Англоязычные страны: структура формуляра и состав делового письма

Общее содержание письма предваряет основной текст, размещается на отдельной  строке и всегда выделяется, например:

Order №  1234 for Snow Racers

We have received your letter…

Другой  вариант оформления реквизита выглядит так:

Subject: Up-to-date List of Addresser

Re: Policy № 714056

In re: Letter of Credit № 12/146

«Re»-это  сокращенное выражение «inre», что  означает «по делу», «касательно», «относительно».

В реквизите  поощряется открытая пунктуация.

     Реквизит 8. Текст письма. Основной реквизит делового письма печатается ниже указание на его общее содержание через 3-4 интервала. Текст письма разбивается на  абзацы, которых обычно два: в первом содержится смысловая часть документа, во втором приводится заключительная фраза вежливости.

Смысловая часть должна излагаться деловым, однако подчеркнуто уважительным тоном, отличается ясностью лексики, быть логичной и убедительной.

Заключительная  фраза вежливости носит стереотипный характер. Вот ряд примеров фразы  вежливости:

Your prompt reply be appreciated (Мы были благодарны за ваш скорый ответ); Please accept thanks in advance (заранее примите нашу благодарность); With my personal regards and good wishes (Примите мои наилучшие пожелания).

Если  письмо носит характер приглашения, то под текстом письма с правой стороны встречается сокращение R. S. V. R., которое означает: «пожалуйста, ответьте».

Знаки препинания в тексте письма употребляются  в соответствии с правилами пунктуации.

     Реквизит 9. Завершающая формула вежливости. Реквизит размещается непосредственно под текстом письма справа. Формула вежливости может носить строго официальный, официальный и менее официальный характер. Приведем соответствующие примеры:                                                                                      

 Русский эквивалент

Yours faithfully,

Yours truly,                          строго официально             С уважением

Yours very truly,

Yours very sincerely,

Yours sincerely,                         официально                     С уважением. Ваш

Sincerely yours,

Very cordially yours,

Yours cordially,                    менее официально               Искренне Ваш

Cordially yours,

При печатании  реквизита поощряется открытая пунктуация.

     Реквизит 10. Подпись. Реквизит помещается под формулой вежливости. При этом  отдельной строкой приводится название фирмы, совпадающее  с приведенным  в заголовке. Затем приводится подпись лица  с указанием  занимаемой должности, иногда включается и название отдела, например:

Dennis J. Stenberg, Manager

L. K. Thompson Manager

Export Department

Рекомендуется открытая пунктуация.

     Реквизит 11. Приложение. Реквизит размещается в левой нижней части документа отдельной строкой. Наименованию приложения предшествует слово Enclosure (сокращено – Encl., или Enc.), например:

Enclosure: Contract

Encl: 1. Contract         

2. Cheque 

Нумерация и расстановка знаков препинания осуществляется в соответствии с  приведенными примерами.

     Реквизит 12. Указание на рассылку копий. При необходимости рассылки письма нескольким адресатам в левом нижнем углу, после указания на наличие приложений, пишется сокращение СС и ставится двоеточие. СС означает carbon copy, т.е. «копия». Затем указываются фамилии лиц и наименования организаций, куда направляются копии, например:

CC: Mr Jetfrey H. Winston.

Mr Robert Baily

CC: Regional Sales Department 
 

3.3. Требования к оформлению конвертов 

     Адрес на конверте размещается, как правило, в левой верхней части. Адресные данные при этом по содержанию и  расположению элементов идентичны  данным адреса в самом письме. Отдельно может быть указана фамилия лица, которому адресовано письмо. На конверте особо выделяются некоторые особенности отправки и способы доставки корреспонденции, например: Air Mail (или AIR MAIL) - АВИА; Express delivery или Express - срочная доставка; Registered - заказное; То be called for или Poste Restante - до востребования; и др. Фирмы и компании обычно заранее заготавливают конверты со своим адресом, напечатанным типографским способом. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Заключение. 

     Подытоживая сказанное выше, можно сделать вывод, что современная жизнь предъявляет к содержанию делового письма и его стилистике ряд требований, а именно: ясность, краткость, точность, предосторожность и вежливость. Любая корреспонденция должна быть написана хорошим канцелярским языком. Употребление иностранных слов, даже очень привычных, не рекомендуется, так как может привести к ошибкам в понимании. Краткость. Коммерческое письмо должно быть коротким и сжатым, чтобы адресат, пробежав глазами, смог быстро принять нужное решение. Коммерческое письмо есть рабочий инструмент, не более того. Точность. Приверженность правде в деловых отношениях есть абсолютная необходимость. Неточность, тем более ложь могут привести к потере доверия клиента. Предосторожность. Составитель письма не должен давать оружие сопернику или потенциальному противнику, так как бизнес и конкурентная борьба в нем часто очень суровы. Он должен избегать при изложении сути вопроса упоминаний о текущем состоянии дел фирмы. Например, он не должен раскрывать последних реальных цен на свои товары, а назвать лишь те базовые цены, о которых он хочет поговорить. Это не недостаток в искренности, это тактический ход. Всякий работник, прежде чем окончательно оформить письмо, должен убедиться в том, что оно согласовывается с общей стратегией фирмы. Сверх того, он должен принять все меры предосторожности, чтобы оградить себя от возможного судебного процесса, проконсультировавшись, например, с юридической службой предприятия. Таким образом, он воздержится от обещания заплатить в определенный срок, если не уверен в том, что сможет выполнить это обязательство. Он также не будет обещать поставить товар к конкретному числу, тогда как товар еще находится на стадии изготовления и, следовательно, нельзя быть абсолютно уверенным в том, что предусмотренный срок будет соблюден. Вежливость. Если позиция вашего корреспондента вас раздражает, не старайтесь это показывать: он может обидеться. Если ваш деловой партнер медлит с ответом на срочное письмо - не обвиняйте его в злонамеренности. Возможно, вы неточно указали его адрес и письмо может быть вам возвращено по почте. Напишите письмо во второй раз с вежливыми извинениями по поводу того, что вы, возможно, ошиблись в адресе. Чтобы показать ваше искреннее доверие и расположение, пошлите фотокопию с предыдущего письма. Если вы все же подозреваете вашего корреспондента в нежелании отвечать, пошлите ему заказное письмо с уведомлением о получении. Возможно, лучше в этой ситуации послать более настойчивое письмо, но не нарушая правил вежливости. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  литературы 

1. Басаков М. И. Основы делопроизводства для менеджера. - Ростов-на-Дону: РГЭА. 1995. - 92 с.
2. Веселов П. В. Аксиомы делового письма: культура делового общения и официальной переписки. - М.: ИВЦ "Маркетинг", 1993 - 74 с.
3. ГОСТ Р 1.5-92. Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов.
4. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
5. Громова Н. М. и др. Ваш зарубежный партнер// Переписка. Документация. Контракты. - М.: МП "Техноэкология", 1992. - 136 с.
6. Громова Н.М. Основы переписки. М.: РУССЛИТ, 1992.Справочник по деловой переписке. М.: Мэрия Москвы, Научно-внедренческая фирма "Межрегионсервис", 1996.
7. Теппер Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 писем и записок в помощь менеджеру / пер. с англ. М.: Аудит, ЮНИТИ, 1994.
8. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот. – М.: Книжный мир, 2004