Автоматизированные системы управления документами

При общих  расходах на внедрение и эксплуатацию за два года в размере 58 000 долл. срок окупаемости СЭД составит менее  двух лет.

Это достаточно хороший показатель.

Безусловно, к  приведенному выше подсчету легко придраться. Во-первых, стоимость внедрения СЭД  может оказаться выше в несколько  раз — в зависимости от того, какая форма внедрения будет  выбрана, и насколько требования организации отличаются от возможностей, уже заложенных в систему. Во-вторых, эффективность от внедрения может  быть не столь очевидной, хотя, по мнению автора, 20% экономии усилий – вполне достижимая величина для организации, постоянно работающей с документами. Надо учитывать, что если объем работы с документами в организации  недостаточен для того, чтобы можно  было говорить о столь существенной экономии ресурсов, то и требования к системе будут существенно более простыми, а значит, стоимость внедрения, модернизации техники и т. д. может оказаться гораздо ниже. 

Напоследок 

В завершение хочется сказать, что несмотря на проблемы внедрения, упомянутые выше, СЭД находят все более широкое  применение именно потому, что эффект от них измеряется не прямой экономией  ресурсов, а повышением качества работы организации. Для коммерческих предприятий  это – фактор выживания, для ведомств и государственных структур —  возможность более эффективно решать государственные задачи, реализовать  возможность оперативного взаимодействия с различными субъектами и между  ведомствами. При условии внедрения  таких систем государственное управление станет более прозрачным, информативным  и оперативным. Из всего спектра  технологий, применение которых в  рамках структур государственного управления уже назрело, системы электронного документооборота, по мнению автора, являются одними из ключевых. 
 

Десять приемов  преодоления общих проблем внедрения  СЭД 

1. Сделайте  переход к системе электронного  документооборота постепенным. Например, сначала можно внедрить только  электронную почту. 

2. На этапе  подготовительной работы найдите  сторонников-энтузиастов, которые  будут помогать "отстающим"  осваивать новую безбумажную  технологию работы. 3. Сделайте руководителя  предприятия убежденным сторонником внедрения системы документооборота. (Надеемся, эта статья поможет вам выработать соответствующие аргументы.)

4. Чехарде в организационной структуре предприятия необходимо внедрять только те компоненты СЭД, которые адекватны такому его состоянию. Например, даже при наличии достаточно неформализованной организационной структуры организации можно построить вполне эффективный электронный архив.

5. Отсутствии даже бумажного, но упорядоченного документооборота в организации необходимо запустить пилотный проект. Для этого нужно проанализировать ее деятельность и выявить проблемные участки, которые более всего страдают от отсутствия формализации в ведении дел.

6. Учтите, что  существующее законодательство  уже позволяет быстро внедрять  ЭЦП, а соответственно и электронные  документы внутри организаций,  а также реально переходить  ко все более широкому использованию этого метода при обмене документами между организациями.

7. Бумажные  документы из внешнего мира  должны попадать во внутреннюю  систему электронного документооборота, для чего в СЭД необходимо  получать их электронные образы. Понятно, что для этого вам  надо предусмотреть использование  сканеров.

8. Не забудьте  про полезную возможность употребления  существующих документов для  создания новых. Если предполагается, что такая работа будет вестись  постоянно, то лучше предусмотреть  и серверное распознавание текстов  (для целей полнотекстового поиска), и установленные на рабочих  местах программы распознавания.  В этом случае пользователь  будет иметь возможность самостоятельно  конвертировать изображения документов  в текст с необходимыми опциями  и сохранять их в нужном  ему формате. 

9. Если в  организации имеется бумажный  архив документов, то электронный  архив нужно заполнять сканированием  документов из бумажного и не пытаться делать это, беря за основу слабо упорядоченные электронные версии документов.

10. Если же  в организации никакого архива  нет, то сначала нужно добиться  единого порядка хранения документов  в каталогах, запретить (в том  числе, если это возможно, техническими  средствами) хранение документов  на локальных дисках компьютеров. 

3. Заключение 

     Главный вывод, который вытекает из содержания работы, заключается в следующем: сложившиеся формы и методы работы с документацией в организациях в рамках традиционного делопроизводства и документационного обеспечения управления не отвечают современным условиям. Глобальная информатизация общества, широкое распространение новых информационных и коммуникационных технологий, постепенное внедрение рыночных механизмов и современного менеджмента привели к усилению роли информации в социально-экономических процессах и осознанию ее как важнейшего стратегического ресурса. В связи с тем, что основную часть информационного ресурса составляет документация, можно считать, что на современном этапе созрели необходимые предпосылки для перехода к концептуально новому способу работы с документами в организациях — управлению документацией на методологии информационного менеджмента. Автоматизация систем управления документацией требует особого внимания к следующим моментам:

     1. Изучение информации как научной  категории, познание законов и  закономерностей информационных  процессов методологически приближает к пониманию вопросов управления документацией. В процессе управления информация преобразуется из отдельных сведений и данных в знания, на основе которых принимается большинство управленческих решений. Это преобразование осуществляется в результате сложных информационных процессов, которые включают в себя производство, обращение и потребление информации.

     Информационные  процессы протекают в информационных системах — совокупности взаимосвязанных  элементов, составляющих единое целое (организацию). Информация, информационные процессы и информационные системы интегрируются в информационную инфраструктуру организации, которая обеспечивает достижение управленческих целей на базе создаваемых информационных ресурсов. При помощи документирования информация приобретает необходимые свойства и в виде документов выполняет свою основную роль в процессах управления, передавая управленческие воздействия от объекта субъекту управления и сигнализируя об обратной реакции

     Итак, функционирование документа в организации  предъявляет к нему особые требования: фиксация информации на материальном носителе и наличие идентификационных  признаков информации. Тем самым  управленческий документ с документоведческой точки зрения отличается от понятий документа в смежных дисциплинах, которые не предъявляют к нему таких строгих требований.

     2. Для управленческого документа  существенным является носитель информации. Носители документной информации изменяются в ходе технического прогресса. С развитием новых информационных технологий появляются так называемые электронные документы, носители информации которых принципиально отличаются от «бумажных». Человек способен воспринимать электронный документ только с помощью специальных технологических процедур и программных средств. Электронные документы имеют физическую и логическую структуру, не совпадающую с прежними представлениями о документе как жесткой, неизменяемой конструкции информации и ее носителя.

     3. Существует специфика электронных  документов, особенно в части юридической силы, подлинности, способов хранения, применения открытых форматов и стандартов записи для обмена электронными документами. При этом важное значение приобретает юридическое обоснование удостоверения подлинности электронных документов при помощи электронной цифровой подписи или с помощью системы договоров между участниками электронного обмена информацией.

     Однако  наряду с вышеперечисленными положительными сторонами систем электронного документооборота имеются и отрицательные:

- Переобучение персонала.

     При переходе от бумажного документооборота к СЭД требуется переобучение персонала, которое занимает много времени у сотрудников, и поэтому проводить его в рабочее время невыгодно.

     Конечно, можно переобучать сотрудников  во внерабочее время, но в этом случае не все сотрудники изъявят желание  этим заниматься.

- Увеличение объема документооборота.

     С внедрением в организацию СЭД  происходит увеличение объема ее документооборота ровно в два раза, так как  создаются два документооборота: бумажный и электронный и полностью отказаться от одного в пользу другого невозможно.

     В дальнейшем в работе происходит полное дублирование документов, которые были созданы ранее на бумажных носителях, и которые в дальнейшем будут создаваться в организации.

Комплексное научное  решение этих проблем является одной  из самых актуальных задач автоматизации документоведения и архивоведения.