Документооборот в бухгалтерии

Обращаем внимание на то, что сброшюрованные документы не подлежат помещению в дела, кроме  того, не помещаются в дела и подлинники документов, подлежащие возврату.

Формирование дел является мероприятием текущего хранения документов в бухгалтерии, по окончании календарного года дела подлежат передаче в архив. Причем хранение организацией своей  документации может осуществляться ею как в специализированной организации, так и в собственном хранилище. Следует напомнить, что право  организации на создание собственного архива закреплено в п. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

 

2.3 Хранение документов.

 

Все бухгалтерские документы с момента их составления до момента передачи в архив проходят определенные стадии. Движение документов с момента их составления или пояснения от других предприятий до момента передачи в архив называют документооборотом.

Рисунок 4. Приёмо-сдаточная накладная.

 

Поступившие в бухгалтерию  документы проверяются с трех точек зрения:

1. внешняя проверка включает в себя проверку формы документа, чистоту, полноту и правильность заполнения всех реквизитов,  особенно подписей и печати), отсутствия подчисток и исправлений;
2. проверка законности хозяйственных операций, т.е. соответствие законодательству Республики Беларусь;
3. арифметическая проверка (таксировка, т.е. перемножение количества на цену; подсчет скидок, подсчет итогов).

В сложных, спорных вопросах документ принимается к исполнению только при наличии письменного  распоряжения руководителя, который  затем несет всю ответственность. После проверки документов бухгалтером  производится учет (бухгалтерская обработка) первичных документов, который состоит: расценки или таксировки; группировки; котировки. Расценка, или таксировка, документа, когда путем перенесения количества материальных ценностей на соответствующие их цены устанавливается величина стоимости хозяйственных операций.

Протаксированные документы группируют по отдельным месяцам годам, по объектам учета (кассовые, материальные документы). Иначе говоря, создаются отдельные пакеты однородных документов. Контировка документов означает составление по документу бухгалтерских проводок, которые записываются в регистры синтетического и аналитического учета.

В крупных организациях составляется график документооборота, в котором  указывается где и кто составляет конкретный   документ, срок составления, когда и какому бухгалтеру передается документ.

До окончания отчетного  периода документы хранятся в  бухгалтерии. По окончании года первичные документы переплетаются в специальные книги и из текущего архива бухгалтерии передаются в архив предприятия для обеспечения сохранности документации и ограничения доступа к документам.

Для всех видов документов архивные органы устанавливают сроки  хранения в архиве организации, по истечении  которых более важные документы  передаются для хранения в государственный  архив, а остальные списываются  как утильсырье и реализуются заготовительной организации. Ответственность за организацию документооборота несет главный бухгалтер. Изъятие документов может быть по письменным запросам судебно-следственных органов с оставлением копии документов.

Для ускорения документооборота необходимы: применение средств вычислительной техники для выписки и обработки  документов (автоматизация, компьютеризация учета) и унификация и стандартизация документов (применение единых типовых форм).

 

2.4 Учетные регистры и их классификация

 

Проверенные и обработанные первичные документы группируются по определенным признакам и записываются в учетные регистры, т.е. в специальные таблицы для систематизации, обобщения и накопления учетной информации.

Существует большое количество разных учетных регистров, которые  целесообразно классифицировать по различным видам.

По внешнему виду: книги, карточки, свободные листы, электронные таблицы.

Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные, разграфленные листы, которые пронумерованы, прошнурованы и на последней странице скрепляются печатью и подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. Примером служит кассовая книга. Книги обеспечивают лучшую сохранность учетных данных, так как листы нельзя изъять или заменить.

Карточки представляют собой отдельные листы определенного формата. Для сохранности карточек их регистрируют в отдельной описи и хранят в картотеках (ящиках). Карточки могут вестись несколькими бухгалтерами как вручную, так и с помощью ЭВМ.

Свободные листы в качестве у четных регистров очень распространены. Свободные листы больше карточек по формату и объему информации. Свободные листы могут иметь форму журналов (журналы-ордера), ведомостей и других таблиц.

В последние годы происходит сплошная автоматизация, компьютеризация бухгалтерского учета. Учет с помощью ЭВМ (программа 1С: Предприятие) выполняется быстро, более точно, информация может сохраняться продолжительное время на дисках, в памяти ЭВМ. Данные автоматизированного учета ежемесячно переносятся на бумажные носители.

По назначению учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

Хронологические регистры - это такие регистры, в которые документы записываются в последовательности по времени их составления (по датам). Например, кассовая книга, журнал регистрации хозяйственных операций.

Систематические регистры - это регистры для учета однородных по экономическому содержанию хозяйственных операций с помощью счетов и двойной записи. Например, Главная книга, Журналы-ордера (рисунок 5).

Если в регистрах хозяйственные  операции отражаются в хронологической  последовательности и группируются по соответствующим счетам, то такие  регистры называются комбинированными.

Рисунок 5. Журнал-ордер №1.

 

 Но видам учета регистры делятся на регистры аналитического, синтетического учета и комбинированные.

Регистры аналитического учета служат для получения информации по аналитическим счетам. В регистрах аналитического учета могут применяться только натуральные измерители (например, карточка складского учета материалов) или же натуральные, трудовые и денежные измерители (например, лицевые счета по начислению заработной платы работников). Содержание хозяйственной операции в регистрах аналитического учета записывается детально, со всеми необходимыми пояснениями. Регистры синтетического учета служат для получения информации по синтетическим счетам и субсчетам (Главная книга) (рисунок 6).

Комбинированные регистры служат для получения информации по аналитическим и синтетическим счетам. Например, журнал-ордер по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядниками» отражает задолженность каждому поставщику и в целом сумму кредиторской задолженности.

Рисунок 6. Главная книга.

 

 По признаку унификации регистры бывают: типовые, используемые для организаций различных отраслей народного хозяйства, и отраслевые, используемые для организаций определенной отрасли.

По времени ведения  регистры бывают годовые (Главная книга), поквартальные и помесячные (журналы-ордера). Записи в учетных регистрах ведутся вручную и с помощью ЭВМ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

3.1 Приходный кассовый  ордер

 

Любое поступление наличных денег  в кассу Отделения, в том числе  и по чеку, оформляется приходным  кассовым ордером (форма № КО-1). Ордер  состоит из двух частей: непосредственно  приходного кассового ордера и квитанции  к приходному кассовому ордеру.

Прием наличных денег по приходным кассовым ордерам может  производиться только в день их составления. Лица, вносящие наличные денежные средства, представляют в бухгалтерию сопроводительные документы (кассовые и товарные чеки, авансовые отчеты и т.п.), отражающие совершение хозяйственных операций.

На основании представленных документов, подтверждающих факт совершения хозяйственной операции, работник бухгалтерии  выписывает в одном экземпляре приходный  кассовый ордер и квитанцию к  нему, которые подписываются главным  бухгалтером или лицом, на это  уполномоченным.

После получения наличных денег приходный кассовый ордер  и квитанция к нему немедленно подписываются кассиром, а квитанция  к приходному кассовому ордеру заверяется печатью (штампом).

После завершения хозяйственной  операции кассир гасит приходный  кассовый ордер и прилагаемые  к нему документы специальным  штампом «Получено» с указанием  даты (числа, месяца и года) и ставит свою подпись.

Порядок заполнения реквизитов приходного кассового ордера и квитанции  к нему приведен в таблице 1.

Таблица 1.

Наименование реквизитов	Содержание записей
По ОКПО	Указывается присвоенный организации  код ОКПО
Организация	Указывается наименование организации.
Структурное подразделение	Указывается наименование структурного подразделения организации (если приходный  кассовый ордер выдается структурным  подразделением)
Номер документа	Указывается очередной порядковый номер  документа в соответствии с принятой в организации системой нумерации  приходных кассовых ордеров.
Дата составления	Указывается дата составления ордера в формате «ДД.ММ.ГГГГ».
Принято от	Указывается наименование организации  или ФИО физ.лица – источника поступления наличных денежных средств.
Основание	Указывается содержание хозяйственной  операции
Сумма	Указывается сумма полученных наличных денег (рубли – прописью, копейки  – цифрами). Свободное место после  суммы рублей прописью до слова руб. прочеркивается одной линией.
В том числе	По данной строке должна указываться  сумма НДС цифрами в случае, если по приходному ордеру оформляется  поступление выручки от покупателей  и заказчиков. Если продукция, работы, услуги не облагается НДС, то делается запись «без налога (НДС)».
Приложение	По данной строке перечисляются прилагаемые  первичные и другие документы  с указанием их номеров и дат  составления.
Главный бухгалтер	Ставится подпись главного бухгалтера, и указываются его фамилия  и инициалы по строке «расшифровка подписи»
Получил кассир	Ставится подпись кассира, и указываются  его фамилия и инициалы по строке «расшифровка подписи».
М.П. (штампа)	В квитанции перед подписями главного бухгалтера и кассира необходимо указать дату получения наличных денег и заверить квитанцию печатью (штампом) организации.

 

3.2 Объявления  на взнос наличными

 

Объявления на взнос наличными  составляется по установленной ЦБ РФ форме №0402001 и подписывается лицом, вносящим деньги в банк.

Объявление на взнос наличными  представляет собой комплект из трех документов (частей): непосредственно  объявления на взнос наличными, квитанции  и ордера, которые заполняются  практически одинаково.

Операционный работник банка  проверяет правильность заполнения объявления на взнос наличными, оформляет  его, отражает сумму денег в кассовом журнале по приходу и передает объявления на взнос наличными в  кассу банка.

Получив объявление на взнос  наличными, кассовый работник приходной  кассы проверяет наличие и  тождественность подписи операционного  работника имеющемуся образцу, сличает  соответствие суммы цифрами и  прописью, вызывает вносителя денег и принимает от него денежные средства.

После приема денег кассовый работник сверяет сумму, указанную  в объявлении на взнос наличными, с суммой, фактически оказавшейся  при пересчете. При соответствии сумм кассовый работник подписывает  объявление, квитанцию и ордер, ставит печать на квитанции и выдает ее вносителю денег.

Полученная вносителем денег квитанция представляется им в кассу организации и служит подтверждением получения банком наличных денежных средств от организации.

Порядок заполнения реквизитов объявления на взнос наличными приведен в таблице 2.

Таблица 2.

Наименование реквизитов	Содержание записей
Указание даты внесения денежных средств.	Во всех трех частях объявления указывается  дата внесения денежных средств в кассу банка в формате – число, месяц прописью, год.
От кого	Во всех трех частях объявления указывается  наименование организации, вносящей наличные денежные средства в кассу банка.
Банк получателя	Во всех трех частях объявления указывается  наименование банка организации  – получателя денежных средств
Получатель	Во всех трех частях объявления указывается  наименование организации, на расчетный  счет которой должны быть зачислены  вносимые денежные средства.
Для зачисл.на счет №	Во всех трех частях объявления указывается  № расчетного счета организации  – получателя денежных средств.
Сумма цифрами	Во всех трех частях объявления указывается  цифрами сумма вносимых в банк денежных средств в рублях и копейках.
Сумма прописью	В двух первых частях объявления указывается  сумма вносимых наличных денег (рубли  – прописью, а копейки при их наличии – цифрами). Свободное  место после сумму рублей прописью до слова руб. подчеркивается двумя  линиями.
Источник взноса	Во всех трех частях объявления указывается  источник взноса
Подпись вносителя	Только в первой части объявления ставиться подпись лица, вносящего  деньги в банк.