Документооборот в бухгалтерии

Содержание

 

Введение 3

1. Бухгалтерская документация 4

1.1 Понятие и классификация бухгалтерских документов 4

1.2 Требования к содержанию и составлению бухгалтерских документов  9

2 Документооборот в бухгалтерии. 12

2.1 Понятие и  классификация документооборота. 12

2.2 Порядок организации  документооборота в бухгалтерии. 14

2.3 Хранение документов. 19

2.4 Учетные регистры  и их классификация. 21

3 Особенности  подготовки и оформления отдельных  видов документов 23

3.1 Приходный  кассовый ордер 23

3.2 Объявления  на взнос наличными 25

3.3 Платежное  поручение 27

Заключение 33

Список использованной литературы 34

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Бухгалтерский труд предполагает использование  первичных бухгалтерских документов, ведь основой для ведения бухгалтерского и налогового учета является документальное подтверждение доходов и расходов фирм. Несмотря на то, что законодательство довольно полно регламентирует порядок работы с бухгалтерскими документами, составленными самой организацией и полученными ею со стороны, бухгалтерия, как и любое другое структурное подразделение компании, должна иметь свое делопроизводство, которое бы обеспечивало наиболее оптимальную технологию обработки бухгалтерской документации.

В соответствии с требованиями ст. 4 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон № 129-ФЗ) все российские организации  обязаны вести бухгалтерский  учет. Единственным случаем, когда организация  вправе отказаться от ведения такового в полном объеме, является применение ею упрощенной системы налогообложения, правила которой установлены  нормами гл. 26.2 Налогового кодекса  Российской Федерации (НК РФ). Вместе с  тем надо отметить, что сегодня  этим правом пользуется небольшое количество организаций, которые по вполне объективным  причинам не могут отказаться от ведения  бухгалтерского учета. Иначе говоря, такое право для указанной  категории хозяйствующих субъектов  фактически является лишь формальным.

Практика показывает, что сегодня  вести бухгалтерский и налоговый  учет должным образом сложно даже высококвалифицированным специалистам, поэтому, как правило, руководители избирают первый из вариантов, допускаемых  Законом № 129-ФЗ, - учреждают собственную  бухгалтерскую службу.

Неотъемлемой частью ведения бухгалтерского и налогового учета, как уже было отмечено, является документооборот, правила  организации которого, и технология обработки всей учетной информации утверждаются руководителем при утверждении учетной политики компании.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

        1. Бухгалтерская документация.

        1.1 Понятие и классификация бухгалтерской  документации.

        Бухгалтерским документом называется письменное подтверждение совершенной хозяйственной операции или права на ее совершение (лат. documentum - свидетельство, доказательство).

Носителями информации о  совершенных хозяйственных операциях  могут быть бумажные документы, машинные носители: магнитные ленты, диски и др. Документы на машинных носителях по действующему законодательству должны удовлетворять всем требованиям, предъявляемым к традиционным бумажным носителям:

1. возможность визуального просмотра;
2. возможность получения бумажных копий;
3. соответствие типовым формам документов, возможность их длительного хранения;
4. идентификация (отождествление) личностей участников выполненной хозяйственной операции;
5. ограничение доступа к информации.

Документация в учете  имеет первостепенное значение в  управлении предприятиями, т.к. с ее помощью:

1. контролируется наличие, движение и сохранность товарно-материальных и денежных средств; 
2. контролируется количество и качество труда работников и расчетов за труд;
3. обеспечивается повседневное руководство работой предприятия;
4. обеспечивается внутренний и внешний (вышестоящей организацией, налоговой инспекцией, банками, независимыми аудиторами) контроль за работой предприятия;
5. устанавливается вина (она является доказательством для судебных органов) или невиновность лиц при судебных разбирательствах;                                                                         контролируются расчеты с другими предприятиями (учреждениями).

На основе документов производится предварительный, текущий и последующий контроль за сохранностью средств предприятия и экономической необходимостью каждой хозяйственной операции.

Предварительный контроль - это контроль за целесообразностью совершения хозяйственной операции, когда руководящий персонал подписывает документы, содержащие распоряжение на выполнение хозяйственной операции.

Текущий контроль производится в процессе совершения хозяйственной  операции.  Последующий контроль осуществляется при получении документов и их обработке.

К содержанию и форме первичных  документов предъявляются следующие основные требования:

1. документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции иди непосредственно после ее окончания;
2. должна соблюдаться форма документов, которая чаще всего является типовой и печатается   в специальных альбомах типовых форм бланков документов;
3. в документе должны быть заполнены все реквизиты;
4. должны быть установлены сроки сдачи документов в бухгалтерию.

Первичные учетные документы  должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1. наименование документа;
2. дату и место его составления;
3. основание и содержание хозяйственной операции;
4. количественное измерение хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
5. наименование должностей, фамилии и личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции.

Внесение поправок, не подтвержденных всеми участниками  хозяйственной  операции, подписавшими документ, не допускается. В банковских и кассовых документах исправления не допускаются. Во всех первичных документах стирание записей  и неоговоренные исправления  не допускаются.

Необходимо знать основные виды, назначения, характер документируемых  операций, объем отражаемой информации, место составления документа,  количество отражаемых объектов (позиций) в документе и другие классификационные  признаки.

 Существует несколько  признаков классификации документов.         По назначению документы делятся на:        

1. распорядительные;
2. исполнительные (или оправдательные);
3. бухгалтерского оформления;
4. комбинированные.

Распорядительные документы содержат распоряжения на совершение хозяйственной операции: доверенность - на получение материальных ценностей; банковский чек - на получение денег со счета в банке; приказы на зачисление работников на работу, на их увольнение, на предоставление работнику отпуска и др. (рисунок 1). В распорядительных документах нет факта выполнения хозяйственной операции, а значит, записи по счетам бухгалтерского учета не производятся.

Рисунок 1. Приказ по организации

 

Исполнительные (или оправдательные) документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и являются первым этапом учетной информации (товарно-транспортные накладные, приходные и расходные кассовые ордера, акты, товарные отчеты и др.) (рисунок 2).

Документы бухгалтерского оформления составляются бухгалтером для последующего отражения в учете хозяйственных операций. Так, ежемесячно бухгалтер составляет расчет амортизации (износа) основных средств, расчет амортизации нематериальных активов и др.

Комбинированные документы содержат признаки двух или даже трех типов документов. Например, в наряде указывается задание на работу и фактическое.

По характеру документируемых  операций различают документы:

1. денежные (приходные и расходные кассовые ордера и др.);
2. материальные (накладные, товарные отчеты и др.);
3. расчетные (платежные инструкции-поручения и др.).

Рисунок 2. Приходный кассовый ордер.

 

По объему отраженных хозяйственных  операций документы делятся на первичные (единичные) и сводные.

Первичные (единичные) документы отражают одну хозяйственную операцию (товарно-транспортная накладная, приходный кассовый ордер и др.). Сводные, документы составляются на основе нескольких первичных документов для их объединения (в кассовом отчете записывается каждый приходный и каждый расходный кассовый ордер, итог по приходу и расходу наличных денег и определяется остаток денег в кассе на конец рабочего дня).

По способу использования  документы делятся на разовые и накопительные.

Рисунок 3. Расходный кассовый ордер.

 

 Разовые документы отражают одну хозяйственную операцию (приходный кассовый ордер и др.).

Накопительные документы используются для регистрации однородных хозяйственных   операций, совершаемых с определенной периодичностью (ежедневно, через день). Например, в лимитно-заборной карте на получение материалов для производства за каждую дату отмечается количество отпущенных материальных ценностей.

Лимитно-заборная карта заменяет собой ежедневные требования на отпуск материалов, а значит сокращается количество первичных документов и уменьшаются затраты времени на их  оформление. Экономится бумага (бланки документов). Но экономическая информация по накопительным документам в бухгалтерском учете по счетам записывается, как правило, в конце месяца.                         

По месту составления  документы делятся на внутренние, которые составляются в данной организации (приходные и расходные кассовые ордера и др.) (рисунок 3), и внешние, поступившие от других организаций (накладные, счета-фактуры поставщиков, выписки банка с расчетного счета и др.) (рисунок 4).

 По количеству отраженных объектов (позиций) документы делятся на однопозиционные и многопозиционные.  Однопозиционные (однострочные) предназначены для учета одного вида средств (расходный кассовый ордер и др.). Многопозиционные (многострочные) служат для учета  многих позиций (расчетно-платежная ведомость на заработную уплату и др.).                                                                   

По виду носителей информации документы делятся на бумажные и  безбумажные, находящиеся в памяти ЭВМ, на магнитных лентах, дисках и  др. Организация обязана обеспечивать  защиту своей информации и изготавливать  копии таких документов на бумажных носителях.

 

1.2 Требования  к содержанию и составлению  бухгалтерских документов.

 

Документы состоят из отдельных  элементов (показателей), которые называют реквизитами (от лат. reguisitum - требуемое, необходимое).

Совокупность реквизитов документа предопределяет его форму.

Чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен  в соответствии с формой, принятой для данной категории документов.

От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они  служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов.

Все реквизиты подразделяются на обязательные и дополнительные.

В соответствии с требованиями Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного  Приказом Министерства Финансов РФ от 29.07.98г. № 34H (в редакции Приказа Министерства финансов РФ от 24.0З.2000г. № 31H), первичные  документы должны содержать следующие  обязательные реквизиты:

·   наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;