Документация по трудовым соглашениям

    г) копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации, наличие ученой степени или ученого  звания, если таковые имеются;

    д) копии решений о присвоении государственных  наград, присуждении почетных и специальных  званий, государственных премий, если таковые имеются;

    е) медицинское заключение установленной  формы;

    ж) сведения, сообщенные гражданином о  себе при назначении на государственную  должность Российской Федерации  или поступлении на федеральную  государственную службу, по форме, установленной Президентом Российской Федерации;

    з) копии решений о назначении лица на государственную должность Российской Федерации или государственную  должность федеральной государственной  службы, об освобождении лица от замещаемой должности, а также о переводе лица на другую должность;

    и) сведения о доходах лица, замещающего  государственную должность Российской Федерации, и об имуществе, принадлежащем  ему на праве собственности;

    к) справки о соблюдении гражданином  ограничений, связанных с замещением государственной должности Российской Федерации или государственной должности федеральной государственной службы;

    л) информация о начале проверки достоверности  и полноты сведений, представленных гражданином при назначении на государственную  должность Российской Федерации или поступлении на федеральную государственную службу, а также проверки сведений о соблюдении лицом, замещающим государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, установленных законодательством Российской Федерации ограничений, сообщенная ему под расписку;

    м) первичные документы и справка подразделения федерального государственного органа, организующего проверку, о результатах проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданином при назначении на государственную должность Российской Федерации или поступлении на федеральную государственную службу, а также сведений о соблюдении лицом, замещающим государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, установленных законодательством Российской Федерации ограничений;

    н) документы, связанные с оформлением  допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по государственной должности Российской Федерации или государственной должности федеральной государственной службы связано с использованием таких сведений;

    о) информация о предоставлении сведений о доходах лица, замещающего государственную  должность Российской Федерации, и имуществе, принадлежащем ему на праве собственности, общероссийским средствам массовой информации по их обращениям;

    п) данные об ознакомлении лица, замещающего  государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, с документами его личного дела;

    р) аттестационный лист федерального государственного служащего, прошедшего аттестацию, и  отзыв на него;

    с) копии решений о присвоении лицу квалификационного разряда (классного чина, дипломатического ранга), воинского или специального звания;

    т) копии решений о поощрении  федерального государственного служащего, а также копии решений о  наложении на него дисциплинарного  взыскания до его снятия или отмены.

    Требования  к порядку оформления личного дела государственного служащего установлены ст. 6 этого же Указа. Документы, приобщенные к личным делам лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации и государственные должности федеральной государственной службы, говорится в статье, "брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись".

    Оформление  и последующее ведение личного  дела осуществляется сотрудником кадрового  органа (специально уполномоченным сотрудником) организации в приспособленном  для этих целей помещении на основании представленных документов (заверенных копий документов). Необходимые детали уточняются при оформлении записей в личной беседе с сотрудником, личное дело которого оформляется.

    В обязанности кадрового органа по ведению личных дел входит:

    а) приобщение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, к личным делам;

    б) обеспечение сохранности личных дел;

    в) обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах;

    г) предоставление сведений о доходах  и имуществе, принадлежащем сотрудникам организации на праве собственности, в порядке, предусмотренном законодательством РФ (с сообщением об этом сотруднику);

    д) ознакомление сотрудников с документами  их личных дел не реже одного раза в  год, а также — по просьбе указанных  лиц — во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ.

    Несколько слов — об организации хранения личных дел сотрудников организации. Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел  и помещенных в них документов (сведений) от разглашения (хищения), поскольку  в соответствии с законодательством РФ персональные данные сотрудника организации отнесены к категории сведений ограниченного доступа.

    С этой целью хранение личных дел сотрудников  организации организуется в несгораемых  шкафах (металлических сейфах или  ящиках столов), запирающихся на ключ и имеющих приспособления для опечатывания. Доступ к личным делам должен иметь только сотрудник отдела кадров (иное уполномоченное лицо), ответственный за работу с ними и его непосредственный начальник.

    Выдача  личных дел сотрудников организации  во временное пользование - для ознакомления с внесенными в них сведениями, для записи новых сведений и включения в личное дело новых документов - может производиться с разрешения начальника отдела кадров.

    Подчеркнем, что личное дело может быть выдано только на время, которое фактически необходимо для ознакомления с записями личного дела и включения в него новых сведений (документов). Во всех случаях работа (ознакомление) с личными делами должна производиться в специально отведенном для этих целей помещении, а время работы (ознакомления) — ограничиваться пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня сотрудник, ответственный за работу с личными делами, обязан убедиться в том, что все личные дела выданные во временное пользование, возвращены.

    В организации хранятся только личные дела сотрудников, заключивших с организацией трудовые договора, действие которых не истекло. При увольнении сотрудника его личное дело может быть переслано к новому месту работы по запросу соответствующей организации либо, по истечении срока хранения, уничтожено установленным порядком. До этого момента в соответствии оно состоит на хранении.

    При этом рекомендуется:

    а) объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в одну обложку с таким расчетом, чтобы  объем дела (тома) не превышал 250 листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения;

    б) располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в алфавитном порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного сотрудника);

    в) снабжать каждое дело (том) внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием  номеров страниц, в пределах которых  расположены соответствующие документы (сведения).

    Что касается личных дел государственных  служащих, то, в соответствии со ст. 9 Указа Президента РФ от 1 июня 1998 г. № 640 "личные дела лиц, освобожденных  от замещения государственных должностей Российской Федерации, хранятся кадровой службой соответствующего федерального государственного органа в течение 10 лет со дня освобождения от должности, после чего передаются в архив".

    Порядок хранения документов в личном деле сотрудника. Внесение записей в процессе ведения личных дел. Порядок включения и изъятия документов личного дела сотрудника.

    Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены  в личном деле, отражаются во внутренней описи.

    Для хранения документов, приобщенных к делу, а также тех документов, которые в силу своей важности или иных обстоятельств следует хранить, не подшивая в дело, внутренняя сторона лицевой и тыльной обложки снабжается специальными карманчиками. Такие документы не нумеруются, но учитываются во внутренней описи на общих основаниях (в графе "Примечание" указывается местонахождение документа).

    Несколько слов о порядке оформления записей  в процессе ведения личного дела. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях последние заверяются подписью ответственного сотрудника и печатью организации. В ряде случаев для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (клише) установленных образцов.

    Остановимся также на том, каким образом следует  включать новые документы в состав личного дела и изымать их. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних — располагаются в хронологической последовательности. Отдельные, наиболее важные, документы в необходимых случаях могут помещаться в начале личного дела, вне общего хронологического и тематического порядка.

    Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения начальника кадрового органа (руководителя организации) с оформлением соответствующей записи в графе "Примечание" внутренней описи. При временном изъятии документа на его место (между листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель с указанием даты, причин изъятия и росписей лица, выдавшего документ, и лица, получившего его во временное пользование (хранение).

    Трудовая  книжка: выдача, оформление, хранение.

    Трудовая  книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность.

    Она служит для установления общего, непрерывного и специального стажа, поэтому трудовым книжкам и точному их заполнению придается особое значение.

    Порядок заполнения этого документа регламентируется Правилами ведении и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (в ред. Федерального закона от 23.07.2008 N 160-ФЗ).

      Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников государственных и негосударственных предприятий, проработавших свыше пяти дней, в том числе на сезонных и временных работников, надомников, на лиц, работающих у граждан по договорам, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.

    Трудовые  книжки ведутся только по месту основной работы. На лиц, работающих по совместительству в других предприятиях, трудовые книжки не заводятся. (часть третья в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ).

    Рабочие и служащие, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации  трудовую книжку, оформленную в установленном  порядке. Все записи, внесенные в  трудовую книжку за время последней  работы, должны быть заверены подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или его отдела кадров.

    Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

    Трудовая  книжка является документом, требующим  точного оформления. Ошибочное, небрежное  заполнение трудовых книжек может привести к серьезному ущемлению прав и интересов граждан, а в ряде случаев к незаконным выплатам государственных средств. Лицом, персонально ответственным за правильное заполнение трудовых книжек, чаще всего является начальник отдела кадров, а там, где такого отдела нет, — специальное лицо, назначаемое приказом руководителя.

    Все записи в трудовой книжке производятся аккуратно, ручкой черного, синего или  фиолетового цвета. Всякого рода сокращения при занесении записей  в трудовую книжку не допускаются.

    Оформленная трудовая книжка выдается рабочему или служащему под расписку в день его увольнения. В остальных случаях, если возникает необходимость, администрация выдает работнику (по его просьбе) заверенную выписку сведений о работе из трудовой книжки. В трудовую книжку вносятся: