Документирования

 

Содержание 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

     Целью данной работы является изучения вопроса  классификации документов и их краткой  характеристики. Во второй части необходимо составить должностную инструкцию.

     Данная  работа состоит из двух частей:

1. Классификация документов и  их краткая характеристика;

2. Должностная инструкция.

     Разработка  общей классификации документов представляет собой одно из ведущих, но недостаточно разработанных теоретических  направлений документоведения. Классификация является одним из методов познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам. Комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах. Она имеет важное значение для теории документоведения и практической документно-коммуникационной деятельности. Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций.

     Деятельность  учреждения оформляется совокупностью  определенным образом взаимодействующих  документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы  документации.

     Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются  на основе использования документов, относящихся к различным системам документации.

     Соотношение документов из различных систем в  делопроизводстве разных учреждений и  организаций неодинаково, так как  зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его  масштабности, места           в системе федерального управления и ряда других причин.

     Классификация документов – это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и других для организации и повышения эффективности работы с ними [2]. Классификация документов позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве. С целью создания возможностей для проведения унификации и стандартизации документов, выработка правил их составления и оформления, форм и методов работы с ними, была произведена классификация документов по определенным признакам.

      В работе использованы исследования известных  авторов в сфере делопроизводства: Т. В. Кузнецовой, М. В. Стенюкова и др.

      Использованы  также следующие нормативные  документы:

      ––  ГОСТ Р 6.30–2003 Унифицированные системы документации.        Унифицированная система организационно-распределительной документации. Требования к оформлению документов;

      – ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и        определения»;

      – Российская Федерация. Законы. Об информации и о защите информации : федер. закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1. Классификация документов. Понятие классификации,

     виды  классификации документов 

     Все документы по отражаемым в них  видам деятельности делятся на две большие группы;

     1. Документы по общим и административным вопросам, т. е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной  деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.

     2. Документы по функциям управления. Такие документы составляют      работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

     Согласно  Федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и о  защите информации» понятие «документ» определено следующим образом: «Документированная информация, зафиксированная на материальном носителе путем документирования информации с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных  законодательством РФ случаях ее материальный носитель» [1].

     Документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации.

     Юридическая сила документа обеспечивается установленным  для каждой разновидности документов комплексом реквизитов – обязательных      элементов оформления документа (имя  автора документа, адресата, надпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.).

     Классификация документов – это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и других      для организации и повышения эффективности работы с ними [2]. Классификация документов позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать   документы в делопроизводстве. С целью создания возможностей для проведения унификации и стандартизации документов, выработка правил их       составления и оформления, форм и методов работы с ними, была произведена классификация документов по определенным признакам.

     В результате проведенного анализа учебников, учебных пособий по делопроизводству разных авторов выявлено несколько видов классификаций документов.

     Классификация, предложенная М. В. Стенюковым [7-9], строится на следующих признаках:

     1. По способу документирования:

     – рукописные;

     – электронные;

     – графические;

     – кино-, фото-, фонодокументы.

     2. По сфере использования:

      – организационно-распорядительные;

      – финансово-бухгалтерские;

      – научно-технические;

      – по труду;

      – отчетно-статистические.

     3. По месту составления:

      – входящие (поступившие в организацию);

      – исходящие (отправляемые из организации);

      – внутренние (составленные и используемые в самой организации).

     4. По ограничению  доступа:

– открытые (несекретные);

– с  грифом ограничения доступа.

     5. Документы могут  иметь следующие  грифы:

      – «Для служебного пользования» (служебная  информация, предназначенная только для работников конкретной организации  или отрасли);

      – «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» (информация, содержащая государственную тайну);

      – «Конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством  РФ);

      – «Коммерческая тайна» (информация, используемая для достижения коммерческих целей, разглашение может нанести  ущерб ее обладателю).

     6. По происхождению:

      – официальные (служебные) (затрагивающие  интересы организации,       составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном  порядке);

      – личные (касаются интересов конкретного  лица, являются именными).

     7. По юридической  значимости:

      – подлинники или оригиналы (первые или  единичные экземпляры      официальных документов, собственноручно  подписанные автором);

      – копии (документы, полностью воспроизводящие  информацию подлинного документа и  все его внешние признаки или  часть их, не имеющие юридической  силы);

      – заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии               с установленным порядком проставляют  необходимые реквизиты, придающие  им юридическую силу);

      – дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую  силу).

     8. По форме изложения:

      – индивидуальные (содержание излагается в свободной форме);

      – трафаретные, когда структура, часть  документа, стандартные фразы        заранее подготовлены, а другая часть  заполняется при составлении (например, справка с места работы);

      – типовые, созданные для документирования стандартных ситуаций,       (например, командирования), используемые во всех организациях.

     9. По срокам хранения:

– постоянного  хранения;

– долговременного  хранения (свыше 10 лет);

– временного хранения (до 10 лет).

     Данная  классификация документов приведена  на рис. 1.

 

       
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       
 
 
 
 
 
 
 

Рисунок 1 – Классификация документов 

     В учебном пособии «Курс делопроизводства»  М. В. Кирсановой [5]  исключен из классификации признак ограничения доступа к документам. Вероятно, на основании того, что реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» исключен из перечня основных реквизитов ГОСТ Р 6.30–2003 [3]. Однако были выделены дополнительные классификационные признаки:

      – по наименованиям – служебные письма, приказы, акты, докладные       записки, договоры и т. д.;

      – по содержанию – простые и сложные;

      – по срокам исполнения – срочные, требующие исполнения в определенный срок, и, несрочные, для которых срок исполнения не установлен.

     Несколько отличная классификация была представлена в учебнике       «Делопроизводство» [6]. Данная классификация более объемная: использовано одиннадцать признаков  классификации (в предыдущих – восемь-девять). Автором дополнительно введены  следующие классификационные признаки:

      – по назначению – организационно-распорядительные, финансово-бухгалтерские, научно-технические;

      – по способу передачи документов – письма, телеграммы, телефонограммы, телексы, факсограммы и др.