Документооборот в бухгалтерии

Регистрационный номер документа  состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей организации, может дополняться  буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел и др.

Нужно сказать, что регистрация  бухгалтерских документов имеет  большое значение для организации.

Как уже было отмечено, именно первичные  бухгалтерские документы являются основанием для отражения в учете  доходов и расходов фирм. Однако не всегда первичные документы поступают  в организацию вовремя, а если учесть, что они зачастую отправляются по почте, то случаи поступления документов с большим опозданием для большинства  фирм не редкость. А раз нет документов, то, соответственно, нет и расходов.

Особенно остро эта проблема связана с учетом услуг коммунальщиков, которые зачастую присылают своим  партнерам акты и счета-фактуры  с большим опозданием. Мало того что организация не имеет возможности  отразить в учете расходы на коммунальные услуги, но при этом еще и не имеет  права воспользоваться вычетом  по НДС, так как счет-фактура отсутствует, поэтому, как правило, бухгалтерская  отчетность и соответствующие налоговые  декларации составляются без учета  таких сумм.

Бухгалтер, получив необходимые  документы, вынужден вносить в них  соответствующие коррективы. Однако при проверках налоговые органы, увидев документ с не вписывающейся  в рамки проверяемого периода  датой, предъявляют налогоплательщикам претензии о том, что ими неверно  исчислена налоговая база или  неправомерно применен вычет по налогу на добавленную стоимость (НДС). Кстати сказать, именно в отношении применения вычетов по НДС такая ситуация возникает чаще всего.

Следует напомнить, что правом на применение вычета по НДС налогоплательщик может  воспользоваться при одновременном  выполнении следующих условий:

- товары (работы, услуги) предназначены  для использования в налогооблагаемой  деятельности;

- товары (работы, услуги) приняты к  учету;

- на руках у налогоплательщика  имеется надлежащим образом оформленный  счет-фактура.

Если у налогоплательщика выполнены  только первые два условия, а счет-фактура  отсутствует, то воспользоваться вычетом  по НДС он не сможет. Применить вычет  он сможет только в том налоговом  периоде, в котором получил счет-фактуру. Такие разъяснения по этому поводу дает Минфин России в своем Письме от 02.04.2009 № 03-07-09/18.

Поддерживают чиновников финансового  ведомства и арбитры. Так, в Постановлении  ФАС Московского округа от 22.04.2010 № КА-А40/3668-10 по делу № А40-122879/09-99-923 указано, что нормы НК РФ не запрещают  налогоплательщику воспользоваться  вычетом по НДС в более поздний  налоговый период, по сравнению с  тем, в котором были приобретены  и приняты на учет товары (работы, услуги). Однако здесь возникает  другая проблема - проблема подтверждения  срока поступления документа  в организацию. Причем некоторые  специалисты считают, что таким  подтверждением является запись счета-фактуры  в журнале полученных счетов-фактур с сохранением конверта, в котором  он поступил и на котором указана  дата почтового отправления, расписки курьера или службы доставки и  так далее. Однако, по мнению автора, идеальным подтверждением является не что иное, как штамп и регистрационный  номер на входящем документе, зарегистрированном делопроизводителем по всем правилам.

Необходимо обратить внимание на то, что  документы, поступившие в компанию со стороны и созданные самой организацией, учитываются делопроизводственной группой отдельно.

В отношении документов, создаваемых  организацией самостоятельно, следует  напомнить, что бухгалтерские документы  являются официальными, поэтому при  их составлении организация должна соблюдать требования, предъявляемые  к правилам составления официальных  документов и порядку их оформления.

Следует напомнить, что общие требования к использованию и оформлению бухгалтерских документов установлены  ст. 9 Закона № 129-ФЗ и содержатся в  альбомах унифицированных форм первичной  учетной документации, разработанных  и утвержденных Госкомстатом России. Кроме того, общие правила оформления документов зафиксированы в Государственном  стандарте РФ "Унифицированные  системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003", утвержденном Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

Необходимо обратить внимание на то, что первичный бухгалтерский документ только тогда обладает юридической силой документа, когда он составлен по надлежащей форме, все его реквизиты заполнены, свободные строки прочеркнуты, он подписан надлежащим образом, а в необходимых случаях еще и скреплен печатью организации.

Группа бухгалтерского делопроизводства должна определить и составить перечень первичных учетных документов, которыми в дальнейшем организация будет  пользоваться в своей деятельности, табель форм документов, который впоследствии утверждается руководителем организации.

Одним из комплекса мероприятий, связанных  с управлением бухгалтерскими документами, является разработка номенклатуры дел, представляющей собой систематизированный  перечень наименований дел, заводимых  в бухгалтерской службе организации, с указанием сроков их хранения, на что указано в ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденном Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28.

Так как практическое применение номенклатуры дел непосредственно связано  с требованием бухгалтерского и  налогового законодательства о сохранности  бухгалтерской документации в течение  определенных сроков, то ее разработка и утверждение являются обязательными  для делопроизводителей бухгалтерской  службы.

Следует напомнить, что бухгалтерское  законодательство требует от организаций  сохранять бухгалтерские документы  в соответствии с правилами организации  государственного архивного дела, но не менее пяти лет, на что указано  в ст. 17 Закона № 129-ФЗ. В налоговом  учете в соответствии со ст. 23 НК РФ налогоплательщик обязан в течение  четырех лет обеспечивать сохранность  данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых  для исчисления и уплаты налогов.

      При определении конкретных сроков хранения бухгалтерской документации организации руководствуются Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Номенклатура дел бухгалтерской  службы разрабатывается в соответствии со сводной номенклатурой дел, применяемой  в организации по той же типовой  форме, и утверждается главным бухгалтером.

Так как номенклатура дел  организации применяется с 1-го января каждого календарного года, то номенклатуры дел всех структурных подразделений  организации, в том числе и  бухгалтерии, должны разрабатываться  в четвертом квартале предыдущего  года.

Бухгалтерской службе как  структурному подразделению компании присваивается определенный код, поэтому  все наименования дел, заносимые  в бухгалтерскую номенклатуру под  своими индексами, отражаются с присвоенным  бухгалтерии кодом.

При разработке номенклатуры бухгалтерской службы следует руководствоваться  разд. 3.4 "Номенклатура дел" Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее - Правила).

Правилами предусмотрено, что  в номенклатуру дел включаются заголовки  дел (томов, частей), причем их расположение определяется степенью важности документов и их взаимосвязью. Наименование бухгалтерских  дел должно четко отражать содержание и состав документов дела. По окончании  года в номенклатуре дел заполняется  итоговая запись о количестве дел, заведенных в бухгалтерии, причем записи по делам  постоянного и временного хранения указываются отдельно. Информация, содержащаяся в итоговой записи номенклатуры дел, сообщается в архив организации, о чем на самой номенклатуре дел  делается соответствующая надпись  с указанием должности, подписи  и расшифровки подписи лица, сделавшего данную отметку.

Помимо разработки номенклатуры дел бухгалтерии в обязанности  делопроизводственной группы входит и  разработка графика документооборота. Причем результативного управления бухгалтерскими документами можно  достигнуть только посредством строгого соблюдения указанного графика всеми  его исполнителями.

Работу по составлению  данного графика организует главный  бухгалтер, а непосредственной его  разработкой занимаются делопроизводители  во взаимодействии с общей службой  делопроизводства компании и архивом.

График документооборота является регламентом, закрепляющим оптимальный  режим (сроки и очередность) обработки  всей бухгалтерской документации, поступающей  в организацию. При его разработке следует помнить, что он должен устанавливать  рациональный документооборот, т.е. предусматривать  оптимальное число подразделений  и исполнителей для прохождения  каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. При этом он должен способствовать улучшению всей учетной работы в организации, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, а также повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

Оформляется график документооборота в виде таблицы, схемы или в  виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым исполнителем, с  указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Обычно используется табличный  вариант графика документооборота, примерная форма которого предложена Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Министерства финансов СССР от 29.07.1983 № 105 (далее - Положение № 105), утверждает график документооборота руководитель организации.

Как правило, ознакомление с  утвержденным графиком документооборота каждого его исполнителя осуществляется посредством вручения ему выписки  из графика, в которой перечислены  все документы, относящиеся к  сфере деятельности конкретного  сотрудника, а также указаны адреса и сроки представления документов.

Ответственность за соблюдение графика движения документов несут  его исполнители, а контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер компании.

Он же осуществляет и контроль за исполнением бухгалтерских документов, причем контрольные мероприятия включают в себя как сроки исполнения бухгалтерских документов, так и качество их исполнения.

После надлежащего исполнения документа он помещается в соответствующее  дело.

Порядок формирования дел  бухгалтерской службы также разрабатывается  группой бухгалтерского делопроизводства и утверждается главным бухгалтером. При этом делопроизводители руководствуются  общим порядком формирования дел, довольно подробно изложенным в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477.

Следует обратить внимание на то, что формирование дел в  первую очередь направлено на обеспечение  сохранности бухгалтерских документов, поэтому к правилам формирования бухгалтерских дел группа делопроизводства должна подходить крайне ответственно.

Работа по формированию дел  включает в себя следующие этапы: распределение исполненных документов в дела, расположение документов внутри самого дела, а также формирование обложки.

Формирование бухгалтерских  документов в дела производится по месту их обработки в соответствии с номенклатурой дел бухгалтерской  службы. Причем в каждое дело включаются только исполненные документы, относящиеся  к одному вопросу. Документы, имеющие  временные и постоянные сроки  хранения, помещаются в дела раздельно. В дела включаются документы одного календарного года. Единственным исключением из этого правила являются так называемые переходящие дела, в которые могут включаться документы за несколько лет.

Документы в деле располагаются  в следующем порядке: в начале дела помещается основной документ со всеми приложениями к нему, если таковые имеются, далее в хронологическом  порядке располагаются документы, возникающие по мере решения вопроса. Следует иметь в виду, что исполненные  документы, помещенные в дело, должны строго соответствовать требованиям  государственных стандартов и иных нормативных актов, поэтому документы, содержащие дефекты оформления, должны возвращаться исполнителям на доработку. Количество листов в деле не должно превышать 250, а его толщина не должна превышать 4 см (включая обложку), в противном случае дело делится  на тома.