Автоматизированные системы управления документами

Еще одна специфика  нынешнего момента - неготовность многих предприятий делать стратегические вложения, даже когда их необходимость явно созрела. Они стремятся обходиться полумерами в ожидании "лучших времен". Вообще говоря, при минимальной инвестиционной активности в стране такая стратегия вполне оправданна, но, с другой стороны, для выживания необходимо повышать эффективность работы предприятия.

Необходим поиск  компромисса. Тем более что при  пассивном поведении эти самые  «лучшие времена» для предприятия  могут так никогда и не наступить. 

«Производители  документов» 

Самая распространенная проблема: сложность задачи не сочетается с финансовыми возможностями  организации. Им нужны недорогие, но при этом достаточно функциональные системы.

В таких организациях часто нет выделенных отделов  информационных технологий, с которыми можно взаимодействовать для  формализации требований к системе (мы предполагаем, что такой отдел  в каком-то объеме выполняет работы по обследованию своего предприятия  и описанию его бизнес-процессов). В этом случае участие компании-консультанта необходимо, но ее аналитикам приходится общаться чуть ли не со всеми сотрудниками заказчика. При этом персонал занимается разносторонней деятельностью, которая  трудно формализуется.

Все эти проблемы, однако, решаются выбором правильной системы. Можно сказать, что такого рода предприятиям СЭД нужны, так  же, например, как заводам станки. Готовность таких предприятий к  активному внедрению СЭД –  дело времени. 

Оценка эффективности  и возврата инвестиций от внедрения  системы документооборота 

Это, возможно, наиболее сложно формализуемый аспект внедрения системы электронного документооборота. В первую очередь  потому, что эта система, с одной  стороны, не является осознанной крайней  необходимостью (как, например, торговая система для супермаркета или  база данных для реестра населения), а с другой, — требует определенных расходов на внедрение и сопровождение.

Как для любой  автоматизированной системы, эффект от СЭД делится на две части: прямой эффект от внедрения системы, связанный  с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и  т. д., и косвенный эффект, связанный  с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает СЭД (прозрачность управления, контроль исполнительской  дисциплины, возможность накопления знаний и др.).

Эффект второго  типа оценить в общем случае очень  сложно. Сложность эта не в том, что его невозможно оценить, а  в том, что, на мой взгляд, оценка всегда будет экспертной, а такую  оценку можно очень легко поставить  под сомнение. Парадокс состоит в  том, что в действительности этот эффект существенно превышает непосредственную экономию от внедрения СЭД в виде неизрасходованной бумаги или уменьшения трудозатрат. Все же попытаемся предложить хоть какую-то схему вычисления эффективности. 

Схема вычисления расходов 

Предположим, что имеется организация с N сотрудниками. Сначала подсчитаем все расходы  на внедрение системы. Введем некоторые  предположения и обозначения, выполним простейшие подсчеты:

1. Стоимость  L одной лицензии ПО. Обычно эта цифра находится в диапазоне от 150 до 800 долл. на рабочее место и в существенной степени зависит от числа закупаемых лицензий, то есть - от количества рабочих мест в СЭД. 2. Стоимость H дополнительной техники, необходимой для внедрения СЭД (компьютеры, принтеры, сканеры и т. д.). Величина, в большинстве случаев практически пропорциональная N. Такая пропорциональность соблюдается, если не требуется закупка дорогой специализированной техники, например, промышленных сканеров или крупных роботизированных библиотек для электронного архива. Коэффициент пропорциональности, очевидно, зависит от текущей степени оснащенности техникой. Пусть до начала работ на одного сотрудника в современных условиях приходится техники примерно на 1500 долл. (берется стоимость техники, находящейся в среднем ценовом диапазоне). Коэффициент недооснащенности может быть от 10 до 40%, по большинству организаций эта цифра вряд ли больше. 3. Стоимость работ по внедрению системы V. Эта величина не пропорциональна размеру организации, но, естественно, находится в определенной зависимости от него. Стоимость внедрения в существенной степени зависит от того, как будет организовано внедрение, чьими силами оно будет проводиться, во сколько этапов. Чтобы внести какую-то определенность, можно считать, что стоимость внедрения равна следующей величине:

V=M*W + M*W*F(N), где:

M – это  количество человеко-месяцев, нужное  для осуществления работ по  внедрению (обычно от 4 до 6 человеко-месяцев),

W – средняя  стоимость 1 месяца работ (включающая  работы по проработке требований, созданию проекта внедрения, доработке  ПО, инсталляции и обучению). Второе  слагаемое, зависящее от F — функции  характеристики размера организации,  служит «поправкой», позволяющей  учесть в расходах усложнение  задачи за счет величины размера  организации. Поведение этой функции  качественно похоже на логарифм  от величины N и приведено на  графике (см. рис.).

Рисунок. Характер функции F – зависимости величины коэффициента для расчета поправки к V – стоимости работ при учете  числа рабочих мест в СЭД

Еще одна статья расхода, которую необходимо учесть, это расходы на администрирование  и сопровождение системы. Они  могут составить до 15-20% от стоимости  системы в год.

Мы учли практически  все основные расходы на внедрение  системы. Перейдем теперь к «доходной  части». 

Схема оценки прямого эффекта 

Начнем с  оценки прямой экономии средств. Пусть  она включает только стоимость бумаги, сэкономленной при внедрении  такой системы, и стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников. Это  постоянные расходы, поэтому посчитаем  расходы в месяц, чтобы затем  оценить сроки окупаемости. Эти  расходы существенно варьируются  в зависимости от вида деятельности организации, и расчеты будут  носить априорный характер усредненных  оценок.

Максимальную  стоимость расходуемой в месяц  бумаги можно подсчитать, исходя из возможностей одного сотрудника прочитать и усвоить определенное количество страниц документов в месяц. На основе простого эксперимента можно выяснить, что в течение рабочего дня один средний сотрудник в состоянии прочесть не более 100 машинописных листов документов. С другой стороны, минимальный объем страниц, которые читает один сотрудник в течение рабочего дня, не может быть меньше одного полного документа, то есть 4-5 страниц, иначе этот сотрудник не работает с документами, а значит, не представляет интереса с точки зрения внедрения СЭД. Разброс получается большой, поэтому для практического подсчета лучше получить данные по закупке писчей бумаги из вашей бухгалтерии. Но для нашей грубой схемы (тем более что этот фактор явно не будет значимым в общем, балансе доходов и расходов) положим, что на одного сотрудника средней организации приходится 25 страниц в день.

Если P — стоимость  одного листа бумаги с нанесенной информацией (ксерокс, печать), то месячные расходы на бумагу составят 21*25* P*N.

Стоимость сбереженного рабочего времени оценить еще  сложнее. В первую очередь она  складывается из следующих факторов:

1. Экономия  усилий за счет повторного  использования существующих документов. 2. Экономия времени на поиск  нужных документов за счет  систематизации в хранении документов  и эффективных средств поиска  информации. 3. Ускорение всех бизнес-процессов  за счет их автоматизации, формализации  и контроля исполнительской дисциплины.

Попытаемся  перевести эти факторы в конкретные оценки. Давайте сделаем экспертные оценки.

Так как любая  организация постоянно занимается решением достаточно похожих друг на друга задач, то, очевидно, что возможность  повторного использования существующих документов весьма реальна. Если для  одних типов документов (договоры, письма, приглашения) такое повторное  использование – устоявшаяся  практика в большинстве мест, то для документов типа коммерческих предложений, аналитических обзоров, предварительных  проектов или даже просто переписки, к сожалению, процент повторного использования в большинстве  случаев равен нулю. Давайте исходить из того, что практически для любого документа в достаточно давно  существующей организации всегда найдется прототип. Чаще всего от прототипа  можно будет «взять» от 20 до 30% (не от объема текста, а по трудозатратам  на создание), остальное – специфика  отдельного случая, которая требует  продумывания и принятия решений. Поэтому будем исходить из коэффициента повторного использования в 25%. Если предположить, что каждый сотрудник тратит на создание новых документов примерно 30% своего рабочего времени (этот параметр нигде не измерялся, но, по мнению автора, является достаточно близким к истине), то общая экономия времени сотрудников составит примерно 7,5% от их полного рабочего времени.

Экономия времени  на поиск документа достаточно хорошо измерена адептами внедрения СЭД. В  рекламных целях называют цифры, доходящие до 30% рабочего времени  сотрудника. В реальности, конечно  же, эта цифра меньше, и, скорее всего, находится в диапазоне 5-10%. Для  определенности возьмем 5%. Таким образом, общая экономия рабочего времени  по этим двум факторам составит примерно 12%.

Ускорение бизнес-процессов  – наиболее очевидная выгода от внедрения СЭД. Она тяжело поддается  априорной оценке, но попробуем все  же какую-то оценку произвести. При  бумажном документообороте почта сотрудникам  обычно разносится канцелярией два  раза в день. Таким образом, в зависимости  от списка согласования документ может  проходить инстанции от трех дней до месяца и более. Любая задержка исполнения только увеличивает этот срок. Контроль задержки исполнения по отдельным документам невозможен, а  комплексный контроль исполнительской  дисциплины отдельного сотрудника осложняется  непрозрачностью его деятельности. При внедрении СЭД документы  передаются в следующую инстанцию  сразу же после исполнения. При  любых задержках кем-либо из исполнителей можно видеть как сроки задержки, так и загрузку исполнителя другими  работами, и соответственно можно  принять меры. С учетом этого документ, который обычно исполняется не менее  трех дней, может быть исполнен в  один-два дня, а время исполнения документов, которые проходят через  многостадийное утверждение и согласование, может быть сокращено в несколько  раз. При расходах на одного сотрудника S экономия может составить величину. Но проверить это можно будет только на практике. Другими словами, это еще 10-30% экономии рабочего времени. 

Пример оценки эффективности 

Давайте теперь попытаемся применить указанные  цифры для условий какого-нибудь предприятия. Все числа, которые  приведены ниже, являются условными  и в реальной жизни способны отличаться в несколько раз, но для большого числа реальных типичных случаев  оценки могут быть достаточно близкими.

Предположим, мы рассматриваем организацию, в  которой работает 50 чиновников различного ранга. Сначала оценим стоимость  внедрения.

Допустим, что  стоимость лицензии ПО в пересчете  на рабочее место при данном объеме L=300 долл. Стоимость ПО составит 15 000 долл.

Допустим, требуется  дооснащение техникой на 20%. Стоимость  дополнительного оборудования в  этом случае составит примерно

H=0,2*1500 долл.*50= 15 000 долл.

Предположим, что у организации есть собственный  штат сотрудников, способных организовать внедрение системы, и ей нужно  только привлечь консультанта для решения  наиболее сложных проблем. Типовой  объем работ по внедрению информационных систем такого класса, как мы уже  говорили, порядка пяти человеко-месяцев. Из них примерно два человеко-месяца – работа консультанта, которая  стоит дороже. Добавим еще два  человеко-месяца с учетом достаточно большого количества сотрудников в  организации. Средняя стоимость  собственного персонала типичного  ведомства – примерно 400 долл. в  месяц. Стоимость консультанта в  зависимости от условий предоставления услуг – от 2000 до 6000 долл. в месяц. Для определенности положим, что она равна 5000 долл. Итого получаем оценку стоимости работ по внедрению: около 12 000 долл.

Таким образом, суммарные расходы по внедрению  такой системы при разумной организации  процесса могут составить 42 000 долл. Стоимость сопровождения составит еще около 16 000 долларов за два года. Получаем 58 000 долларов расходов за два  года. 

Теперь оценим прямой экономический эффект от внедрения. 

Для определения  стоимости тиражирования документов положим, что один напечатанный в  организации лист стоит примерно 0,02 долл. Тогда в месяц организация  расходует примерно 525 долл. на бумагу (см. предложенную выше формулу).

Наиболее пессимистичная оценка экономии трудозатрат, по нашим  предположениям, составила величину около 20%. Исходя из средних месячных расходов на одного сотрудника в типовом  ведомстве в 400 долл. можно считать, что внедрение СЭД позволяет  сэкономить 50 чел.*400 долл. *0,2 = 4000 долл. в месяц.