Автоматизация кадрового делопроизводства

У исполнителей же часто  возникает ощущение, что с внедрением СУД появился еще один начальник, который постоянно стоит за спиной. Действительно, теперь при желании можно узнать: кто, что, когда и сколько делает. Раньше можно было ввести начальство в заблуждение: мол, полдня искал по всем этажам (хотя на самом деле играл на компьютере). При этом забывается очень важный момент - эта же система не позволит загрузить исполнителя чрезмерно большим объемом работ. Правда, это зависит от настроек конкретной системы, но всегда останется возможность объяснить, почему данный объем работ не был выполнен в срок. Так что здесь еще надо хорошо подумать - в проигрыше или в выигрыше остаются исполнители. С моей точки зрения, квалифицированные исполнители получают мощный инструмент организации своей деятельности и достаточно весомые аргументы для мотивации своих действий перед руководством.

А вот у плохого  руководства и у нерадивых работников возникает психологический дискомфорт и полное неприятие АСД. Хорошо, если это выражается только в заявлении на увольнение. Чаще мы получаем стойких и умелых скрытых врагов, всячески сопротивляющихся такому нововведению, как АСД, которая наглядно покажет их несостоятельность и бесполезность для предприятия. Отсюда исходит ряд кадровых вопросов, которые так или иначе приходится решать при внедрении АСД.

 

1.4 Проблема  кадров

 

Внедрение АСД подразумевает, что все основные участники бизнес-процессов на предприятии должны уметь работать на компьютере. На самом деле в молодых, относительно недавно созданных организациях и фирмах так и есть. Но что делать, если основной костяк руководства предприятия получил образование 15-20 лет назад? По своему опыту и профессиональным навыкам они могут полностью соответствовать занимаемым должностям, но никогда не обучались и не работали на ПК. Отправлять их на учебу?  
Но, как правило, если на предприятии пришли к мысли о необходимости внедрения АСД, то интенсивность труда на этом предприятии весьма высока. Значит, обучение сотрудников с отрывом от производства практически невозможно, а факультативное обучение может оказаться неэффективным и привести лишь к повышенной раздражительности работников предприятия. 
В свое время при внедрении САПР (по крайне мере, в электронной промышленности) считалось, что дешевле уволить старых конструкторов и набрать молодых сотрудников (выпускников университета), чем переучивать «старую гвардию».

К сожалению, такой подход при внедрении АСД неприменим, поскольку основные пользователи данной системы - высшее и среднее руководящее звено руководства организаций.

Единственный выход  из этой ситуации, найденный экспериментальным  путем, предполагает: обучение администраторов  системы с отрывом от производства; обучение пользователей на территории заказчика, но не на рабочих местах; длительный период опытной эксплуатации с постоянным присутствием персонала исполнителя в организации-заказчике.

ГЛАВА II. АВТОМАТИЗАЦИЯ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

 

2.1 Общие понятия

 

Автоматизацией документооборота на российском рынке информационных технологий занимается много фирм. И первое, что хочется уяснить  для себя, - это определение документооборота. Конечно, все согласны с тем, что  документооборот - это некие операции с документами. Расхождения начинаются в приграничной полосе - где кончается документооборот и начинается делопроизводство, а также можно ли говорить о документообороте без связи с делопроизводством.

Существуют две тенденции. В первом случае документооборот рассматривается как составная часть делопроизводства. Автоматизация делопроизводства, в свою очередь, представляет собой часть процесса создания информационной системы предприятия (учреждения), который выполняется для автоматизации уже существующих бизнес-процессов, либо для их изменения в сторону повышения эффективности. Такой подход характерен для системных интеграторов. Они имеют, как правило, коробочную версию автоматизации делопроизводства с той или иной степенью унификации для мелких и средних клиентов. Автоматизация крупных банковских, государственных и коммерческих структур - процесс индивидуальный.

Вторая тенденция - это  использование узкоспециализированных программ, предназначенных только для  контроля и управления потоком документов. Такие системы работают, как правило, с большими объемами документов. Они хорошо совместимы с другими офисными системами и как нельзя более кстати для тех клиентов, которые хотят сохранить в тайне свои системы автоматизации и остаться независимыми от поставщика программного обеспечения (ПО).

На мировом рынке  существуют различные компьютерные программы, предназначенные для  автоматизации процессов различного масштаба. Они бы не прочь внедриться на российский рынок и изначально пытались сделать это непосредственно. Тогда оказалось, что последнюю линию обороны государственных интересов держит великий и могучий русский язык. Западные системы не смогли предложить ничего подходящего в областях, связанных с использованием русского языка. Это первое, что делает неконкурентоспособными стандартные импортные решения. Другой аспект, характерный для развития российских автоматических систем делопроизводства, - это сочетание традиций и новых поисков в области партнерских и деловых отношений в современной экономической среде. Каждая организация творит на любом поприще, включая делопроизводство и документооборот. Наиболее просвещенные подсознательно подозревают, что есть отработанные временем шаблоны документов и действий и что стандартизация - это экономия времени со всеми вытекающими последствиями.

Информация, содержащаяся в документах организации, имеет  важное значение для функционирования организации в целом. Кадровая документация имеет свои особенности, т.к. она  связана не только с деятельностью  организации, но и со многими фактами деятельности общества в целом.

Одной из наиболее важных функций кадровой службы организации  является документирование трудовых правоотношений. В состав документации, оформляемой  в кадровой службе, входят документы  различного функционального назначения: первичные учетные документы, распорядительные, личные и т.д.

Служба кадров обрабатывает и использует огромное количество важных документов, поэтому работникам необходимо знать правильность их оформления, которая регламентируется различными законодательными  и нормативными актами, инструкциями Российской Федерации (Трудовой кодекс РФ, Постановления Госкомстата РФ и пр.)

 

2.2 Личный листок по учету кадров (анкета)

 

Личный листок по учету  кадров является первичным учетным документом и составляет основу личного дела работника. Личные дела ведутся, как правило, на руководящих работников и специалистов организации. Личный листок по учету кадров содержит сведения необходимые работодателю при решении вопроса о заключении трудового договора с работником.

Личный листок по учету кадров представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, об образовании, о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, пребывании за границей, о правительственных наградах, воинской обязанности, семейном положении, о месте проживания, паспортные данные  и др.

Личный листок по учету  кадров заполняется от руки самим  работником при поступлении на работу, на все вопросы даются полные ответы, не допуская сокращений и пропусков, исправлений и помарок.

Отрицательные ответы в графах личного листка даются без повторений вопроса (например, ученая степень – не имею).

Ответы на вопросы  в личном  листке по учету кадров даются в полном соответствии с теми записями, которые содержатся в личных документах работника. При заполнении используются следующие личные документы:

паспорт;

трудовая книжка;

военный билет;

документы об образовании;

документы о наградах;

документы об изобретениях;

документы ВАК о присуждении  ученых степеней и пр.

 

Особенно важное значение имеет заполнение пункта «Выполняемая

работа с начала трудовой деятельности». Пункт заполняется  в соответствии с записями в трудовой книжке. Если трудовая деятельность прерывалась  по каким-то причинам, их обязательно  указывают (болезнь, учеба и т.п.).

Личный листок по учету  кадров  имеет место для фотографии работника.

Личный листок по учету  кадров подписывается работником организации.

Наряду с личным листком  по учету кадров применяется аналогичная  учетная  форма – анкета. Она  имеет расширенные вопросы по некоторым пунктам (вопросы об изменении фамилии  и пр.). Кроме того, анкета подписывается после проверки данных, указанных в анкете,  работником кадровой службы.

Сведения об изменениях, касающихся работника, происшедших  после заполнения личного листка по учету кадров (анкеты), отражаются в Дополнении к личному листку по учету кадров.

Дополнения к личному  листку по учету кадров включают: фамилию, имя и отчество работника и  два раздела, имеющих табличную  форму.

В первом разделе указываются  перемещения по службе с указанием  дат вступления в должность и ухода с должности, с указанием решения об утверждении и освобождении работника.

Во втором разделе  указывают изменения других учетных  признаков (о награждениях,  о  наложениях взысканий и пр.).

Все изменения указанные  в Дополнении к личному листку по учету кадров должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

Обязательным реквизитом Дополнения к личному листку по учету  кадров отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел. Отметки состоят из надписи «Личное дело проверено», даты и подписи.

Таким образом, личный листок по учету кадров (анкета) является достоверным  документом, несущим информацию о  работнике и формирующим первичную  базу данных о персонале организации.

На практике, в нашей  организации в настоящее время, Личный листок по учету кадров не ведется, а применяется заполнение личной карточки работника, т.е. документом  который, по сути, является вторичной  учетной документацией.

 

 

2.3 Приказ о расторжении трудового договора по инициативе работника

 

 «Приказ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации в целях разрешения … кадровых и иных вопросов ее деятельности».

Одной из функций кадровой службы является оформление процесса движения кадров организации, который  документируется посредством создания следующих основных документов: приказов по личному составу, графиков отпусков, докладных записок и пр.  Приказы по личному составу формируются отдельно от основной деятельности и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением буквенного индекса «К», «ЛС» либо «Л/С». Одним из приказов по личному составу является Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении). Приказ заполняется на основании Унифицированных форм №№ Т-8, Т-8а и применяется для оформления увольнения работников, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1.

В соответствии со ст. 77 п.3 Трудового кодекса РФ основанием прекращения трудового договора является расторжение трудового  договора по инициативе работника, которая  предоставляет работнику право расторгнуть трудовой договор в любое время, по собственной инициативе, предупредив об этом работодателя в письменной форме за две недели, путем подачи заявления.

Приказ о расторжении  трудового договора по инициативе  работника носит распорядительный характер. Срок хранения такого приказа составляет семьдесят пять лет. В тексте приказа не допускается сокращений, опечаток и ошибок в информации. Основные реквизиты Приказа о расторжении трудового договора по инициативе  работника:

наименование организации;

коды организации в  соответствии с российскими классификаторами (ОКПО, ОКУД);

дату прекращения действия трудового договора;

Ф.И.О. работника;

табельный номер;

структурное подразделение;

должность, специальность, профессия, разряд;

основание прекращения  трудового договора (основанием расторжения  трудового договора по инициативе работника  является ст. 77 п.3 ТК;

основание для издания  приказа (заявление работника);

личная подпись руководителя организации;

личная подпись работника;

дата.

Приказ о расторжении  трудового договора по инициативе  работника может составляться, как  индивидуально (форма Т-8), так и  сводно на несколько работников (форма  Т-8а), но содержащий одно распорядительное действие.

Приказ о расторжении  трудового договора по инициативе  работника подписывается личной (собственноручной) подписью руководителя организации, или лицо, уполномоченное на это учредительными документами. В период временного отсутствия руководителя подписывает лицо, исполняющее его обязанности по приказу (например, главный инженер или заместитель). При этом в приказе обязательно делается ссылка на исполнение обязанностей, указываются фамилия и инициалы замещающего работника, а не отсутствующего руководителя.

Приказ, подписанный с  использованием факсимиле, а также неуправомоченным лицом не имеет юридической силы.

После подписания приказ  датируется и нумеруется, и обязательно  работник ознакамливается с приказом под роспись в день увольнения и делается запись в трудовую книжку.

Таким образом, Приказ о  расторжении трудового договора по инициативе  работника носит распорядительный характер и имеет важное значение как для работника, так и для организации, т.к. он регулирует трудовые отношения и его правильное оформление помогает в разрешении трудовых споров и конфликтов.