Автоматизация кадрового делопроизводства

Занесение сведений о  работе.

Раздел «Сведения о  работе» представляет собой  таблицу из 4-х граф:

графа 1 - N записи;

графа 2 " дата (число, месяц, год);

графа 3 - сведения о приеме на работу, о переводах  на другую работу и об увольнении (с указанием  причин  и со ссылкой на статью, пункт закона);

графа 4 - на основании  чего внесена запись (документ, его дата и номер).

В графе 3 раздела «Сведения  о работе» в виде заголовка  пишется полное наименование предприятия  или организации.

Взыскания в трудовую книжку не записываются, за исключением  случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (например, увольнение за прогул — ст.ст.192, 81 п. 6 (а) ТК РФ).

Все записи в трудовую книжку вносятся после издания соответствующих  приказов, но не позднее недельного срока, а при увольнении — в  день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

В трудовую книжку по месту  работы также вносится с указанием  соответствующих документов запись о времени военной службы, о  времени службы в органах внутренних дел, в таможенных органах, о времени  обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

В тех случаях, когда  в трудовой книжке заполнены все  страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш», и здесь же указываются серия и номер вкладыша. При каждой последующей выдаче вкладыша ставится следующий штамп, и указываются серия и номер вкладыша.

В соответствии со ст. 62 ТК РФ, при прекращении трудового  договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения.

В случае, если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием  работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику  уведомление о необходимости  явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

В случае смерти работника  трудовая книжка после внесения в  нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

При выявлении неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся:

     а) приходно-расходная  книга по учету бланков трудовой  книжки и вкладыша в нее;

     б) книга  учета движения трудовых книжек  и вкладышей в них.

В приходно-расходную  книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая  ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием  бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в  них, которая ведется кадровой службой  или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников,  регистрируются все  трудовые книжки, принятые от работников  при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши  в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением  работник расписывается в личной карточке и в книге учета  движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга  по учету бланков трудовой  книжки и вкладыша в нее, книга учета  движения трудовых книжек и вкладышей  в них должны быть пронумерованы,  прошнурованы, заверены подписью руководителя организации,  а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в  организации как документы строгой  отчетности и выдаются  лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его  заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию  организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера  кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Трудовые книжки и  дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти  работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в  течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии  необходимое количество бланков  трудовой книжки и  вкладышей в  нее. О том, как правильно и  грамотно заполнять трудовые книжки; кем и в каких случаях выдаются дубликаты трудовых книжек; как вносить изменения в трудовые книжки; обязан ли работодатель выдавать трудовую книжку по первому требованию работника, отражено в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденное в Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г., № 69. В ней же содержатся примерные образцы записей, вносимых в трудовые книжки; формы приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также примерная форма акта уничтожения испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Правильное оформление трудовых книжек – основного документа  для  работников, очень важно. Т.к. нарушения приводят к затруднениям при оформлении пенсий, пособий и  т.д., трудовая книжка – основной документ для подтверждения трудового стажа работника. Современные условия хозяйствования  позволяют небрежно относиться к трудовым книжкам (их продают в переходах метро, имеют по несколько штук и т.п.), что в свою очередь создает трудности и работодателям, т.к. трудовые книжки часто бывают фальсифицированными (при приеме на работу сотрудников необходимо проверять информацию отраженную в трудовых книжках). Государство для подтверждения трудового стажа ввело такую систему учета, как Персонифицированный учет в Пенсионном Фонде РФ с присвоением индивидуальных номеров трудящимся. Но до введения в 1997 году системы Персонифицированного учета, подтверждение стажа, по - прежнему осуществляется при помощи трудовых книжек. Хотелось бы, чтобы для соблюдения интересов работодателя и работников Государство ужесточило контроль за оформлением, ведением и учетом трудовых книжек.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Каждый руководитель трудового коллектива должен учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ.

Необходимо учитывать, что сведения о численности, составе  работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных  мест не являются сведениями конфиденциального  характера. Вместе с другими документами  предприятия, например, годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности, документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения.

Руководитель предприятия  несет персональную ответственность  за документированный фонд, образующийся на предприятии, и должен быть знаком с Основами законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

Документы по личному  составу привлекают внимание не только архивных работников, но и инспекторов  труда – сотрудников Рострудинспекции, органы которые действуют при каждом региональном департаменте по труду. Работники, трудовые права которых нарушены, должны находить поддержку в органах Рострудинспекции, имеющей сегодня «достаточно рычагов, чтобы заставить каждого чтить требования законодательства о труде».

Не менее важным для  администрации предприятия является использование документов кадровой службы при решении споров с работниками, особенно при возникновении конфликтов, разбираемых народными судами. Так, значительное место среди трудовых споров, рассматриваемых судами, занимают споры работников с администрацией о восстановлении на работе.

Трудовые конфликты  всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, т.е. придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении.

Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

 

1. Андреева В. И. Делопроизводство. Практическое пособие. - М., 2008.
2. Андреянова В.В. Как правильно подготовить и оформить приказ. – М.: 2003.
3. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере. - М., 2007.
4. Герасименко В.А. Защита информации в автоматизированных системах обработки данных. - М., 2004.
5. Информационные технологии и автоматизация в архивном деле: аналитический обзор по зарубежным материалам. - М., 2004.
6. Кузнецов С.Л. Компьютеризация делопроизводства (компьютерные технологии в делопроизводстве). - М., 2007.
7. Новиков А.В. Проблемы оптимизации деятельности контрольных структур органов государственной власти. - М., 2008.
8. ПавлюкЛ.В., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере. - М.; СПб., 2007.
9. Печникова Т.В., Печникова А.В. Документационное обеспечение деятельности организации.-М., 2008.
10. Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере. - М.; СПб, 2007.
11. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. – М.: Приор, 2003.
12. Ярочкин В.И. Безопасность информационных систем.  - М., 2006.
13. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 1997.