Документирование деятельности организации на примере ООО ТД" Влад"

       Исходящие документы

       Проект  исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет  секретарь. Исходящие документы  оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации (см. Приложение 3).

       В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, если документ проходит согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование оформляется реквизитом «грифом согласования документа». Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется реквизитом «визы согласования документа».

       Подготовленный  проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с  материалами, на основании которых он готовился.

       К проекту документа исполнитель  прилагает список организаций, которым  должен быть разослан подписанный документ.

       Целесообразно в ООО ТД «Влад» установить порядок, при котором право подписания документов имеют не только руководитель ООО ТД «Влад», но и другие руководящие работники, в пределах их компетенции.

       При этом условии движение документов и их исполнение станут более оперативными.

       Руководитель  ООО ТД «Влад» вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку.

       После подписания руководителем двух экземпляров  исходящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов» (см. Приложение 4). После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. В ООО ТД «Влад» имеется массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки, и составляются описи на почтовые отправления.

       Отправка  исходящих документов происходит в  тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр  факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

       Внутренние  документы.

       Внутренние  документы готовятся, оформляются  в пределах ООО ТД «Влад».

       Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов.

       Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов.

       Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих  и внутренних документов за определенный период времени.

       Учет  объема документооборота организуется для установления:

       - загрузки ООО ТД «Влад», его подразделений и службы документационного обеспечения управления;

       - потребности ООО ТД «Влад» организационной и электронно-вычислительной технике.

       При определении объема документооборота однократно обязательно учитываются  все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются  машинописные копии и копии, изготовленные  средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель - количество основных документов, знаменатель - количество копий[9, С. 40]. 

2.3. Регистрация документов ООО ТД «Влад» 

       Общие правила регистрации документов в ООО ТД «Влад».

       Регистрация документа - запись учетных данных о  документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления  или получения. Следуя определению, регистрация документа - это присвоение ему индекса и проставление его  на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.

       Основным  принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз.

       Входящие  документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы - в день подписания.

       Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в  справочных целях. В инструкции по делопроизводству ООО ТД «Влад» в приложении представлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения (см. Приложение 5). Перечень утверждается руководителем ООО ТД «Влад», если он включает нерегистрируемую документацию всего ООО ТД «Влад», или руководителем того структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется.

       При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства;

       - перечень структурных подразделений с их условными обозначениями;

       - номенклатура дел.

       Индексация  документов. Индексация документов в  делопроизводстве - это проставление их порядковых (регистрационных) номеров  и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.

       Регистрационный индекс документа; регистрационный  номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документы при его регистрации.

       Индекс  входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа, например: регистрационный номер 06-10/96 входящего документа включает:

       - 06 - индекс структурного подразделения;

       - 10 - номер соответствующего дела по номенклатуре;

       - 96 - индивидуальный порядковый номер  входящего документа, присвоенный  ему при регистрации.

       Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Индексы заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа[19, С. 81].

       На  всех входящих документах проставляется  регистрационный номер документа, фиксирующий факт и время поступления  документа в ООО ТД «Влад». Место проставления штампа определено ГОСТ Р 6.30 - 2003.

       Формы регистрации документов и порядок  их заполнения.

       В практической деятельности, в зависимости  от объема документооборота в ООО ТД «Влад» используют три формы регистрации документов: журналы и карточки, и третья форма регистрации, использованием персонального компьютера - автоматизированная электронная (рис. 1).

Рис. 1. - Организация контроля исполнения ООО ТД «Влад»

       В структурных подразделениях ООО ТД «Влад» применяют разные журналы для регистрации входящих и исходящих документов.

       Форма журнальной регистрации исходящих документов

       Форма журнальной регистрации входящих документов

Рис. 2. - Примерный вид форм журналов регистрации  исходящих и входящих документов ООО ТД «Влад»

       Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов карточная более удобная форма  регистрации. Форма карточки - регистрационно-контрольная карточка, расположение в ней необходимых реквизитов для регистрации документа может быть определен в ООО ТД «Влад» и утвержден в инструкции по делопроизводству.

       Бланки  регистрационно-контрольной карточки могут быть изготовлены как типографским способом, так и методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм). Допускается цветовое различие карточек.

       Количество  экземпляров регистрационной карточки определяется числом справочных и контрольных  карточек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться.

       Бланки  регистрационно-контрольной карточки должны изготавливаться типографским способом или методом оперативной  полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм). Допускается цветовое различие карточек[10, С. 65].

Регистрационно-контрольная карточка

       лицевая сторона