Документирование деятельности организации на примере ООО ТД" Влад"

       В соответствии с Уставом Общество создано для осуществления хозяйственной деятельности в целях удовлетворения общественных потребностей в его продукции, товарах, работах, услугах и реализации на основе полученной прибыли экономических интересов участников и членов трудового коллектива Общества.

       Организационно-правовая форма: Общества с ограниченной ответственностью.

       Вид собственности: Частная собственность.

       Тип компании: Организации, учрежденные гражданами.

       Для реализации целей и задач Общество осуществляет следующие виды деятельности:

       1. Торгово-закупочная деятельность, в  том числе оптовая торговля  товарами народного потребления,  продуктами питания, продукцией  производственно-технического назначения;

       2. Внешнеэкономическая деятельность;

       3. Организация пунктов общественного  питания (кафе, баров, ресторанов);

       4. Производство и реализация продовольственных  товаров, товаров народного потребления;

       5. Производство и реализация канцелярских  товаров и предметов интерьера;

       6. Организация сервисных центров  по обслуживанию продаваемого  товара;

       7. Производство медицинской техники  и изделий медицинского назначения, лекарственных средств, реализация  лекарственных препаратов, сырья;

       8. Посредническая, дилерская, дистрибьюторская;

       9. Проведение строительных, ремонтно-строительных, монтажных, пусконаладочных работ, изготовление стройматериалов;

       10. Полиграфическая деятельность, тиражирование  и реализация печатной продукции;

       11. Оптовая, розничная и комиссионная  торговля;

       12. Бытовые услуги;

       13. Организация выставок, ярмарок, аукционов.

       Высшим  органом управления является один Учредитель, доля которого в уставном капитале составляет 100 %. Все решения по вопросам, относящимся к компетенции общего собрания Участников Общества, принимаются Учредителем Общества единолично и оформляются в письменном виде.

       Руководство текущей деятельностью Общества осуществляется единоличным исполнительным органом в лице директора, который  назначается Учредителем на срок до 5 лет и подотчетен Учредителю Общества.

       Трудовые  отношения работников Общества строятся на контрактной основе. Трудовые доходы каждого работника определяются его личным вкладом с учетом конечных результатов работы Общества, регулируются налогами и максимальными размерами не ограничиваются.

       Минимальный размер оплаты труда работников Общества устанавливается законодательными актами РФ[7, С. 81].

       Форма, система и размеры оплаты труда, а также другие виды доходов работников устанавливаются Обществом самостоятельно, в зависимости от профессии, квалификации работников, сложности и условий выполняемой работы.

       Работники, работающие по контракту, могут получать вознаграждения, как в форме заработной платы, так и в форме доли прибыли  при наличии взаимной договоренности между работником и Обществом.

       Работники Общества подлежат социальному, медицинскому страхованию, социальному обеспечению  в порядке и на условиях, установленных  для рабочих, служащих государственных  предприятий РФ.

       Общество  обеспечивает работникам безопасные условия труда и несет ответственность в установленном законе порядке за ущерб, причиненный их здоровью и трудоспособности. Работник несет ответственность за причиненный Обществу ущерб, в случае нарушения работником правил технической безопасности.

       Трудовые  отношения работников Общества, включая  их социальное и пенсионное обеспечение, а также вопросы социального  развития Общества, определяются во внутренних документах Общества, включая коллективный договор.

       Структура ООО «ТД «Влад» имеет линейно-функциональный принцип построения, основанный на единоначалии (см. Приложение 1). Численность персонала 300 человек.

       Отдел кадров представлен Директором по персоналу, Менеджером по развитию персонала, Менеджером по подбору персонала, Специалистом по кадровому делопроизводству.

       Директор  по персоналу является руководителем  Отдела кадров и осуществляет следующие  функции[21, С. 47]:

       1. Обеспечение конкурентных преимуществ  компании за счет создания  эффективной кадровой политики, позволяющей формировать команду высококвалифицированных специалистов;

       2. Разработка и внедрение кадровой  политики организации;

       3. Разработка стандартов и регламентов  по подбору, адаптации, расстановке,  закреплению персонала;

       4. Координация внедрения технологий  в области HR всеми сотрудниками Отдела;

       5. Постановка целей и организация  практики исполнения задач в  области управления человеческих  ресурсов во всех подразделениях;

       6. Повышение профессионального уровня  сотрудников;

       7. Мотивация персонала;

       8. Обеспечение эффективного использования персонала;

       9. Постановка и контроль системы  учета движения персонала;

       10. Обеспечение здоровых и безопасных  условий труда;

       11. Обеспечение соблюдения норм  трудового законодательства.

       Менеджер  по развитию персонала:

       1. Проводит фокус-группы с персоналом компании по вопросам определения потребности в обучающих программах;

       2. Разрабатывает специальные тренинги  для персонала;

       3. Планирует, сопровождает и контролирует  специальные курсы;

       4. Изучает, оценивает и отбирает  программы сторонних разработчиков;

       5. Осуществляет руководство при  разработке и поставке программ;

       6. Совершенствует учебные пособия  и ресурсы;

       7. Осуществляет руководство ведением  документов, касающихся обучения  служащих;

       8. Исполняет типовые обязанности  руководителя при планировании, оценке, организации, подведении итогов и контроле;

       9. Также может нести ответственность  по надзору за кадровым обеспечением, проведением оценки производительности  труда, обучением и профессиональным  развитием подчиненных, продвижением  по службе, увеличением заработной платы, увольнениями, дисциплинарными мерами и т.п.

       Менеджер  по подбору персонала[8, С. 98]:

       1. Определяет потребность предприятия  в кадрах;

       2. Изучает состояние рынка труда,  уровень заработной платы, социальные  программы на различных предприятиях для выработки концепции подбора персонала;

       3. Разрабатывает карточки вакансий  и свободных рабочих мест;

       4. Составляет план-график поиска  работников, необходимых предприятию;

       5. Определяет источники поиска  кадров;

       6. Знакомится с резюме соискателей; встречается с соискателями; проводит собеседование с лицами, подавшими заявление; организует профессиональное, психологическое анкетирование и тестирование соискателей; изучает деловые и профессиональные качества соискателей; проверяет рекомендации соискателей; изучает характеристики и информацию с прежних мест работы соискателей;

       7. Оценивает результаты собеседований  и тестирования соискателей, производит  отбор соискателей, соответствующих  требованиям предприятия.

       8. Ведет статистику набора персонала.

       Специалист по кадровому делопроизводству осуществляет функции:

       1. Учет личного состава организации,  ее подразделений;

       2. Оформление приема, перевода и  увольнения работников в соответствии  с трудовым законодательством,  положениями и приказами руководителя  организации;

       3. Ведение личных дел работников, внесение в них изменений, связанные  с трудовой деятельностью;

       4. Заполнение, учет и хранение трудовых  книжек;

       5. Учет предоставления отпусков  работникам;

       6. Оформление документов по пенсионному  страхованию и их представление в органы социального обеспечения;

       7. Составление установленной отчетности;

       8. Ведение табельного учета[20, С. 88]. 

2.2. Схема движения и технология обработки документов в ООО ТД «Влад» 

       Входящие  документы:

       Документы, поступившие, в ООО ТД «Влад» начинают свой путь к исполнению с экспедиции (структурного подразделения общего отдела) (см. Приложение 2). Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой «лично» передаются по назначению. В ООО ТД «Влад» обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается.

       Регистрируемые  документы делятся на два потока:

       1. Документы на имя руководителя  и без указания конкретного адреса;

       2. Документы в адрес структурных  подразделений.

       Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока - в структурные  подразделения. При централизованной регистрации все вышеуказанные документы поступают в канцелярию.

       Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя ООО ТД «Влад» и в структурные подразделения организации. Руководству ООО ТД «Влад» передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации (учреждения). Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации (учреждения) или непосредственно исполнителям. При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан, заявления и жалобы направляются в него из экспедиции.

       Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления в ООО ТД «Влад».

       Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям  ООО ТД «Влад» и структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.