Документирование деятельности организации на примере ООО ТД" Влад"

оборотная сторона

Рис. 3. - Примерный вид формы регистрационно-контрольной  карточки

ООО ТД «Влад»

       На  верхнем поле регистрационно-контрольной карточки кружком обводят дату исполнения документа, взятую из резолюции. На нижнем поле есть графа для проставления фактического исполнения документа. Карточки помещают в контрольную картотеку. Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки (рубрики):

       - 31-я ячейка соответствует максимальному числу дней в месяц;

       - в 32-й ячейке размещают карточки  на документы, сроки, исполнения  которых наступят в следующем месяце;

       - в 33-й ячейке располагают карточки  на неисполненные в срок документы.

       Карточки  в картотеке располагают по датам  исполнения документов, т.е. каждому  дню исполнения (в пределах месяца) соответствует определенная ее ячейка.

       Наиболее  рациональным ведением контрольных  операций регистрации документов является использования персонального компьютера, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения над ними контрольных операций[11, С. 20]. 
 
 
 

2.4. Контроль исполнения документов ООО ТД «Влад» 

       Контроль  исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

       Организация контроля за исполнением документов в ООО ТД «Влад» обеспечивает их своевременное и качественное исполнение.

       Контроль  осуществляется за наиболее важными  входящими, исходящими и внутренними  документами.

       Контроль  за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и  уполномоченные ими лица ООО ТД «Влад».

       Непосредственный  контроль за исполнением документов возлагается на службу документационного  обеспечения управления ООО ТД «Влад».

       В структурных подразделениях ООО ТД «Влад» контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или лицо, ответственное за делопроизводство.

       Технология  контроля состоит из постановки документа  на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования  хода исполнения, учета и обобщения  результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя ООО ТД «Влад».

       Срок  исполнения документа - срок, установленный  нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

       Существует  два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный.

       Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом[17, С. 26].

       Индивидуальный  срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

       Контроль  за исполнением документа начинается с момента постановки его на контроль. На документе поставленном, на контроль в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 делается отметка знаком «К» или штампом «Контроль».

       Документ  считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составление проекта контракта, проведение делового совещания). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (согласно ГОСТ Р 6.3-97, реквизит 27 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»). Также ставится отметка и в контрольно-ревизионной карточке.

       Данные  о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом[12, С. 128].

       Вывод: Организация работы с документами - это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами. Значение документа для предприятия трудно переоценить. Современное управление государственным предприятием, в частности ООО ТД «Влад» - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства ООО ТД «Влад» документированной информацией. 
 

3. МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО ТД «ВЛАД» 

3.1. Методы совершенствования работы с документами ООО ТД «Влад» 

       На  сегодняшний день можно выделить два основных метода по совершенствованию  работы с документами в ООО ТД «Влад»: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

       К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного её распределения.

       Сокращение  объема документооборота связываются  с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации, разработкой унифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументных связей[16, С. 80].

       Главное условие сокращения объемов документов - упорядочение их возникновения. Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация, как отдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства. На практике в ООО ТД «Влад» это выражается в создании различных систем документации, строго устанавливающих состав применяемых документальных форм и регламент пользования ими. При унификации из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующие требованиям. Однотипные формы заменяются единой. Состав унифицированных форм закрепляется в табеле документов, который утверждается руководителем и имеет нормированный характер. В табеле может указываться: вид формы документа; наименование законодательного или нормированного акта является основанием для применения или издания документ; период составления; согласование (внутреннее и внешнее), где указывается организации или структурные подразделения, должностные лица, участвовавшие в создании, подписании; утверждение (должностного руководителя или наименование организатора, который утверждает документ); проставление печати; адресат организации (структурное подразделение, которое представляет документ). Ежегодно табель пересматривается, в него вносятся соответствующие коррективы, отражающие изменения в функциях и задачах учреждения.

       Другое  направление сокращения документооборота - повышение качества самого документа как носителя управленческой информации. Реальные возможности повышения качества документов и сокращения объемов тексов заключается в следующем[13, С. 92]:

       - уменьшение различных преамбул, не несущих полезной информации (особенно это положение можно отнести к распорядительным документам приказам, решениям, где констатирующая часть в ряде случаев является либо дословным воспроизведением документов вышестоящей организации, либо кратким отчетом или перечислением фактов);

       - исключение из служебной переписки персональных обращений и заключительных фраз, выражающих благодарность или уважение адресатам.

       Качество  документа включает в себя требования к изложению содержания: применение унифицированных текстов, четкая структура, ясность формулировок, реальность сроков исполнения. Так, например, установлены стандарты на структуру текстов некоторых документов в ООО ТД «Влад». Особенно характерен в этом отношении «акт» как документная форма. Независимо от разновидности акты составляются по одной схеме. Известна, например, шаблонная формула акта в ООО ТД «Влад»: «мы, нижеподписавшиеся… комиссия в составе… в присутствии… составили настоящий акт о том, что мы действительно…» и т.д. Такой текст неграмотен и тяжело читается. Стандарт эту часть акта упростил, она состоит из трех частей: основание для составления, как составлен и кто присутствовал. Текст легко составляется, читается и воспринимается. Применение таких форм документов, как таблицы и анкеты, позволяет исключить излишние данные, упорядочить информацию, сопоставить сведения, сократить их объем.

       Можно выделить еще одно направление сокращения документооборота - уменьшение физического  размера документа. При переписке  необходимо применить стандартные  бланки, которые экономят примерно 1/5 часть площади листа, желательно использовать также бланки формата А5. Внедрение этого требования связано с преодолением сложившегося представления о престижности продольного бланка, широких полей, увеличенных интервалов и т.п. Размер бланка должен соответствовать объему текста. Сокращать объем текста необходимо за счет применения стандартных правил машинописи, делить текст на четкие структурные части, что экономит бумагу примерно на 5 % за счет исключения словесных переходов между частями. Объемные документы справочного характера и долговременного пользования следует изготовлять с заменяемыми страницами, что позволит при внесении изменений не перепечатывать документ. При подготовке оперативных документов рекомендуется использовать телеграфный стиль. Практикуются ответы на самом запросе при помощи штампа и подписи от руки. В этом случае сведения о документе сохраняются в организации-получателе на регистрационно-контрольной карточке, которая должна содержать соответствующую информацию. Основное в сокращении документооборота это удобство работы и ликвидация излишних документов. Унифицированная форма документа должна быть удобна для заполнения и чтения, содержать достаточно места для размещения нужной информации[15, С. 45].

       Еще один способ сокращения объемов документации - построение эффективных информационно-поисковых систем (ИПС). Например, приказ по личному составу печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, в личных делах и бухгалтерии ООО ТД «Влад». Причина такого «тиража» - создать возможность обнаружить документ в нужный момент. В результате этого создаются дублированные дела, которые включаются в номенклатуры и затем передаются в архив. Научно обоснованная поисковая система исключает необходимость дублирования документов. Определяется степень централизации ИПС, состав регистрируемых документов, структура их описания, место хранения и др. основные принципы рациональной организации регистрации и поиска документов предусматривают построение информационных систем на базе полной регистрации документов, однократного ввода в ИПС каждого документа, централизации при построении поисковых систем, их информационной совместимости и возможности доступа к базе данных каждого специалиста ООО ТД «Влад».

       Принципиальным  решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота ООО ТД «Влад». Для организации такой работы с использованием сети организации разрабатываются специальные программы, называемые системами автоматизации делопроизводства и документооборота (АС ДОУ)[14, С. 15]. Чем больше число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Наиболее рациональным является на сегодняшний день автоматизированный контроль за исполнением документов, который секретарь ведет на персональном компьютере ООО ТД «Влад».

       Резервы сокращения объемов документооборота ООО ТД «Влад» имеется и при размножении и копировании документов. Множительная техника создает удобства для работы: ускоряет обработку информации и процесс исполнения решений. Поэтому ООО ТД «Влад» стремится приобрести совершенную множительную машину и увеличивает тиражирование, часто без достаточных оснований. Для оптимального использования множительной технике рекомендуется: копировать документы с уменьшением формата и использовать обе стороны листа, применять выборочное копирование.

       В целях сокращения объема документооборота ООО ТД «Влад» рекомендуется составление плана по следующим направлениям: