Примеры бизнес-решений,
реализуемых на программной платформе
LanDocs
- согласование
документов в электронной форме;
- организация
оперативной обработки внешних обращений;
- контроль
исполнения документов и заданий;
- подготовка
наглядной отчетности по движению документов;
- организация
согласованного документооборота в системе
территориально-распределенных офисов;
- организация
защищенного корпоративного архива электронных
документов;
- поддержка
процессов управления качеством.
Особенности рыночной
позиции
- LanDocs зарекомендовал
себя как платформа построения и развертывания
сложных распределенных систем документооборота,
обеспечивающая надежную работу в разнородных
коммуникационных средах (в том числе,
при наличии участков с низкой пропускной
способностью). Предлагается несколько
видов как полнофункциональных, так и
ограничено-функциональных клиентов,
обеспечивающих учет условий подключения
к сети и специфики работы с документами
конкретного ролевого рабочего места.
Такой подход позволяет предложить рынку
одновременно масштабные и экономичные
распределенные СЭД.
- В LanDocs наиболее
последовательно проводится политика
информационной безопасности. В частности,
ЭЦП и шифрование поддерживаются
для всех типов объектов (не только для
контента) и для всех типов клиентов (включая,
доступ посредством электронной почты
и интернет).
- LanDocs обеспечивает
высокую производительность на серверном
оборудовании среднего ценового класса
при достаточно большом числе одновременно
работающих пользователей.
- По мере развития
платформа обогащается средствами поддержки
наиболее эффективных приемов работы
с документами, найденными в опыте проектирования.
Тиражирование релизов платформы для
СЭД, установленных у корпоративных пользователей
(входит в комплект услуг регулярной технической
поддержки), предоставляет в распоряжение
этих пользователей достижения лучших
документных практик.
Результаты внедрения
Основным результатом
использования решений на основе
LanDocs является системное повышение прозрачности
(прослеживаемости), управляемости (подконтрольности)
и оперативности выполнения всех автоматизированных
с её помощью деловых процессов и процедур.
В частности:
- достигается
полный контроль состояния любого делового
документом с момента его создания/получения
до завершения исполнения/отправления;
- снижается
количество ошибок персонала, минимизируется
возможный ущерб от таких ошибок;
- обеспечивается
возможность исключения бумажных документов
из рутинного документооборота; деловые
коммуникации при этом осуществляются
в более высоком темпе, лучше защищены
и допускают применение более развитых
средств электронного контроля;
- обеспечивается
систематизированное и надежное хранение
электронных документов;
- появляются
возможности быстрого поиска документов
по реквизитам учета и содержащимся в
тексте словам и выражениям;
- обеспечивается
защита информации от несанкционированного
доступа, как при хранении, так и в процессах
информационного обмена;
- улучшается
организация коллективной работы;
- становится
доступной аналитическая обработка данных
о ходе офисных бизнес-процессов, которая
дает возможность идентификации узких
мест и планирования организационных
изменений, повышающих индивидуальную
и коллективную продуктивность.
Базовая функциональность
- Регистрация
документов
- Управление
хранением документов, интеграция с офисными
приложениями
- Рассылки
документов
- Организация
совместной работы с документами
- Регламентация
доступа к документам и функциям системы
- Отслеживание
делопроизводственных связей между документами,
формирование сложно структурированных
папок
- Навигация
и поиск документов
- Управление
версиями
- Обмен документами
и сообщениями, направление заданий на
исполнение
- Контроль
исполнения документов и заданий
- Работа в
режиме замещения исполнителя
- Отчетность
по документообороту
- Менеджмент
данных справочников системы, настройка
типов документов и сообщений
- Настройка
на организационную структуру предприятия
- Настройка
на характерные для конкретной организации
этапы документооборота
- Территориально-распределенный
документооборот
- Сканирование
бумажных документов. Работа с изображениями
документов (Imaging)
- Массовое
сканирование и регистрация документов
- Архивирование
документов, поддержка функций корпоративного
архива
- Автоматизация
деятельности ведомственного архива
- Интеграция
с внешними Windows-приложениями
- Работа через
Интернет
- Интеграция
с электронной почтой
- Обеспечение
информационной безопасности
- Электронная
подпись и шифрование документов и заданий
Возможности интеграции
и настройки
Для доступа
к функциям и объектам СЭД из внешних
приложений LanDocs предоставляет сторонним
разработчикам открытый документированный
программный интерфейс (API). Основу интерфейса
представляет OLE-интерфейс, в полной мере
не поддерживающий функционал системы.
Компонента LanDocs: СЕРВЕР КОНТЕНТА обеспечивает
возможность доступа к LanDocs из web-приложений
и позволяет интегрировать СЭД в корпоративную
среду web-сервисов.
Широкий набор
настраиваемых параметров дает возможность
управлять работой различных
модулей системы. Редактор форм регистрационных
карточек поддерживает обработку событий
на Visual Basic Script и предоставляет широкие
возможности приспособления системы к
логике обработки конкретного вида корпоративных
документов. Поставляется встроенный
редактор отчетов.
Крупные проекты
К наиболее масштабным
проектам построения СЭД на платформе
LanDocs (c количеством подключений от 1000 до
7000 и более рабочих мест) относятся проекты
в Белагропромбанке и Белинвестбанке республики Беларусь.
1С:Документооборот
— программный продукт российской фирмы
«1С» на технологической платформе «1С:Предприятие
8», предназначенный в первую очередь для
автоматизации документооборота.
Система обеспечивает
автоматизацию полного цикла
работы с документами, также позволяет
упорядочить взаимодействие между
сотрудниками и осуществлять контроль
использования рабочего времени. Учет
документов реализован в соответствии
с положениями действующей нормативной
документации (ГОСТов, требований, инструкций
и т. д.) и традиций делопроизводства.
Программа обеспечивает многопользовательскую
работу как в локальной сети, так и через
интернет[1] (в том числе через веб-браузеры).
Система отличается большой гибкостью,
высокой степенью детализации сведений
о хранящихся данных и широким спектром
возможностей. Позволяет повысить эффективность
управления рабочим временем, стандартизировать
процессы, обеспечить полный контроль
и сохранность документации и любой иной
необходимой информации. Функционал системы
постоянно расширяется.
Основные
возможности
Учет и хранение
документов
- регистрация
входящих и исходящих документов
- регистрация
внутренних документов (инструкций, служебных
записок, поручений и т. д.)
- работа с
документами любых типов (тексты, изображения,
видеофайлы, аудиофайлы, офисные документы,
архивы, приложения и пр.)
- учет в разрезе
видов документов
- хранение
документов в каталогах любой структуры
(по усмотрению пользователя)
- загрузка
документов из электронной почты, со сканера
- поддержка
бумажного делопроизводства (ведение
номенклатуры дел, контроль перемещений
документов и т. д.)
- учет обращений
граждан
- учет персональных
данных
Работа с документами
- просмотр
и редактирование
- работа с
документами на всех стадиях жизненного
цикла (от черновиков до утверждения или
уничтожения)
- механизм
резолюций
- быстрый поиск,
в том числе полнотекстовый
- возможность
указывать связи между документами, создавать
цепочки подчиненных документов
- возможность
коллективной работы с одним и тем же файлом
(согласование, контроль исполнения, принятие
и т. д.)
- настраиваемая
маршрутизация для разных видов документов
(построение бизнес-процессов в привязке
к конкретным пользователям и их ролям)
- формирование
задач исполнителям
Дополнительные
возможности
Безопасность
- централизованное
хранение документов в электронном виде
- хранение
всех версий и истории редактирования
документов
- защита от
несанкционированного доступа к документам
- защита от
одномоментного редактирования документов
несколькими пользователями
- регистрация
всех действий пользователей программы
Контроль исполнительской
дисциплины
- контроль
сроков и объемов выполнения задач
- ежедневный
учет рабочего времени сотрудников в разрезе
выполняемых работ (в том числе автоматический
на основе выполненных задач)
- анализ затрат
рабочего времени отдельных сотрудников,
подразделений, проектов на основе отчетов
Прочие
- автоматический
запуск бизнес-процессов в нужное пользователю
время
- штрихкодирование
документов
- использование
механизмов электронной цифровой подписи
- настраиваемый
интерфейс
- масштабируемость
- возможность
работы в режиме с распределенными базами
данных
Особенности
1С:Документооборот
представлен в версиях КОРП и ПРОФ. Версия
КОРП больше подходит для средних и крупных
коммерческих предприятий и бюджетных
учреждений со сложной структурой или
документооборотом. Версия ПРОФ способна
обеспечить потребности организаций с
небольшой структурой и несложным документооборотом.
Функционал версий ПРОФ и КОРП имеет ряд
различий.
Интеграция
Имеется возможность
настройки взаимодействия с другими
приложениями и обмена данными через
текстовые файлы, XML-документы и DBF-файлы.
-
DocsVision
Система DocsVision —
платформа для автоматизации управления
документами и бизнес-процессами предприятий,
активно внедряемая на предприятиях бывшего
СССР с 2005 года.
Разработчик
Разработкой системы
занимается компания DocsVision. DocsVision исторически
образовалась на базе подразделения компании
Digital Design. Все продажи и внедрения системы
DocsVision осуществляются только независимыми
предприятиями — сертифицированными
партнерами DocsVision.
Назначение
системы
Система DocsVision предназначена
для работы с большим массивом информации,
разделенных на следующие категории:
1) контроль исполнительской
дисциплины
2) автоматизация
делопроизводства
3) создание электронных
архивов
4) создание электронных
регламентов
5) автоматизация
делопроизводства и контроля
исполнительской дисциплины
Состав
и архитектура
системы
Система DocsVision включает
в себя следующие отдельно поставляемые
компоненты:
платформу
DocsVision с встроенными приложениями, средствами
настройки и разработки решений
приложения
— прикладные решения, построенные
на платформе DocsVision и реализующие
специализированную функциональность
для класса задач предметной области системы
(например «Административное делопроизводство»
или «Рабочее место руководителя»)
дополнительные
модули — технологические компоненты,
реализующие расширения интеграционных
возможностей системы (например
шлюзы DocsVision), а также расширяющие возможности
масштабирования системы (например модуль
Репликации, или модуль Архивирования).
Приложения и
дополнительные модули разрабатываются
и распространяются как самой
компанией DocsVision, так и ее партнерами
и заказчиками. Полностью состав системы
DocsVision описан в Каталоге DocsVision и Каталоге
партнерских решений.
В состав платформы
DocsVision входят шлюзы к:
- Файловой
системе
- Электронной
почте
- Microsoft SharePoint
- Microsoft Dynamics
AX
- Microsoft Dynamics
CRM
- 1С:Предприятию