Автоматизированные системы управления документами

Решение в  этом случае простое. Необходимо запустить  пилотный проект. Для этого нужно  проанализировать деятельность организации  и выявить проблемные участки, которые  более всего страдают от отсутствия формализации в ведении дел. Затем, когда пилотный проект успешно внедрен, и вы имеете поддержку руководителей  подразделений, проблемы которых решены (заметьте, не вы их разрешили, а они, благодаря внедрению системы), можно  смело настаивать на проведении совещания  по этому вопросу. Когда известно, что делать, есть явно удовлетворенные  работой с системой руководители подразделений и составлена разумная смета расходов на реализацию системы  в целом по организации, даже очень  занятое руководство найдет время  для принятия решения. Руководителям  всегда приятно участвовать в  совещаниях, которые проходят под  флагом доклада об успехах, и легко  поддерживать начинания, которые, как  им кажется, имеют достаточно сторонников, а значит, будут реализованы без  существенных усилий со стороны руководителя. 

Проблемные  задачи начала внедрения 

Придание электронному документу юридической силы 

Еще одной  проблемой является необходимость  обеспечения юридической силы электронных  документов. Но чем дальше, тем чаще эта проблема может решаться как  обычная организационно-техническая  задача. Благодаря тому, что наконец-то принят закон, регулирующий использование  электронной цифровой подписи (ЭЦП), стало возможным придание электронным  документам юридического статуса. Несомненно, пройдет некоторое время, прежде чем электронная подпись станет широко использоваться при обмене документами  между организациями. Но ничто не мешает быстрому внедрению ЭЦП, а  соответственно и электронных документов внутри организаций.

(На самом  деле понятие электронной подписи  как аналога обычной подписи  в законодательстве уже существовало. Такая ситуация позволяла использовать электронную подпись при условии, если подписан договор между сторонами, оговаривающий все условия применения ЭЦП. Благодаря этому в российской практике существуют примеры реального использования ЭЦП, например, в межбанковском обмене.)

Если же определенные потенциальные правовые коллизии все-таки вызывают беспокойство, можно пойти  по компромиссному пути. Электронные  документы, которые имеют правовые последствия, можно сопровождать бумажными  копиями с «реальной подписью». Надо понимать, что целью СЭД является не искоренение бумажных документов, а создание эффективной среды  управления и функционирования организации. Кроме того, распечатывать придется только конечные продукты работы –  конкретные, уже полностью подготовленные бумажные документы и только в  одной «правоустанавливающей» копии, что все равно приведет к существенному  снижению объема бумажных документов. 

Взаимодействие  с внешним миром 

При внедрении  системы документооборота возникает  вопрос организации взаимодействия с внешним «бумажным» миром. В  особенности это касается обмена документами с параллельными  структурами в ассоциированных  организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная «плотная» работа. Чаще всего информация от них поступает  на бумаге. Со временем, надеемся, эта  ситуация изменится, и обмен электронными документами станет нормой, но пока необходимо внедрять решения, учитывающие  особенности текущей ситуации. Здесь надо сказать, что даже компании — разработчики ПО, находящиеся на передовом крае информационных технологий, до сих пор подписывают большинство контрактов на бумаге, причем даже между собой. Электронным образом оформляются только незначительные сделки, выполняющиеся на стандартных условиях.

Для того чтобы  бумажные документы из внешнего мира смогли попасть во внутреннюю систему  электронного документооборота, необходимо получить их электронные образы. Понятно, что для этого используются сканеры. Если объем входящих документов невелик, можно использовать недорогие сканеры  с автоподатчиком. Для больших объемов входящей корреспонденции придется приобрести более серьезный промышленный сканер.

Большинство систем документооборота либо поставляются с модулями для сканирования документов, либо предполагают интеграцию с одной  из существующих систем ввода изображений. Для простых решений обычно никакие  специализированные системы не нужны, достаточно любой программы сканирования или распознавания. При больших  объемах необходимо изучить необходимость  использования профессиональных систем, предназначенных для получения  изображений документов, например Accent Capture компании Kofax или InputAccel компании ActionPoint. Эти системы позволяют осуществлять массовый ввод документов с организацией отдельных рабочих мест для различных типов работ, с выделенными серверами для обработки, конвертации и распознавания изображений. Встроенные в них алгоритмы позволяют получать изображения высокого качества с максимальной скоростью. Они ориентированы на использование промышленных потоковых сканеров. Цены таких систем находятся в диапазоне от нескольких тысяч до нескольких десятков тысяч долларов.

Распознавание текстов входных документов и  хранение текста документа одновременно с изображением не является необходимым. Но наличие распознанного текста позволяет использовать одни и те же механизмы полнотекстового поиска, создания рефератов и автоматического  выделения ключевых слов как для  документов, созданных на компьютере, так и для тех, которые были отсканированы. Кроме того, распознавание  изображений позволяет сразу  конвертировать документы в формат PDF, который в последнее время  стал очень популярен. Еще одна полезная возможность: пользователи могут использовать существующие документы для создания новых, вырезая из них части или  просто модифицируя их. Если предполагается, что такая работа будет вестись  постоянно, лучше предусмотреть  и серверное распознавание для  целей полнотекстового поиска, и  установленные на рабочих местах пользователей и интегрированные  с клиентской частью СЭД копии  программы распознавания. В этом случае пользователь будет иметь  возможность самостоятельно конвертировать изображения документов в текст  с необходимыми опциями и сохранять  текст в нужном ему формате. 

Миграция существующих документов 

Этап миграции существующих документов из бумажной формы в электронную, пожалуй, является одним из самых опасных. Если он не спланирован тщательно, вы можете столкнуться с проблемами, способными свести на нет всю предыдущую работу и провалить весь проект.

Если в организации  имеется бумажный архив документов, то пытаться найти по всей сети их электронные  копии для создания электронного варианта архива – дело безнадежное. Более того, это неверно в принципе, ведь электронные копии могли  быть модифицированы кем угодно, и  проверить это практически невозможно. Поэтому электронный архив существующих документов в этом случае нужно создавать  из бумажного путем сканирования.

Если же никакого архива нет, необходимо провести достаточно длительную подготовительную работу. Сначала нужно добиться единого  порядка хранения документов в каталогах. Следует запретить (в том числе, если это возможно, техническими средствами) хранение документов на локальных дисках компьютеров. Надо, чтобы у всех пользователей  организации были в сети свои каталоги в сети, в которых они хранят документы. Это существенно облегчит дальнейшую миграцию документов в систему  документооборота.

Некоторые СЭД  позволяют хранить ссылки на документы, физически находящиеся в каталогах  в сети, и не требуют обязательного  перемещения этих документов в хранилище  системы. Такой подход облегчает  внедрение, позволяя осуществлять работу по перемещению документов в хранилище  системы (а к этому надо обязательно  стремиться) параллельно с эксплуатацией  системы.

Особенности разных предприятий и видов деятельности

Ниже вкратце  перечислены особенности внедрения  СЭД для предприятий в зависимости  от их вида деятельности. Упомянуты  лишь некоторые виды предприятий, на самом деле этих видов с точки зрения внедрения электронного документооборота существенно больше. Однако перечисленные ниже представляют собой наиболее интересные с точки зрения внедрения СЭД виды организаций. 

Промышленность 

При внедрении  СЭД на промышленном предприятии  существует необходимость сразу  проанализировать возможность и  необходимость ее интеграции с АСУ, с системами САПР и другими  компонентами автоматизации. Это связано  с тем, что многие сотрудники таких  предприятий по роду деятельности совмещают  работу с «обычными» документами (например, заказ-наряд, табель и др.) и с инженерными  документами (чертежи и т. д.), и  все это — при выполнении функций  оперативного управления. Некоторые  системы (к примеру, Documentum) содержат специальные средства для осуществления такой интеграции.

Во многих сферах деятельности, связанных с  высокой ответственностью (военная, медицинская и т. д.) участников технологического процесса за результат, существует необходимость  документировать выполнение каждого  этапа выполняемого процесса. СЭД  в таких случаях должна позволять  осуществление «разбора полетов» даже по прошествии нескольких лет. Для этого она должна позволять откатить ситуацию к любому моменту в прошлом, чтобы получить «срез» на этот момент времени.

Для некоторых  видов производства, в особенности  при интеграции с АСУ, требуется  поддержание достаточно высокого уровня оперативности работы системы и  ее отказоустойчивости.

(Понятно, что  сложно рассчитывать на советы  по выбору системы в отрыве  от описания самих систем и  условий конкретного предприятия. Тем не менее, в своей предыдущей статье (см. ДИС № 2 за 2001 год) автор привел некоторые соображения по данному поводу. — Прим. ред.) 

Государственные ведомства 

Для государственных  ведомств характерны большая территориальная  разобщенность (региональная структура), сложная иерархия управления с множеством ступеней, необеспеченность электронными коммуникациями, слабая стандартизация уже имеющихся информационных технологий (под «слабой стандартизацией» подразумевается  та ситуация с программами и аппаратными  комплексами на предприятии, которая  часто характеризуется словом «зоопарк». — Прим. ред.).

Вместе с  тем при внедрении СЭД в  государственных органах необходимо учитывать высокие требования к  обеспечению безопасности данных и  ограничения доступа.

Проблемы, которые  создаются сложной схемой финансирования проекта внедрения СЭД (требования по проведению конкурсов, сложная схема  принятия решений и прочее), вызывают особые сложности на начальных этапах. Поэтому работу по внедрению СЭД  в государственных органах всегда необходимо начинать с небольшого неспешного пилотного проекта. Надо хорошо понимать, что «пилот» – это прототип системы, который не реализует всю  требуемую функциональность. Попытка  заставить компанию-разработчика или  даже собственных разработчиков  создать на этапе «пилота» полностью  работающую и готовую к тиражированию  систему, хотя и выглядит заманчивой, на самом деле крайне опасна. Задача «пилота» совершенно в другом: выявить эффект от внедрения системы и принять решение о внедрении, выработать базис для составления проекта реальной системы, составить полный план работ по разработке и внедрению, план внедрения. При этом сам «пилот» имеет определенную стоимость, и, хотя компании-разработчики зачастую готовы пойти на значительные уступки в надежде получить заказ на внедрение всей системы, этим не стоит злоупотреблять: финансовая ответственность исполнителя всегда является более сильным фактором стимулирования по сравнению с финансовым интересом. В зависимости от масштабов и подходов «пилот» может стоить до 10% от конечной стоимости системы. Только тщательно подготовив плацдарм, отработав все решения, найдя понимание у руководства организации, получив гарантии финансирования, и заказчику, и компании-консультанту можно приступать к широкому внедрению.

Для государственных  органов особенно характерен консерватизм сотрудников, часто слабый кадровый состав. Эта проблема будет понемногу  решаться в рамках перспективных  программ повышения квалификации сотрудников  государственных органов, но реальные результаты этих программ появятся еще, к сожалению, не скоро. Очень часто  возникают трудности получения  информации на этапе проработки решений.

Все описанные  проблемы венчает сложность оценки эффективности внедрения, так как  никакие финансовые расчеты в  данном случае не подходят. Однако такой  критерий нужен, возможно, даже только качественный, потому что рано или  поздно потребуется отчет по эффекту  от вложенных средств. (См. предложения  по способу определения эффективности  внедрения в отдельном разделе.) 

Крупные коммерческие предприятия 

В крупных  коммерческих предприятиях обычны следующие  проблемы.

При нынешней тенденции к созданию производственно-финансовых конгломератов часто встает проблема территориальной разобщенности, разнородности  различных частей структуры, имеющих  каждая свою предысторию. Причем эта  разнородность проявляется как  в организационной структуре  и бизнес-процессах, так и в  информационной инфраструктуре. На все  это накладывается децентрализация  управления, многие, даже ключевые вопросы  решаются на местах и не выносятся  на уровень центрального аппарата управления. Это приводит к сложностям с внедрением единых технологий.

Это объективный  фактор, против него есть только один метод  борьбы: изживать. Насколько он повлияет на судьбу проекта, зависит от степени  запущенности ситуации.

Частая беда коммерческих предприятий - переоценка менеджментом уровня своей квалификации в области информационных технологий. Многие из молодых управляющих в "прежней жизни" были студентами технических вузов, часто даже программистами. В результате управляющие пытаются участвовать в принятии технологических  решений, для чего они не вполне подготовлены. Это усложняет работу, приводит к  нежелательным конфликтам. Чрезмерный интерес со стороны менеджмента  к информационным технологиям так  же опасен, как и отсутствие интереса.

По опыту  автора, наилучший способ борьбы с  этим явлением – создание «ложных  целей». Можно увлечь людей более  интересными и перспективными идеями на будущее, устраивать по этому поводу совещания и т. д., чтобы они  вникали в текущую работу в  той степени, в какой это необходимо. Кроме того, возможно, что из этих обсуждений и планов затем вырастут новые интересные проекты.