Документооборот в бухгалтерии

·   личные подписи и расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

По мере необходимости  в содержание документа могут  быть включены дополнительные реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, эмблема организации, наименование вышестоящей организации, индекс предприятия связи, почтовый, телеграфный адрес, номер, ссылка на индекс и дату входящего документа, гриф ограничения доступа к документу, резолюция, отметка о контроле, визы, печать, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка о переносе данных на машинный носитель и другие, по усмотрению организации.

Совокупность расположенных  в установленной последовательности реквизитов документа называется его  формуляром.

Формуляр для определенного  вида документов называется типовым (например, для приказов, протоколов и т.д.). Такой формуляр характеризуется  установленным набором реквизитов, расположенных в строгой последовательности.  

Состав и размещение реквизитов закреплены в ГОСТе на Формуляр-образец.

Все первичные документы  должны быть составлены в момент совершения хозяйственной операции, если это  невозможно по каким-либо причинам - непосредственно по окончании операции.

Документирование активов, обязательств и хозяйственных операций ведется в валюте Российской Федерации - в рублях и на русском языке. Если документы составлены на иных языках, то они должны иметь построчный перевод на русском языке.

Записи в первичных  документах могут производиться  чернилами, пастой шариковых ручек, химическим карандашом, при помощи средств оргтехники и автоматизации. Свободные строки, графы и колонки  подлежат обязательному прочеркиванию.

Первичные и сводные учетные  документы могут составляться на бумажных и машинных носителях. В  последнем случае организация обязана  изготавливать за свой счет копии  таких документов на бумажных носителях  для других участников хозяйственных  операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в  соответствии с законодательством  Российской Федерации, суда и прокуратуры (ст.9 п.7 ФЗ № 129-ФЗ "О бухгалтерском  учете"). Формы первичных учетных  документов, применяемых для  оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности должны утверждаться приказом руководителя организации вместе с учетной политикой.

Документы по финансовым, кредитным  и денежным операциям должны иметь  подписи руководителя организации  и главного бухгалтера или уполномоченными  ими лицами.

Список лиц, имеющих право  первой и второй подписи, оформляется  приказом по организации. Без подписи  главного бухгалтера денежные и расчетные  документы, финансовые и кредитные  обязательства считаются недействительными  и не должны приниматься к исполнению (ст.7 п.3 ФЗ от 23 февраля 1996г. № 129-ФЗ "О  бухгалтерском учете" в редакции от 23.07.98г. № 123-ФЗ).

Первичные документы должны составляться в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно по окончании  операции. За достоверность содержащихся в документе данных, доброкачественность  его составления ответственность  несут должностные лица, подписавшие  документ. На документах не должно быть не оговоренных исправлений, а на банковских и кассовых документах исправления вообще не допускаются, даже оговоренные. Ошибки в документах исправляются зачеркиванием неправильной записи (одной чертой, чтобы можно было прочесть зачеркнутое) и оговорены подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления.

Комплекс документов определяется:

·   кругом вопросов, решаемых организацией в процессе своей деятельности;

·   порядком разрешения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия);

·   объемом и характером внешних связей.

Любой управленческий документ должен отвечать следующим требованиям:

·   быть составленным по установленной форме, а в ряде случаев соответствовать стандартам;

·   издаваться соответствующим компетентным органом или         должностным лицом, а равно и лицами, которым такое право предоставляется законом или соответствующим директивным указанием;

·   издаваться во исполнение норм права и не противоречить им.

Тексты документов рекомендуется  подразделять на две основные части. В первой части указывается основание  составления документа, во второй излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения, просьбы. Если документ состоит из одной  фразы, то в первой части также  рекомендуется указать основание  или причину создания документа, а во второй - просьбу, решение, распоряжение. В отдельных случаях текст  документа может содержать только заключительную часть, например, письмо, просьбу без пояснения.

Текст документа  должен быть ясным и точным. Составитель  должен всегда помнить, что документы  должны соответствовать действующему законодательству, поэтому в случае необходимости следует сверять  документы с законами и подзаконными актами. Особенно это важно учитывать  при подготовке решений, приказов и  других распорядительных документов. В документах  надо использовать только проверенные, достоверные факты.

Документы могут  иллюстрироваться таблицами. Во всех случаях  таблицы выносятся в приложение. Это можно сделать ссылкой  в конце документа или в  конце соответствующего раздела, подраздела, пункта, абзаца.

Каждому тексту предшествует заголовок - краткое обозначение  его содержания. Значение заголовка  в документе крайне велико, так  как в заголовке всегда можно  кратко и точно выразить основную мысль документа. Заголовок - это  основной поисковый элемент документа. Заголовок располагается в левом  верхнем углу документа под обозначением его номера и даты. Для документов, имеющих большой объем или  отражающих несколько вопросов, составляются подзаголовки. Правильно составленный заголовок сокращает время рассмотрения документа.

2. Документооборот  в бухгалтерии.

2.1 Понятие и классификация документооборота.

 

Ответственным за организацию  бухгалтерского учета в любой  компании является ее руководитель. Он же принимает решение о том, каким  образом организация будет выполнять  требование основного бухгалтерского Закона. Исходя из размеров организации, ее вида деятельности, структуры, а  также объема учетной работы, руководитель фирмы может принять решение  об учреждении собственной бухгалтерской  службы, возглавляемой главным бухгалтером, передать на договорных началах ведение  учета сторонним специалистам или  заняться его ведением самостоятельно.

Именно в бухгалтерии  организации посредством применения упорядоченной системы сбора, регистрации  и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах фирмы, а также их движении собираются все сведения, которые используются руководством в дальнейшем для принятия необходимых управленческих решений. Следует заметить, что качественное ведение бухгалтерского учета, а  также своевременное отражение  результатов деятельности компании в бухгалтерской и налоговой  отчетности оказывают значительное влияние не только на эффективную  деятельность организации, но и на ее финансовое благополучие в целом.

Необходимо напомнить, что в  общепринятом значении под документооборотом  понимается прохождение каждым бухгалтерским  документом всех этапов движения от момента  его создания до передачи в архив. Однако движение бухгалтерских документов требует определенной системы управления, которая достигается путем делопроизводства в бухгалтерской службе. Под движением  бухгалтерских документов понимается не что иное, как документирование фактов хозяйственной деятельности и организация всей дальнейшей работы с бухгалтерскими документами.

Причем делопроизводство в бухгалтерии  представляет собой, как правило, составную  часть общей системы делопроизводства, применяемой в организации.

Нужно сказать, что существуют три  формы организации делопроизводства - централизованная, децентрализованная и смешанная, выбор которой зависит  от масштабов самой организации, ее структурного состава, отраслевой направленности и интенсивности хозяйственной  деятельности.

Централизованная форма делопроизводства, применяемая в организации, означает, что все операции по обработке документов производятся централизованно в одном месте - в службе делопроизводства, канцелярии, общем отделе или у секретаря.

Децентрализованная форма означает обработку документов, которая распределена между структурными подразделениями компании, причем каждое из подразделений выполняет однотипный набор операций, в том числе и бухгалтерская служба.

Смешанная форма объединяет первые две, т.е. одна часть работы с документами производится централизованно (прием, регистрация, размножение и контроль), а другая часть функций передается в структурные подразделения (обслуживание, формирование дел, хранение).

Небольшие организации, имеющие сравнительно малый объем документооборота, как  правило, останавливают свой выбор  на централизованной форме делопроизводства, являющейся самой оптимальной с  точки зрения организации труда  делопроизводственного персонала. Те же компании, у которых имеется  сложная производственная структура, применяют децентрализованную форму, все остальные - смешанную форму.

Так как бухгалтерия представляет собой структурное подразделение  самой компании, то обычно организация  делопроизводства в бухгалтерии  осуществляется по аналогии с организацией делопроизводства самой фирмы. Однако если в отношении последней эти  функции берет на себя служба документационного  обеспечения управления, канцелярия либо общий отдел, то в бухгалтерии  вопросами делопроизводства занимается обычно группа бухгалтерского делопроизводства, численный состав которой зависит  от объема работ по документационному  обеспечению деятельности бухгалтерии, а также квалификации персонала. В этом случае разрабатывается положение  о группе делопроизводства, в котором  определяются все организационные  вопросы такой структурной единицы, существующей в составе бухгалтерии, ее цели, задачи, участки работы, функции, а также вопросы ответственности  и порядок взаимодействия делопроизводителей с исполнителями - сотрудниками самой  бухгалтерии. После чего на основе общей  инструкции по делопроизводству разрабатывается  аналогичная инструкция для бухгалтерского делопроизводственного персонала, хотя как вариант может использоваться и общая инструкция по делопроизводству компании, содержащая отдельный раздел, посвященный вопросам документального  обеспечения бухгалтерской службы.

Параллельно с этим разрабатываются  и должностные инструкции, которыми будут руководствоваться сотрудники делопроизводственной группы бухгалтерии.

Следует напомнить, что бухгалтерская  документация, являющаяся частью управленческой документации любой компании, включает в себя первичные учетные документы, бухгалтерские регистры, а также  бухгалтерскую отчетность. Примерный  состав видов бухгалтерской документации определен Общероссийским классификатором  управленческой документации ОК 011-93, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299.

 

2.2 Порядок организации документооборота в бухгалтерии.

 

Так как делопроизводство представляет собой полный цикл работы с документами, начиная от момента их создания или  получения до завершения исполнения, то, конечно же, управление бухгалтерской  документацией, как и любой другой, следует рассматривать в разрезе  следующих составляющих:

- движение бухгалтерских документов  организации в соответствии с  графиком документооборота;

- контроль за их исполнением;

- оперативное хранение в течение  текущего года и подготовка  к передаче в архив;

- хранение в архиве.

Первым этапом движения документов в организации является их создание или получение. В соответствии с  правилами делопроизводства все  документы организации, как поступающие  со стороны, так и создаваемые  ею самой, подлежат обязательной регистрации. Причем документы, поступающие в  бумажном виде, проходят первичную  обработку и предварительное  рассмотрение, затем регистрируются в контрольно-регистрационной форме  и направляются соответствующим  исполнителям.

При приеме документов проверяются  правильность доставки и целостность  упаковки документов. Ошибочно доставленные документы обычно возвращаются отправителю. Регистрация документа производится путем проставления на нем специального регистрационного штампа, проставляемого в правой нижней части лицевой  стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп должен содержать  наименование организации и регистрационный  номер документа.

Необходимо отметить, что регистрации  подлежат все документы, требующие  учета, исполнения и использования  в справочных целях. Дата регистрации  документа зависит от вида документа, а именно:

- документы, поступающие в организацию,  регистрируются в день их поступления;

- документы, созданные самой  организацией, регистрируют в день  их подписания или утверждения.