыми вариациями:

15 Feb.200…

15 February, 200…

15^th February, 200…

Способ  обозначения даты, принятый в США, иной и строится по схеме:

February 15th, 200…

February 15, 200…

Перед числительным, обозначающим год, обычно ставится запятая. В последние годы все более заметной становится тенденция к минимальному употреблению знаков препинания в деловой корреспонденции, поэтому можно встретить и такое написание даты: 4 August 2000. Не рекомендуется употреблять в датах цифры вместо названий месяцев, поскольку цифровое обозначение даты может быть истолковано по – разному в различных странах. Так, дата 2/5/2000 будет воспринята представителем американской фирмы как 5 февраля 2000 года, а представителем британской фирмы – как 2 мая 2000 года. Это связано с особенностями прочтения дат в разных странах:

США

2                /  5  /  2000 

месяц   день  год  

Великобритания

2        /  5  /   2000

день  месяц  год

Допускается сокращение названий некоторых месяцев, имеющих много знаков в написании. Замена цифровым обозначением названий месяцев в англоязычных странах не принята. Знаки препинания в обозначении дат допускается не указывать.

Международной организацией по стандартизации (ISO) в  связи с компьютеризацией делопроизводства рекомендуется универсальное цифровое обозначение дат. Элементы обозначения приводятся в следующей последовательности: год, месяц, день. Например: 2000-12-31 или даже – 20001231.

     Реквизит 4. Адресат. Распространенными вариантами адресования письма являются: адресование фирме (при этом возможен случай, когда в названии фирмы указана фамилия) и адресование должностному лицу (когда известна фамилия адресата и когда и когда она не известна, когда адресат мужчина и когда женщина).

Если  письмо направляется фирме, то сначала  указываются ее название, затем адрес  в такой последовательности: номер дома, название улицы, название города, обозначение почтового района (при необходимости). При адресовании письма в США приводится сокращенное название штата, при адресовании в Англию – название графства. Последней строкой указывается страна. Например:

Continental Supply Company

312 Sixth Avenue

New York, NY, 11011

U.S.A.

Указание  в адресе штата и графства связано  с тем, что сама фирма или ее филиал, возможно, расположены в  провинциальном населенном пункте, названия которых нередко повторяются. Названия графств и штатов могут приводиться в сокращении.

В том  случае, когда в названии фирмы  указана фамилия (несколько фамилий), перед названием приводится слово Messer, например:

Messer John Brown and Co., Ltd.

При адресовании  письма управляющему фирмой, фамилия которого неизвестна, адрес пишется по образцу:

The Manager

The Hong Kong Banking Corporation

Если  письмо адресуется управляющему фирмой такого же ранга, фамилия которого известна, то в этом случае фамилия приводится первой, затем указывается должность:

Mr. Edward W. Hertzfeld, President Hertzfeld

Home Appliances, Inc.

Приведенные способы характерны для адресования  письма менеджеру или президенту компании. При адресовании письма сотруднику меньшего ранга сначала  указывают фамилию сотрудника, затем  название фирмы, по возможности название отдела и, наконец, полный адрес.

Если  письмо адресуется мужчине то перед  его фамилией следует писать Mr -  сокращение от слова Mister (Mr Alan White; Mr D. C. Robinson и т.п.).

При адресовании  делового письма замужней женщине следует указывать Mrs-сокращение от слова Mistress. Для незамужней пишется полностью Miss (Mrs Rosemary, Mrs C. Davies, Miss G. Palmer).  Вместо указания Mrs или Miss можно применять универсальное сокращение – Ms.

При печатание  реквизита используют минимальное число знаков препинания.

     Реквизит 5. Указание на конкретное лицо. Реквизит предназначен для того, чтобы в случае отсутствия фамилии получателя в адресате указать фамилию конкретного должностного лица, кому именно следует читать данное письмо. Если фамилия должностного лица неизвестна, указывается название должности или отдела фирмы.

Строка  с указанием должности или  фамилии помещается непосредственно  под адресом и особо выделяется (печатается другим шрифтом, в разрядку, подчеркивается), например:

Messrs Black and Sons,

115 Churchill Avenue

Maidstone, Kent

ZH8 92B

Great Britain

Attention: Mr P.Wilson

Gentlemen

Использование знаков препинание в реквизите –  минимальное.

     Реквизит 6. Обращение. Вступительное обращение представляет собой общепринятую стандартную формулу, являющуюся неотъемлемой частью этикета делового письма. Оно помещается на левой стороне бланка письма под внутренним адресатом и пишется на отдельной строке. В деловой корреспонденции принято несколько форм обращений, различающихся своей «тональностью». В письмах к фирмам и организациям обычно употребляются следующие формулы:

Если  письмо адресуется какой – либо фирме, то обычно употребляются обращения Gentlemen:, Ladies:. Подчеркнуто официально звучат обращения: Sir., Madam:, Sirs:, Mesdames:. Также официальными являются обращения: Dear Sir:, Dear Madam:.

Обращение с указанием фамилии звучит менее  официально: Dear Mr Allen:, Dear Mrs Allen:.

Есть  различия в употреблении знаков препинания в формуле обращения: в США  используют двоеточие, в Англии – запятую (Dear Sir:, Dear Mr Smith:,).

     Реквизит 7. Общее содержание письма. В отечественном делопроизводстве реквизит носит название «заголовок к тексту». Реквизит в сжатой форме ориентирует делового партнера в содержании письма. В англоязычных странах он нередко опускается.