Документирование деятельности организации на примере ООО ТД" Влад"

tify">       Необходимо  избегать тавтологии (повторения сказанного, несущего неоправданную избыточность информации)[5, С. 61]. 

1.4. Подготовка и оформление  основных видов  документов 

       Для успешного функционирования службы документационного обеспечения управления необходимо, прежде всего, ее организационное оформление. Если эта служба представляет собой самостоятельное структурное подразделение с несколькими работниками, то вполне обоснованной потребностью является разработка комплекса взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции подразделения, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителя и специалистов подразделения, т. е. создание комплекса организационных документов, включающего положение о структурном подразделении и должностные инструкции работников подразделения. Если служба документационного обеспечения управления представлена одним сотрудником (например, секретарем-референтом), разрабатывается должностная инструкция на этого сотрудника.

       Организационными  документами называется комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

       Организационными  документами являются:

       - устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном положении предприятия, должностная инструкция работника.

       Распорядительные  документы регламентируют деятельность предприятия, и документируется в основном, посредством издания приказов директором предприятия. По содержанию приказы делятся на два вида: основной деятельности и по личному составу[23, С. 77].

       Распорядительными документами являются:

       - приказ, распоряжение, указание, инструкция.

       Приказ  по основной деятельности является нормативным  документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно - хозяйственной деятельности, планирование, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия.

       Информационно - справочные документы отражают процессы принятия управленческих решений и сами решения. Документирование хода производственных совещаний и оформление документов возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами.

       Информационно - справочными документами являются:

       - протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и др.

       В соответствии с Уставом учреждения разрабатывается его структура  и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем  документе. Здесь указываются все  структурные подразделения учреждения, вводимые в учреждении должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составляется на бланке учреждения, подписывается заместителем руководителя учреждения, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается директором.

       Изменения в структуру и штатную численность вносятся приказом директора учреждения.

       Должностной и численный состав учреждения с  указанием фонда заработной платы  закрепляется в штатном расписании. Штатное расписание составляется на бланке учреждения и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписывается заместителем руководителя учреждения, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем учреждения, при этом в грифе утверждения указываются общая штатная численность учреждения и месячный фонд заработной платы. Изменение в штатное расписание вносятся приказом директора учреждения[6, С. 20].

       Организация работы учреждения, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, режим работы и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка или в положении о персонале. Эти документы составляются на бланке учреждения, согласовываются путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируются юристом и утверждаются директором учреждения

         Распорядительная деятельность  организации документируется в  основном посредством издания  приказов руководителем организации.  По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.

       Процессы  коллегиального принятия управленческих решений и сами решения документируются  с помощью протоколов производственных совещаний у руководства организации. Документирование хода производственных совещаний и оформление протокола возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами[22, С. 23]. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО  ОРГАНИЗАЦИИ НА  ПРИМЕРЕ ООО ТД  «ВЛАД» 

       Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности ООО ТД «Влад».

       Документооборот является важным звеном в организации  делопроизводства ООО ТД «Влад» так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

       Основными правилами организации документооборота в ООО ТД «Влад» являются:

       - оперативное прохождение документа,  с наименьшими затратами времени;

       - максимальное сокращение инстанций  прохождения документа (каждое  перемещение документа должно  быть оправданным, необходимо  исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

       - порядок прохождения и процесс  обработки основных видов документов  должны быть единообразными.

       Соблюдение  этих правил позволяет реализовать  основной организационный принцип  службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.

       Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе в ООО ТД «Влад» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

       Организация документооборота - это правила, в  соответствии с которыми должно происходить  движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления ООО ТД «Влад», все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в ООО ТД «Влад».

       Порядок прохождения документов и организация  всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в ООО ТД «Влад» и табелем унифицированных форм документов.

       Разделяют централизованный документооборот  и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в  структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

       Как правило, централизованный документооборот  представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот  уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

       В ООО ТД «Влад» существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота.

       Выделяют  три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

       Входящие. Входящий документ - документ, поступивший  в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие  исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

       Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

       Внутренние. Внутренний документ - официальный  документ, не выходящий за пределы  подготовившей его организации. Данные документы используются для  организации работы ООО ТД «Влад», так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.

       Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений ООО ТД «Влад» (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя комбината. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

2.1. Краткая характеристика  компании и основные  виды ее деятельности ООО ТД «Влад»

       ООО ТД «Влад» (сеть магазинов) является супермаркетом  универсального типа и предлагает более 35 тысяч наименований: товары для  дома и канцелярские товары‚ сувениры‚ подарки‚ косметика‚ парфюмерия‚ аксессуары. Регулярно обновляется сезонный ассортимент (подарки к праздникам‚ садово-огородный инвентарь‚ школьные принадлежности).

       Контактная информация:

       - юридический адрес и фактическое расположение: 392000, г. Тамбов, Советская ул., 85; г. Тамбов, ул. Коммунальная, 21а; г. Тамбов, ул. Державинская, 13; г. Тамбов, ул. Пятницкая, д. 11;

       - телефон: +7(4752) 79-70-28; +7(4752) 72-25-09; +7(4752) 72-41-02

       - факс: 71-03-94; 72-41-02;

       - организация имеет идентификационный номер; идентификатор: tovar_255721.

       Во главе ООО ТД «Влад» стоит руководитель, генеральный директор Закопырин Михаил Владимирович. Он решает самостоятельно все вопросы деятельности, без особой на то доверенности действует от имени предприятия, представляет его интересы во всех отечественных предприятиях, фирмах и организациях. Также он распоряжается в пределах предоставленному ему права имуществом, заключает договора, в том числе по найму работников. Издает приказы и распоряжения, обязательные к исполнению всеми работниками. Директор несет в пределах своих полномочий полную ответственность за деятельность предприятия, обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей, денежных средств и другого имущества предприятия. Выдает доверенности, открывает в банках счета, пользуется правом распоряжения средствами.

       Сфера деятельности: косметика, парфюмерия, бытовая химия.

       Продажа декоративной косметики Lancome и Christian Dior и парфюмерии. В ООО «Торговый  магазин Влад» так же огромный выбор косметических товаров немецких и израильских фирм.

       В своей деятельности Общество руководствуется  Гражданским Кодексом Российской Федерации, Федеральным Законом «об обществах  с ограниченной ответственностью», учредительным договором и настоящим  Уставом.